Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении. — презентация

Основы КДП — что важно знать

Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.

После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:

• в организации отсутствует специалист по ведению кадрового делопроизводства;
• грядет проверка деятельности фирмы контролирующими органами;
• если нередко возникают трудовые споры с работниками и т. д.

Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.

Общие основы делопроизводства организации

Делопроизводство – это процесс создания и оборота всех документов организации. Включая их прием, обработку, постановку на контроль и исполнение. На предприятии этой деятельностью занимается секретарь, офис-менеджер или целое подразделение, возглавляемое ведущим специалистом – документоведом.

Основные этапы делопроизводства это:

1. Создание либо получение документов, включая их регистрацию.
2. Контроль за исполнением документа, передача его адресованным должностным лицам, подписание, ответ и другие действия.
3. Оформление документа на оперативное либо архивное хранение. В некоторых случаях возможно уничтожение дел и бумаг.

Ведение делопроизводства на предприятии может быть организовано разными способами, наиболее распространены следующие виды:

• децентрализованный – документы создаются, принимаются и обрабатываются в каждом подразделении индивидуально. Подобное актуально для крупных предприятий с разноплановой деятельностью;
• централизованный – в организации действует специальное подразделение, занятое исключительно работой с документацией. Это может быть секретариат, отдел делопроизводства или один сотрудник, выполняющий эти функции. Характерно для небольших и средних предприятий;
• смешанный – включает в себя совокупность первых двух типов.

Как бы ни было организованно делопроизводство – это должно быть отражено в нормативных документах предприятия.

Особое мнение

Евгений Полубояров
Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель

Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании:

1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда.

Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2020 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2020 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2020 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей.

2. Трудовые споры с работниками.

Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов.

Делопроизводство и документооборот на предприятии – организационная необходимость

От того насколько грамотно организован процесс документооборота напрямую зависит финансовый успех деятельности предприятия. Руководителям следует подбирать грамотный персонал, регулярно отравлять секретарей на повышение квалификации и следить за изменениями в законодательстве.

В любой организации делопроизводство – это, по сути, «кровеносная система» предприятия. При грамотном подходе оно функционирует бесперебойно, поставляя нужные бумаги ответственным должностным лицам, отправляя письма, убирая ненужные документы на хранение.

Любой руководитель компании понимает, что делопроизводство — это система, которая должна действовать четко и грамотно. Если необходимо, следует рассмотреть различные варианты электронных помощников и, соответственно, обучить персонал работать в этих системах.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Оформление трудовых книжек и договоров – это, конечно, весьма важная часть работы любого работника кадровой службы, однако кадровое делопроизводство не ограничивается только лишь этими моментами. Все документы, которые обязаны быть у кадровика под рукой, можно разделить на два основных блока.

К первой группе относят как законодательные, так и подзаконные акты, поясняющие нормы охраны труда и трудового права. Все документы подобного характеры обязательны для исполнения.

Вторая группа – документация рекомендательного характера: методические рекомендации по кадровому делопроизводству и управленческому труду.

Кадровому работнику важно знать, какие из документов обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу лишь при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать негативного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании документации кадрового характера следует руководствоваться следующими правилами:

• внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для данного предприятия или организации;

• внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы данные документы имели юридическую силу;

• хранение кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований архивной службы.

Какие документы кадрового делопроизводства бывают?

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт с сотрудником (ТД-1);
• трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
• личную карточку сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• приказ об увольнении (Т-8);
• приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
• командировочное удостоверение (Т-10);
• служебное задание (Т-10А);
• распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).

Ко второй группе относятся:

• График отпусков (Т-7).
• Штатное расписание (Т-3).
• Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
• Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
• Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
• Табель учета рабочего времени (Т-12)
• Документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).
• Журнал проверок воинского учета граждан.
• Приказ об организации воинского учета.
• Внутренние положения: коллективный договор;
• положение об охране труда;
• положение о премировании;
• правила внутреннего распорядка;
• положение о командировках;
• положение о коммерческой тайне;
• положение об оплате труда;
• положение об использовании личного транспорта в служебных целях;
• прочее.

О хранении кадровых документов см. материал «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Кадровое делопроизводство как основа стабильной работы предприятия

На большинстве крупных предприятий активно занимаются не только общим, но еще и кадровым делопроизводством. То есть системой, включающей в себя документы связанные с персональными и трудовыми данными работников.

