Правила ведения и заполнения журнала учета ненормированного рабочего времени – образец для скачивания

Зачем учитывать рабочее время

Если обе стороны соблюдают положения ТК РФ – проще избежать любых спорных ситуаций, связанных с этим направлением.

Промежуток времени выполнения сотрудниками обязанностей называют рабочим. Регламент и опора в этом случае – трудовой договор, внутренний распорядок. На руководителей предприятий накладывают обязанность контролировать фактические периоды, которые уходят на выполнение работы.

В законах обе стороны трудового договора получают защиту.

Руководство предприятия не может заставлять подчиненных отрабатывать больше, чем указано государственными нормативами. Стандартные рабочие недели длятся до 40 часов. У сверхурочных работ тоже определённые лимиты. 4 часа – максимум на протяжении 2 дней. В год – максимум 120 часов.

У работодателя при контроле упрощается учет:

• отпусков;
• больничных;
• опозданий;
• командировок.

Информацию можно использовать для поощрения сотрудников, внимательно подходящих к работе. Или при применении дисциплинарных взысканий по отношению к тем, кто нарушает правила.

Статья 81 ТК РФ разрешает увольнять граждан за прогулы. Так называют ситуацию, когда на рабочем месте сотрудника нет без уважительной причины. По-другому такие явления называются прогулами.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

• дата начала и конца вписывания информации;
• сколько записей содержит;
• нумеровка тома;
• сколько времени его нужно хранить.

На обратной стороне документа присутствует поле, позволяющее его заверить и опечатать. Важно, чтобы штамп обязательно был проставлен на соответствующем месте (с пометкой М.П), прикасался к наклейке и ленте.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

• дисциплина персонала предприятия;
• контроль над эффективностью трудового времени;
• начисление справедливого размера зарплаты;
• учет времени простоя;
• отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
• расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

• прогулах;
• задержках;
• опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

• на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
• руководитель отдела, где осуществляется контроль;
• один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Основные способы для учёта рабочего времени

Трудовой Договор не указывает точно, какие варианты использовать для решения вопроса. Контроль времени и сверхурочной работы, соблюдение графика – за эти вопросы отвечают отдельные сотрудники. Обязанности такого человека описывают в трудовом соглашении, либо в дополнительных приказах.

Следующие методы для учёта стали общепринятыми на территории РФ:

• ежегодный;
• ежедневный;
• еженедельный.

Опираются на промежуток, по которому удобнее подвести итоги. Наниматель решает, какой вариант удобнее. Приведенные варианты не исчерпывающие.

Закон описывает максимальный срок, допустимый к учету – 1 год. 3 месяца – для работников, чьи условия производства вредные.

Построение рабочего графика сотрудников – основной фактор для работодателей при выборе метода учета. С ежедневным учетом возникнут сложности, если обязанности выполняют сутками. При работе вахтовым методом часто бывает так, что в один период рабочее время больше, в другой – меньше.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

• раздел 1 «Учет рабочего времени»;
• раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Журнал учета рабочего времени: как его вести?

Фиксация времени прихода на работу и ухода с нее обязательна для всех компаний, численность подчиненных не играет роли. В журнал учета вносят всю важную информацию, связанную с этим вопросом.

Документ обычно содержит такие сведения:

1. Указание точного порядкового номера.
2. Дата.
3. ФИО сотрудника, вместе с занимаемой должностью.
4. Время прихода на место.
5. Время ухода с работы.
6. Подпись сотрудника.
7. Описание часов, потраченных на работу.
8. Дополнительные комментарии. Например – когда смена отработана, но не в полном объёме.

Входящие в журнал пункты могут меняться как по содержанию, так и по порядку. Это зависит от конкретных обстоятельств, при которых ведут документ. Контроль периода, отведенного на работу, важен при любых обстоятельствах.

Нужно ли вести?

Статья 94 Трудового кодекса России обязует всех работодателей осуществлять фиксацию времени, на протяжении которого сотрудники пребывали в месте постоянной работы и выполняли свои трудовые обязанности.

При этом законодатель не отмечает исключений из представленного выше обязательства для предприятий с различной формой собственности или нестандартными режимами работы.

До 2013 года основной учет информации о пребывании работников в месте работы или на выполнении служебных заданий осуществлялся исключительно на унифицированных бланках, разработанных Государственным комитетом статистики и утвержденных в 2004 году (Т-12 и Т-13).

На сегодняшний день работодатели уполномочены самостоятельно разрабатывать соответствующие бланки, а помимо представленных документов проставлять отметки в журнале учета рабочего времени.

Несмотря на то, что основная цель фиксации продолжительности исполнения работниками трудовых обязанностей – это расчет заработной платы, ненормированный график также должен отмечаться в таком журнале.

Установление работодателем ненормированного рабочего времени возможно на основании статьи 101 Трудового кодекса РФ. Указанный график подразумевает:

• Эпизодическое привлечение работника к выполнению производственных заданий вне стандартного режима 8-мичасового работы;
• Отсутствие необходимости издания приказа при каждом привлечении;
• Внесение в локальные нормативные акты перечня должностей, для которых может быть установлен ненормированный день;
• Заключение соответствующего дополнительного соглашения к трудовому договору;
• Компенсация сверх отработанных часов путем предоставления дополнительных дней оплачиваемого отпуска (не менее 3-х).

В связи с отсутствием в трудовом законодательстве многих понятий, касающихся ненормированного режима работы, эпизодичность привлечения работника к выполнению заданий свыше стандартного времени можно подтвердить лишь путем ведения журнала учета ненормированного рабочего времени.

Также этот документ может являться основным доказательством или опровержением злоупотребления работодателем установленным режимом в случае обращения работника в суд.

Какую форму нужно использовать?

Законодатель не представляет унифицированной формы журнала учета рабочего времени, обязательного к использованию на всех предприятиях, организациях.

Компания имеет право фиксировать отработанные своими работниками часы в самостоятельно разработанных журналах или приобрести его типографский вариант.

Обязательные требования выдвигаются к оформлению документа, страницы которого в обязательном порядке должны быть прошиты и пронумерованы.

Отсутствие журнала учета ненормированного рабочего времени может стать основанием для привлечения руководства и самого юридического лица к административной ответственности в виде наложения штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как заполнять?

Для ведения учета времени, отработанного работниками с ненормированным режимом руководителем предприятия (организации) назначается ответственное лицо из числа сотрудников (это может быть тот же работник, который ведет табель учета).

Уполномоченный работник заполняет журнал в соответствии с имеющимися графами:

• Порядковый номер записи;
• Дата;
• Должность работника;
• Личные данные (ФИО);
• Время прибытия на работу;
• Время ухода с работы;
• Общее количество отработанных часов;
• Особенные отметки (заполняется в случае необходимости отлучиться с рабочего места по уважительной причине или пребывания в командировке).

Также в журнале должны быть графы для подписей самого работника, которыми он удостоверяет верность внесения информации.

Журнал может вестись как в электронной форме, так и от руки, однако подписи работника должны быть проставлены ежедневно и собственноручно.

журнала учета рабочего времени в режиме ненормированного дня – word.

Ведение журнала: распространенные способы

Точный бланк для журнала учёта рабочего времени законами не предусмотрен. У нанимателя в этом вопросе есть некоторая свобода.

Поведение допустимо в двух вариантах.

Ручная версия.

Предполагается специальная книга, которую можно и нужно шнуровать. Внесение записей – дело ответственного сотрудника, это происходит по мере необходимости. Ряд компаний соглашается с тем, чтобы каждый отдельный подчинённый вносил сведения о том, когда приходит и уходит с работы. Вся информация заверяется личными подписями.

Типографии продают готовые формы для таких журналов. Это книги для заполнения, с твёрдым или мягким переплетом. Количества страниц и граф должно хватить на максимальный период. Допустим вариант с распечаткой бланков, подготовленных заранее на персональном компьютере. После этого их подшивают в специальной папке.

Электронная версия.

Для заполнения выбирают специализированное программное обеспечение. В самых простых вариантах все данные вносятся вручную.

Иногда предусматривается автоматический режим формирования отчётности. Это экономит время и силы. Работодателю легче получить выборку относительно конкретных параметров, которые интересуют его в данный момент. Например – по больничным и отпускам, сверхурочной работе.

Табели учета рабочего времени

Журнал, где фиксируется период, проведенный на работе, не относится к документам, обязательным при любых обстоятельствах. Но как государство контролирует соблюдение ТК обеими сторонами.

Для защиты от последствий разработан другой документ. На его основании тоже легко вести учёт отработанным часам. Его используют при составлении отчётностей, расчёте выплат для сотрудников разных категорий. Это табель по графикам, рабочему времени. Документ составляют, используя информацию из соответствующего журнала. Отличается унифицированной формой для компаний.

Заключенные соглашения – основание для выдачи табельных номеров сотрудникам. Потом это сочетание цифр используют при оформлении других бумаг вроде расчетных листов по заработной плате, личных дел.

Сохранение номера за сотрудником – стандартное требование, даже после корректировки по должности, отделу. Информацию оставляют свободной на три года и более после увольнения. Табель фиксирует сведения по каждому подчиненному, с опорой на индивидуальные номера.

Табель учета графиков ведется по двум основным формам, принятым Правительством, начиная с 2004 года.

Т-12 – обозначение формы при заполнении ручным методом. В случае с установлением турникета применяют вариант Т-13. Обе формы практически идентичны друг другу по содержанию.

Образцы необходимых документов

Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал.

Приказ

Пример приказа

Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

• «шапку»
• вводные данные (название, дата, номер)
• основную часть
• заключение (ФИО, подпись)

Табель

Пример табеля

В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно.

Журнал

Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

Журнал учета

В ТК РФ указано, что руководитель обязан осуществлять учет переработанного времени своих служащих. В каком виде производить подсчет, законодательством не регламентируется. Журнал является необязательной, но удобной и полезной для руководителя формой учета сверхурочной работы.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Дополнительная информация о заполнении

Заполнение табелей идет с верхней части страниц. Там указывают полную форму наименования организации, структурного подразделения. Следом идут даты составления вместе с указанием отчетного периода.

Ниже отслеживают результаты исполнения обязанностей гражданина на протяжении определенного времени. Обязательно указание таких интервалов:

• итоговое количество часов;
• пропуски;
• рабочие дни.

Причины неявки на работу описывают с помощью специальных кодовых обозначений.

Заполнение дней тоже допустимо в двух вариантах:

1. Отметки о явке, неявке.
2. Отметки только по пропускам. Для остальных дней ведут полный подсчет, вне зависимости от результатов отработанной смены.