Может ли кадровик заверять копию паспорта, печать отдел кадров

Какие документы может заверять отдел кадров?

Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ОТВЕТ: Нет, не вправе.

Организация может удостоверить копии только тех документов, которые созданы в самой организации (подп.2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13).

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав).

В частности, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Таким образом, заверять по месту работы копии личных документов для представления в налоговые органы, банки, ЖЭСы и иные организации не допускается.

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

By Сергей Машков / 3rd Июнь, 2020 / Гражданское право / No Comments

Он устанавливает правила выдачи и свидетельствования копий по запросам физических лиц.

Рекомендации методические по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Основные правила

Текст копии должен быть понятным.
Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
Указать фамилию и инициалы заверяющего.
Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см.

Штамп «копия верна»

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;

«Инспектор отдела кадров» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах;
«Начальник отдела кадров» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах;
«Директор по персоналу» (размер 10 x 27 мм) — применяется для указания должности на документах.
Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы.

Печати и штампы, кадровая документация

Вид курсовая работа Язык русский Дата добавления 29.01.2014 Размер файла 165,5 K Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на https://www.allbest.ru/ План печать штамп кадровый 1. Виды и порядок применения печатей и штампов 1.1 Понятие и классификация печатей и штампов 1.2 Нормативно-правовое регулирование изготовления, хранения и использование печатей и штампов 1.3 Использование Герба РФ в производстве и изготовлении печати 1.4 Основные требования и способы изготовления печатей и штампов 1.5 Использование и хранение печатей и штампов 1.6 Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов 2. Унификация и стандартизация кадровой документации 2.1 Отдел кадров 2.2 Состав кадровой документации 2.3 Трудовая книжка Список используемой литературы 1.

Специалист отдела кадров может заверять копии документов от имени организации?

Что касается арбитражного процесса, то АПК РФ прямо предусматривает, что все представляемые копии должны быть надлежаще заверены, иначе суд может их не принять. При этом основными действующими лицами хозяйственных споров являются ЮЛ и ИП, поэтому проблем с заверением обычно не возникает.

Во всяком случае лучше заранее позаботиться о качестве копий, представляемых в материалы судебного дела, т. к. в дальнейшем возможно оспаривание принятых актов, и доказательства будут перепроверять другие инстанции.

Дальнейшие возможные изменения в трудовом законодательстве

Законодательство Российской Федерации все время видоизменяется, адаптируется под окружающие реалии. Это касается всех сфер деятельности, в том числе и трудовой. В ближайшем будущем власти страны рассматривают возможность отмены печатей, а также, вполне вероятно, и трудовых книжек в целом.

На сегодняшний день проектом занимается Министерство экономического развития, которое предлагает всем коммерческим предприятиям отказаться от проставления печатей в трудовых книжках. Таким образом, ожидается, что в дальнейшем регистрационная процедура любой частной компании будет сокращена, а также станет более дешевой.

В итоге деятельность всех отделов кадров может быть полностью реорганизована. При этом план проекта предусматривает данное нововведение относительно ООО и АО. Проблема в том, что в таком случае необходимо провести полную модернизацию трудового законодательства, поскольку трудовая книжка перестанет быть документом, фиксирующим трудовой стаж работника. Ведь этот работник может стать сотрудником как частного акционерного общества, так и организации, в которой в это же время будут вести документ. В итоге суть трудовой книжки будет утеряна, а для фиксации трудового стажа придется разработать совсем иную систему.

Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

Внимание

Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб. Если закон не обязывает вас получать удостоверение копии у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.

В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны. Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств.

Какие документы может заверять отдел кадров?

ВажноШтампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении N 2 и может содержать следующие колонки:

номер по порядку;
оттиск или эскиз штампа;
«получил» с датой и подписью;
«сдал» с датой и подписью;
примечание.

Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа.

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

ИнфоТК РФ отнесены:

приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении;
выписки из трудовой книжки;
справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
справки о периоде работы у данного работодателя.

