Компенсация за неиспользованный отпуск за прошлые годы

Автор статьи: Елена Петренко Последнее изменение: Январь 2020 года 10598

Согласно ст. 140 ТК РФ, в обязанности работодателей входит полный расчет с сотрудниками при расторжении трудовых договоров в последний рабочий день. Если не выплатили компенсацию при увольнении, граждане могут обратиться в Государственную инспекцию по охране труда или суд. Для этого важно знать особенности составления и подачи заявления, а также пошаговый алгоритм действий.

Когда выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна быть выплачена работнику в день увольнения.

Денежная компенсация вместо не отгулянного отпуска, который превышает 28 календарных дней, как правило, выплачивается вместе с заработной платой за соответствующий месяц. В этом случае выплата денежной компенсации, которая связана с увольнением работника, осуществляется по заявлению работника.

Заявление может быть написано как в печатном, так и в рукописном варианте. Если заявление пишется от руки, то оно составляется исключительно на формате А4 синей ручкой. Чернила другого цвета недопустимы.

В заявлении необходимо указать следующую информацию:

Название обращения. Указать, что это заявление.

Кому адресовано. Указать фамилию, имя, отчество и должность руководителя (это могут быть: генеральный директор, начальник отдела, президенту и пр.)

Организация. Указать название организации.

От кого. Здесь надо указать должность работника и его фамилию, имя, отчество.

Текст. В тесте следует написать просьбу о выплате компенсации за неиспользованные отпуска. В этом пункте необходимо указать количество дней, за которые должна быть начислена выплата и сослаться на статью 126 Трудового Кодекса РФ.

Дата и подпись работника с расшифровкой.

Если дополнительных дней отпуска, подлежащих оплате, набралось за несколько лет, то в заявлении следует указать все дни с указанием прошлых годов, на которые приходились дни неиспользованного отпуска.

Как оплачивается неотгулянный отпуск при увольнении в 2020 году

При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за неотгулянные за всё время работы дни отпуска (ст. 127 ТК РФ). При этом речь идет не только об основном, но и о дополнительном оплачиваемом отпуске. Оплата за неиспользованный отпуск при увольнении производится вне зависимости от причины прекращения трудовых отношений — компенсация положена, даже если работник уволен в результате виновных действий (например, за прогулы).

Для подсчета положенных при увольнении компенсационных выплат за неотгулянные дни отпуска необходимо сначала выяснить, сколько в наличии у работника дней законного отдыха, которые не были использованы. Для этого потребуется определить отпускной стаж, дающий право на использование положенных в соответствии с трудовым договором и законом дней отпуска.

Что включается в отпускной стаж

При расчете стажа, предоставляющего право на отпуск, необходимо придерживаться правил, установленных ст. 121 ТК. В такой стаж включаются:

• фактический период работы;
• время отсутствия на рабочем месте, когда за сотрудником сохраняется его должность, в т. ч. и период отпуска, отдыха в выходные дни;
• период вынужденного пропуска работы, если имело место незаконное увольнение, а впоследствии сотрудник был восстановлен на работе;
• время недопуска к работе, если сотрудник был отстранен из-за непрохождения не по своей вине обязательного медосмотра;
• период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты общей протяженностью не более 14 календарных дней за весь год (считается с даты трудоустройства).

Это важно знать: За сколько дней составляется приказ на отпуск

В стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск, не могут быть включены:

• время пребывания в отпуске без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней;
• период отсутствия на работе без уважительных причин;
• время нахождения в декрете (за исключением того периода, когда во время отпуска по уходу за ребенком сотрудник работал неполный рабочий день/неделю — на основании ч. 3 ст. 93 ТК).

Порядок отражения компенсации за неиспользованный отпуск в кадровых документах

Если организация выплатила работнику по его заявлению компенсацию за часть неиспользованного им отпуска, то данный факт отражается в личной карточке работника.

В личной карточке работника по форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, в разделе VIII «Отпуск» указывается:

§ в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» – число дней, замененных компенсацией;

§ в графах 5-6 «Дата начала» и «Дата окончания» – комментарий о том, что дни отпуска заменены компенсацией;

§ в графе 7 «Основание» – приказ (с реквизитами) о замене отпуска компенсацией.

В графике отпусков по форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, в графе 10 «Примечание» нужно отметить, что часть отпуска заменена денежной компенсацией с указанием конкретного количества дней.

Здесь же отража­ются реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Чтобы определить размер компенсации за неиспользованный отпуск как в отношении дней отдыха, превышающих стандартный отпуск, так и при увольнении, необходимо рассчитать размер средней зарплаты работника за 1 день.

За основу берется тот доход сотрудника, который был получен им в прошедшие перед выплатой компенсации 12 месяцев.

Для определения среднего дневного дохода работника нужно доход за год разделить на 12, а полученную цифру в свою очередь разделить на 29,3.

Таким образом, средний дневной заработок работника = Д / 12 / 29,3.

В этой формуле Д — это годовой заработок сотрудника, 12 — число месяцев в году, а 29,3 — установленное в положении значение, представляющее собой среднее количество дней в каждом месяце года.

После определения среднего дневного заработка останется только умножить полученную сумму на количество дней невостребованного отпуска, и результатом будет размер компенсации за неиспользованный отпуск, подлежащей уплате работнику.

Как рассчитываются выплаты за неиспользованное время отдыха?

Работодатель обязан выплатить при увольнении сотрудника по собственному желанию плату за отработанное время, а также компенсацию за неиспользованный отпуск. Если с оплатой отработанного времени все очевидно, то с компенсацией отпускных за неиспользованные дни отдыха необходимо разобраться более детально.

Так, согласно ст. 114 ТК РФ на время отпуска сотруднику сохраняется его средняя заработная плата. Соответственно, при прекращении трудовых отношений компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается, исходя из размера средней заработной платы работника.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Штраф за несвоевременную выплату отпускных
• Что делать с неиспользованным отпуском
• Что делать, если работодатель не платит отпускные
• Через сколько после трудоустройства положен отпуск
• Учитывается ли декретный отпуск при начислении пенсии
• Учет компенсации за неиспользованный отпуск
• Увольнение в отпуске по беременности и родам

В соответствии со ст. 139 ТК РФ при расчете среднего заработка учитывается зарплата за последние двенадцать месяцев. Сумму выплат делят на количество месяцев в году – 12, и на среднее число календарных дней в месяце – 29,3 (о том, как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении, если сотрудник отработал 11 месяцев или меньше, читайте тут).

Чтобы правильно рассчитать сумму возмещения, для начала необходимо правильно вычислить трудовой доход работника. В сумму входят:

• заработная плата;
• премии, предусмотренные трудовым договором;
• иные выплаты, кроме больничных, декретных, командировок.

Чтобы вычислить количество неиспользованных дней отпуска, нужно:

1. Количество дней годового отпуска разделить на двенадцать месяцев. Таким образом мы сможем узнать, сколько дней отпуска положено работнику за один отработанный месяц.
2. Умножаем полученный результат на количество отработанных месяцев.
3. Вычитаем из полученного результата количество уже использованных дней отпуска. Полученная в итоге цифра и является числом дней неиспользованного отпуска.

Для расчета дней отпуска, на которые работник имеет право, применяются «Правила об очередных и дополнительных отпусках», утвержденные Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930. В них закреплено, что если сотрудник отработал менее половины текущего месяца, то его в расчеты не включают, если же более половины или ровно половину – включают.

При этом, если в месяце двадцать девять дней, половиной считается пятнадцать дней, а если тридцать один день, то половина такого месяца – шестнадцать дней.

