Плюсы и минусы найма главбуха без права подписи
Плюсов найма руководителя бухгалтерии, который не станет подписывать никакие документы, немного, но они есть. Это:
- возможность снижения уровня зарплаты;
- экономия рабочего пространства (главный бухгалтер без права подписи может работать на удаленке).
Однако на такой шаг руководители компаний чаще идут, памятуя о том, что прежний главбух принципиально не подписал, например, документы для банковского кредита. Отметим, что именно для этого случая главный бухгалтер без права подписи – плюс сомнительный. Банки охотнее дают кредиты при наличии двух подписей – чтобы иметь возможность привлечь главбуха к субсидиарной ответственности.
В другой ситуации с банками, например, для расчетно-кассового обслуживания лучше иметь одну подпись:
- банки уже давно рассматривают по умолчанию как равнозначных всех работников клиента, кто указан в карточке образцов подписей и оттиска печати;
- первая, вторая, третья подпись – это всего лишь нумерация, и каждой из них вполне достаточно, чтобы платежное поручение ушло в оплату;
- для того, чтобы платежное поручение не уходило в оплату без подписи руководителя компании, в банке необходимо, как правило, оформлять отдельное заявление о взаимозависимости подписей (см. рис. 1).
Подробнее об этой проблеме
Рис. 1
Именно равнозначность подписей, когда бухгалтер может отправить платеж только под своей подписью, – причина хищений даже в тех компаниях, где генеральный (финансовый) директор не доверяет свою электронную подпись бухгалтерии.
Кроме того, руководитель компании будет нести ответственность за отчетность, которую он фактически не составлял, включая ее несвоевременную сдачу. Впрочем, административные штрафы обычно выписывают всегда на руководителей, даже если главбух с правом подписи.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Справки 2-НДФЛ может подписывать как руководитель организации, так и любой уполномоченный представитель организации, действующий на основании доверенности. Таким уполномоченным представителем может являться, в частности, главный бухгалтер.
Обоснование вывода:
Сведения по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» (далее — Справка) утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] Этим же документом утвержден Порядок заполнения Справки.
Справка ежегодно (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом) представляется налоговыми агентами (в частности, организациями) в налоговый орган по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Кроме того, налоговые агенты выдают Справки физическим лицам по их письменным заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ).
Согласно разделу I Порядка заполнения Справки Заполненная форма Справки подписывается на каждой странице в поле «Налоговый агент». При этом анализ поля «Налоговый агент» формы Справки показывает, что подпись в данном поле может проставить как налоговый агент, так и его уполномоченный представитель.
Сведения о документе, подтверждающем полномочия представителя налогового агента, отражаются в соответствующем поле Справки.
В силу п. 2 ст. 24 НК РФ в общем случае налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики. Соответственно (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27 НК РФ) они вправе участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах через законного или уполномоченного представителя (если иное не предусмотрено НК РФ).
Уполномоченный представитель налогоплательщика (налогового агента) — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ, если иное не предусмотрено НК РФ (п. 4 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57). Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Смотрите дополнительно письма Минфина России от 25.04.2017 N 03-02-08/24718, от 08.04.2016 N 03-02-08/20028.
Как следует из писем ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/[email protected], Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227, в случае невозможности подписания документов директором участие в налоговых отношениях возможно только на основании доверенности (приказа для этого недостаточно).
В отношении Справок подобные выводы содержатся в письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/230*(1), где сказано, что в случае подписания документов уполномоченным представителем организации к ним должна прилагаться копия надлежащим образом оформленной доверенности, согласно которой представитель уполномочен на подписание от имени представляемого соответствующих документов. При этом в соответствующих строках документа «для подписи» вместо указания представляемого указываются данные уполномоченного представителя, документ подписывается представителем и заверяется его печатью.
Таким образом, Справка может быть подписана как руководителем организации, так и любым уполномоченным представителем организации, действующим на основании доверенности (в том числе главным бухгалтером).
Согласно п. 1 ст. 185.1 ГК РФ нотариального удостоверения требует доверенность:
— на совершение сделок, требующих нотариальной формы;
— на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;
— на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Во всех остальных случаях*(2), включая и рассматриваемую ситуацию, достаточно простой доверенности.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана
Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ
https://www.garant.ru
Многоканальный телефон
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) С данным письмом можно ознакомиться в сети Интернет.
*(2) Если только законодательством прямо не установлено иное.
Какую ответственность несет бухгалтер без права подписи?
