При трудоустройстве на работу, помимо трудового, может заключаться и ученический договор, если работодатель планирует оплачивать обучение новых сотрудников, чтобы получить высококвалифицированные кадры. По условиям соглашения при увольнении раньше срока сотрудник обязан возместить затраты на обучение посредством удержания денег из его заработной платы.
Когда не оформляется ученический договор:
- Краткосрочные курсы повышения квалификации.
- Семинары.
- Однодневное обучение.
- Привлечение специалиста для лекций по собственной инициативе.
Что такое ученический договор?
Перед тем, как разбираться в основаниях для удержаний из зарплаты, нужно ознакомиться с понятием «ученического договора». Под ним подразумевается соглашение, заключаемое между работодателем и работником, ищущим работу, или с уже трудоустроенным сотрудником, если ему необходимо получить образование без отрыва или с отрывом от работы, но специализация по учебе и месту трудовой деятельности совпадает (ст. 198 ТК РФ).
Приведем пример, когда требуется составление ученического договора:
Начальник станции скорой медицинской помощи Ковалев С.А. хочет принять на работу фельдшера Попова Н.А., уже имеющего соответствующее образование. Ему требуется пройти курсы повышения квалификации длительностью в 3 месяца. Все это время он может трудиться с частичным отрывом от работы, т.к. график «день/ночь/48» позволяет одновременно учиться и выполнять трудовые функции.
У ССМП есть договор с образовательным медицинским учреждением, куда направляют медиков для профобучения. Попов Н.А. устроился на работу, а в дополнение к трудовому был заключен ученический договор, согласно которому он обязан пройти обучение и протрудиться у работодателя в течение трех лет после этого.
Документальное оформление
Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.
Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику организации для целей бухучета?
Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).
Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).
Как отражается в учете организации получение компенсации затрат на обучение?
Единственным основанием для удержания из зарплаты расходов на профподготовку является наличие ученического договора, который заключается в дополнение к трудовому. Если такового нет, работодатель не имеет права возмещать затраты принудительно или по заявлению самого сотрудника.
Несмотря на то, что ст. 137 ТК РФ накладывает определенные ограничения на удержание, в данной ситуации необходимо руководствоваться нормами ст. 249 ТК РФ, где расчет компенсации производится пропорционально отработанному времени.
Когда действуют ограничения:
- При выплаченном авансе, если сотрудник не отработал до конца месяца.
- Для возврата излишне уплаченных по ошибке сумм.
- При увольнении до конца года, если работник уже использовал оплачиваемый отпуск.
Бухгалтерские проводки
Для вычисления суммы удержания необходимо посчитать, сколько календарных дней сотрудник отработал после обучения и количество затраченных на него средств. Также составляются бухгалтерские проводки:
- Дебет 73, Кредит 91-1, где отражается общая задолженность работника.
- Дебет 70, Кредит 73, где показывается компенсирование расходов на обучение.
- Дебет 50, Кредит 73 – указывается внесение в кассу задолженности.
Важно помнить, что, в соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ, по приказу работодателя может взыскиваться компенсация, размер которой не превышает среднемесячного заработка сотрудника. Единоразово может удерживаться не более 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
«Для исчисления среднего заработка необходимо учитывать последние 12 календарных месяцев трудовой деятельности работника, а также среднемесячное число календарных дней» – говорит заведующий кафедрой трудового права Высшей школы экономики Ю.П. Орловский.
Порядок вычисления компенсации одинаков для организаций, работающих во всех отраслях, в т.ч. и бюджетной.
Обучение работника за счет работодателя
Работодатель может проводить обучение работников и кандидатов на работу, направляя их на подготовку, переподготовку и повышение квалификации. Где может производиться обучение: на самом предприятии или в учебном заведении? Кто оплачивает обучение? Обязан ли работник отработать какое-то время после обучения или может уволиться? Должен ли он в случае увольнения возмещать расходы на обучение?
Кто принимает решение о необходимости обучения?
В соответствии со статьей 118 Трудового кодекса Республики Казахстан необходимость и объем профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации для функционирования и развития организации определяются работодателем. Работник может выступать с предложением о направлении его на обучение, но решение принимается работодателем.
Формы обучения
Трудовой кодекс в статье 116 различает следующие формы обучения:
- профессиональная подготовка — форма профессионального обучения, направленного на развитие личности для приобретения новых или измененных профессиональных навыков, необходимых для выполнения определенного вида работ;
- переподготовка — форма профессионального обучения, позволяющая освоить другую профессию или специальность;
- повышение квалификации — форма профессионального обучения, позволяющая поддерживать, расширять, углублять и совершенствовать ранее приобретенные профессиональные знания, умения и навыки.
Договор обучения
Согласно статье 116 Трудового кодекса договор обучения — это письменное соглашение между работодателем и обучаемым об условиях профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
Договор обучения должен соответствовать требованиям, установленным статьей 144 Трудового кодекса, и обязательно должен содержать:
- указание на конкретную профессию, квалификацию, приобретаемую обучаемым;
- права и обязанности работодателя и обучаемого;
- срок обучения и срок отработки у работодателя после завершения обучения;
- порядок и случаи возмещения работодателю затрат, связанных с обучением, пропорционально недоработанному сроку отработки;
- гарантии и компенсационные выплаты, связанные с обучением;
- ответственность сторон.
Договор обучения может содержать и иные условия по соглашению сторон.
Кого может обучать работодатель?
Согласно статье 118 Трудового кодекса работодатель может проводить обучение как своих работников, так и иных лиц, не состоящих с ним в трудовых отношениях. Такие лица именуются «обучаемые».
