Для чего вести учёт трудовых книжек?
Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.
По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель должен действовать в соответствии с трудовым законодательством:
| Причина отсутствия трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник заключает трудовой договор впервые | Работодатель оформляет трудовую книжку |
Трудовая книжка утрачена:
| По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. |
Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.
Ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1 Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2 Фрагмент должностной инструкции и/или трудового договора
Ответственных должностных лиц за своевременность внесения данных в журнал и подготовку отчетов о движении документов, назначает руководство компании.
Наиболее часто им является бухгалтер предприятия.
Назначенный ответственный за учетную книгу должен:
- ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
- расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.
Как можно вести учёт бланков трудовых книжек?
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
| ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг |
Для чего используется
Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.
Там фиксируют данные об:
- издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
- расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.
Образец книги учета и движения трудовых книжек
Какие документы используются для учёта трудовых книжек?
В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Зачем нужна приходно-расходная книга?
Для осуществления учёта трудовых книжек (иначе ТК), предоставляемых сотрудникам, а также вкладышей в данные документы необходимо завести и своевременно заполнять соответствующую приходно-расходную книгу – журнал, в который уполномоченным лицом вносятся регистрационные записи.
С её помощью осуществляется контроль за расходами, связанными с приобретением новых бланков, а также операциями, связанными с поступлением и передачей данных документов.
Ранее индивидуальные предприниматели не могли заполнять трудовые книжки сотрудников, однако данная обязанность появилась у них после внесения изменений в трудовое законодательство, согласно 309 статье ТК РФ.
Требования к ведению приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:
| Наименование книги | Особенности ведения |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Книга ведётся бухгалтерией организации. Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки осуществляется в бухгалтерии организации. Бухгалтер, назначенный ответственным за ведение документа, вносит сведения по мере поступления бланков от поставщика и по мере расходования бланков. При совершении любых операций (приход или расход) необходимо указать серию номер бланка трудовой книжки и вкладыша в неё, а так же их стоимость.
При заполнении данной формы необходимо внести следующие сведения:
| № столбца | Сведения |
| 1 | Порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Дата (число, месяц год) в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ |
| 5 | От кого получены бланки или кому переданы |
| 6 | Основание (наименование документа, № и дата), на основании которого произведено поступление или передача бланков трудовых книжек и вкладышей. |
| 7 | Количество поступивших трудовых книжек с указанием серии и номера |
| 8 | Количество поступивших вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера |
| 9 | Стоимость поступивших бланков |
| 10 | Количество выданных трудовых книжек с указанием серии и номера |
| 11 | Количество выданных вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера |
| 12 | Стоимость выданных бланков |
Форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё можно .
Образец заполнения приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки:
При ведении приходно-кассовой книги работнику, ответственному за её заполнение, необходимо предоставлять отчёты как о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, так и о количестве выданных (списанных) бланков.
Данный отчёт составляется 1 раз в месяц.
Порядок ведения журнала
Существуют строгие правила ведения такого документа.
У каждой компании должно быть достаточное число бланков трудкнижек и вкладышей к ним.
Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.
Наличие учетного Журнала для бланков трудкнижек и вкладышей обязательно для каждого предприятия, в котором используется наемный труд. Такой журнал, наравне с бланками, выступает документом строгой отчетности. Поэтому они должны храниться в сейфе.
Хранение
К журналу не должно быть доступа третьих лиц. Даже если на рабочем месте отсутствует работник, ответственный за внесение записей.
Деньги за получение нового бланка трудовой и вкладыша вносит сотрудник, получивший такой персонифицированный документ (взимание денег за выдачу производят по п. 47 Правил № 225).
Как отчитываться
Каждый месяц ответственное за учет бланков лицо должно документально отчитываться о:
- числе имеющихся незаполненных бланков;
- количествах полученных на руки;
- объемах средств, полученных за выдачу оформленных документов.
