Пример расчета отпускных в 2020 году

Ольга Бондаренко

Бухгалтер. Консультант по налоговому и бухгалтерскому учету. С удовольствием отвечу на ваши комментарии к моим статьям.

Читать все статьи автора (80)

На начальном этапе построения своего бизнеса совсем не обязательно нанимать штатного бухгалтера. Более выгодно воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом https://buhgalter-prof.ru/uslugi/bukhgalterskiy-autsorsing/ от компании БУХ-ГАЛ-КОНСАЛТ. Команда профессионалов, которая уже 10 лет на рынке позаботится о вашем бухгалтерском учете.

Скоро начнется отпускная кампания, поэтому мы решили напомнить основные нюансы начисления отпускных.

Как и ранее, при исчислении суммы отпускных нужно руководствоваться нормами Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР и Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100.

Определение расчетного периода

Согласно п.2 Порядка № 100 при исчислении средней заработной платы для оплаты времени ежегодных и дополнительных отпусков расчет производится за последние 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска. То есть если работник планирует отпуск в июне 2020 года, исчисление отпускных должно производиться за период с 01 июня 2020 года по 31 мая 2018 года.

Если работник не отработал полного года, в расчет включают период с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия на работу, до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск. Например, работник принят на работу 11 августа 2020 года, в отпуск идет с 18 мая 2020 года. Расчетный период для исчисления среднедневной заработной платы – с 01.09.2017 г. по 30.04.2018 г.

Расчет отпускных производится в календарных днях. В расчетный период не включаются праздничные и нерабочие дни, которые предусмотрены статьей 73 Кодекса Законов о Труде. На сегодняшний день установлено 11 праздничных и нерабочих дней. В расчет также не входит время, когда работники не работали по уважительным причинам и за ними не сохранялся заработок. В частности это касается времени нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком до трех и до шести лет.

Как оформить расчет отпускных

Основанием для начисления отпускных является приказ руководителя о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Расчет принято оформлять в специальной унифицированной форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении! Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Выплаты, которые учитываются для расчета среднедневной заработной платы для исчисления отпускных

Следующим шагом во время начисления отпускных является определение дохода, который включают в расчет среднедневной заработной платы. Согласно пункту 3 Порядка № 100 в расчет включают следующие выплаты:

основная заработная плата;
доплаты и надбавки (в частности за выслугу лет, вредные условия труда, за сверхурочную работу, работу в ночное время и в праздники; за совмещение профессий и должностей; за расширение зоны обслуживания, за сложность и напряженность труда, за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников, за руководство);
производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии. Премии нужно вносить в заработок того месяца, в котором они были проведены по расчетной ведомости. То есть если в июне выплачена премия за май, то при исчислении среднедневной заработной платы эту сумму нужно учитывать в июне;
премии по итогам работы за год и за выслугу лет. Это вознаграждение вносится в расчет путем добавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 суммы премии. Следует обратить внимание, что премия должна быть начислена в текущем году за предыдущий календарный год.
выплаты, когда за работником сохранялся средний заработок (зарплата за время командировки, суммы отпускных и оплата листков нетрудоспособности).

Новое в расчете отпускных в 2017 году

Рассмотрим категорию тех отпусков, которые имеют платную основу. Именно по отношению к таким группам и используется специальная система расчетов денежных сумм. Какие примеры расчета начисления отпускных в 2020 году используются?

Как известно, система норм правового характера имеет склонность к изменениям. Довольно часто в акты такого типа вносятся разнообразные поправки. Но, если взять комплекс расчета отпускного пособия – то за последний год он не потерпел никаких изменений. То есть, все формулы и принципы остались прежними. Но, не стоит полагать, что все тут довольно просто. Даже без внесения поправок система является довольно сложной.

Как правило, вычисление суммы отпускных осуществляется бухгалтерским отделом предприятия. Именно данные сотрудники проводят все подсчеты и выводят конкретную сумму, которую каждый гражданин получает при выходе на законный отдых. Но, зная формулу, которая используется для таких действий можно рассчитать все самостоятельно. Таким образом, имеется возможность заранее узнать, на какую оплату придется провести отпуск или же проверить правильность подсчетов бухгалтеров.

Образец расчета отпускных в 2020 году начинается с такой формулы:

О = ОД * ДО, где:

О – отпускные,
ОД – отпускные на день;
ДО – дни отпуска (их количество).

При этом, первый показатель имеет свою систему подсчета:

ОД = ЗП / КД, где:

ЗП – заработная плата за период, который гражданин проработал от последнего отпуска;
КД – количество дней такого периода.

Рассмотрим последний показатель, поскольку сегодня он имеет определенную форму для вычисления. Именно в эту часть расчета в последние годы было внесено изменение:

КД = КМ * ПД, где:

КМ – количество полных месяцев;
ПД – проработанные дни.