Законодатель оставил данный перечень открытым, следовательно, работник может потребовать копию иного документа, прямо не оговоренного в ТК РФ, если считает, что этот документ содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Семинары все 29 июня 2020г. состоится семинар «Изменения в расчетах по оплате труда.

Актуальные и сложные вопросы». Автор и ведущий семинара Шайдурова Наталья Викторовна, профессиональный бухгалтер, бухгалтер-эксперт, практикующий главный бухгалтер, владелец и руководитель консалтинговой фирмы. Подробнее…

Регламентируем использование штампов в работе кадровика

Кадровик.ру», 2012, N 11 В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации. Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные.

Образец печати для документов отдела персонала

Однако гражданское законодательство уделяет немного внимания данному вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в ГК РФ), которая обязывала бы все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в специальных законах о конкретных организационно-правовых формах юридических лиц.В статье 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и в статье 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» содержится требование к ООО и АО иметь круглую печать, которая должна содержать фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Как правило, на печати юридического лица, помимо полного фирменного наименования и места нахождения, указывается также ОГРН.

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец

Инструкция разработана в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования», утвержденным на основании Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании», и законодательством Российской Федерации.

2. Изготовление и использование штампов 2.1. Штампы применяются для облегчения процесса учета, регистрации, составления и оформления документов, других отметок справочного характера. В случае изготовления дубликата штампа на оттиске проставляется буква «Д» с записью через дефис порядкового номера дубликата. 2.2. Изготовление штампов, необходимых для обеспечения деятельности организации и его структурных подразделений, производится по заявкам руководителей структурных подразделений, которые согласовываются решением генерального директора организации. 2.3.

Требования к оформлению документов» https://www.1kadry.ru/#/document/99/901872749/?step=106. Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г.

dtpstory.ru

— — Печать для отдела кадров на каких документов можно ставить По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров. Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр.

56)*. Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати. Применение печатей Вид печати Основание Применение гербовых печатей Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.

Рекомендуем прочесть: Госпошлина водительские права мфц

Что такое печать отдела кадров

Зачем «потеснили» круглую печать?

6 апреля 2020 года был подписан Федеральный закон № 82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Правовой акт вступил в силу с момента публикации, с 7 апреля 2015-го. Основной его посыл: с данной даты организации (АО и ООО) могут принимать самостоятельные решения, иметь ли им печати.

Отказываться от привычного непросто психологически, к тому же, печать, согласно российским же законам, является обязательной для оборота документов строгой отчетности, в том числе, отчетов для налоговой и пр. Прежде чем разобраться, как это новшество повлияет на заполнение трудовых книжек, требуется ли сейчас печать в трудовой книжке при приеме на работу, добавим ясности в вопрос мотивации законодателей.

В заключении правового управления Совета Федерации на вышеупомянутый закон сказано, что его правовым последствием должно стать упрощение делового документооборота «с учетом повсеместного увеличения использования электронной подписи».

Можно ли ставить в трудовую книжку печать отдела кадров

ВажноВ отличие от прежней редакции указанного пункта Правил ведения трудовых книжек, действовавшей до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 01.03.2008 г. № 132, новая редакция не устанавливает тождественности между понятиями «печать работодателя» и «печать кадровой службы работодателя», используя только одно из них. Исходя из характера изменения и дополнений, внесенных в Правила ведения трудовых книжек названным постановлением Правительства Российской Федерации, они направлены на приведение норм Правил ведения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации в части использования единого понятия «работодатель» вместо понятия «организация». При внесении изменений в пункт 35 Правил ведения трудовых книжек, очевидно, исходили из того, что у работодателей-физических лиц, перечисленных в аб. 2 ч. 5 ст. Таким образом, даже опытные работники отдела кадров иногда не имеют представления о том, что делать с этой ошибкой, как исправить или аннулировать допущенную запись. Понятно, что оставить неправильно проставленный штамп в книжке и не обращать в дальнейшем на него внимание нельзя. Дело в том, что в будущем при начислении пенсии сотрудниками Пенсионного фонда могут возникнуть спорные вопросы. Некоторые эксперты предлагают исправлять подобные ошибки таким же образом, как и неправильно указанные сведения о работе, например, имя сотрудника или его должность. Алгоритм исправления может быть следующий. Рядом с печатью ставится запись о том, что печать проставлена неправильно, причем нужно указать порядковый номер за последней печатью.

