Главная / Трудовое право / Трудовая книжка
Назад
Опубликовано: 22.05.2020
Время на чтение: 9 мин
0
86
Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).
- Правовое регулирование вопроса
- Выдача трудовых книжек на руки
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
Задать вопрос
Основные нормы учета трудовых книжек
Установленные правила действуют для любых компаний и физических лиц, использующих наемных рабочих. Ведение трудовой книжки напрямую соотносится с правами сотрудника, поэтому знание правил учета и оформления может предотвратить возможные конфликты.
Чем регулируется порядок ведения трудовой книжки
Любое действие, осуществляемое при трудоустройстве, четко регламентировано законом. Разработанными для практического применения организациями и предпринимателями документами являются:
- Трудовой кодекс (особенно касаются вопроса статьи 66 и 234);
- Постановление № 225 от 16.04.2003 – о правилах;
- Постановление № 69 от 10.10.2003, содержащее инструкцию.
Работодатели вправе разработать внутренние локальные акты, дополнительно разъясняющие уполномоченному лицу, как правильно организовать работу с документами. Утверждаются они приказами руководителя.
Ответственность за ведение и хранение
Законодателями ответственность разграничена: организация учета и хранения возложена на работодателя, а ведение трудовых книжек на того, кому поручено, он же обеспечивает ее сохранность. На предприятии чаще всего обязанности передаются отделу кадров или бухгалтерии. Конкретный сотрудник назначается приказом руководителя. Выбранного человека знакомят с нормами, инструкциями и применяемым порядком. При смене ответственного лица происходит проверка наличия книжек, оформляется акт приемки-передачи документов.
https://youtu.be/MAoXo-ULCj0
Назначаем ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1 Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2 Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора
Учет трудовых книжек
На предприятии должен вестись учет бланков (они приравниваются к документам строгой отчетности): заполненных и чистых форм, а также вкладышей и дубликатов. Для этого есть специальные книги:
- Приходно-расходная. Для регистрации поступления и расходования новых форм. Чаще всего ведет журнал бухгалтерия.
- По учету движения. Для отражения поступивших документов при приеме персонала и выданных бланков при увольнении. Заполняет ее должностное лицо, на которого возложена обязанность получения и выдачи книжек.
Важно знать! Хранение трудовых книжек организуется так, чтобы исключить возможность пропажи документов, тем более их случайной или намеренной порчи. Для этого на предприятии выделяется отдельный сейф или специальный металлический шкаф, железный ящик; доступ к содержимому должен быть только у ограниченного круга лиц.
Хранение
Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.
В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.
Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной. Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.
Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.
Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек
Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками. Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.
Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено. Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста. Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.
Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.
Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.
Как заполняются бланки
Оформление любой документации должно происходить согласно закону. Инструкция по ведению трудовых книжек при их заполнении предписывает строго придерживаться следующих правил:
- все сведения заносятся с подлинных документов (паспорта, диплома);
- первая запись о начале трудовых отношений осуществляется в течение первых 5 дней после приема;
- основаниями для сведений служат приказы, завизированные руководителем;
- совершать сокращения или подчистки в документе не разрешается, все исправления вносятся по определенным правилам.
Данные о совместительстве вносит основной работодатель при предоставлении соответствующих документов. По неосновной деятельности трудовая не оформляется. Физические лица, не имеющие статуса предпринимателя, лишены права заполнять документ.
Внесение записей
Бланк книжки записывается в журнале учета трудовых книжек. Проверяется, при необходимости заполняется или исправляется первая страница, затем переходят к следующим разворотам. В разделе о работе указывают заголовок: название организации, учреждения, фамилию, имя, отчество предпринимателя с обозначением статуса или правовой формы; в скобках прописывают сокращенное наименование, если оно есть. Далее записи нумеруются по порядку, ставится дата приема. В соответствующие поля заносят сведения о должности, на которую принят человек. Затем дату и номер приказа, подтверждающего правомочность записи.
Какие сведения заносят в книжку
Помимо занесения данных о приеме и увольнении, в документе отражается информация о поощрениях и награждениях; премии не указываются. Кроме периодов работы разрешено отражать:
- военную службу;
- время переобучения и повышения квалификации.
Если сотрудник был награжден или произошли какие-то иные значимые события, требующие отражения, например перевод на другую должность – заполняемые строки нумеруются в хронологическом порядке по разделу, где они показываются. Смена организацией-работодателем названия или правовой формы (например, с АО на ПАО) тоже должна быть занесена в кадровые документы сотрудников. Установленный срок для внесения сведений – 1 неделя.
Исправление ошибок
Если во время заполнения допущена ошибка, ее можно исправить. Для изменений под этой строкой необходимо осуществить определенный алгоритм действий:
- записывают следующую порядковую нумерацию;
- указывают дату;
- в сведениях подтверждают: «запись за №… недействительна»;
- далее следует нужная информация;
- в последней ячейке приводят документ-основание занесения сведений.
Важно знать! Исправление вносит либо компания, допустившая ошибку, либо ответственный по должности кадровик по текущему месту работы, при реорганизации предприятия правопреемник – при наличии подтверждающих документов. Слова свидетелей и их показания не учитываются.
О зачеркивании
Зачеркивать ошибочные данные нельзя. Исключение – изменившиеся персональные сведения на первой странице формы, например, смена фамилии. Через середину записи проводят одну черту, рядом пишется нужное исправление. На обложке указывают информацию о документе, на основе которого была совершена поправка.
Оформление вкладыша
Если какой-либо раздел трудовой полностью закончился, для дальнейшего продолжения записей используется вкладыш. Регистрация выдачи фиксируется журналами учета. Получающий расписывается за получение. Бланк надо вшить в книжку, на первой странице вверху на ней размещают оттиск штампа с серией и номером прикрепленного документа. Нумерация записей продолжается, поэтому новую корочку заводить не нужно.
Выдача при увольнении
Причина расторжения заключенного договора формулируется по выбранной статье Трудового кодекса. Книжка выдается увольняющемуся в последний день выхода, за нее расписываются в журнале учета. При невозможности отдать ее лично, отдел кадров или руководство предпринимает меры по извещению бывшего сотрудника. Для этого на адрес прописки владельца книжки высылается уведомление – с напоминанием о получении или предложением направления согласия на пересылку ее по почте. Задержка с выдачей документа или отправкой извещения может повлечь неприятные последствия: расходы в виде компенсации за несвоевременное исполнение или административный штраф за нарушение законодательства.
Сроки хранения
Книжки находятся в отделе кадров весь период работы трудящегося, по окончании деятельности выдаются лично или (при согласии) высылаются ценным отправлением. Бывший сотрудник, не забравший трудовую, имеет право потребовать вернуть ее по почте. Невостребованная должна лежать в архиве не менее 75 лет. В случае смерти документ может получить родственник умершего под роспись в журнале учета. При отсутствии запроса она хранится на предприятии до возможного востребования наследниками, не менее обозначенного срока.
Оформление дубликата
Работодатель при утере или порче книжки оформляет ее дубликат. Сотрудник для получения пишет заявление о предоставлении. Информация о периодах работы на других предприятиях восстанавливается по имеющимся документам: приказам, трудовым договорам и прочим. В заменяемом бланке данные указывают следующим образом:
- Сначала стаж — общий и непрерывный, установленный по полученным доказательствам, по всем предыдущим работодателям.
- Затем выписывающая дубликат компания полностью по датам заполняет те разделы, что использовались за время службы человека на этом месте.
Помогать восстанавливать сведения при утере формы является обязанностью работодателя.
Ответственность за утерю
При невыдаче книжки из-за утери при увольнении компания будет обязана выплатить человеку заработок за весь период задержки. Кроме того, может быть взыскан административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):
- с должностного лица 1-5 тысяч рублей;
- с организации 30-50 тысяч рублей.
Внимание! Налагает взыскание государственная трудовая инспекция. При повторном нарушении штрафы существенно возрастают.
На основании записей в трудовой книжке учитывается стаж трудящегося, а также его пенсионные права, поэтому относиться к документу нужно очень ответственно. Неверное заполнение может повлечь судебные разбирательства или административное наказание. В интересах компании помочь должностному лицу внимательно изучить инструкцию по ведению трудовых книжек, чтобы в дальнейшем не было ошибок.
Ответственные за хранение
В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.
При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых. Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их. В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.
Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.
Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд. В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку. Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.
Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:
- сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
- работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
- работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.
Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.
Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.
