Использование Простой электронной подписи в документах

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Прямого запрета расписываться другой подписью в законе нет, однако вместе с тем подпись в паспорте является как бы «эталоном». В случае, если подпись сверяют (например, в банке при оформлении документов, в посольстве или у нотариуса), ее будут сверять именно с той, что стоит в паспорте – «эталоном».

Так органы Росреестра вправе приостановить сделку по регистрации перехода права собственности, если у сотрудника возникнут сомнения в подписи на правоустанавливающем документе. В таком случае сотрудник Росреестра вправе вызвать заявителя на личный прием и попросить расписаться в документе еще раз лично при регистраторе.

Таким образом, во избежание лишних проблем и беготни в важных документах лучше расписываться «как в паспорте».

В случае сомнений на счет того, чья подпись стоит в документе, именно расписавшемуся лицу придется доказывать, что это его подпись или не его. А не лицу (органу), в этом усомнившемуся.

Если гражданин хочет официально изменить свою подпись, то тогда только вместе в паспортом: в новом паспорте – новая подпись.

Как указано выше, если документ подписан подписью, отличающейся от подписи в паспорте, он юридической силы не потеряет. Так, нельзя в кредитном договоре намеренно расписаться другой подписью и впоследствии утверждать, что договор недействителен и долга никакого нет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Предлагаем ознакомиться Взыскание долга. Как заставить должника исполнить судебное решение

В данном случае, как и при подписании иных документов, расписываясь, гражданин выражает свое волю, свободное согласие с изложенными в документах условиями и обязанность на их соблюдение.

А при принятии на себя обязательств важна не подпись, а личность человека.

Если я расписываюсь в договоре купли-продажи, то я лично принимаю на себя обязательства. Моя подпись может в корне отличаться от той, что стоит в паспорте, но это не значит, что за меня расписался другой человек. Это сделала я собственноручно и, как следствие, со всем согласилась.

При возникновении сомнений в вопросе «чья подпись стоит в документе», когда лицо, якобы расписавшееся в нем, все отрицает, заинтересованное лицо вправе провести почерковедческую экспертизу.

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Предлагаем ознакомиться Дата свид ва о расторжении брака по суду

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

Исторические моменты

Данный цвет пасты нравится многим людям, поэтому они используют его в своем повседневном обиходе. Большинство из них считает, что этот цвет придает некоторую статусность их подписи, она смотрится респектабельно. Таким цветом часто ставят свои подписи руководители организаций. А психологи доказали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и стабильности данного документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях, используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Возможно, что эти подсознательные впечатления у старшего поколения исходят от школы. Так как тогда учителя использовали преимущественно черную пасту. При этом ученикам было дозволено пользоваться только синими чернилами. Таким образом, они с детства понимали, что синий цвет используют простые люди, а черный цвет чернил могут позволить себе статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и т.д.

Но сейчас у молодого поколения нет таких ассоциаций, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Также нередко встречаются и сиреневые оттенки ручек.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Предлагаем ознакомиться Прорвало стояк в квартире кто виноват

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Должность сотрудника не меняется

Итак, как правильно оформить подпись временно исполняющего обязанности? Все просто. Из-за того, что на сотрудника возложены обязанности директора, его должность, указанная в штатном расписании, не меняется. Поэтому при заключении договоров замещающий директора сотрудник указывает свою должность. Никаких «И.О», «ВРИО», «Исполняющий обязанности», подписывая договор, указывать не нужно.

Для большей наглядности предлагаем пример, как ставить подпись временно исполняющему обязанности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.