Выдача бланка производится за счет предприятия, если документ:
- имевшийся на хранении в компании был утрачен иными работниками, отвечавшими за его сохранность;
- утерян, уничтожен из-за чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, хищения документов из сейфа компании, пожара, стихийного бедствия).
Важно! Если документ уничтожен — составляется акт, в который нужно вклеить данные для идентификации. Для этого нужно вырезать поля с номером и серией уничтоженного документа.
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
| 91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Трудовые книжки приняты в качестве активов:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 10(41) | 60 | Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91(90) | 10(41) | Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 91(90) | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91(90) | Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ):
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Правонарушение выявлено впервые | |
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
| Правонарушение выявлено повторно | |
| Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
| Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в действие вступает ст. 325 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев.
Заполняем кассовую книгу по пунктам
Для начала указываем дату заполнения. Это проводится ежедневно, в рабочие дни. Теперь указываем сумму остатка наличных в кассе на сегодняшний день (должно совпадать с суммой остатка предыдущего рабочего дня). Далее заполняем таблицу, согласно проводимыми операциями. П. 1 – номер ПКО или РКО (приходный/расходный кассовый ордер). П. 2 – ФИО лица, которому выдано (или от которого получено) наличные. П. 3 – указывается номер субсчета юридического лица. П. 4 – сумма прихода. П. 5 – сумма расхода. В конце таблицы указывается сумма «Итого» отдельно для прихода и расхода, а также остаток на конец дня. Под таблицей кассир ставит свою подпись и прописью указывает количество отработанных за день приходных и расходных ордеров (отдельно). Далее подпись ставит бухгалтер
Исправления не допускаются. В случае их появления, необходимо заверять подписью кассира и бухгалтера. Для наглядности вы можете заполнения кассовой книги 2013 года.
Вопросы и ответы
Вопрос № 1. Что делать, если сотрудник кадровой службы испортил бланк трудовой книжки?
В этом случае необходимо утилизировать испорченный бланк, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:
- составить акт об утилизации бланка трудовой книжки, куда необходимо вклеить вырезанную часть бланка, где указаны серия и номер;
- внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где в чистой строке указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной» и создать новую запись, содержащую достоверную информацию, указав должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.
Вопрос № 2. Что делать, если сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, допустил ошибку при внесении сведений?
В этом случае необходимо внести достоверные сведения в приходно-расходную книгу, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:
- в чистой строке непосредственно под записью или в очередной свободной строке внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной»;
- создать новую запись, содержащую достоверную информацию;
- указать должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.
Правила хранения и использования
Вновь приобретенная книга учета прихода-расхода бланков трудкнижек должна быть оснащена неповрежденной индикаторной пронумерованной пломбой, изготовленной по ГОСТу 31282–2004.
До начала официального использования Книги заполняется ее титульник. Туда вписывается числовой код, зафиксированный на заводской пломбе в соответствующей графе.
Важно! Без указания числового кода сам журнал не будет считаться прошедшим опломбировку. Скачать для просмотра и печати:
ГОСТ 31282–2004
Как правильно прошить
Обязательно требуется прошивка и опечатывание шнуровки.
Последовательность прошивной процедуры:
- проделываются сквозные отверстия в левом незаполненном журнальном секторе. Делая дырки, нужно учесть удобство дальнейшего использования книги после прошивки,
- через получившиеся отверстия продевают суровую или другую крепкую нитку так, чтобы в конце работы на обороте остались два кончика нити по 7–8 см. Они завязываются узлом,
- поверх узла и приклеивается бумажный лист. Его поверхность предназначается для заверительной надписи о числе страниц в книге, дате проведения прошивки, сведениях о человеке, выполнившим процедуру (ФИО сокращенно и полностью, подпись).
Внимание! Прошнуровывает журнал ответственное за внесение записей лицо.
Как заверять
Алгоритм заверения книги учета:
- выполняется сквозная нумерация журнальных страниц (данные о числе страниц указываются прописью и в виде цифр),
- делается заверительная надпись (ее выполняет руководство компании, подтверждающее своей подписью, что указанное число страниц соответствует действительному).
