На федеральном уровне данный вопрос целиком и полностью регулирует правительственное Постановление № 1103 от 27.10.2012. Настоящий правовой акт устанавливает:
- Правила обеспечения жильем и компенсирования трат за наем (поднаем) для указанных лиц;
- порядок утверждения предельной стоимости найма 1 кв. м. общей площади жилья.
Попросту говоря, если федеральные госорганы не могут предоставить служебное жилье своим служащим, по причине его отсутствия, то они компенсируют последним траты, связанные с наймом жилья. Следует заметить, порядок предоставления компенсации для госслужащих, пожалуй, один из самых строгих.
| Период, за который выплачивают компенсацию | Требования к «наемному» («поднаемному») жилому помещению | Основание для прекращения выплаты компенсации |
| Со дня заключения срочного контракта с госслужащим и на весь период его службы | Допустимые варианты: отдельная квартира (как вариант — дом), отвечающая всем санитарно-техническим требованиям законодательства РФ; жилье госслужащего и его семьи находится по месту постоянного проживания, соответствует действующим нормативам по части площади | Окончание срока контракта служащего либо его досрочное прекращение |
Подытоживая, следует подчеркнуть, что компенсация служащему предоставляется только на обозначенных условиях и при соответствии жилья установленным требованиям.
Оформление компенсации трат за наем жилых помещений федеральными госслужащими
Вопросами оформления, предоставления компенсации занимается руководители федерального госоргана (либо его территориального ответвления). Начало процедуры оформления инициирует претендент на компенсацию, обратившись с требуемыми документами к уполномоченному должностному лицу.
| Документы, которые следует предъявить | Срок рассмотрения обращения служащего | Расчет компенсации |
| Паспорта (свой и каждого члена семьи); действующий договор найма; документы о произведенной оплате (документальное подтверждение трат) Делаются ксерокопии названых документов, которые представляют вкупе с их оригиналами | До 7 дней (отсчет ведется со дня обращения — представления документов) | Калькуляция суммы компенсации производится уполномоченным госорганом, куда обращается служащий. При подсчете учитывают действующие нормативы по площади жилья и установленный законом предел по стоимости найма 1 кв. м. общ. пл. |
Следует отметить также, что сумма трат служащего за наем жилья может быть меньше либо больше размера возмещения, определенного актом уполномоченного госоргана (его территориального ответвления).
В первом случае, когда траты служащего меньше установленной суммы возмещения, компенсация выплачивается в размере фактических трат, которые документально подтверждены.
Во втором, когда траты превышают определенный размер возмещения, служащий производит их автономно. Собственно выплата положенной компенсации производится не позднее месяца с того момента, как заинтересованным лицом были представлены документы о произведенных тратах за наем.
Отличительные черты в процедуре
Порядок произведения выплат различается в зависимости от категории претендентов.
Военнослужащие, сотрудники полиции, ФСИН
Гражданам, работающих в силовых структурах, положено служебное жилье, но мест часто не хватает, поэтому выплачивается компенсация (о найме служебного жилья читайте здесь). Нужно написать рапорт на предоставление компенсации за аренду жилья по причине отсутствия личной и служебной квартир.
Сироты
Заявление на бланке установленного образца надо принести в соцзащиту вместе с остальными документами. Если сироте должны были предоставить комнату в общежитии, но он этим не воспользовался, в выплатах будет отказано.
Важно! Сиротам государство выдает бесплатное жилье, но для этого необходимо занять очередь в администрации.
Бюджетники
Сотруднику надо написать заявление и передать его руководителю организации. Региональные власти вправе предъявлять дополнительные требования, поэтому уточнять, можно ли претендовать на выплату, необходимо у администрации или в муниципальном органе.
Сотрудники иных организаций
Список условий и документов, которые требуется предоставить, составляет работодатель. Как правило, это заявление на получение компенсации, бумаги, подтверждающие отсутствие жилья в собственности и договор аренды. У иногородних граждан могут попросить только договор аренды.
https://youtu.be/EO9dOrvWsGA
Общие правила калькуляции компенсации за наем жилья сотрудникам
При подсчете суммы компенсационной выплаты за наем жилых помещений в первую очередь учитывается предельная стоимость найма 1 кв. м. общей площади. Для 2020 года актуальной является величина, закрепленная приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 512н от 01.08.2018. Введенная норма применяется, прежде всего, при калькуляции компенсации трат за наем жилых помещений следующим категориям работников:
- гражданским госслужащим федеральных госорганов, которые находятся в иной местности РФ;
- военнослужащим;
- лицам, уволенным с военной службы, которые стоят в очереди на жилье.
Как отмечают эксперты, на 2020 год данный предел стоимости в большинстве субъектов РФ снизился. Также следует принять во внимание следующие действующие нормативы по общей площади жилья.
| Одинокий гражданский госслужащий | Семейная пара (2 чел.) | Семья из трех и более чел. |
| 33 кв. м. | 42 кв. м. | 18 кв. м. на каждого члена семьи |
Важно! В части установленных Постановлением № 1103 нормативов по общей площади при определенных обстоятельствах допускается превышение до 5 кв. м. К таковым относят: право гражданского госслужащего на дополнительную площадь и применение местных нормативов, которые выше их.