Приказ о заверении копий кадровых документов

Однако вныне существующих федеральных законах попросту отсутствует требование использования печати для заверения записей в трудовой книжке. Значит, нет и такой строгой правовой обязанности?

Но в подзаконных актах, действительных на данный момент, прописаны положения, обязывающие компании ставить печать на титульном листе, также требуется печать в трудовой книжке при увольнении. Вот эти акты:

аб. 2 п. 2.2, аб. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003;
аб. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003;
Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1.

Получается, что правила, предписанные Рострудом, противоречат новому ФЗ. К тому же, и работодатели, и их сотрудники, пока что с недоверием относятся к идее отсутствия печатей в трудовой книжке. Это, считают многие, снижает «вес» документа и дает почву для злоупотреблений.

ЗАКАЗАТЬ ИЗГОТОВЛЕНИЕ ШТАМПА ОНЛАЙН

Нажмите, чтобы открылась ФОРМА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ЗАКАЗА ОНЛАЙН Закрыть Заказать прямоугольный штампЗаказать круглую печатьЗаказать подпись факсимиле Отправьте лист размером А4 с отсканированным изображением 300-600 точек на дюйм (не обрезая изображения под размер печати), формат изображения может быть JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF, PDF лучше всего в векторе: AI, EPS, CDR

Обратите внимание: у сканера по умолчанию стоит разрешение 150 dpi, нам нужно 300-600 dpi

Отправьте лист размером А4 с отсканированным изображением 300-600 точек на дюйм (не обрезая изображения под размер печати), формат изображения может быть JPG, PNG, BMP, TIFF, GIF, PDF лучше всего в векторе: AI, EPS, CDR

Обратите внимание: у сканера по умолчанию стоит разрешение 150 dpi, нам нужно 300-600 dpi

Некоторые эксперты считают, что отсутствие печати на первой странице книжки при ее заполнении не является ошибкой, поскольку это недостаточное основание, чтобы в дальнейшем признать ее недействительной. И все же данную ситуацию стоит исправить во избежание проблем в будущем. Если местонахождение компании, в которой должны были поставить первую печать, неизвестно, юристы рекомендуют обратиться к сотрудникам городского архива. Здесь хранится вся информация об искомой организации. Поэтому можно запросить копию приказа о трудоустройстве работника в данную организацию либо обратиться в суд с требованием установить тот факт, что человек был сотрудником этой компании. После установления местонахождения фирмы при обращении к директору последний не должен отказать в качественном и должном оформлении трудовой книжки. При этом на первой странице по закону ставится печать компании, а не отдела кадров.

Разъяснения Минтруда

Нужна ли печать в трудовой книжке? Двусмысленность ситуации решило исправить Министерство труда. Его специалисты разработали проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек». Корректировки предлагается внести в подпункты 2 и 3 пункт 2 Инструкции. На основании данных изменений Минтруд составил также проект разъяснения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления их бланков и обеспечения ими работодателей.

Пока эти документы имеются лишь в форме проектов. Но, поскольку сам-то закон уже вступил в силу, то и применять его можно, не дожидаясь детализации пояснений. Если работодатель в принципе заинтересован в таком упрощении документооборота.

Итак, коротко, вчем суть пояснений Министерства?

если у организации нет собственной печати, то и наличие оттисков на первой странице трудовой книжки не требуется;
то же самое правило действует и в отношении заверения записи об увольнении (прекращении трудового договора): есть печать — ставится, нет печати у компании — оттиск не нужен;
адекватной заменой печати с 7 апреля 2020 года считаются подписи сторон: работодателя (либо его доверенного лица) и работника, заверяющие записи, произведенные за время работы в данной организации.

Бухгалтерия и отдел кадров. Разделяем и властвуем?

