Опубликовано:
13 Декабрь 2014 |
Автор:
Евгений Сахаров |
Категория:
Uncategorized |
Метки:
email-маркетинг, коммерческое предложение, пошаговое руководство | Комментарии (1) Если вы работаете с «холодным» кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение. И, скорее всего, не по обычной почте, а по e-mail в формате PDF, DOC и т. д.
Но есть проблема. Мало кто отважится открыть вложенный файл от незнакомого человека.
Как раз для этих целей и пишется сопроводительный текст, то есть сообщение в теле письма, мотивирующее к открытию вложения.
Узнайте, как составить цепляющее сопроводительное письмо к вашему коммерческому предложению.
Зачем нужно?
Основное назначение сопроводительного письма:
- Кратко ознакомить с содержанием КП и побудить адресата ознакомиться с документом поподробнее.
- Не загромождать коммерческое предложение ненужной вводной и приветственной информацией.
К сопроводительному письму могут прилагаться:
- каталоги продукции;
- расценки на услуги;
- сроки проведения официальных мероприятий компании и др.
Сопроводительное письмо очень важно, если рассылкой предложений.
Как правило, никто не открывает приложенные файлы в таких письмах, а сразу их удаляет. Грамотно составленное СП должно побудить адресата уделить вашему предложению немного внимания. У получателя должно появиться желание потратить несколько минут на ознакомление с присланным материалом.
Также неправильно отказываться от составления СП, если с получателем предложения была достигнута устная договоренность по телефону или в ходе личной встречи. Помните, что через несколько часов после удачных переговоров у потенциального заказчика может вылететь из головы суть этих переговоров, или он может вообще забыть об этом разговоре. Его займут другие дела и заботы, и на полученное письмо без сопроводительного письма он просто не обратит внимания.
Такое письмо затеряется в десятках других писем. Даже напоминание при личной встрече или по телефону не всегда даёт результат.
Именно сопроводительное письмо должно не допустить, чтобы ваше предложение затерялось, и побудить потенциального партнёра скорее с ним ознакомиться.
Изучение целевой аудитории – важный этап при работе над коммерческим предложением
Когда я работал над КП для крупного поставщика химической и строительной продукции, я смотрел отзывы на сайтах-отзовиках об их конкурентах.
Что мне дали эти отзывы?
- Когда компания продает несколько десятков видов кабеля, названия у которых отличаются только одной буквой или цифрой, часто покупатели получает не совсем то, что заказывали. Похожую продукцию, но другую. Неподходящую для их задач.
- Покупатели часто недовольны процессом возврата некачественного товара. Он долгий и трудоемкий. Во многих случаях вообще невозможный.
- Покупатели, которые уже как бы договорились о покупке, могут долго (иногда неделями) ждать счет для оплаты.
- Срок доставки часто существенно дольше, чем обещают на сайте.
- Компании часто врут о том, что продукция сертифицирована.
Во что превратилась эта информация, когда был готов текст для КП?
Два небольших отрывка из готового коммерческого предложения на поставку строительной продукции:
У нас склады в Москве и Питере. Это означает, что заказанный товар в этих городах вы получаете быстро. Не мгновенно, но в разы (иногда в десятки раз) быстрее, чем при покупке у мелких компаний, которые экономят на аренде складов. С нами вы ждете день, с другими – недели.
«Компания N» работает напрямую с заводами-изготовителями. Да, знаю. Все говорят про работу напрямую. Мы можем подтвердить это заявление документами, ценами (меньше посредников, меньше наценка), скоростью доставки, да, в принципе, любыми другими доказательствами. Это правда, и при сотрудничестве с нами, вы это заметите.
Как правильно написать?
Как же составить данный документ? Сопроводительное письмо можно писать в произвольной форме, но есть общие требования по содержанию, как то:
- Обращение. Лучше начинать письмо с приветствия к конкретному человеку. Это не создаст видимости массовой рассылки. После приветствия представьтесь.
