Кардинально пересмотрели сроки хранения документов по охране труда. Новые правила нужно применять уже с 21 февраля 2020 года. Если уничтожить документы раньше срока, то госорганы посчитают, что документы не оформляли, либо привлекут к ответственности по статье 13.20 КоАП.
| Вид документа | Срок хранения | Основание по Перечню, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Общие документы | ||
| Коллективные договоры | Постоянно Присланные для сведения – до минования надобности | Пункт 386 |
| Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения | Постоянно | Пункт 385 |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | Пункт 19 | |
| · по основной (профильной) деятельности | Постоянно Присланные для сведения – до минования надобности В организациях, которые не комплектуют государственные и муниципальные архивы – до ликвидации организации | |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений | 5 лет Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности | Пункт 21 |
| Документы по специальной оценке условий труда (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, отчет о проведении спецоценки, карты специальной оценки условий труда): | Пункт 407 | |
| по месту проведения | 45 лет При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года | |
| в других организациях | 5 лет после истечения срока действия сертификата | |
| Правила, инструкции, регламенты: | Пункт 8 | |
| по месту утверждения | Постоянно | |
| в других организациях | 1 год после замены новыми | |
| Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета: | Пункт 335 | |
| годовые и с большей периодичностью, единовременные | Постоянно | |
| полугодовые, квартальные | 5 лет, при отсутствии годовых – постоянно | |
| месячные | 3 года, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных – постоянно | |
| декадные, еженедельные | 1 год | |
| Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет после истечения срока действия сертификата | Пункт 408 |
| Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет | Пункт 430 |
Вредные условия труда
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
При вредных и опасных условиях труда – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
после закрытия наряда-допуска
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
после закрытия нарядов-допусков
При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
Как правильно оформить журнал учета выдачи удостоверений по ОТ
Форма такого журнала законом не регламентирована, поэтому его можно оформить в виде обычной отпечатанной в типографии книги формата А4 (с учетом ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.8‑2013).
Все графы в журнале должны заполняться, пропуски строк и помарки недопустимы. Исправления могут делаться обычным в делопроизводстве способом — путем зачеркивания и написания рядом правильной надписи с заверкой подписью работника, ответственного за ведение журнала.
Перед началом заполнения все страницы журнала надо пронумеровать, начиная с титула, и прошить. На титульном листе указываются название предприятия, даты начала и окончания его ведения.
Внутри журнал разграфляется таким образом, чтобы была возможность указать:
- дату оформления удостоверения;
- номер;
- Ф. И. О. сотрудника, которому выдается удостоверение;
- должность;
- место работы (структурное подразделение, отдел);
- примечания.
Обучение по охране труда
Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии
Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.
Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе. Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации.
Это журналы:
- Регистрации:
- Вводного инструктажа по ОТ — согласно ст. 212, 225 ТК РФ и Порядку обучения, утв. совместным постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29, содержит информацию о вновь принятых сотрудниках, с которыми был проведен инструктаж, инструкторе (с указанием должностей), дате проведения, при этом каждая запись заверяется подписями инструктора и инструктируемого. Форма журнала приведена в приложении А4 к ГОСТ 12.0.004-2015.
- Первичного (повторного, внепланового и т. д.) инструктажа по ОТ на рабочем месте — согласно ст. 225 ТК и названному Порядку, содержит информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный непосредственным руководителем подразделения. Инструктаж завершается устной проверкой знаний. По завершении инструктажа в журнале ставится отметка о предоставлении допуска к самостоятельной работе.
- Несчастных случаев на производстве — форма данного регистра под № 9 утверждена постановлением Минтруда «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2002 № 73. Сюда специалист службы ОТ вносит сведения о случившихся на предприятии несчастных случаях после проведения служебной проверки по каждому из них.
- Противопожарного вводного инструктажа — в этот журнал вносятся сведения по результатам инструктажа, проведенного со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Ведение поручается специалисту, отвечающему за пожарную безопасность на предприятии.
- Учета:
- Инструкций по ОТ. Специалистам, которым поручено ведение этого регистра, рекомендуется присваивать каждой инструкции по ОТ свой уникальный номер, в наименовании следует указывать службу, для которой инструкция была создана. При разработке журнала можно брать за основу форму из приложения № 9 к методическим рекомендациям, утв. постановлением Минтруда от 17.12.2002 № 80.
- Выдачи сотрудникам инструкций по ОТ — данный регистр необходим для фиксации всех фактов выдачи инструкций по ОТ сотрудникам для ознакомления. В качестве образца рекомендуется использовать форму из приложения № 10 к упомянутым выше методическим рекомендациям.
- Обучения по ОТ — здесь отражаются факты периодического прохождения инструктажа (производится учет посещения таких мероприятий, объема и содержания доведенной до сотрудников информации).
- Присвоения I-й группы по электробезопасности персоналу, не связанному с обслуживанием электротехники, в котором фиксируются результаты прохождения соответствующего инструктажа. Заполнение такого журнала обычно поручают сотруднику, который имеет 3-ю группу по электрической безопасности. Группы допуска к работе с электрооборудованием указаны в приложении № 1 к правилам по охране труда, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н.
- Проверки знаний по электробезопасности — он нужен для фиксации результатов проверок электротехнического персонала. В качестве образца используется форма из приложения № 6 к правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н (далее по тексту — Правила).