Скалькулировать сумму компенсации можно самостоятельно, посредством онлайн калькулятора.
Документы для других категорий граждан
Бюджетникам не требуется писать рапорт на имя руководителя особого подразделения. Заявление подается в социальный отдел муниципалитета или в кадровый отдел своей организации. Компенсация положена, если:
- гражданин заключил долгосрочный трудовой договор с организацией;
- сотрудник не имеет жилплощади в собственности;
- профессия относится к особому списку дефицитных специальностей.
К прилагаемому пакету документов обязательно потребуется справка о составе семьи. Этот документ необходим для грамотного расчета компенсации. Сироты, другие категории льготных граждан подают заявление в отдел социальной защиты. Если получающий льготы гражданин находится в местах лишения свободы, то перечисление средств прекращается. Если гражданин отказался от предложенной служебной площади, то выплаты не предусмотрены для покрытия расходов на другой объект недвижимости.
В каждом конкретном случае могут возникнуть нюансы, требующие компетентной юридической работы и помощи заинтересованному лицу. Отказ чиновников всегда можно оспорить в судебном порядке, если есть основания и найдены пути решения конфликтной ситуации.
https://youtu.be/hBVjNH0t8g0
Компенсация иногороднему работнику трат, связанных с его переездом к месту работы в иную местность
Нередкими являются ситуации, при которых работник зачастую вместе с семьей по предварительному согласованию с нанимателем переезжает в другую местность на постоянную работу.
Тогда по отношению к нему и его семье применяются нормы ст. 169 ТК РФ. Наниматель возмещает новому сотруднику траты, связанные с переездом. Сюда, как правило, входит: перевоз багажа (имущества), собственно проезд до места назначения, обустройство после приезда, которое может, по сути, включать и оплату найма жилого помещения.
Наниматель должен обеспечить жильем прибывшего иногороднего работника. Как это сделать, он решает сам. Возможные типичные варианты решения данного вопроса сводятся к найму жилья.
Во-первых, наниматель может сам арендовать жилье для нового работника и, соответственно. оплачивать его из своих средств. Во-вторых, иногородний работник может самостоятельно найти подходящее жилье, снять его, а наниматель после этого возместит ему все траты, связанные с оплатой найма.
Важно! Произведенные по части найма жилья траты, работник должен подтвердить документально.
Правовую базу, согласно который определяют размер компенсаций по произведенным тратам и правила их предоставления, формируют правовые акты Правительства РФ, местных органов. При решении данных вопросов во внимание принимают также установки коллективного соглашения, двусторонние договоренности работника и нанимателя, а также применяемые локальные акты организации.
Компенсация, которая выплачивается переехавшему иногороднему работнику за наем жилья, облагается общеобязательными страховыми взносами. Применяется общий порядок обложения. Основание устройства на работу при этом на нем никак не отражается.
Директор Департамента Л. Ю. Чикмачева.
(Из письма Минтруда и соцзащиты РФ № 17-3/В-199 от 19.05.2016).
До момента вселения
Большая часть участников программы – это семьи, где взрослые дети снимают жилье. Много семей с малышами.
Очередники, получающие компенсацию, могут участвовать параллельно и в других возмездных формах обеспечения – социальной ипотеке, субсидии для приобретения или строительства жилья, купле-продаже с рассрочкой платежа.
Важный момент: до тех пор, пока молодая семья очередников состоит на учете и снимает жилье, она получает компенсацию. Например, очередники приобретают квартиру по программе «Молодой семье – доступное жилье» в новостройке и будут сниматься с учета, но поскольку дом не готов к заселению, и переехать они не могут, семья продолжает жить в съемной квартире, и город продолжит выплачивать компенсацию до момента вселения в новый дом.
Перечисление компенсации прекращается: – в случае снятия очередника с жилищного учета (срок перерегистрации для данной категории устанавливается не реже чем один раз в год); – если договор найма (поднайма) жилого помещения прекращен или досрочно расторгнут; – если очередник не представил документы, подтверждающие перечисление платы за наем (поднаем) жилого помещения на счет наймодателя позднее 10 числа первого месяца квартала, следующего за отчетным периодом.
Гарантированы проблемы с перечислением компенсации, если выяснится, что очередники не живут по указанному в договоре адресу.
Распространенные ошибки при предоставлении компенсации работнику за наем жилья
Ошибка 1. Траты по проживанию во время командировок (за наем жилья) покрываются нанимателем. Основание: ст. 168 ТК РФ. Помимо этого за командированным сохраняют его место работы, средний заработок. Данное правило применяется неукоснительно.
Но при удержании НДФЛ и общеобязательных взносов в отношении компенсации трат учитывают действующие лимиты по суточным расходам. При наличии подтверждающих документов о тратах за наем жилья подоходный не взимается. При их отсутствии с сумм, которые превышают лимиты, налог удерживают.
К сведению, суточные по обычной командировке на территории РФ, ограничены суммой 700 руб. При загранпоездках их предельный размер увеличивается до 2500 руб. Что касается общеобязательных взносов, то их удерживают со всей суммы потраченных денег на проживание, если данные траты документально не подтверждены.