- Презентация компании. Кратко расскажите о своей компании. Перечислите её качества (15 лет на рынке, большой опыт и прочее).
- Услуги. Презентуйте услуги или товары компании.
- Преимущества. Расскажите, чем ваши услуги лучше, чем у конкурентов. Преимущества сотрудничества и особые условия.
- Окончание. Заканчивается сопроводительное письмо вежливой подписью отправителя: «С уважением, … (должность, наименование компании и ФИО отправителя)».
Описание преимуществ и выгод – краеугольный камень всего сопроводительного письма. Уделите этому разделу максимум внимания. Заинтересовать потенциального партнера выгодными условиями, это важный шаг для возможности дальнейшего сотрудничества.
Требования к сопроводительному письму
Сопроводительное письмо обычно прилагается к коммерческому предложению, маркетинг-киту или иному документу, презентующему товары или услуги потенциальному клиенту. Казалось бы, что тут сложного? Написать небольшой текст в два-три абзаца и рассказать кратко самую суть. Но многие не знают, как это сделать, поэтому совершают две ошибки:
- отправляют предложение без сопроводительное письмо и тогда возникает риск, что письмо отправят в спам
- пишут длинно и путанно, что отбивает желание прочесть само коммерческое предложение
Цель сопроводительного письма к коммерческому предложению —заинтересовать клиента. Для этого надо:
- привлечь внимание
- решить проблему
- подтолкнуть перейти его по ссылке (совершить действие)
Пример текста
Ниже приведён пример такого письма, нужного перед отправкой особого предложения:
Добрый день, уважаемый ______________________! Вас приветствует компания ООО _________________, г. Москва – эксклюзивный представитель __________________________________________________________ на территории России. Предлагаем Вам выгодные условия сотрудничества. Мы предлагаем:
- продукцию высочайшего качества;
- лучшие цены;
- скидки и отсрочки;
- оперативную доставку.
Во вложениях Вы найдете прайс, презентацию продукции и подробные условия работы с нашей компанией. По любым возникшим вопросам обращайтесь по телефону: _________________. С уважением, региональный менеджер ООО _________________
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
У сопроводительного письма могут быть разные цели. Оно может дополнять какую-то информацию, извещать о чем либо или пояснять неясности. Мы предлагаем вам узнать о таких видах СП: к резюме и декларации, в различные компании, в ФСС и к пакету документов. Также для вас мы подготовили статьи, в которых вы найдете подробную инструкцию по составлению данного документа к акту, для работодателя и в ПФР.
Правила переговоров: как писать электронные письма — Офтоп на vc.ru
Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.
Переписка
Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.
Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.
Чтобы информация не искажалась, её нужно подавать чётко
Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.
Тема письма
Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.
Приветствие
Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие.
Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма.
В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.
Вступление
Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.
Основное содержание
Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.
https://youtu.be/8148tjtAv6g
У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.
Вывод и вопросы собеседнику
Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.
Подпись
Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.
Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.
Частый случай — письма из одного слова с многоэтажной подписью
Файлы во вложении
Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.
Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.
Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.
Этика
Этика переписки держится на здравом смысле и контексте. То, каким языком пишется письмо, зависит от того, кто его получит. Если собеседник нам не знаком — пишем нейтрально, уважительно. Будь проще и конкретнее. И жми «Ответить всем», когда в копии несколько человек.
Время ответа на письмо
Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.
Профессиональная лексика
Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию.
Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.
Общение с коллегами
Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять.
Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать.
То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.
Конфликты
Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.
Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.
Эмоции
Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.
Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.
Мусорные слова
Максим Ильяхов написал о инфостиле и сделал сайт, помогающий очистить текст от мусора. Ориентироваться можно, но это не панацея. Не стоит бездумно принимать инфостиль на веру. Если текст не читается, не имеет разницы, сколько у него баллов по «Главреду».
Резюме
- Будь проще, пиши понятно.
- Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
- Не выясняй отношения по электронной почте.
- Почисти подпись.
Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.
Написать
Источник: https://vc.ru/flood/33685-pravila-peregovorov-kak-pisat-elektronnye-pisma
