Код дохода 4800: в справке 2 НДФЛ, расшифровка и что значит

Облагаются ли суточные подоходным налогом?

Ст. 168 ТК РФ гласит, что работодатель, направивший специалиста в служебную поездку, обязан компенсировать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома, – выплатить суточные. Их размер устанавливается фирмой самостоятельно исходя из финансовых возможностей и представлений о справедливости. Он фиксируется во внутренних актах организации, например, в коллективном договоре.

Ст. 217 НК РФ, указывает, что суточные не облагаются НДФЛ при условии, что они не превышают следующие лимиты:

700 руб. – для поездок по стране;
2,5 тыс. руб. – для командировок за рубеж.

Ст. 217 НК РФ обязывает компанию удержать НДФЛ с командировочных сверх нормы. Для этого бухгалтер действует по следующему алгоритму:

Рассчитывает размер превышения выплаченных суточных над лимитами, указанными в НК РФ.
Определяет сумму НДФЛ, используя соответствующую ставку: 13% для резидентов РФ, 30% для нерезидентов.

Согласно положениям НК РФ, бухгалтер обязан рассчитать подоходный налог в течение месяца, когда был утвержден авансовый отчет, подготовленный командированным. НДФЛ удерживается со специалиста в момент ближайшей выплаты зарплаты и перечисляются в государственную казну не позднее дня, следующего за этой датой.

Сроки удержания НДФЛ с командировочных

Датой получения дохода для сверхнормативных суточных, как и для средней зарплаты за время пребывания в командировке – последний день месяца, в котором он был начислен.

Например, работник был в командировке с 02 по 08 сентября 2020 г., командировочные перечислены 27 августа. Значит, в последний день сентября – 30-е, ему нужно начислить зарплату исходя из средней за время, которое сотрудник провел в командировке, и рассчитать НДФЛ, а сверхнормативные суточные, перечисленные в августе относятся к доходу августа, но он относится как заранее выплаченный доход, который считается таковым после утверждения отчета по командировке, поэтому рассчитать НДФЛ нужно с ближайшей выплате зарплаты (например, аванс за сентябрь). Удержание НДФЛ производится в день выплаты дохода и перечисление – на следующий рабочий день.

Облагается ли НДФЛ стоимость проезда

Ст. 168 предписывает, что фирма-наниматель обязана компенсировать работнику стоимость проезда до места назначения. В ст. 217 НК РФ указывается, что обложение походным налогом не предусмотрено для следующих типов расходов:

стоимость билетов туда и обратно;
плата за провоз багажа;
проезд до аэропорта (вокзала), до места назначения в городе, куда командировали специалиста;
комиссионные сборы;
оплата услуг аэропорта.

Важно! Единственное условие для освобождения выплаченных сотруднику компенсаций от НДФЛ – документальное подтверждение понесенных расходов.

Например, если специалист передвигался на поезде, он представляет фирме-нанимателю билет. Если командировка предполагала перелет на самолете, можно приложить к авансовому отчету квитанцию электронного билета, скан паспорта с отметками о пересечении границы. Чтобы подтвердить расходы на такси, услуги аэропорта, нужно сохранить чеки, квитанции.

Обязанность работодателя начислить налог на командировочные расходы возникает в ситуации, если специалист не смог подтвердить их документально, но компенсацию выплатили. Бухгалтер исчисляет налог в месяце, когда утвердили авансовый отчет, и удерживает из ближайшей заработной платы специалиста.

Отдельного внимания заслуживает вопрос, облагается ли НДФЛ компенсация услуг ВИП-зала. Действующее законодательство не содержит каких-либо ограничений, запрещающих относить данный вид трат к транспортным расходам. На практике вопросы и претензии контролирующих структур не исключены, поэтому фирме лучше иметь объяснение, почему работнику потребовалось VIP-обслуживание в аэропорту. Например, руководитель проводил там переговоры, готовил срочную презентацию. Можно прописать правила относительно подобных издержек в коллективном договоре предприятия.

Берется ли в учет проезд сотрудника?

Руководство должно оплатить проезд в случае отправления сотрудника в командировку. Обложение налогом проезда не предусмотрено, если:

происходит покупка билетов в обе стороны в пределах страны;
при провозе багажа;
в случае оплат услуг аэропорта или дороги к нему;
идет выплата комиссионных сборов.

Чтобы освободить себя от денежной компенсации НДФЛ, необходимо документально подтвердить расходы на поездку, предъявив их в налоговый орган.

Облагаются ли НДФЛ расходы на проживание?