Таким образом, чтобы посчитать сумму компенсации за неотгулянный отпуск при увольнении по собственному желанию, необходимо:

1. Рассчитать среднюю заработную плату за день. Для этого сумму заработной платы за последние 12 месяцев делим на 12, а затем делим еще на 29,3.
2. Рассчитать количество неиспользованных дней отпуска. Для этого положенное число дней отпуска в год делим на 12 и умножаем на количество фактически отработанных месяцев. Из полученного результата вычитаем количество отгулянных дней.
3. Перемножаем числа, вычисленные в первых двух пунктах. Конечная величина и будет суммой положенной компенсации.

Помимо неотгулянного отпуска, у сотрудника могут быть накоплены неиспользованные отгулы. Они появляются у работника в связи:

• со сверхурочной работой;
• с выходом на работу в праздничные и выходные дни;
• с дежурством;
• с участием в донорских мероприятиях.

Как правило, такие отгулы накапливаются, чтобы затем с их помощью удлинить очередной отпуск.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Но может возникнуть ситуация, когда сотрудник решил уволиться по собственному желанию, а накопленные отгулы остались. Трудовой кодекс РФ не содержит норм о компенсации отгулов в денежной форме при увольнении.

В этом случае важно, чтобы право на отгулы было подтверждено документально. То есть если это отгул в связи с участием в донорском мероприятии, то его подтверждением будет справка от врача. В противном случае оплату за отгул можно не получить даже через суд.

Поэтому если сотрудник решил уволиться по собственному желанию, лучше перед написанием заявления о прекращении трудовых отношений использовать все накопившиеся отгулы.

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск

Налог на доходы физических лиц

При выплате компенсации за неиспользованный отпуск работодатель обязан исчислить и уплатить налог на доходы физических лиц с этой суммы.

Так как компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна быть выплачена работнику в день увольнения, то удержанный с нее налог на доходы физических лиц должен быть перечислен в бюджет при ее фактической выплате, в частности, не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсации либо в день перечисления этой суммы на счет работника или по поручению работника на счета третьих лиц.

Налог на прибыль

Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается как расходы на оплату труда для целей налога на прибыль на дату начисления.

При этом сумма компенсации за неиспользованный отпуск включается в расходы, даже если организация в налоговом учете создает резерв на оплату отпусков;

Это важно знать: Материальная помощь перед отпуском

Единый налог при применении Упрощенной системы налогообложения

Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается как расходы на оплату труда для целей расчета налога при УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» на дату выплаты работнику компенсации за неиспользованный отпуск.

Страховые взносы

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами (включая взносы на травматизм) в полной сумме.

Это относится и к компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения, и к компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника.

Общая информация

Все работающие люди вправе претендовать на отдых двадцать восемь дней за год. Они складываются следующим образом:

Некоторым категориям граждан также положен дополнительный отдых. Его длительность определяется трудовыми договорами.

Не всегда человек отгуливает положенный отдых полностью. Поэтому на момент увольнения у людей остаются неиспользованные периоды. Их работодатель и включает в начисления.

Предположим, человек устроился на предприятие в начале января и к концу декабря этого же года решил уволиться. На протяжении этого времени он не отдыхал, хотя по закону он имел на это право уже через полгода. Получается, на момент увольнения, работодатель обязан ему оплатить неиспользованный отдых 28 дней. Если этот же работник уволился через полгода, он получил бы компенсацию 14 дней. Ведь на каждый месяц работы положено 2, 33 дня отдыха.

Важно! Не выплачивается компенсация за отпуск при увольнении, когда человек отработал на предприятии меньше половины месяца либо при полном использовании положенного отдыха ранее. Законом не установлен конкретный срок использования положенного отдыха.

Но, когда работник рассчитывается, работодатель обязан оплатить их в момент увольнения.

Это важно знать: Положен ли отпуск внешнему совместителю

Порядок отражения компенсации за неиспользованный отпуск в бухгалтерском учете

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:

Если работодатель не выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск

Если работодатель не выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск, то работник может поступить следующим образом:

Написать претензию работодателю с требованием выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Обратиться в Трудовую инспекцию с заявлением об ущемлении своих трудовых прав. Это можно сделать путем направления заявления по электронной почте, составления бумажного заявления или лично посетить инспекцию по труду. Ваше обращение будет рассматриваться 30 дней. За время рассмотрения обращения работника сотрудники Трудовой инспекции сделают запрос работодателю с целью выяснения причины невыплаты отпускных и в письменном виде сообщат работнику о результатах проверки.