СИТУАЦИЯ

Практически в каждой более-менее крупной организации в качестве самостоятельных отделов сформированы отдел бухгалтерии и отдел кадров. Часть профессиональных задач они решают независимо друг от друга, однако есть вопросы, которые приходится решать сообща. Однако нередко возникают ситуации, когда распределение полномочий между отделами не урегулировано: сотрудники одного отдела уверены, что решать определенный вопрос должны сотрудники другого отдела, или наоборот — что они выполняют чужие функции. Рассмотрим ситуации, в которых возникают вопросы между бухгалтерией и отделом кадров в части разделения обязанностей.

О ХРАНЕНИИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила)[1], с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — ведет и хранит бухгалтерия (п. 41 Правил);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — ведет отдел кадров (или иное подразделение, оформляющее прием и увольнение работников), где она и хранится (п. 41 Правил).

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил). За ненадлежащее оформление работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Судебная практика

Юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, с назначением административного наказания в виде административного штрафа в размере 45 000 руб. Одно из нарушений выразилось в том, что книга учета движения трудовых книжек в них не была скреплена сургучной печатью (не опломбирована). Нарушитель не смог оспорить в суде решение о привлечении к ответственности.

Решение Московского городского суда от 04.03.2015 по делу № 7-1753[2]

Суд не признает нарушение Правил малозначительным деянием и не применяет ст. 2.9 КоАП РФ, согласно нормам которой лицо, совершившее административное правонарушение, может быть освобождено от административной ответственности и ограничиться устным замечанием[3].

Согласно абзацу 2 п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При наличии в организации отдела кадров ответственным назначается руководитель и/или должностные лица отдела кадров.

Пустые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (абзац 1 п. 42 Правил). Они подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (абзац 2 п. 42 Правил).

Отсюда следует: поскольку бланки каждый раз выдаются ответственному лицу по заявке и отчет представляется в бухгалтерию, они могут храниться в бухгалтерии и выдаваться небольшими партиями в отдел кадров либо, в соответствии с заявкой, могут быть сразу выданы все закупленные бланки, которые в дальнейшем будут храниться в сейфе отдела кадров.

Примечание научного редактора

Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей в них не являются бухгалтерскими документами, целесообразно все приобретенные бланки сразу выдавать кадровикам. Правомерность именно такого подхода (нужно отметить, что именно он применяется практиками) подтверждается абзацем 2 п. 42 Правил, согласно которому в ежемесячных отчетах ответственное лицо должно указывать сведения о наличии у него бланков. Таким образом, в отчете следует указать количество выданных и оставшихся бланков, а также необходимость закупки новых (либо отсутствие таковой).

Процедура оформления трудовой книжки работнику, впервые принимаемому на работу, законодательно четко регламентирована — прием бланка от самого работника и оформление трудовой книжки на таком бланке противоречат законодательству.

В случае проверки государственный инспектор труда сможет выявить применяемую работодателем «упрощенную» схему путем сличения записей в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и подвергнуть за это работодателя административному наказанию по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, такая трудовая книжка может быть признана недействительной.

О КОМПЕНСАЦИИ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО ОТПУСКА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Кто обязан подсчитать количество дней отпуска, подлежащих компенсации, и на основании чего делать расчет бухгалтерии?

Обязанность подсчитать количество дней неиспользованного отпуска возлагается на отдел кадров (именно он ведет подсчет стажа для начисления отпусков) или, соответственно, лицо, на которое возложены обязанности по ведению кадрового учета. Если таким лицом является секретарь, то совершенно очевидно, что обязанности по подсчету дней отпуска и расчету компенсации за отпуск будут распределены между кадровиком и бухгалтером. Если же обязанности по ведению кадрового учета возложены на бухгалтера, выполнять обе функции будет он.

К СВЕДЕНИЮ

Пунктом 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 года № 169 (в ред. от 20.04.2010), предусмотрено, что при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. При этом при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 «О порядке определения количества календарных дней неиспользованного отпуска»).

Риск ошибиться в подсчетах (и тем самым привести к судебному спору с работником) может возникнуть как при расчете кадровиками дней для компенсации, так и при расчете бухгалтерами суммы для ее оплаты[4].