Согласно ст. 217 НК РФ, компенсация расходов на наем жилья на время командировки не облагается НДФЛ при условии, что траты, понесенные специалистом, подтверждены документально. Если он снимает гостиницу, потребуется БСО или чек, если арендует квартиру – договор с собственником и бумага об оплате.

Если документы оформлены некорректно или не представлены, компенсация освобождается от обложения подоходным налогом в рамках суточных лимитов:

700 руб. – для внутрироссийских поездок;
2 500 руб. – для заграничных.

Бухгалтер включает сумму превышения законодательных лимитов в состав облагаемых НДФЛ доходов специалиста. Он исчисляет налог в месяце, когда руководство утвердило авансовый отчет.

Пример выплат НДФЛ с суточных

Локальными актами организации установлен размер суточных при поездках по РФ в размере 1000 руб. Работник командирован в Казань на 5 рабочих дней (с 03 по 07 сентября 2020 г.). Работник выехал в место назначения 02 сентября, а прибыл обратно – 08 сентября. Какой размер суточных будет выплачен и размер НДФЛ.

За время нахождения в командировке суточные будут выплачены за 7 дней в размере 7000 руб.

На основании законодательства НДФЛ не облагается 700 руб. за сутки пребывания в командировке, значит не облагается 4900 руб., сумма сверх эти норм будет облагаться НДФЛ – 2100 руб.

Размер НДФЛ составит:

2100 руб. * 13% = 273 руб.

Особенности обложения НДФЛ выплат в заграничных поездках

Если специалист направляется для решения бизнес-задач за рубеж, у него возникает ряд дополнительных трат, не характерных для внутрироссийских поездок:

на оформление визы;
на покупку медицинской страховки;
консульские сборы;
плата за право въезда на автомобиле и т.д.

Компенсация трат, сопряженных с заграничной поездкой, освобождена от налогообложения при условии, что расходы были фактически понесены и подтверждены документально. Если бумаги, переданные работодателю, составлены на иностранном языке, необходим их перевод.

Если чеки, подтверждающие заграничные траты, номинированы в валюте, бухгалтер делает пересчет в рубли по официальному курсу Центробанка РФ, установленному на последнюю дату месяца, когда руководство подписало авансовый отчет специалиста.

Обязательные выплаты сотрудникам, направляемым в служебные поездки, предусмотрены ст. 167-168 ТК РФ. Эти перечисления в адрес специалистов отражаются в справке 2-НДФЛ. Для них предусмотрены специальные коды дохода:

2000 – для размера среднего заработка, который, согласно ст. 167 ТК РФ, обязательно сохраняется за командированным работником.
4800 – для размера суточных, выплаченных сверх норм, установленных ст. 217 НК РФ, и облагаемых подоходным налогом.
4800 – для компенсаций проживания, проезда и иных расходов, не подтвержденных работником документально.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Во время заполнения декларации 2 НДФЛ бухгалтеру не понятно, как отражать командировочные и суточные расходы, и какой при этом шифр указывать. Это серьезный вопрос и требует детального подхода. Справка 2 НДФЛ относится к налоговой отчетности, и любая погрешность чревата наказаниями, как исполнителя, так и организации в целом. В отчете с признаком 1 отражают прибыль, которая подлежит налогообложению, с признаком 2 – если НДФЛ невозможно удержать. Рассмотрим особенности заполнения справки для командировочных и суточных расходов.

Коды доходов в 2-НДФЛ в 2018 году

217 НК РФ; Письмо Минфина России от 05.07.2016 N 03-04-06/39129. Подпункт 6 п. 1 ст. 223 НК РФ. Пункт 3 ст. 226 НК РФ. Пункт 4 ст. 226 НК РФ. Пункт 6 ст. 226 НК РФ.