Обратиться в суд. В отличие от Трудовой инспекции суд не сможет привлечь работодателя к ответственности. Но суд может обязать работодателя выплатить всю причитающуюся работнику сумму отпускных. В исковом заявлении работнику следует указать нарушенные права и выдвинуть требование о взыскании с организации компенсации за неиспользованный отпуск. После вынесения решения суда на основании исполнительного листа будет произведен арест счетов предприятия и вся причитающаяся работнику сумма отпускных будет выплачена работодателем.

Решение проблемы через суд

Для взыскания неустойки и невыплаченной компенсации можно обратиться в районный суд по месту регистрации работодателя. Если главный офис компании находится в другом городе, допускается подача иска по месту нахождения филиала (ст. 29 ГПК РФ).

Пошагово процедура выглядит так:

1. Истец самостоятельно определяет размер невыплаченной компенсации и неустойки – они понадобятся при заполнении исковых требований.
2. Составляется иск. В нем указывается период работы на предприятии, Ф.И.О. директора (ответчика), должность истца. Детально описывается ситуация: при каких обстоятельствах не выплачивается компенсация, ссылки на законодательные нормы, указание на отказ руководителя в выплатах. В конце предъявляются исковые требования: выплатить компенсацию и неустойку по ней. Обязательно наличие даты составления и подписи инициатора.
3. Подача иска в суд. Для этого необходимо явиться лично в госорган или отправить документы с описью вложения заказным письмом.
4. Принятие материалов к производству. На это судье дается 5 дней, после чего выносится определение о начале производства. Стороны получают уведомления с датой первого заседания.
5. Рассмотрение дела в зале заседания. Работодатель может прийти лично или доверить представление интересов другому лицу. При удовлетворении ходатайства о заочном рассмотрении истцом или ответчиком дело рассматривается без их участия.
6. Вынесение судебного решения. Оглашается резолютивная часть. По прошествии 1 месяца решение вступает в законную силу, истцу выдается исполнительный лист. Он вправе оставить его при себе или предъявить судебным приставам для принудительного удержания задолженности при полном или частичном удовлетворении исковых требований.

Комментарий специалиста

Платонов Александр

Юрист

Если суд отказывает в удовлетворении требований, решение может быть обжаловано в апелляционном порядке в течение месяца через вышестоящую инстанцию.

Исковое заявление

Вместе с иском предоставляется паспорт, справки о зарплате, трудовой договор. С документов снимаются копии, оригиналы отдаются владельцу.

Госпошлина

Согласно ст. 333.36 НК РФ, истцы по трудовым спорам освобождаются от уплаты госпошлины.

Сроки обращения

Как говорилось ранее, истцы по делам о взыскании выплат могут обращаться в суды в течение года от даты, когда деньги должны были перечислиться по закону. Если срок подачи иска пропущен по уважительным причинам, для начала производится процедура восстановления, и только после этого в суд подаются документы для рассмотрения дела.

При невыплате работодателем компенсации за неиспользованный отпуск при расторжении трудового договора сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию или судебный орган для разрешения спора. Помимо суммы компенсации, с работодателя взыскивается неустойка за каждый день просрочки по инициативе гражданина, чьи права были нарушены.

Административная ответственность работодателя за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск

Административная ответственность за нарушение законодательства о труде установлена статьей 5.27 КоАП РФ.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа

на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

Нарушение законодательства о труде должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Кроме этого, в отношении деятельности работодателя могут проводиться внеплановые проверки инспекторами налоговых органов, сотрудниками трудовой инспекции и работниками прокуратуры.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

О предоставлении отпуска

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ №-132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 №-139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у него есть право:

• на досрочное предоставление отпуска;
• на выбор времени отпуска;
• на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).

В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.