При оформлении человека на работу с ним заключается трудовой договор. Работодатель обязан в установленные законом сроки предоставлять отчётность организации в контролирующие органы, в том числе и Фонд социального страхования, если штат превышает 50 человек.
Юридические лица могут выполнять эту процедуру следующими способами:
- Сдача отчётности лично инспектору.
- Отправка документов почтой.
- Передача данных в электронной форме.
Наиболее эффективным способом является электронная форма сдачи отчётности, которая производится 4 раза в год. Шлюз приёма отчётности – это инструмент для передачи электронных документов от юридических лиц в установленном формате на основании действующих норм закона.
Данный способ позволяет исключить время, необходимое для нахождения в очередях лиц, сдающих отчётность, и защитить информацию при передаче её в интернете.
Назначение шлюза
Официально оформленные граждане имеют право в случае утраты работоспособности получить выплаты из внебюджетных фондов государства. ФСС финансирует трудящихся, получивших право на материальное обеспечение. Перечисленные взносы от всех юридических лиц поступают в эту структуру и аккумулируются там для последующих выплат.
Сдача электронной отчётности на портале ФСС с помощью специального шлюза позволяет эффективнее проводить обработку больших объёмов информации. Трудоёмкая работа по приёму документов специалистами ФСС упрощена, так как выполняемые процедуры автоматизированы.
Данная отчётность позволяет оптимизировать работу бухгалтеров и инспекторов, поэтому такая форма ее сдача утверждена в законодательном порядке.
Основополагающим документом для составления отчётов является Федеральный закон от 27.07.09 №212, именуемый «О страховых взносах».
О вариантах и порядке сдачи отчетности в фонд вы можете узнать из следующего видео:
https://youtu.be/cVDHxo2pmAM
Основной принцип передачи данных
По приказу №19 плательщик может предоставить информацию в электронном виде в ФСС двумя основными способами:
- Через интернет. Для этого необходимо подготовить отчет, заверить его квалифицированной электронной подписью КЭП, перейти на сайт, а затем отправить готовый документ на шлюз приема отчетности в ФСС. Это самый простой вариант, при котором не требуется лично отправляться в офис организации.
- Передача данных с помощью носителей – флешек, дискет, дисков и т. д. В этом случае также требуется подготовить электронный файл, заверить его с помощью КЭП и самостоятельно отвезти в фонд соцстрахования.
Первый вариант отнимает намного меньше времени и доставляет минимум затруднений, однако и здесь есть определенный ряд сложностей. Шлюз приема ФСС ежедневно используют сотни пользователей, и большие нагрузки приводят к неизбежному замедлению его работы. Внезапные технические неполадки могут помешать своевременной отправке данных, поэтому эту процедуру лучше не откладывать на последний момент.
Кроме того, отчетность проверяется далеко не мгновенно – на это отводится до 24 часов. Если при проверке будут обнаружены какие-либо ошибки, расчет будет считаться незавершенным, его придется переделывать, а на это тоже потребуется время. Если отложить отправку отчетности на последний момент, дело может остаться несделанным, и это приведет к негативным последствиям для организации.
Отчетность в ФСС может быть представлена по интернету (через шлюз приема ФСС, находящийся по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт Фонда, прикрепить файл расчета и отправить его на шлюз. Все эти действия достаточно просты и интуитивно понятны.
https://youtu.be/dHLC2LgsCtw
Порядок входа в личный кабинет
Для получения возможности загрузки документов в электронном виде следует зарегистрироваться в статусе страхователя. Процедура регистрации представляет собой последовательность следующих шагов:
- Открыть сайт «Поисково-мониторинговая система ФСС».
- В открывшемся поле нажать значок «Регистрация».
- В новой форме нужно заполнить данные пользователя, ответственного за сдачу отчёта. Придумать свой уникальный пароль и логин для системы, написать их на латинице, перейти «К шагу 2».
- На электронную почту в течение 24 часов поступит сообщение, в котором надо перейти по указанной ссылке.
- Страхователь получает право доступа на портал в свой ЛК.
После процедуры регистрации необходимо подготовить заявление с просьбой о предоставлении сотруднику расширенного права доступа при отправке отчётов. Следует открыть «Заявление страхователя» и заполнить форму. Затем нужно ее распечатать, завизировать у директора организации, поставить печать и отнести в своё подразделение социального страхования.
Расширенные права дают сотруднику возможности:
- Вносить на портал расчёты с сохранением в общей базе.
- Пользоваться функцией проверки взаимных увязок в расчёте.
- Распечатать свой отчёт.
- Сохранить файл с расчётами в формате XML.
- Выгружать расчёты из XML файла, который подготовлен в другой программе.
Следующим этапом работы является установка сертифицированных удостоверений ФСС на рабочий компьютер. Информация передаётся в зашифрованном виде с целью конфиденциальности. Прочитать документ имеет право только получатель, для этого при шифровании используется ключ специалиста фонда. Данные ключа отражаются в сертификате, его надо перекачать с портала ФСС. Требуется наличие сертификатов организации страхователя и ответственного сотрудника ФСС.
С помощью полученного персонального ключевого носителя надо сформировать сертификат электронной цифровой подписи для работы с отчётностью. Для дальнейшей работы надо скачать два сертификата – корневой УЦ и открытого ключа с электронной подписью сотрудника фонда (и ежегодно их обновлять).
Как составить доверенность для налоговой для сдачи отчетности — смотрите в этом материале. О том, чем отличается трудовой договор от контракта, читайте здесь.
Как можно сдать отчётность в ФСС?
Предоставление отчётности в ФСС страхователями возможно несколькими способами:
| Вид отчётности | Способ предоставления отчётности | Комментарий |
| На бумажном носителе | Предоставив в ФСС лично или через доверенное лицо | Организациям, численность работников которых не превышает 25 человек |
| Через МФЦ | ||
| Почтовым отправлением | ||
| В электронном виде | Через удостоверяющий центр | Организациям, численность работников которых составляет 25 человек и более |
| Посредством шлюза приёма отчётности | На сайте ФСС |
Технология работы со шлюзом
Наличие сертификатов даёт право пользователю на отправку электронного отчёта через шлюз в ФСС. Подготовить форму 4-ФСС можно в программе бухгалтерского учёта, в сервисе сайта фонда либо в специальной программе, установленной на компьютер.
После занесения отчётной информации нужно нажать «Выгрузить в XML». Имя файла составляется в последовательности: № страхователя, пробел, календарный год, пробел, отчётный период, пробел, XML.
Файл с расчётом отправляется в ФСС после выполнения операций:
- Электронная подпись документа.
- Установка ключа уполномоченного специалиста фонда.
- Шифровка данных отчёта.
Эти действия производятся единовременно посредством специального сервиса «АРМ подписания, шифрования»:
- На шлюз ФСС можно перейти по адресу f4.fss.ru и скачать программу.
- На рабочем компьютере нужно ее распаковать и запустить файл вида ARM.exe.
- Для настройки шлюза надо выбрать криптопровайдера для шифровки отчёта.
- В поле формы «Личный сертификат» указывается ключ электронной подписи (персональный), ключ сотрудника ФСС — в поле «Сертификат уполномоченного лица».
- Теперь надо выбрать исходный файл с отчётом и указать адрес к выходному файлу.
- После команды «Подписать, зашифровать» будет создан кодированный документ с расширением .ef4. Он находится в папке с незашифрованным расчётом.
- Осталось нажать «Отправить в ФСС», далее готовый отчёт уходит на проверку.
Если все этапы контроля пройдены, страхователю высылается протокол обработки со статусом «Успешно обработан». Время обработки отчётности шлюзом не превышает 48 часов после получения. На вкладке «Проверка и контроль» по истечении этого срока отображаются протокол проверки, а также квитанция получения расчёта, которые надо распечатать.
Отправка реестров и получение отчета о приеме
Чтобы отправить документ, необходимо нажать на кнопку «Отправить документ», а далее действовать по стандартному принципу прикрепления документов с персонального компьютера. Через папку «Обзор» выбирается определенный нужный файл, после чего нажать кнопку «Отправить». Отчет автоматически поступит на страницу проверки статуса отчета.
Отправленный страхователем отчет проходит несколько стадий обработки и проверки на сервисе:
- Проверяется название и размер зашифрованного файла.
- Происходит расшифровка и проверка электронной подписи;
- Проверка соответствия структуры файла отправленного отчета установленному формату ФСС;
- Контроль показателей отчета на уровне логики и арифметики.
После того, как проверки завершены, с сервиса можно получить проверку отчета, а также скачать квитанцию о том, что отчет формы 4-ФСС принят. Квитанция устанавливается взаимным и однозначным соответствием между представленным отчетом и датой и временем его получения, заверяется ответственным лицом из ФСС.
Квитанция является подтверждением того, что отчет Ваш правильный и послан в определенное время, с его наличием никаких нареканий к вам не может быть предъявлено, а также это означает, что Вы все сделали верно.
boss-consult.ru
Возможные ошибки
Если в процессе проверки в расчётах будут обнаружены ошибки, протокол высылается с их указанием. Виды нарушений можно изучить на портале Фонда социального страхования.
Это может быть:
- отсутствие в сертификате регистрационного номера или кода подразделения ФСС;
- неправильный формат сертификата;
- истечение срока его действия;
- неверное наименование или размер файла и ряд других ошибок.
Бухгалтер должен исправить нарушения, повторно отправить отчёт. Возможно, потребуется помощь системного администратора, так как может быть неправильно подключён интернет, что влияет на результат.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС. Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством. Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя. Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд. Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ. Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП. Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия. Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП. Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП. Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу. Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета. ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных. Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах. Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности. Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).
Важные аспекты ↑
Официально трудоустроенные граждане РФ обеспечиваются соответствующими выплатами при утрате трудоспособности из различных государственных внебюджетных фондов.
Сегодня Фонд социального страхования выполняет большое количество самых разных задач.
В том числе финансовое обеспечение граждан, у которых имеются проблемы со здоровьем или утрачена трудоспособность по иной причине. Средства в данный фонд поступают и аккумулируются там за счет работодателей.
Вне зависимости от организационно-правой формы, а также различного рода иных фактором необходимо будет делать соответствующие начисления на каждого работника.
При этом периодический, 4 раза в год формировать документальную отчетность. Она может иметь различный вид и сдаваться в региональное отделение ФСС следующим образом:
- самостоятельно;
- доверенным лицом;
- почтой;
- в электронной форме.
Наиболее удобным и наименее затратным с точки зрения времени является именно работа с электронными документами.
Имеются свои особенности. В первую очередь они касаются необходимости использования специального шлюза.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые следует заблаговременно, можно отнести следующие:
- определения;
- основные выполняемые функции;
- законодательная база.
Определения
Сегодня для успешной работы со шлюзом приема отчетности 4-ФСС необходимо хорошее знание законодательных норм.
Но для правильной трактовки основных положение нормативно-правовых документов необходимо будет ознакомиться с определениями основных терминов.
В противном случае будет достаточно проблематично избежать нарушения законодательных норм. К основным терминам, применяемым в данном случае, можно отнести следующие:
- «организации»;
- «шлюз приема отчетности»;
- «физические лица»;
- «обособленные подразделения организации»;
- «банки» и «банк»;
- «лицевые счета»;
- «счета федерального казначейства»;
- «недоимки»;
- «место расположения обособленного подразделения»;
- «место жительства»;
- «финансовый год».
| Под термином «организации» | Понимаются юридические лица, которые заключают специальные трудовые договора с гражданами РФ. Именно такие организации должны делать соответствующие отчисления в ФСС. При этом подобное правила распространяется лишь на лиц, трудовой договор с которыми был заключен на период более 2-х месяцев |
| «Шлюз приема отчетности» | Специальная точка для закачки в неё электронных документов с отчетностью в ФСС |
| «Физические лица» | Индивидуальные предприниматели, делающие соответствующие отчисления, а также непосредственно сами работники, за которых отчетность сдается. Данный термин подразумевает наличие определенной правоспособности у физического лица. Важно помнить, что правоспособность у имеющего гражданство РФ и иностранного гражданина несколько различается |
| «Банки»/«банк» | Специальное кредитное предприятие, которое имеет право на открытие специальных счетов. Данные о лицевых счетах, на которые делаются соответствующие отчисления, отражаются в специальных отчетных документах |
| «Лицевой счет» | Специальный счет, открываемый для ведения через банк учета расчетов с физическими и юридическими лицами |
| «Счет федерального казначейства» | Подразумевается специальный счет казначейства федерального уровня. На данном счету осуществляется аккумулирование средств федерального фонда страхования. Именно на этот счет поступают все средства, которые отчисляет работодатель за своего работника в пользу в пользу Фонда социального страхования |
| «Недоимки» | В данном случае некоторая сумма, которая по каким-то причинам не была начислена на счет Фонда социального страхования |
| «Обособленные подразделения» | Подразделения предприятия, расположенные отдельно от основного и при этом рабочие места оборудованы там более, чем на один месяц |
| «Место расположения обособленного подразделения» | Фактический адрес расположения конкретного подразделения. Важно помнить, что подобные подразделения, расположенные отдельно от своих материнских предприятий, имеют собственный баланс. Соответственно, должны сдавать отчетность в ФСС отдельно |
| «Место жительства» | Фактическое место проживания конкретного физического лица. Также под данным термином понимается место постоянной регистрации. Обозначается в паспорте на соответствующей странице |
| «Финансовый год» | Некоторый период времени длительностью в 12 календарных месяцев. Представляет собой определенный отчетный период |
Это интересно: Время отдыха и его виды по Трудовому Кодексу
Основные выполняемые функции
Если ранее опыт работы со специальным шлюзом приема отчетности по какой-то причине отсутствовал, необходимо ознакомиться с принципами его работы и основным назначением.
Это позволит избежать допущения наиболее типичных в рассматриваемом случае ошибок. На данный момент подобного рода точка доступа требуется для реализации следующих задач:
| Передачи всех необходимых документов | С минимальными затратами времени в Фонд социального страхования |
| Точка доступа | Позволяет максимально защитить информацию, передаваемую таким образом |
| Уменьшается время | Необходимое для выполнения сдачи отчетности |
| Упрощается процесс обработки информации специалистами ФСС | Большая часть процедур является автоматизированной |
| Экономятся средства на предоставление отчетности | Нет необходимости посещать региональное отделение, печатать документы |
Сдача электронной отчетности имеет большое количество неоспоримых достоинств. Именно поэтому на законодательном уровне установлено, что сдавать его требуется в обязательном порядке именно таким образом.
В бумажной форме допускается предоставлять отчетность только предприятиям, суммарная численность работников на которых составляет не более 25 человек.
Законодательная база
Несмотря на то, что все документы предоставляются в электронной форме, необходимо соблюдение всех нормативов, разработанных для документации в бумажном формате.
На данный момент основополагающим документом, регулирующим процесс составления отчетности и перечисления взносов, является Федеральный закон №212-ФЗ от 24.07.09 г. «О страховых взносах».
Данный нормативно-правовой документ включает в себя следующие основные разделы:
| гл.№1 | Общие положения |
| гл.№2 | Уплата страховых взносов |
| гл.№3 | Как обеспечивается исполнение обязанностей по уплате страховых взносов |
| гл.№4 | Какие права, а также обязанности имеются непосредственно у плательщиков страховых отчислений |
| гл.№5 | Как производится контроль за уплатой страховых отчислений в ФСС и другие фонды |
| гл.№6 | Ответственность за нарушение законодательных норм, связанных со страховыми отчислениями, формированием отчетности |
| гл.№7 | Как производится обжалование составленных органами контроля актов |
| гл.№8 | Отражается порядок предоставления отчетности, а также остальные важные моменты |
Важно помнить, что за нарушение установленных сроков предоставления отчетности полагается достаточно серьезная ответственность.
Выражается она в штрафах. Причем налагаются они как на физических лиц, так и на предприятия.