В случае увольнения дата получения дохода в виде суточных не меняется

Последний день месяца является датой получения дохода и для доходов в виде оплаты труда, то есть для зарплаты . Однако для нее в НК есть специальная оговорка: при увольнении доход в виде зарплаты считается полученным в день увольнения . А вот для суточных такую же оговорку не сделали. К зарплате суточные не относятся. В зарплату, помимо оклада, входят компенсационные и поощрительные выплаты , а суточные Трудовой кодекс относит не к компенсациям, а к гарантиям . Так что к сверхнормативным суточным нормы о дате получения дохода, установленные НК для зарплаты в случае увольнения, не применяются. Поэтому формально из увольнительных выплат нельзя удерживать НДФЛ со сверхнормативных суточных. Дополнительное препятствие возникает, если суточные выданы в иностранной валюте для командировки за границу. Пересчитать их в рубли, чтобы определить размер дохода в виде сверхнормативных суточных, следует по курсу Банка России, установленному на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет . А в нашей ситуации увольнение происходит раньше конца месяца. И на дату увольнения еще не будут известны ни размер налогооблагаемого дохода, ни, соответственно, сумма НДФЛ с него. И получается, что НДФЛ со сверхнормативных суточных увольняющегося работника нужно будет исчислить только в последний день месяца, а по окончании года — сообщить в ИФНС о невозможности его удержать. ——————————— Статья 129 ТК РФ. Пункт 2 ст. 223 НК РФ. Статья 129 ТК РФ. Статьи 167, 168 ТК РФ. Пункт 5 ст. 210 НК РФ; Письма Минфина России от 21.01.2016 N 03-04-06/2002, от 21.03.2016 N 03-04-06/15509.

Минфин предлагает не усложнять

Несмотря на все это, финансовое ведомство выпустило Письмо о том, что в нашей ситуации датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является последний день работы . Объяснил Минфин это одним лишь требованием ТК произвести окончательный расчет с работником в день увольнения . Соответственно, при таком подходе налоговый агент должен: — в последний день работы сотрудника исчислить НДФЛ со сверхнормативных суточных. Если суточные выданы в иностранной валюте, то величину дохода в рублях нужно определить по установленному на этот день курсу ЦБ; — удержать исчисленный налог из выплачиваемых в последний день работы увольнительных и не позже чем на следующий рабочий день перечислить его в бюджет. Вот как прокомментировал ситуацию специалист Минфина.

Удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных при увольнении Стельмах Николай Николаевич, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса — По общему правилу в целях НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных сверх размеров, указанных в п. 3 ст. 217 НК, является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Следовательно, в этот день налоговый агент обязан определить сумму такого дохода и исчислить с него НДФЛ. Ситуация, когда до окончания месяца, в котором директором был утвержден авансовый отчет, работник увольняется и, соответственно, получает полный расчет, НК не урегулирована. Поэтому строго формально работодатель — налоговый агент не должен удерживать из увольнительных выплат НДФЛ со сверхнормативных суточных, поскольку на день увольнения еще не наступила дата фактического получения дохода в виде таких суточных. А это означает, что работодателю необходимо на последний день месяца исчислить с них сумму НДФЛ и по окончании года сообщить и физлицу, и ИФНС о невозможности удержать налог . Затем ИФНС должна будет отправить физлицу уведомление на уплату такого налога. После этого физлицо должно самостоятельно его заплатить. Для того чтобы исключить эту длинную цепочку и обеспечить физлицу-налогоплательщику более комфортные условия уплаты налога, Минфин счел возможным исчисление налога со сверхнормативных суточных в последний день работы и удержание его суммы налоговым агентом — работодателем из увольнительных выплат. Соответственно, если суточные были выданы в иностранной валюте, то для определения суммы дохода в рублях нужно взять курс ЦБ на этот день.

Такой подход хотя и не соответствует формальному прочтению НК, но удобен для всех. У работника не остается хвостов по НДФЛ, вам не придется сдавать на него сообщение о невозможности удержать налог, а инспекции — отправлять уведомление и отслеживать поступление налога. К тому же этот подход подкреплен официальным Письмом Минфина. Поэтому вероятность того, что инспекция предъявит претензии, невелика. ——————————— Письмо Минфина России от 14.12.2016 N 03-04-06/74732. Статья 80 ТК РФ. Пункт 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли отражать командировочные в справке 2 НДФЛ

При начислении командировочных и заполнении справки 2 есть несколько особенностей:

Обязательным условием во время командировки работника является сохранение среднего заработка согласно трудовому договору и штатному расписанию. Эта сумма отражена в справке под шифром 2000;
на время командировки сотруднику выплачиваются суточные сверх норм, утвержденных законодательно. Эти суммы указываются под кодом дохода командировочных 4800;
суточные в установленной норме не подлежат обложению НДФЛ, поэтому отражать их в декларации 2 НДФЛ не нужно.

В настоящее время утвержден следующий лимит: в пределах РФ – 700 рублей; за пределами РФ – 2 500 рублей.

Если финансовое положение организации позволяет, и это прописано в коллективном договоре, предприятие возмещает работникам суточные в большем размере, разница признается доходом и облагается налогом. Вот ее и нужно будет показать в справке.

Пример отражения суточных суммы сверх норматива (700 руб.) в разделе 2 6-НДФЛ

Работник отчитался 29 августа 2020 г. Зарплата за август 2020 г. выплачивается 05 апреля 2020 г.?