Порядок действий
Для получения денежной компенсации за найм квартиры сотрудникам упомянутых органов необходимо произвести следующие действия:
- Зарегистрироваться по месту выполнения своих служебных обязанностей;
- Встать на учет как нуждающийся в улучшении жилищных условий;
- Обратиться к уполномоченному лицу или в специальную комиссию с приложением необходимых документов с просьбой ο возмещении средств.
Если сотрудник намеренно выполнил отчуждение недвижимого имущества, либо иным образом ухудшил свои жилищные условия, то только спустя пять лет можно встать на учет.
Организация сама оплачивает аренду напрямую собственнику жилья
Здесь возможны два подхода.
ПОДХОД 1 (безопасный, но не самый выгодный)
Контролирующие органы считают, что расходы на аренду — это оплата труда в натуральной форме, которая образует доход работника. Поэтому обязанность обеспечить работника жильем должна быть прописана в трудовом договоре с ним.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Если договор аренды с собственником жилья будет заключен на год или более,
то его нужно будет регистрировать в органе Рос-ре-естр ап. 2 ст. 651 ГК РФ .
При этом в соответствии с ТК РФ часть оплаты труда, выплаченная в натуральной форме, не может превышать 20% от суммы зарплаты сотрудник аст. 131 ТК РФ . И по мнению Минфина, из всех трат на аренду квартиры в «прибыльных» расходах
компания может признать в качестве расходов на оплату труда только сумму, не превышающую указанный лими тст. 255 НК РФ ; Письма Минфина от 19.03.2013 № 03-03-06/1/8392 , от 02.05.2012 № 03-03-06/1/216 , от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671 , от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 .
Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина и ФНС можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Хотя однажды суд признал, что такие расходы можно учесть для целей налогообложения прибыли полностью. ФАС Центрального округа указал на то, что расходы были направлены на обеспечение производственного процесса и без них приглашенные издалека сотрудники не смогли бы выполнять свои трудовые обязанности. А также отметил, что нормы ТК не могут регулировать налоговые отношения и довод о 20%-м ограничении неправомерен. Ведь перечень расходов в пользу работника, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, является открыты мПостановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233 .
Доход работника в виде уплачиваемой за него арендной платы должен облагаться НДФ Лподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ ; п. 2 Письма Минфина от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272 ; Письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25983 .
Поэтому из денежных доходов работника придется удерживать нало гпп. 1, 2 ст. 226 НК РФ .
Не забудьте о том, что, оплачивая аренду напрямую собственнику жилья, являющемуся физическим лицом — непредпринимателем, ваша компания в любом случае становится налоговым агентом и в отношении доходов, полученных арендодателем, поэтому должна удержать из них НДФЛп. 5 ст. 3 , пп. 1, 4 ст. 226 , подп. 1 п. 1 , п. 2 ст. 227 НК РФ ; Письмо Минфина от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 .
Подробнее об аренде жилья у физлица мы писали:
Также сумму арендной платы нужно будет включить в базу по страховым взносам.
Так как она формирует «натуральный» доход работника, полученный им в рамках трудовых отношени йч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) .
Что касается бухучета,
то для отражения операций, связанных с арендой жилья, надо будет сделать следующие проводки.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Арендная плата включена в расходы | ||
| Удержан НДФЛ с дохода в виде арендной платы из зарплаты работника | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | |
| Удержан НДФЛ из дохода арендодателя — физического лица в виде арендной платы | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | 68, субсчет «НДФЛ» |
| Перечислена арендная плата | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | 51 «Расчетные счета» |
| Начислены страховые взносы на доход работника в виде арендной платы | 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») |
Но конечно, подход 1 очень неоднозначный. И если вы готовы отстаивать свое мнение перед контролирующими органами, изучайте подход 2.
Его суть заключается в том, что расходы на аренду квартиры — это не оплата труда работника. Но несмотря на это, такие затраты обоснованны и экономически оправданны. Без них работодатель не сможет нормально организовать производственный процесс.
Тогда для целей налогообложения прибыли
учесть расходы в виде арендной платы можно в полном объеме в составе прочих расходо вподп. 10 , 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление ФАС ЦО от 15.02.2012 № А35-1939/2010 .
Дохода у работника не возникает, и НДФЛ
с него удерживать не надо. Эту точку зрения, кстати, поддерживают и суд ып. 2 Постановления ФАС ЗСО от 02.09.2011 № А70-10656/2010 ; Постановление ФАС МО от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11 . При этом однажды суд отметил, что такие арендные платежи совершаются в интересах организации и не связаны с системой оплаты труд аПостановление ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12 .
Страховые взносы
начислять не надо все по той же причине: предоставление работнику жилья не является вознаграждением за труд.
ВЫВОД
Если спорить с налоговиками вы не любите и подход 2 применять не готовы, то вам будет проще увеличить сотруднику зарплату на сумму арендного платежа. И пусть он сам платит за свое арендованное жилье. Конечно, с этой суммы придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, зато не будет проблем с признанием ее в «прибыльных» расходах.