- Первичных средств тушения пожаров — в нем отображаются сведения о проведении проверки средств тушения пожаров.
- Проверок со стороны надзирающих и контролирующих органов по соблюдению норм по ОТ. В качестве типовой рекомендуется использовать форму из приложения № 4 к приказу Минэкономразвития «О реализации положений…» от 30.04.2009 № 141.
- В отдельных регионах список расширяется. К примеру, в Амурской области дополнительно требуется ведение журналов 1-й и 2-й ступеней контролирования условий труда на предприятии. Речь идет о трехступенчатом контроле, осуществляемом при помощи фиксации данных в соответствующем регистре, в котором отображаются сведения о ежедневном (еженедельном) осмотре рабочих мест с целью выявления недостатков системы ОТ на предприятии. 3-я ступень оформляется специальным актом, который составляет действующая на предприятии комиссия по охране труда (постановление правительства Амурской области от 06.06.2009 № 244).
В соответствии со спецификой производственных процессов на предприятиях также могут использоваться журналы:
- Учета:
- Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
- Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
- Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2003 № 261.
- Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
- Регистрации:
- допусков к выполнению работ повышенной опасности;
- испытаний СИЗ;
- профзаболеваний;
- огневых работ.
Организация охраны труда не ограничивается оформлением полного комплекта журналов по ОТ. Это сложный и трудоемкий процесс, призванный обеспечить соблюдение всех нормативных актов по ОТ. Ничего не упустить и тем самым избежать штрафов за нарушение законодательства позволит Путеводитель КонсультантПлюс. Воспользовавшись пробным бесплатным доступом, с материалом могут ознакомиться даже те, у кого пока нет доступа к системе.
Медосмотр
Какой срок хранения журнала вводного инструктажа – СИЗ, нормы, инструкции
Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.
Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда
Когда документы можно не хранить
Итоги
Правила заполнения журнала регистрации инструктажа на рабочем месте
На обложке (титульном листе) журнала указывают:
- наименование организации;
- наименование подразделения (цех, участок, служба, отдел, лаборатория);
- даты начала и окончания ведения журнала.
Так как на рабочем месте проводится несколько видов инструктажа, допустимо журнал разделить по страницам. Например:
1-10 – первичный инструктаж на рабочем месте; 11- 30- стажировка; 31-50- повторный инструктаж; 51-60- внеплановый инструктаж; 61-65- целевой инструктаж.
Запись в журнале делается лицом, проводившим инструктаж. Записи должны располагаться в хронологическом порядке.
Первичный инструктаж
Проводится до начала его производственной деятельности:
- со всеми вновь принятыми на работу в организацию работниками, включая работников, выполняющих работу на условиях трудового договора, заключенного на срок до двух месяцев или на период выполнения сезонных работ, в свободное от основной работы время (совместители), а также на дому (надомники) с использованием материалов, инструментов и механизмов, выделяемых работодателем или приобретаемых ими за свой счет;
- с работниками организации, переведенными в установленном порядке из другого структурного подразделения, либо работниками, которым поручается выполнение новой для них работы;
- с командированными работниками сторонних организаций;
- со студентами и учащимися образовательных учреждений соответствующих уровней, проходящими производственную практику (практические занятия), и другими лицами, участвующими в производственной деятельности организации.
Первичный инструктаж на рабочем месте проводится непосредственными руководителями по программам, разработанным и утвержденным в установленном порядке в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкцией по охране труда, технической и эксплуатационной документацией. Поэтому в графе 6 на них делается ссылка, а так же в этой графе делается заключение: инструктаж усвоен, работник допущен к работе или к стажировке. Если стажировка ему не нужна, делается запись «без стажировки». Если нужна, назначается руководитель стажировки (из числа опытных работников, со стажем работы не менее 3 лет).
Источник: https://rossiz.ru/kakoy-srok-hraneniya-zhurnala-vvodnogo-instruktazha/
Выдача СИЗ и молока
При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 лет, если закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет – если после 1 января 2003 года
Травматизм и профзаболевания
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
после прекращения обязательств по договору
Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
Правила заполнения журнала по ОТ, как прошнуровать журнал
До 01.03.2017 ведение и, соответственно, заполнение журналов по охране труда на предприятиях осуществлялось по стандарту ГОСТ 12.0.004-90. Теперь же используется порядок ведения журналов по ОТ, скорректированный с учетом требований ГОСТ 12.0.004-2015 (приказ Росстандарта «О введении в действие…» от 09.06.2016 № 600-ст).
Все страницы в журнале по ОТ должны быть пронумерованы, при том нумерация используется сквозная, начиная с титульного листа. На титульном листе, как правило, указываются наименование предприятия, структурного подразделения (службы, участка), даты начала и окончания ведения журнала.
Остатки нити после прошнуровывания всех страниц журнала необходимо вывести на последнюю страницу, зафиксировать и сверху заклеить листом бумаги, на котором надлежит указать, сколько страниц пронумеровано и прошнуровано. Надпись, сделанная на полоске бумаги, заклеивающей концы нити, должна быть заверена подписью руководителя предприятия и печатью (при наличии). При заверке печатью следует учесть, что ее оттиск должен отпечататься и на наклеенной полоске, и на последней странице прошнурованного журнала.
Пожарная безопасность
С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара – постоянно
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
после актуализации паспорта безопасности
после актуализации паспорта безопасности
Затем документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности
