Платежный календарь предприятия: зачем он нужен и как его составить

Что такое бюджет движения денежных средств и как его составить

Предприятие существует и получает прибыль за счет успешного вложения денег в товар и производство, что позволяет получать доход. Соответственно, финансовые потоки (например, расходы и доходы) есть везде и их надо контролировать. Контролировать происходящие без составления плана и ализа отклонений практически не возможно — это процесс называется бюджетированием. Планирование движения денег и анализ отклонения реальности от планов и есть БДДС. Его надо уметь составлять, постоянно придерживаться и вести отчетность. Обычно составляют проект БДДС в Excel, а после этого переходят к автоматизации БДДС в 1С.

Что такое БДДС

Бюджет движения денежных средств (БДДС) позволяет контролировать денежные потоки и показывает, как ими лучше распоряжаться.
В бюджет закладывается:

• поступления финансов,
• расход средств.

Сразу стоит сказать, что трудность формирования бюджета в том, что издержки известны наперед, а доходы непредсказуемы. Это основная трудность при анализе и прогнозе. Бюджет старается сделать их наиболее реалистичными в перспективе на неделю, месяц, квартал или год. Цель — предотвратить кассовые разрывы, то есть сделать так, чтобы платежи не превышали доходную часть бюджета. Идеальная ситуация и глобальная цель — создать бюджет, где поступлений больше, чем трат. Трудность этой задачи зависит от многих факторов. Главный из них — руководство расходами. Траты всегда можно сократить, но этим легко нанести вред предприятию. Если вести бюджет, то такой ситуации можно избежать, ведь в его основе лежит оптимальность.

Стоит помнить, что БДДС не создается просто так. Для этого необходимы документы, которые считаются достаточным основанием для внесения в бюджет. К ним относятся:

• Первичные документы: чеки, квитанции, выписки из банка.
• Договора с контрагентами.
• БДР — бюджет доходов и расходов.

Зачем нужен БДДС

Начиная процесс автоматизации учета на предприятия обычно начинают с БДДС в Excel, и часто на этом останавливаются и не переходят к запуску БДР. Но этого достаточно только в том случае, если у организации нет долгосрочных обязательств. Например, это касается оплаты платежей со значительными отсрочками.

Задуматься о составлении БДДС в 1С должны, в первую очередь, торговые и производственные предприятия, так как они относятся к организациям с длительным финансовым циклом. Например, продукт может быть изготовлен в начале календарного года, а реализован — в конце. Соответственно выручка придет только через год. И в течение этого периода у предприятия должны быть деньги для поддержания производственного цикла.

Что включено в бюджет движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств достаточно объемен, так как охватывает широкий круг деятельности. Для упрощения все операции формируются в три группы, в зависимости от их характера и назначения. Выделяют:

1. Инвестиционную деятельность.
2. Операционную деятельность.
3. Финансовую деятельность.

Инвестиционная деятельность

Включает в себя любые размещения капитала, которые в перспективе могут принести прибыль. Например, такими тратами могут считаться вложение активов предприятия в дочернюю компанию или расход выручки на обновление оборудования. Также стоит помнить, что компания может покупать ценные бумаги, недвижимость, предоставлять кредиты и займы. Все это тоже считается инвестициями.

Операционная деятельность

Основная цель операционной деятельности предприятия — извлечение прибыли из конечного продукта. Поэтому затраты в этом разделе покрывают затраты на производство и реализацию, а также текущие потребности. Например, можно выделить расходы на:

• производство продукта,
• логистику,
• оплату труда персоналу,
• содержание помещений и оборудования в рабочем виде,
• реализацию товаров.

Операционная деятельность охватывает не только изготовление, но и хранение, сбыт и торговлю. Стоит учитывать, что для каждой сферы операционная деятельность будет уникальной, так как она должна соответствовать цели существования организации.

Чаще всего, операционная деятельность является основным объектом при составлении БДДС, так как она в первую очередь страдает на предприятиях с длинным финансовым циклом.

Финансовая деятельность

Предприятие заинтересовано в том, чтобы привлекать дополнительные средства. Источниками финансов могут быть акционерные общества, физические лица-кредиторы. В этот раздел относиться работа с кредитными средствами, займами, которые взяла организация.

Дополнительные деньги не считаются выручкой, они всегда направлены внутрь предприятия. Средства идут либо на покрытие разрыва между расходами и доходами, либо инвестируются в производство, оборудование, персонал.

Обратная сторона финансовой деятельности — выплаты процентов, возврат займов

Этапы составления прогноза

Надежный бюджет позволит понять, как контролировать свои расходы: тратить организация будет только тогда, когда будете четко известно, что можно позволить эти траты. Бюджет также позволит видеть информацию о сбережениях, чтобы создать резервы наличности для компании.

Одним из лучших способов управления бюджетом фирмы является создание прогноза денежных средств. Такие прогнозы понадобятся для планирования финансирования и распределения ресурсов между различными направлениями бизнеса. Познакомимся с основными шагами, которые вам необходимо предпринять, чтобы использовать возможности прогнозирования на максимум.

Шаг первый.

Начинаем с предпусковой позиции. Этот раздел поможет определить тип и объем долгового и акционерного финансирования, требующегося бизнесу, а также то, какое финансирование будет лучше всего работать для компании. Этот раздел позволит установить размер первоначальных вложений, необходимых на организационные мероприятия по открытию бизнеса, а также какая сумма денег может быть затрачена на запуск основных бизнес-процессов (сырье—производство—сбыт). Чтобы определить общую стоимость старта, необходимо добавить стоимость оборудования, инвентаря, земли, зданий, выплаты по кредиту, а также первоначальные затраты, такие как страхование или аренда. Получив общее количество, нужно вычесть эту сумму из доступных средств, чтобы выяснить, сколько осталось денег.

Шаг второй.

Определяем прогноз продаж, который покажет, будет ли денежный поток организации поддерживать бизнес на требуемом уровне. Нужно начать с выяснения того, какими будут ежемесячные, ежегодные продажи, и роль в них каждого фактора. На этом этапе нужно постараться определить, есть ли положительный прогноз для вашей отрасли. Если есть положительная перспектива, нужно будет составить прогноз, сколько клиентов приобретет ваш продукт и что именно каждая группа клиентов купит у вас. Далее необходимо будет предоставить прогноз продаж для каждого продукта или услуги.

БДДС и БДР: описательная характеристика

Бюджет движения денежных средств часто путают с бюджетом доходов и расходов. Это разные вещи, хоть они и включают иногда повторяющиеся параметры. Так, в списке доходов и расходов (БДР) будет:

• источники доходов,
• направления расходов,
• объемы доходов и трат,
• прибыль/убыток,
• амортизация,
• разница при конвертации валют.

Специфика БДДС позволяет дополнительно включить в анализ:

• направление всех денежных потоков,
• объемы и даты каждой выплаты и поступления,
• оборот финансов с определенной периодичностью,
• остаток средств в классе на конкретную дату,
• уплата налогов и задолженностей по кредиту,
• результаты по работе с ценными бумагами и другое.

Как составить БДДС

Бюджет бывает трех видов:

• дефицитный,
• профицитный,
• сбалансированный.

Предприятию выгодно ориентироваться на профицитный тип, так как в нем доходов больше, чем расходов, а разница между ними образует добавленную стоимость, рентабельность или наценку.

Для его составления используют прямой и косвенный методы. Для этого необходимо записывать все начисления, расходы и доходы по факту. Объем и дата вносятся в бюджет без корректировки в момент проведения операции.

Факторы, которые могут учитываться при использовании БДДС прямым методом:

• активность покупателей.
• информация по поставщикам, подрядчикам,
• количество персонала и оплата труда,
• регулярные выплаты в фонды (например, социального страхования),
• оплата налогов, кредитов,
• финансовые операции с учредителями и акционерами.

Документы, которые будут использоваться:

1. БДР — к нему надо заранее получить доступ.
2. Планы продаж с разной периодичностью (квартальные, годовые).
3. Все договора с поставщиками, кредиторами, покупателями и т.д.
4. Банковские выписки.

Эффективность бюджетирования

Деятельность предприятия предполагает, как известно, получение прибыли.
При этом важен здесь поток денежных средств.

Его результат приводит к новому циклу производства. Это позволяет перераспределить ограниченные ресурсы.

БДДС имеет основные части: приход (от источников денежных средств) и расход (использование этих средств).

Информативность БДДС возможна при охвате всех денежных потоков. Прогнозирование денежного потока становится важнейшей задачей обеспечения продуктивной деятельности компании.

Эффективность бюджетирования связана с наличием сквозных процедур, регламентов во всех стадиях.

БДДС будет составлен в несколько этапов.

Этап 1. Учет всех поступлений

В основе плана поступлений лежит план продаж. В нем указывается заказчик, объемы товара и дата поступления средств. На данном этапе этого достаточно — была сформирована доходная часть. Нормальной считается ситуация, когда детально расписаны только ближайшие месяцы, а отдаленные характерны редкими поступлениями.

Этап 2. Учет всех расходов

На данном этапе необходимо определить, куда и когда будут уходить денежные средства. Большая часть расходов идет на оплату основных поставщиков, но учитывается вся деятельность организации: инвестиционная, операционная и финансовая. Затраты указываются на полный финансовый цикл, а не по факту.

Этап 3. Условно-постоянные платежи

Тут учитываются прочие расходы, которые включены в операционную деятельность: налоги, коммунальные платежи, затраты на рекламу и развитие, оплата труда, обслуживание помещений. На основе нормативных документов устанавливается периодичность, с которой делается расчет по этим статьям. Допускается внесение не точных дат, а средних значений.

