Общие положения
1.1. Архив является структурным подразделением [полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы] и входит в состав Общего отдела.
1.2. Для хранения документов Архива используется изолированное нежилое помещение площадью [цифрами и прописью] кв. м, расположенное на [значение] этаже здания по адресу: [вписать нужное]. Данное помещение оборудовано в соответствии с установленными требованиями.
1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ и не противоречащими им правовыми актами субъекта РФ, а также нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России и настоящим положением.
назад к оглавлению
Примерное положение об архиве
__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата Об архиве 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников, комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с действующим законодательством и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ______ «_____________» создается Архив.
1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.3. Архив документов организации (далее — Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.
1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения — в зависимости от организационной структуры управления).
1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.
На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.6. Заведующий Архивом:
1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.
1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
1.6.11. Составляет установленную отчетность.
1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.7. В период отсутствия Заведующего Архивом его обязанности исполняет _______________, назначенный приказом Руководителя Организации.
1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:
1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).
1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.
1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.
1.9.5 Коллективным договором.
1.9.6 Настоящим Положением.
1.9.7 ______________________________________________________________.
1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.
1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.
1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.
В архиве организации составляются:
— план работы на год;
— график приема дел в архив организации;
— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
— паспорт архива организации.
1.14. В состав документов архива входят:
— документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;
— документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
— документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;
— служебные и ведомственные издания;
— научно-справочный аппарат к документам архива.
1.15. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом.
1.16. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации или его заместитель.
2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Задачами архива организации являются:
2.1. Комплектование архива документами.
2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.
2.3. Обеспечение использования документов.
2.4. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива.
3 ФУНКЦИИ
В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:
3.1. Составляет и ежегодно уточняет список организаций — источников комплектования (для объединенного архива).
3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива.
3.3. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.
3.4. Осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел.
3.5. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.
3.6. Составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве.
3.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов.
3.8. Участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива.
3.9. Проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации.
3.10. Подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь.
3.11. Представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.
3.12. Осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям.
3.13. Осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива.
3.14. Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.
3.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.
4 ПРАВА
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации.
4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива необходимые для работы сведения.
4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Архив взаимодействует:
5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:
— передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);
— поиска необходимых документов, информации;
— возвращения документов в архив;
— _____________________________________________________________________.
5.2. С канцелярией по вопросам:
— ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);
— получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;
— ____________________________________________________________________.
5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ):
— осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях — источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации;
— __________________________________________________________________.
5.4. _______________________________________________________________.
5.5. При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);
— ___________________________________________________________________.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.
6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Наименование руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы
Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых на хранение.
3.1.2. Прием и хранение документов профиля архива.
3.1.3. Учет документов архива.
3.1.4. Выдача в установленном порядке из архива документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
3.2. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
3.2.1. Осуществляет обособленное хранение:
— документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов;
— страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
— документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
3.2.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.
3.2.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
— контролирует и поддерживает противопожарный режим хранения документов;
— обеспечивает нормативный порядок доступа в архив, опечатывания и распечатывания его помещений;
— контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;
— обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
3.2.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архива.
3.2.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
3.2.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
3.2.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива;
— в соответствии с планом работы архива готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов на хранение;
— при необходимости осуществляет имеющимися в архиве средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
3.2.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложениях к ним уникальных или особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
— готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда использования;
— в соответствии с планом работы архива готовит документы к страховому копированию для передачи их в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда;
— учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования;
3.2.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном законом порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
3.2.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.2.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архива, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
3.2.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
— использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям по их запросам во временное пользование;
— проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
— проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
3.2.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные для уничтожения.
3.2.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов, разрабатывает и вносит предложения по ее совершенствованию.
3.2.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
3.2.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
3.2.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) учет документов.
3.2.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архива в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами для данного вида документов.
3.2.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
3.2.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу.
3.2.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архива.
3.2.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архиве работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архиве, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
3.2.23. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников архива.
3.2.24. Изучает и использует передовой отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
3.2.25. Готовит и проводит совещания, семинары по профильному архиву направлениям.
3.2.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководящих органов и должностных лиц [указать краткое наименование организации].
3.2.27. Вносит по согласованию с руководителем Общего отдела, в состав которого входит архив, на рассмотрение [должность руководителя постоянно действующего исполнительного органа], вопросы по профильным архиву направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
назад к оглавлению
Зачем это нужно
Любой факт экономической деятельности организации подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве прямо оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых организацией. Для ознакомления с правилами хранения документов рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление;
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Несмотря на то, что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования;
- Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот Приказ потребуется, если необходимо составить, например, положение об архиве школы 2020;
- Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, где представлено примерное положение об архиве организации 2020. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот Приказ — основной;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- прочие.
В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ заявлено, что организации вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.
Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт об архивном деле, где будут четко прописаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты архивного отдела.
Права и полномочия архива
4.1. Архиву предоставляются следующие права:
4.1.1. Требовать от структурных подразделений организации и от организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
4.1.2. Вносить по согласованию с Общим отделом предложения руководству архива о распорядке дня работы архива в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
4.1.3. Ставить перед руководством Общего отдела вопрос о целесообразности приема на хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.
4.1.4. Вносить на рассмотрение руководства Общего отдела обоснованные предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки и других мероприятий по обеспечению хранения документов.
4.1.5. Архив не принимает к исполнению требования:
— без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов;
— без визы руководителей структурных подразделений [указать краткое наименование организации] при передаче документов для проведения работ сотрудниками архива.
4.1.6. Архив имеет право отказать в выдаче подлинных документов при наличии фонда пользования данных документов, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами. Вопрос о выдаче документов в вышеперечисленных случаях решается руководством архива.
назад к оглавлению
Как разработать и что включить
За ведение архива, по закону, отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.
Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку положения надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такое положение, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.
Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие выставлены требования к содержанию. Но есть примерное типовое положение об архивном деле, которое рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:
- общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел;
- документация, которая должна попадать на хранение;
- задачи и функции архива организации. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища;
- права. Среди них: участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
- информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
- выдача сведений, попавших на хранение.
Образец положения об архиве организации 2020, разработанный с учетом рекомендаций чиновников
Права
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в _______________________________________________________.
(организации, учреждения)
4.2. Запрашивать от структурных подразделений ______________________________
(организации, учреждения)
сведения, необходимые для работы архива.
4.3. Вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности _______________________________________________________
(организации, учреждения)
и работе архива.
Состав документов.
Архив ____________________________________________ принимает на хранение:
(организации, учреждения)
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности _____________________________________
(организации, учреждения)
и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение (на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.2. Документы временного срока хранения, в том числе и свыше 10 лет, необходимые в практической деятельности ____________________________________
(организации, учреждения)
(на бумажных носителях, в виде микрофильмов (микрофиш), на магнитных носителях).
2.3. Документы по личному составу, служебные и ведомственные издания.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