НДФЛ с суммы суточных сверх лимита надо удержать из суммы выплаты заработной платы (05.09.2020). Перечислить НДФЛ нужно не позднее 06.09.2020.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 г. нужно заполнить так:

100 – 31.08.2020

110 – 05.09.2020

120 – 06.09.2020

130 – сумма суточных сверх лимита

140 – удержанный НДФЛ с суточных сверх лимита

Оформление справки 2

Чтобы рассчитать НДФЛ и определить код дохода по командировочным расходам в справке 2 НДФЛ, необходимо на протяжении отчетного периода правильно относить все начисления согласно применяемым шифрам, тогда во время заполнения отчета трудностей не возникнет.

В третьей части отражают доходы подлежащие налогообложению, кроме командировочных, утвержденные законодательно. Например, суточные согласно законодательному регламенту составляют 700 рублей. Коллективным договором определено возмещение сверх суточных нормативов в размере 1 100 рублей за каждый день.

В справку 2 НДФЛ попадет 400 рублей:

По коду 4800 – указывают сумму дохода 400 рублей за каждый день нахождения в командировке;
НДФЛ с суточных рассчитывают аналогично любому доходу = 400 Х 13%;
кроме того, насчитывают работнику заработок за этот период согласно статье 167 ТК, исчисляют и удерживают налог. Сумму отражают в третьей части справки по коду 2000. Расчет выполняется исходя из среднего месячного заработка.

Пример кода дохода 4800

Рассмотрим пример отражения с помощью кода доходов 4800 командировочных выплат сверх установленного лимита.

Сотрудница Тырнова Е.С. в течение года направлялась в командировки в г. Воронеж. В соответствии с законодательством, размер суточных — 700 р. Поездка составляла 4 дня, с выплатой суточных – 1850 р.

Таким образом, общая сумма выплат на служебную командировку составила:

1850*4=7400 р.

Рассчитаем лимит, не облагаемый НДФЛ:

700*4=2800 р.

С оставшейся суммы должен быть исчислен налог в размере 13%:

7400-2800=4600 р.

4600*13%=598 р.

Таким образом в справке, в графе код дохода указывается «4800» и напротив сумма командировочных – 4600 р.

Что еще учитывают по коду 4800

По этому коду учитывают иные доходы, для которых не установлен персональный шифр.

К ним относятся:

Суточные расходы командированному, оформленному по договору подряда или трудовому контракту, выплаченные сверх утвержденного лимита;
доплаты за счет собственных средств предприятия, которые произведены по больничным листам и пособиям по беременности и родам. Важно помнить, что не подлежит обложению НДФЛ пособие по беременности и родам, а также суммы, выплачиваемые по уходу за малышом в возрасте до полутора лет, в декларации они не показываются.

Поэтому, перед тем как отправлять отчетность в фонды, нужно внимательно просмотреть суммы, попадающие под шифр 4800, их налоговая инспекция проверяет в первую очередь.

Правила фиксирования в документе суточных денег

Согласно действующему законодательству и ст. 168, руководитель, отправивший своего сотрудника в командировку, обязан профинансировать его поездку – выплатить суточные. Размер выплаты руководство устанавливает самостоятельно, исходя из своих возможностей. Сумма фиксируется в договоре.

Закон гласит, что суточные не подлежат налогообложению в двух случаях:

если не превышен лимит в 700 рублей для внутренних поездок по РФ;
выплаченная сумма не больше 2500 рублей для заграничных командировок.

Если командировочные выплачиваются сверх нормы, удерживается форма НДФЛ. Действия бухгалтерии в этом случае заключаются в следующем:

рассчитывается превышающий размер выплаты суточных;
сумма налога определяется исходя из соответствующей ставки – 13% для граждан РФ и 30% для физических лиц, которые не являются резидентами страны.

Особенности заграничных поездок

При отправке сотрудника за рубеж, возникает необходимость учета дополнительных расходов:

оформление визы для работника;
покупка страхового полюса;
возможные сборы консульства;
право передвижения на автомобиле.

В этом случае налоговый агент освобожден от удержания финансовых средств. Важно подтвердить траты документально. Если форма была представлена на иностранном языке, ее необходимо перевести и оба экземпляра доставить в налоговый орган.

Если в случае подсчета, сумма расходов прописана в иностранной валюте, задачей бухгалтера является пересчет ее на рубли по действующему курсу на момент осуществления обращения налогового агента в инспекцию. Закрепить расчеты необходимо подписью исполнителя, датой.