О ПРИМЕНЕНИИ ПЕЧАТИ

После вступления в силу 07.04.2015 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества теперь не обязаны иметь печать[5]:

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 2. Основные положения об акционерных обществах

[…]

7. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Несмотря на такую свободу действий, подавляющее большинство организаций не отказались от использования печати.

Словарь

Печать — это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Рекомендуется заверять печатью документы, имеющие доказательственное значение, которые работодатель оформляет работникам для предоставления третьим лицам, в частности:

трудовую книжку — титульный лист, а также записи о работе, которые при увольнении заверяются подписью работодателя и печатью (п. 35 Правил);
копии документов и выписки из них;
справки с места работы (см., например, Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н в части оформления справки о сумме заработной платы и др.);
доверенность (во многих случаях она может оказаться нужна: см. ст. 185.1 ГК РФ и разъяснения, данные в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 2 (2015), утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015);
архивные справки.

На некоторые документы необходимо ставить основную печать (как правило, находится в бухгалтерии), на другие — можно ставить печать отдела кадров (то есть печать организации с дополнительной пометой о ее применении отделом кадров; находится в кадровой службе).

В соответствии с локальным нормативным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) определяется перечень отделов и ответственных лиц, которым передаются для использования в работе соответствующие печати.

Неправильное хранение печати или обращение с ней в противоречие требований локального акта работодателя может стать основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, что в конечном итоге может повлечь увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). И оспорить это увольнение, равно как и приказы, послужившие основанием к увольнению по названному основанию, непросто.

Судебная практика

Рассматривая спор, причиной которого стало увольнение работника С. по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, суд не признал приказ о наказании, связанный с неисполнением требований локальных актов работодателя в отношении хранения печатей, незаконным. Согласно установленным судом обстоятельствам пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они централизованно уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале (п. 8.3.9 Временной инструкции работодателя).

Однако С., который несет персональную ответственность за хранение и использование печатей и штампов, имея информацию о наличии гербовой печати в бухгалтерии отделения, при централизованной сдаче печатей и штампов не проинформировал филиал о том, что не все печати им сданы и по каким основаниям, а также по выходу из отпуска работника, которому эта печать передана в использование, не принял мер по ее изъятию и последующей передаче филиалу, тем самым допустив нарушение возложенных на него должностных обязанностей.

Изучив обстоятельства дела, суд пришел к выводу о законности увольнения работника по вышеназванному основанию и его иск о признании увольнения незаконным не удовлетворил.

Определение Верховного Суда РФ от 29.07.2011 № 5-Г11-124

Выводы:

Функции бухгалтерии и отдела кадров нужно разделять. Совмещение, как правило, оправданно только в том случае, если в организации работают всего несколько человек.
Неисполнение своих обязанностей работниками бухгалтерии или отдела кадров, связанных с кадровой работой (оформление расчета работника при увольнении или оформление трудовой книжки), влечет для работодателя риск привлечения к административной ответственности, а для этих должностных лиц — к дисциплинарной ответственности.
В расчетах компенсации работникам за неиспользованный отпуск ошибки одинаково присущи как бухгалтерии, так и отделу кадров. При совмещении этих функций в обязанностях одного лица риск данных ошибок увеличивается.
Хранить печати в организациях, где они используются по требованию закона или по решению руководителя организации, рекомендуется в разных местах — в зависимости от назначения. В этом случае минимизируется риск их одновременной утраты, а также злоупотребления в использовании.

Приложение

[1] Памятка документов, которые помогут в работе с кадровым составом организации (для бухгалтерии и отдела кадров), — в приложении на с … .

[2] См. также решение Московского городского суда от 24.06.2015 по делу № 7-6559.

[3] Решение Свердловского областного суда от 15.10.2014 по делу № 72-773/2014.

[4] Определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.04.2013 № 33-3139/2013; Апелляционное определение Камчатского краевого суда от 04.07.2013 по делу № 33-951/2013.

[5] Пункт 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».