Смена паспортных данных директора: нужна ли регистрация?

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
3. В основной части приказа содержится:
   распоряжение руководителя об утверждении приказа;
4. перечень документов подлежащих изменению;
5. указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Важно! На документе должна быть подпись руководителя, всех ответственных лиц и самого работника.

Мы подготовили интересные материалы по персональным данным:

• Оформление приказа об установлении списка лиц, имеющих доступ.
• Важные нюансы оформления приказа о назначении ответственного за обработку и другие действия.
• Правила составления приказа о защите персональных данных.
• Как ввести положение о защите?

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Как внести изменения в трудовой договор? Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы: Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение.

Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию. Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак. Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись.

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Пример

На основании приказа производятся следующие действия:

1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2020 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

• Граждане – от 1000 до 2000 руб.
• Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
• Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
• Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Пример приказа на изменение паспортных данных

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом. Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст.

Образец приказа на изменение паспортных данных сотрудника

Осторожно, не ошибитесь! Все публикации Новости для подписчиков журнала «Кадровик-практик» 27.02.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за февраль 2020 года 29.01.2018 Опубликован новый номер журнала «Кадровик-практик» за январь 2018 года Все новости ИКС Войти в зону ИКС (раздел сайта для подписчиков журнала «Кадровик-практик») Новости трудового законодательства 15.03.2018 Предлагается расширить круг лиц, обязанных отчитываться о своих доходах 13.03.2018 Новый МРОТ: внесены изменения в Федеральный закон «О минимальном размере оплаты труда» Все новости Опрос дня Работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел. К концу отпуска он приносит работодателю листок нетрудоспособности и заявление с просьбой продлить отпуск на количество дней нетрудоспособности. Издаете ли Вы в это случае приказ о продлении отпуска? — Да. Приказ о продлении отпуска издаём. — Нет.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени — да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу. ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имен и ст.

30, п. 1 ст. 38, ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии. Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно. Генеральному директору ООО «Пуш» от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Выдача (замена) паспорта гражданина РФ

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие 14‑летнего возраста и проживающие на территории России. Бланки паспорта изготавливаются по единому образцу и оформляются на русском языке.

В паспорт вносятся следующие сведения о личности гражданина: В паспорте производятся отметки: По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:

О его группе крови и резус‑факторе — соответствующими учреждениями здравоохранения; Об идентификационном номере налогоплательщика — соответствующими налоговыми органами.

Срок действия паспорта гражданина: от 14 лет — до достижения 20‑летнего возраста; от 20 лет — до достижения 45‑летнего возраста; от 45 лет — бессрочно.

Какие документы надо оформить при смене места прописки сотрудника?

Если данные о месте прописки (регистрации) работника изначально указаны в трудовом договоре, то нужно подписать доп. соглашение к трудовому договору , указав в нем новые реквизиты работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1 к трудовому договору от 14 мая 2007 г.№ 475 г.

Москва 25.08.2010 Закрытое акционерное общество «Производственная » (ЗАО «ПФ «Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.№ 475 (далее — Трудовой договор) следующие изменения: 1. В связи с переменой работником места жительства внести изменения в в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора», изменить место регистрации Работника «г.

Москва , Преображенская площадь , дом 3» , на «125373, г.

Москва, бул. Яна Райниса, д

. 24, корп.

2, кв. 474» В книге вы найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу; реквизиты документов

. Также узнаете, как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников; узнаете все об архиве кадровых документов: от формирования дел до уничтожения документов. Рассмотрим экспертизу ценности документов, расскажем, что делать со старыми документами и как быстро наладить кадровый учет, или 20 нормативных актов, которые обязан знать каждый кадровик.

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами. 3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года.

Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон: Работодатель: Закрытое акционерное общество «Производственная » (ЗАО «ПФ»Мастер»») Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д

. 20 ИНН 7708123456,КПП770801001 р/с 40702810400000001111 в АКБ «Надежный» к/с 30101810400000000222 БИК 044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевна паспорт серии 46 02№545177 выдан УВД Воскресенского р-на Московской обл.

15.04.2002 Адрес регистрации: 125373, г.

Москва, бул. Яна Райниса, д

. 24, корп.