Кадровое делопроизводство отличается гораздо более жестким нормированием. Большинство документов оформляются на типовых бланках. Все формулировки, и записи должны соответствовать законодательству — в частности, Трудовому Кодексу. Кроме того, на предприятии существуют свои акты, регламентирующие рабочие отношения с сотрудниками.

Организацией кадрового делопроизводства занимается всегда отдельное подразделение предприятия. Если фирма небольшая, то это может быть один сотрудник, но в этом случае у него в трудовом договоре должны быть прописаны соответствующие обязанности.

Названия же у подразделений могут быть самые разные:

• «Отдел кадров»;
• «Служба персонала»;
• «Менеджеры по персоналу»;
• «HR-отдел».

Инструкция

Независимо от размеров компании и ее формы руководитель не должен пренебрегать наличием инструкции по делопроизводству.

Инструкция – это не только нормативный акт, позволяющий наладить делопроизводство. Что это такое? Это внутренний документ компании, который утверждается приказом руководства, не имеющий сроков действия.

Здесь прописываются основные этапы движения документов, дается перечень должностных лиц, имеющих право подписи на тот или иной документ, приведены образцы заполнения и оформления бланков.

Основные понятия

Каждая компания, независимо от ее статуса и численности сотрудников, в ходе своей деятельности выпускает и обрабатывает большое количество документов. Все они относятся к организационным и распорядительным документам. К основным понятиям в данном вопросе относят делопроизводство и документооборот.

Делопроизводством называют вид деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов, а также организует работу с ними. В свою очередь под документооборотом понимают вид деятельности, которая направлена на организацию движения документов в компании с того момента, как их создали или получили, до момента завершения работы с ними (отправка адресату, сдача в архив).

Часто для делопроизводства организация выделяет одного или нескольких сотрудников, которые контролируют процесс.

Ни одно предприятие не может существовать независимо от законодательства. Именно оно регламентирует делопроизводство и документооборот. Вопросы в данных сферах решают секретари, архивариусы и работники отдела кадров.

Делопроизводство основывается на фиксации данных через создание бумажного или электронного акта. В связи с этим появляется документооборот, то есть движение какого-либо документа с момента создания и заканчивая его исполнением. Документооборот можно разделить на внутренний и внешний.

Внутренний оборот документов представлен следующими этапами:

1. Разработка проекта документа.
2. Согласование с руководством.
3. Подписание документа.
4. Регистрация документа: дата и номер (после издания документа он считается принятым к исполнению).
5. Доведение информации до адресата и контроль.
6. Исполнение.
7. Издание исполненного документа.
8. Уничтожение или архивирование бумаг, у которых истек срок.

Внешний оборот предполагает следующие этапы:

1. Поступление документа в компанию.
2. Регистрация поступившей документации (необходима для контроля исполнения документов).
3. Работа с корреспонденцией: ознакомление, исполнение.
4. Оформление ответа при необходимости.
5. Оформление в архив или уничтожение.

Относительно руководства документооборот бывает:

• восходящий (от подчиненного к начальнику);
• нисходящий (от начальства к подчиненным);
• горизонтальный (между подчиненными).

Каждое движение любого документа должно фиксироваться в специальном журнале. Это может быть журнал учета, карточка документа, электронный журнал и т.п.

Знание кдп

Рыбалко Светлана,

Руководитель отдела по кадровому консультированию

Coleman Services

Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда.

Безусловно, любая ошибка кадровика может повлечь за собой неблагоприятные последствия для работодателя, но в этой статье мы остановимся лишь на двух серьезных блоках кадровой работы – это локальные нормативные акты и трудовые договоры, ведь ошибки в этих документах приводят к максимальным рискам.

Проводя экспертизу кадровой документации у наших клиентов, я, как правило, рекомендую унифицировать кадровый документооборот и свести к необходимому минимуму документы пакета кадровой документации – в этом случае будет соблюден баланс между соблюдением требований законодательства и минимизацией ошибок при создании емких документов, в которых будет содержаться лишь существенная информация.