Где проводится обучение?
Обучение проводится (статья 118 Трудового кодекса):
- непосредственно в организации;
- в организациях образования, реализующих образовательные программы технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования;
- в иных организациях, осуществляющих профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров.
Обучение в организациях образования
В соответствии со статьей 40 Закона Республики Казахстан «Об образовании» организациями образования являются юридические лица, которые реализуют одну или несколько образовательных учебных программ и (или) обеспечивают содержание и воспитание обучающихся, воспитанников. Деятельность организаций образования регулируется Законом «Об образовании», а также типовыми правилами деятельности организаций образования соответствующего типа и разработанными на их основе уставами. Право на ведение образовательной деятельности возникает у организаций образования с момента получения лицензии, если иное не предусмотрено законами.
Обучение в организации
Профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников в организации осуществляются самим работодателем. Им же определяются формы обучения. Общие требования к профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров в организации определяются Приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 28 декабря 2020 года № 1045 «Об утверждении общих требований, предъявляемых к профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров в организации».
Эти требования включают наличие:
- в Уставе (Положении) организации нормы по профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров для организаций, которые непосредственно проводят профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников;
- рабочих учебных планов и программ по профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров;
- учебников и учебно-методических комплексов по соответствующим профессиям (специальностям);
- договора обучения (письменного соглашения между работодателем и обучаемым об условиях профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации непосредственно в организации) или договора об оказании образовательных услуг (письменного соглашения между работодателем и организацией, реализующей образовательные программы дополнительного, технического и профессионального, послесреднего, высшего и послевузовского образования об условиях профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации).
Только при соблюдении указанных требований работодатель вправе самостоятельно проводить обучение.
Обязанность работника отработать после обучения
В соответствии с заключенным договором обучения по завершении профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации обучаемый обязан отработать у работодателя срок, согласованный сторонами в договоре. Отсутствие в договоре такого условия освобождает работника от обязанности отработки.
При разночтениях с другими документами (трудовым договором, внутренними правилами), принимается во внимание условия договора обучения.
Может ли работодатель отказать работнику, который решил уволиться, не отработав согласованный срок после обучения?
Такого права у работодателя нет, поскольку принудительный труд в силу требования статьи 7 Трудового кодекса запрещен. То есть работник имеет право уволиться в любом случае. В данном случае наступают последствия в виде обязанности работника возместить затраты по обучению.
Возмещение работником затрат, связанных с обучением
Согласно подпункту 11) пункта 1 статьи 23 Трудового кодекса работодатель имеет право на возмещение своих затрат, связанных с обучением работника, если это оговорено условиями договора об обучении.
Случаи и порядок возмещения затрат, связанных с обучением, в настоящее время Трудовым кодексом не регулируются.
В соответствии с пунктом 4 статьи 118 Трудового кодекса договор об обучении должен предусматривать срок отработки у работодателя после завершения обучения, а также порядок и случаи и случаи возмещения работодателю затрат, связанных с обучением, пропорционально недоработанному сроку отработки.
В связи с этим рекомендуется случаи и порядок возмещения затрат на обучение детально прописывать в договоре об обучении.
Как определяется размер затрат на обучение?
Во избежание споров размер затрат на обучение работника должен быть зафиксирован в договоре на обучение. В противном случае работодателю будет необходимо обосновать фактические расходы на обучение. Если в случае обучения в организации образования это сделать труда не составит, то в случае самостоятельного обучения документально подтвердить расходы не всегда возможно.
Неподтвержденные и необоснованные расходы по обучению работник оплачивать не должен.
Подлежащая оплате сумма должна компенсировать расходы именно на обучение работника. Нельзя, к примеру, включать в состав таких расходов расходы по командировке к месту обучения, поскольку в соответствии со статьей 127 Трудового кодекса такие расходы компенсируются работодателем. Неправомерным будет установление произвольного размера выплат в зависимости от неотработанного времени (например, 100 000 тенге в месяц).
Как взыскиваются затраты на обучение?
Для взыскания затрат на обучение, если работник их добровольно не возмещает, работодатель будет вынужден обратиться в суд. В соответствии с пунктом 2 статьи 115 Трудового кодекса производить удержания из заработной платы работника в счет погашения его задолженности перед работодателем можно только при наличии письменного согласия работника.
‹ Обучение работников. Повышение квалификации. Вверх Профессиональная подготовка лиц, не являющихся работниками организации ›
Как отражается удержание при налогообложении?
Предприятия, использующие общую систему налогообложения, должны вносить компенсацию в состав внереализованных доходов, если работник увольняется досрочно (ст. 250 НК РФ). В данном случае доход определяется как сумма возмещения на фактическую дату признания увольняющимся своей обязанности по уплате расходов перед работодателем. Если обязанность выплаты компенсации признается через суд, указывается дата вступления решения суда в силу.
Если используется кассовый метод, величина внереализованных доходов будет равна размеру удержаний из зарплаты, а датой признается день, когда компенсирование было произведено.
Рассмотрим подробный пример:
В марте ООО отправило на обучение сотрудницу, затратив 23 600 руб. С ней было оформлено соглашение, по условиям которого она должна отработать на предприятии не менее 12 месяцев. Работница окончила курсы 7 мая, а в декабре решила уволиться, подав заявление. Согласно условиям договора, она обязана компенсировать 7 177 руб.
Зарплата работницы за декабрь составила 25 000 руб., а работодатель имеет право удерживать не более 25%, т.е. только 4 350 руб., которые были вычтены при увольнении. Оставшиеся 2 827 руб. она внесла в кассу организации уже в январе.