2, кв. 474 А.В. Львов В.Н. Зайцева Экземпляр дополнительного соглашения получил(а) В.Н

. Зайцева 25.08.2010 Изменения адреса работника также нужно отразить в личной карточке работника. #/document/130/50932/bssphr181/?step=58 Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить кадровые документы при изменении адреса организации

При изменении адреса организации кадровой службе необходимо: – заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками.

Это касается тех случаев, когда адрес организации указан в трудовом договоре в качестве уточнения места работы сотрудника или в реквизитах сторон ().

Подробнее о том, как это сделать, см. ; – внести новый адрес в шаблоны (бланки) кадровых документов, которые содержат такой реквизит ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного )

. Если смена адреса вызвана переездом работодателя в другой населенный пункт, то дополнительно кадровой службе необходимо оформить ().

Из ответа «» Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

здравствуйте, как оформить приказ на внесение данных нового паспорта в кадровый учет (генеральный директор поменял паспорт по достижения возраста 45 лет)?

Ответ на вопрос: Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что самостоятельно вносить изменения в ЕГРЮЛ при изменении паспортных данных участников или директора не нужно.

Налоговые инспекции сами обязаны отслеживать изменения паспортных данных участников и руководителей организаций и вносить соответствующие изменения в реестр (абз. 5 п. 4 ст. 5 Закона о государственной регистрации). При этом лучше периодически проверять по выпискам из ЕГРЮЛ актуальность паспортных данных, содержащихся в реестре.

Нельзя исключать, что сведения об изменении паспортных данных могут не поступить в налоговую инспекцию, например, по техническим причинам. А когда реестр содержит неактуальные данные, могут возникнуть сложности при открытии банковского счета или в работе с контрагентами

. При смене сотрудником паспорта внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при , то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в , если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Заявление работник пишет на имя лица, которое о имени работодателя заключал с ним трудовой договор: Совету директоров, единственному участнику (акционеру) и т.п.

Доп. соглашение с ним к трудовому договору будет подписано в том де порядке, что и заключался основной трудовой договор

. Если речь идет о иных документах, то вместо заявления он может подготовить поручение кадровику:

» В связи с изменением моих паспортных данных в срок до _______________ произведите внесение изменений в соответствующие кадровые документы»

.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника. Образец: Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И. Шкловец При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при , то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в , если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Алексей Крайнев, 16 декабря 2011 16 декабря 2011

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии

. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда

. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Ответ

Все документы оформляются текущим числом. Так как работник представил новый паспорт работодателю спустя год, то можно составить акт в присутствии не менее двух свидетелей о дате представления документов.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация

«.

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Когда могут меняться паспортные данные директора?

Учредитель или директор ООО — такой же человек, который подчиняется законодательству РФ. Так что причины получения нового паспорта или смены в нем данных общие для всех:

• Достижение возраста, когда документ требует продления и вклеивания новой фотографии (25 и 45 лет).
• Внесение корректировок в ФИО.
• Изменение гражданства или половой принадлежности.
• Порча, потеря или пропажа документа.

Кроме того, в документ могут вноситься данные:

• О заключении брака.
• При рождении детей.
• Прочие данные.

Смена паспортных данных директора или замена документа: что делать компании?

Изменение информации в паспорте и замена директора имеют в основе одни и те же последствия. Несмотря на неизменность руководителя, приходится проходить целый комплекс процедур:

1. Принятие решение о корректировках в едином госреестре юрлиц.

1. Оформление протокола общего собрания с соответствующим пояснением о смене паспортных данных директора ООО или участника компании.

1. Заполнение специального заявления (форма Р14001) с указанием новой информации о директоре. Дополнительные данные вносятся в лист «К». В нем указывается ФИО руководителя и его ИНН. Аналогичные данные прописываются и в листе «Р».

1. Предоставление документов нотариусу. Здесь потребуется:

• Протокол учредителей о создании ООО.
• Приказ о назначении руководителя.
• Заявление с решением о внесении корректировок в единый госреестр юрлиц.

1. Передача в ФНС заявления. При этом обращаться необходимо в территориальный орган, в котором проходила регистрация компании.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа. Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе. Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию. Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.