Создавая локальные нормативные акты, мы, стремясь сохранить структуру документа, наполняем его «лишней информацией». Так, в небольших по численности компаниях я зачастую встречаю множество локальных актов, которые дублируют друг друга: Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Кодекс компании, Положение о режиме и секретности и т.д. Хорошо, если в создании этих документов участвовал юрист, но на практике выходит так – кадровик, имеющий небольшой опыт использует знания, полученные в интернете, и созданные при помощи интернета локальные акты не только наполнены лишней информацией, но противоречат друг другу. А теперь представим себе: сколько времени уходит у кадровика на процедуру приема на работу – ведь в соответствии с ч. 3 ст. 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

ТК РФ однозначно требует наличия у работодателя лишь двух локальных нормативных актов: Правил внутреннего трудового распорядка и Положения, регламентирующего работу с персональными данными работников. Если грамотно продумать их структуру, то эти два документа могут содержать в качестве разделов все необходимые регламенты (правила оплаты труда, поощрений и наложения дисциплинарных взысканий, правила корпоративной этики и сохранения конфиденциальности и т.д.), необходимость в создании иных ЛНА отпадет.

Но, давайте перейдем к конкретным ошибкам, допускаемым при создании ЛНА. Это:

— отсутствие конкретной информации о режимах рабочего времени и времени отдыха в данной компании. В лучшем случае прописывается 5–дневная, 40-часовая неделя с двумя выходными днями и перерыв для приема пищи не более 60 минут. Однако, анализируя трудовые договоры с работниками этой организации, я встречаю установление режима ненормированного рабочего дня, практически, у 80% работников – что никак не отражено в ЛНА, хотя в соответствии со ст. 101 ТК РФ, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Учитывая ритм, в котором существует бизнес, многие компании не устанавливают конкретное время перерыва на обед и прописывают «плавающий режим обеденного перерыва», а это значит, что применить норму законодательства о наложении дисциплинарного взыскания при отсутствии работника в течение 4-х часов подряд будет проблематично;

— отсутствие регламента выплаты заработной платы: как часто выплачивается заработная плата, каковы ее составные части, место и порядок ее выплаты и т.д. Вместо этого могут использоваться устаревшие нормы и терминология КЗоТ РФ (например, аванс и заработная плата). Кроме того, бывает так, что в компании применяют различные формы оплаты труда (часовая или дневная ставка, должностные оклады), но ЛНА информации об этом не содержат;

— при наличии обособленных подразделений в других регионах, где режимы работы, отдыха и оплаты труда имеют особенности, но никак не отражены в ЛНА (а зачастую и в трудовых договорах тоже), что снижает уровень гарантий работников организации в этих регионах по сравнению ТК РФ;

— ошибки в Штатном расписании. Штатное расписание – документ, отражающий все разнообразие должностей и уровней оплаты по всей организации, в него необходимо включать и обособленные подразделения. При этом категорически недопустимы «вилки окладов», это будет трактоваться как дискриминация в сфере труда (это серьезное нарушение законодательства, которое встречается практически в 90% компаний, в которых есть региональные подразделения);

— отсутствие информации об индексации заработной платы, хотя статьей 134 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, производят индексацию заработной платы в порядке, установленном локальными нормативными актами;

— ограничение прав работников при установлении правил работы с конфиденциальной информацией. Работодатели «увлекаясь» проблематикой, обязывают работников уведомлять работодателя о намерении работать по совместительству (в противном случае работнику грозит ряд административных мер), что является нарушением ст. 282 ТК РФ;

— закрепление в ЛНА внутриорганизационных норм (например, обходные листы при увольнении работника, обязанности соблюдения дресс-кода). Эти правила не носят правового характера и привлечь работников к ответственности за их нарушение невозможно. Более того, задержка трудовой книжки при увольнении работника, не сдавшего обходной лист, является нарушением ТК РФ и влечет за собой выплату среднего заработка за все время задержки с уплатой штрафов;

— отсутствие необходимой информации при разработке Положения о персональных данных: не оговаривается перечень должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным и порядок обработки данных, отсутствие исчерпывающего перечня документов, относящихся к персональным данным;

— нарушение ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой перечень дисциплинарных взысканий является исчерпывающим и применение любого другого взыскания к нарушителям трудовой дисциплины (например, лишение премии, снижение процента премии, перенос отпуска, уменьшение количества дней отпуска за совершенный прогул, наложение денежных штрафов и лишение каких-либо льгот в качестве наказания и т.д.) незаконно.

Это далеко не полная информация об ошибках, допускаемых при создании Локальных нормативных актов. В рамках этой статьи я хотела лишь обозначить проблему. Есть несколько несложных рекомендаций — при создании любого кадрового документа, продумывайте его наполнение. Не старайтесь переписать положения Трудового кодекса РФ, но используйте его формулировки. Прописывайте особенности вашей компании, не включайте в документ условий, которые не характерны для вашей компании, что называется «на перспективу».