На практике главный бухгалтер без права подписи несет фактически такую же ответственность, как главбух с подписью, но не подписавший:
- договор материальной ответственности за имущество компании;
- документы для внешних кредиторов.
Как уже упоминалось, сложившаяся практика такова, что к административной ответственности привлекают руководителя компании, к уголовной – тоже. Причем и первая и вторая ответственности, – это, прежде всего материальные расходы. В первом случае – это:
- административный штраф;
- обязательное погашение доначислений (при необходимости).
Во втором случае речь всегда идет о деятельном раскаянии в виде погашения недоимки (долга). Нередко такие расходы возникают не потому, что руководитель компании:
- предоставил к учету подложные документы (не обеспечил поступление всех первичных документов);
- препятствовал своевременному перечислению налогов.
К сожалению, причина зачастую в бухгалтерских ошибках. И даже если бухгалтер их признает, все равно платит сама компания или ее руководитель (учредитель). Подробнее об этом читайте здесь >>>
Права работников организации и третьих лиц
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:
- болезнь, отпуск, командировка руководителя;
- круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
- значительные объемы документооборота.
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
- За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
- Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
- Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
- Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).
Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.
Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:
- персональные данные замещающего лица;
- перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.
Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.
На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.
Как уменьшить расплату за ошибки главбуха без подписи
Если вы решились взять бухгалтера без подписи, это означает, что в учетной политике нельзя будет закрепить за ним ведение бухгалтерского учета.
Такой вариант доступен субъектам среднего и малого бизнеса, если их руководитель выбрал один из двух доступных вариантов:
- возложил ведение бухучета на себя;
- заключил договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Именно по этой причине к нам на обслуживание переходят клиенты, которые наняли штатных (внештатных) бухгалтеров, но их потолок – главный бухгалтер без права подписи. Причина обращения именно к нам – в 1С-WiseAdvice, – не только профессионализм наших бухгалтеров, но и то, что мы застраховали свою профессиональную ответственность.
Предположим пусть гипотетическую, но все же вероятность. Например, допустят наши специалисты ошибку (неправильный расчет налогов, ошибки в отчетности, «первичке») – мы компенсируем:
- налоговые штрафы;
- иные доначисления и прочее.
Причем покрытие полиса страхования профессиональной ответственности отнюдь не жесткая константа:
- ежегодно происходит индексация;
- с учетом последнего повышения наше покрытие составляет 70 млн рублей.
Важное преимущество – полис включает в себя расширенный перечень страховых случаев, от которых не страхуют другие аутсорсинговые компании. Кроме того, мы гарантируем финансовую компенсацию из личных средств компании по ряду случаев, которые страховыми не являются, в частности:
- ошибки в платежках и статистической отчетности;
- нарушение сроков представления документов по валютному контролю.
Мы – единственная компания в РФ, которая рассматривает все страховые случаи в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже если речь идет о бывшем клиенте. Подробнее читайте здесь >>>
Какие документы требуются для получения бухгалтерской ЭЦП?
Схема получения в этом случае не сильно отличается от той, которая используется руководителем фирмы. Единственное отличие — документ, на основании которого устанавливается право пользования ЭП. Если в случае с директором достаточно приказа о назначении, главному бухгалтеру необходимо подтвердить, что у него есть такие полномочия. Если руководством компании было принято решение о необходимости использования бухгалтерией отдельной ЭЦП, это подтверждается соответствующим документом. Его и необходимо представить в удостоверяющий центр.
Соответственно, от главного бухгалтера для подачи заявления потребуются следующие документы:
- выписка из ЕГРЮЛ, содержащая информацию об организации;
- гражданский паспорт (копия страниц с фотографией и пропиской);
- СНИЛС (копия);
- документ, подписанный руководителем, в котором отображен факт наделения сотрудника полномочиями на использование отдельной ЭП.
Список может несколько отличаться, в зависимости от конкретного удостоверяющего центра. В частности, могут потребоваться дополнительные сведения об организации.
Как оформить главного бухгалтера без права подписи?
Если компания применяет профстандарты, то работника без права подписи оформить на должность главного бухгалтера не выйдет. Так же, как и оформить такого работника просто на должность бухгалтера. Дело в том, что именно за главбухом закреплены следующие трудовые функции, и, как минимум, первая из них требует подписи:
Если компания профессиональные стандарты не применяет, то можно заключить такой трудовой договор.
Итоги
Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.
Источники:
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Трудовой кодекс РФ
- инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И
- Налоговый кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