Для тех расходов, которые будут единичными (рекламная компания) создается отдельная графа.

Этап 1-3 покрывают операционную деятельность предприятия.

Этап 4. Инвестиционная деятельность

Основой для создания этой части БДДС может стать инвестиционный план, проект по капитальным затратам или БДР. Если таких документов нет, то необходимо пообщаться с сотрудниками предприятия, которые занимаются финансовыми вопросами. Также рекомендуется утвердить с начальником план инвестиций на текущий год.

При этом стоит учитывать не только расходы, но и доходы от инвестиционной деятельности: проценты по кредиту, дивиденды, выплаты по акциям и ценным бумагам.

Шаг 5. Финансовая деятельность

Этот раздел нужен, чтобы размещать свободные средства в депозиты, зарабатывать проценты в облигациях, работать с кредиторами и овердрафтом. Главная цель здесь — найти деньги, как во внутренних, так и внешних источниках.

Основные виды платежных календарей предприятия

Платежные календари делятся на виды по направлениям работы предприятия, его подразделений и отделов. Выделают такие типы данного документа:

• Налоговый платежный календарь, который также называют графиком налоговых платежей, где фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

• Календарь инкассации дебиторской задолженности. Все необходимые данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет, поскольку таким образом удается представить действительный оборот средств.
• Календарь обслуживания кредитов. Все сведения по выплатам указываются в данном документе на основе условий кредитных/лизинговых соглашений.
• Календарь выдачи зарплаты. Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
• Бюджет формирования производственных запасов. Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
• Бюджет управленческих расходов. В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

• Бюджет реализации товара. Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию», а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции».
• Бюджет формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций. Данный документ также включает в себя два раздела: «График затрат на приобретение долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (таких, как акции, долгосрочные облигации, пр.) и «График поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля».
• Капитальный бюджет реализации программы реальных инвестиций. При его составлении учитываются два раздела: «График капитальных затрат» (на оплату основных средств и нематериальных активов) и «График поступления инвестиционных ресурсов» (по отдельным источникам).
• Капитальный бюджет реализации инвестиционных проектов. Эта разновидность похожа на предыдущий документ.
• Бюджет эмиссии акций. Документ включает в себя «График платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций и обеспечивающих их продажу» (комиссионное вознаграждение, пр.) и «График поступления денежных средств от эмиссии акций».
• Бюджет эмиссии облигаций схож с предыдущим типом документа.
• Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам. Сведения о платежах фиксируются отдельно для всех видов кредита и в соответствии с условиями кредитных договоров.

Выводы

Наличие БДДС дает предприятию значительное преимущество. Однако стоит помнить, что сделать план — это только половина дела, так как его надо придерживаться. Отклонения допустимы при форс-мажорах и появлении новых факторов.

Веб сервис Финоко позволяет автоматизировать расчет БДДС. В сервисе есть возможность определить структуру статей движения денег. Удобная система управления формулами в показателях дает возможность автоматизировать процесс планирования и создать комплексную финансовую модель компании. Модуль Управленческого учета в 1С позволяет загружать фактические данные о движении денег по расчетным счетам и в кассе предпритяия.

0

Раскрытие информации по трем денежным потокам

В Положении установлены требования к раскрытию информации, в том числе: — предусмотрен порядок представления дополнительных пояснений; — установлена необходимость увязки сумм, представленных в отчете, с соответствующими статьями бухгалтерского баланса; — определен состав раскрываемой информации.

Структурно ПБУ 23/2011 разделяет денежное движение на три потока: движение денежных средств в разрезе текущей деятельности раскрывает денежное содержание прибыли, инвестиционной деятельности — показывает тенденцию долгосрочного развития организации, а финансовой — отражает возможности организации привлекать деньги извне.

Если раскрыть перечисленные понятия более подробно, можно сказать следующее:

Текущая деятельность — это обычная деятельность организации: производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, продажа товаров, сдача имущества в аренду и др.

Инвестиционная деятельность — это приобретение и продажа земельных участков, объектов недвижимости, оборудования, нематериальных активов и других внеоборотных активов; строительство собственными силами; расходы на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические разработки. К инвестиционной деятельности относится также предоставление другим организациям займов и осуществление прочих финансовых вложений (приобретение ценных бумаг других организаций, в том числе долговых, вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций и т. п.).

Финансовой деятельностью считается деятельность организации, в результате которой изменяются величина и состав собственного капитала и заемных средств (поступления от выпуска акций, облигаций, получение от других организаций займов, погашение заемных средств и т. п.)*.

Примечание: * подробнее о классификации денежных потоков и об отражении операций (в том числе и валютных) в отчете о движении денежных средств согласно ПБУ 23/2011 читайте на нашем сайте.