Говоря об ошибках при оформлении кадровой документации, нельзя не рассмотреть такой документ как Трудовой договор, экземпляр которого хранится у работника на руках. Его важность сложно переоценить – трудовой договор это компас, с которым сверяется работник, в течение всего периода трудовых отношений с работодателем и с ним же отправляется в трудовую инспекцию и в суд.

Одна из распространенных ошибок – отсутствие в трудовом договоре информации о составных частях заработной платы — районных коэффициентах и надбавок к должностным окладам. Многие компании имеют обособленные подразделения в регионах, но поскольку головное предприятие находится, например, в Москве, то кадровики используют единый шаблон трудового договора, без учета районных особенностей. Работодатель и работник, договариваясь об условиях трудового договора, заключают, «джентельменское» соглашение о том, что в должностной оклад будет все включено, и в трудовом договоре в итоге, не отражены районные надбавки, коэффициенты и дополнительные отпуска. Когда в организацию приходит проверка, выясняется что права работников нарушены и работодателю приходится применять коэффициент к тому окладу, который прописан в трудовом договоре и производить выплату всем региональным работникам за весь период действия трудовых отношений с ними, да еще и с применением штрафа в соответствии со ст. 236 ТК РФ.

Другая, часто встречающаяся ошибка, также связана с применением одного шаблона для всех категорий персонала. Если в организации устанавливаются различные режимы рабочего времени, то логично предположить что и варианты оплаты будут различны. В этом случае применяя единый шаблон трудового договора, кадровик подвергает работодателя серьезным рискам. Ведь, если работнику (например, работающему вахтовым методом) устанавливается суммированный учет рабочего времени, то нужно предусмотреть не только учетный период, но возможно, и график работы, способ оплаты и дополнительных компенсаций за работу вахтовым методом, предоставление дополнительных ежегодных отпусков, и др.

Совет подобен тому, который был дан выше, в ситуации с локальными нормативными актами, нужно разобраться какие категории работников есть в организации, сколько шаблонов трудовых договоров необходимо разработать и продумать их содержание. Изменение режима работы, как правило, влечет за собой изменение способа оплаты – это значит, что в разработанный юристами шаблон договора необходимо внести дополнения в разделы «Режим рабочего времени, время отдыха», «Оплата труда». Кадровики часто сетуют на то, что убедить работодателя (даже ссылаясь на законодательство) на увеличение суммы по договору весьма сложно, но кто говорит об увеличении итоговой суммы? Как прописать заработную плату в трудовом договоре – это мастерство и профессионализм кадровика. Безусловно, не стоит погружать директоров в технические детали того как вы соблюдаете баланс между требованиями законодательства и размером бюджета организации.

Кадровая документация очень важна. Она закрепляет факты, которые юридически значимы как для работника, так и для работодателя. Документировать трудовые отношения, следует очень внимательно, ведь от качества оформления этих документов зависит успех в разрешении трудовых споров. Не стоит экономить время при создании кадровых документов, поскольку аккуратно разработанный документ, на который было затрачено чуть больше времени, позволит сэкономить средства вашей компании.

кдпчто такое кдпкурсы кдпкдп что это

Все ли компании обязаны вести воинский учет?

Согласно подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ все компании обязаны вести воинский учет. Основной целью данного учета является сбор, хранение и передача в военкомат информации о военнообязанных сотрудниках.

Важно! ИП не обязаны вести воинский учет (п. 6 ст. 1 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ответственный за воинский учет специалист назначается руководителем компании. Для ведения воинского учета может быть привлечен как новый сотрудник, так и уже работающий, с которым оформляется контракт на совмещение должностей. Количество специалистов, ведущих данный учет, зависит от численности военнообязанных сотрудников (п. 12 постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о воинском учете» от 27.11.2006 № 719).

В ходе воинского учета важное значение имеют следующие документы:

• приказ об организации воинского учета;
• журнал проверок воинского учета;
• личная карточка Т-2.

О порядке внесений сведений о военном билете в Т-2 см. материал «Унифицированная форма № Т-2 – бланк и образец заполнения».

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях).

Ответственность за нарушение в порядке ведения воинского учета предусмотрена ст. 21.1–21.4 КоАП РФ. Например, в случае, если работодатель не осуществил подачу списка военнообязанных, наступает ответственность в виде штрафа в сумме 300–1 000 руб., а если не сообщил сотруднику о его вызове в военкомат – 500–1000 руб.