При этом, если количество месяцев зависит от того, как долго гражданин не был в отпуске, то ПД – устойчивый показатель. На сегодняшний день он составляет 29,3. Это число обозначает среднее количество дней в каждом месяце с учетом всего года. То есть, мы не берем для каждого месяца отдельное число, как например 3-, 31 или 28, а используем именно это цифру.

Определение среднедневной зарплаты и расчет суммы отпускных

Выплаты, которые учитываются при исчислении средней зарплаты, включаются без учета налогов и алиментов. Для определения среднедневного заработка нужно сумму дохода, начисленного в течение расчетного периода, разделить на количество календарных дней в этом периоде (без учета праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством). Полученный результат надо умножить на количество календарных дней отпуска. Если на период отпуска приходятся праздничные дни, они не оплачиваются, а срок нахождения в отпуске продлевается.

Следует отметить, что если в течение календарного года перед месяцем наступления отпуска на предприятии повышалась заработная плата, средний заработок следует скорректировать на коэффициент повышения. Коэффициент повышения определяется путем деления должностного оклада, установленного работнику, на должностной оклад, действовавший до повышения. Коэффициентов корректировки должно быть столько, сколько раз в расчетном периоде повышалась зарплата.

В то же время отпускные не корректируются, если работник переведен на другую должность с более высоким окладом.

Отпуск в 2020 году – особенности ухода на отдых

Для того, чтобы определить размеры вознаграждения, предварительно нужно проанализировать сам комплекс отпускных периодов. От этого и зависит вычисление суммы пособия и принципа ее определения. Что же представляет собой отпуск? Это предусмотренный в нормативно – правовых актах период, на протяжении которого работнику позволяется не являться на свое трудовое место. Основное назначение такого правового явления – отдых.

Так, каждый, кто работает по 5 дней в неделю, а то и больше, должен иметь специальное время, на протяжении которого он будет освобожден от трудовых обязанностей. В таком случае стоит говорить о социальной защите граждан в трудовой сфере. Право на использование отпуска является неотъемлемым и не может отсутствовать в силу воли работодателя.

Единственное исключение – желание самого работника. Так, на основании наличия определенных причин тот может отказаться от отпускного периода и далее полноценно выполнять свои трудовые функции. Заставить его поступить по — другому работодатель не может. Право на использование или неиспользование отпуска принадлежит исключительно работнику и никому другому. Поэтому воля должна исходить исключительно от него.

В таком случае, используется специальная процедура, которая заключается в предоставлении заявки и выдаче приказа. Так, сотрудник, который желает отдохнуть и имеет на это полное право, должен подать своему руководству специальное заявление на использование отпуска. Образец такого документа вы можете скачать у нас:

Образец заявления на отпуск

В нем обозначается период, на протяжении которого гражданин планирует отсутствовать на рабочем месте, а также – ведомости о том, является отпуск оплачиваемым или за свой счет.

На основании такого заявления руководством выдается специальный приказ. В нем четко обозначаются дата, с которой гражданин уходит в отпуск и в какой день он обязан явиться на свое рабочее место. Такая процедура является важной, поскольку без выдачи соответственного распоряжения руководством, отсутствие на своем месте сотрудника может считаться прогулом. Соответственно, начальник в дальнейшем сможет уволить подчиненного по своей же инициативе.

Весь отпуск можно поделить на две категории:

оплачиваемый;
за свой счет.

Первый характеризуется тем, что всю длительность отдыха по специальной системе рассчитывают в денежном эквиваленте. В дальнейшем такая сумма передается работнику для проведения своих законных выходных дней. Так, в нормативно – правовых актах для всех категорий сотрудников установлено конкретную длительность отпуска. Она предоставляется один раз в год и в обязательном порядке оплачивается со стороны руководства организации или предприятия.

Но, бывают случаи, когда период для отдыха не спонсируется со стороны работодателя. К таким ситуациям относятся:

использование дней, которые выходят за пределы количества отпускного периода. Так, порой некоторые граждане берут отдых на более длительный период, нежели это предусмотрено законодательством. В таком случае, если руководство предприятия или организации не имеет ничего против данного отдыха – каждый день, что идет свыше отпуска не оплачивается со стороны работодателя;
если отпуск был взят не в то время, которое обозначено по специальному графику. Так, в большинстве компаний отдых сотрудников имеет свое расписание. В особенности это относится к тем предприятиям, на которых идет непрерывное производство. В таком случае, для того, чтобы отпуск не навредил деятельности организации составляются специальные графики отпускных периодов сотрудников. Поэтому, если в силу определенных причин гражданину нужно взять отдых вне рамок своей очереди – он претендует на отпуск за свой счет.

Как видим, особенности тут есть и о них стоит помнить. Поэтому, очень важно предварительно ознакомиться со всеми нюансами, чтобы не нарушить ни права работника, ни работодателя.

Пример расчета отпускных, если до наступления отпуска не было отработано двенадцать месяцев

Сотрудница была принята на работу 02.12.2017 года с окладом 5000 грн. С 05.06.2018 года ей предоставлен отпуск на 10 дней. В течение расчетного периода с 01.01.2018 года по 31.05.2018 работнице было начислено 25000 грн.

Определим количество календарных дней в расчетном периоде. В период январь-май 2020 года (151 календарный день) насчитывается 7 праздничных дней: 1 января, 7 января, 8 марта, 8 апреля (Пасха), 1 мая, 9 мая, 28 мая (Троица).

Рассчитаем среднедневную заработную плату:

25000,00 грн : (151-7) кал. дн. = 173,62 грн.

Сумма отпускных составит:

173,62 грн * 10 дн. = 1763,20 грн.

Начисления отпускных при различных обстоятельствах

Казалось бы, определить сумму выплат не так уж сложно. Однако некоторые случаи требуют особого рассмотрения. Часто сотрудники предприятия не могут выполнять свои обязанности из-за болезней или по личным обстоятельствам. В таком случае пропущенные дни вычитаются из формулы. К примеру, сотрудник Н. был на больничном с 1 по 10 апреля 2020 г. и пропустил 10 рабочих дней.

Общее количество дней в месяце – 30. Считаем: 30-10=20 – столько дней Н. отработал. Теперь рассчитаем суммарное число календарных дней по формуле: 29.3/30*20. У нас получится 19.5. Подставим эти данные в общую формулу: ЗП / (11*29.3+19.5). Полученное число и будет средней дневной зарплатой за расчетный период.

Также оклад работника может индексироваться. Это происходит в случаях, когда возрастают оклады всех сотрудников компании. В такой ситуации следует рассчитать коэффициент индексации. Для этого вознаграждение после повышения зарплаты делим на оклад до индексации. Например, в течение 10 месяцев сотрудник М. получал 30 000 рублей. После того, как заработная плата работников предприятия возросла, оклад М. составил 35 000 рублей.

За весь год М. ни разу не брал отгулов и не выходил на больничный. Итак, считаем: 35 000 : 30 000 = 1.2. Это и есть коэффициент индексации. Подставляем его в формулу: 10*30 000*1.2+2*35 000 = 430 000. Мы получили общий заработок М. за год. Теперь определим средний дневной заработок сотрудника: 430 000 : 12 : 29.3=1 222. Умножаем это число на количество дней отпуска и получаем общую сумму отпускных. Если же зарплату повысили только одному сотруднику, коэффициент индексации в расчете не участвует.

С увеличением зарплат в компании оклад работника индексируется

Пример расчета отпускных, если отсутствует заработок по уважительным причинам

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет до 11.06.2018 г. и с 12.06.2018 г. идет в тарифный отпуск на 21 день. На момент окончания отпуска по уходу за ребенком работнице установлен оклад 4700 грн.

Сумма заработка за год определяется условно:

4700,00 грн * 12 мес. = 56400,00 грн.

Количество календарных дней в расчетном периоде:

365 кал. дн. – 11 праздн. дн.= 354 кал. дня.

Среднедневная заработная плата составит:

56400,00 грн : 354 кал. дня = 159,32 грн и, соответственно, сумма отпускных:

159,32 грн * 21 кал. дн. = 3345,72 грн.

Изменения в системе выплат

В прошедшем году порядок начисления отпускных немного изменился.

Во-первых, при определении среднего дневного заработка сотрудника нужно учитывать коэффициент индексации зарплаты. Как его исчислять и применять в формулах, мы расскажем чуть позже.
Во-вторых, подоходный налог на отпускные теперь нужно платить не в день получения средств, а не позднее последнего дня месяца их перечисления. При этом была введена новая отчетная форма 6-НДФЛ.
В-третьих, отпускные должны быть перечислены сотруднику за 3 дня до его ухода на отдых.

Как рассчитать время на отпуск

Сумма отпускных зависит, главным образом, от количества дней отпуска. Этот срок в бюджетных организациях устанавливается Трудовым кодексом, а вот частные компании могут вносить свои поправки. Общее количество дней отпуска в год должно быть указано в трудовом договоре, обычно это 28 дней, однако в случае с частниками могут быть иные цифры. Для работников, занятых в работах во вредных условиях или отдаленных районах действуют повышающие коэффициенты, поэтому их отпуск может быть дольше стандартного.

Расчет дней выполняется по простой формуле: количество всего отработанных месяцев в текущем году нужно разделить на 12, а полученную сумму умножить на 28. Результат отражает число дней отпуска.

При этом в Трудовом кодексе предусмотрен перечень условий, при которых конкретные дни не учитываются при определении длительности отпуска. Например, если работник отсутствовал на рабочем месте неделю по причине болезни, что подтверждено больничным листом, то этот период при расчете срока отпуска учитываться не будет. Таким образом, длительность отдыха может сократиться.

Именно из-за таких нюансов легко запутаться при подсчете, поэтому, чтобы узнать точно, сколько дней будет насчитывать отпуск, стоит обратиться в бухгалтерию.