Возмещение транспортных расходов сотруднику в 2020 году

Что такое возмещаемые расходы

К возмещаемым относят расходы, которые один из участников сделки производит в интересах другой стороны.

Пример

При аренде недвижимости арендатор компенсирует собственнику объекта затраты, связанные с его обслуживанием. Это могут быть коммунальные платежи, страховки и т.п.

Часто возмещаемые расходы связаны с транспортными услугами. Многие договоры купли-продажи предусматривают, что поставщик сам организует доставку товара покупателю. Если у продавца нет транспортных средств или их использование в данном случае невыгодно (маленькая партия товара, неудобная логистика и т.п.), он может воспользоваться услугами сторонней компании-перевозчика.

В итоге все расходы, связанные с доставкой, конечно, ложатся на покупателя. Но то, каким образом возмещение затрат облагается НДС, будет зависеть от документального оформления этих операций.

Далее на примере транспортных услуг рассмотрим различные варианты оформления возмещаемых затрат и их налоговые последствия.

Расходы на борьбу с коронавирусом

Основными способами избежать массового инфицирования сотрудников являются:

• дезинфекция поверхностей, выдача дезинфицирующих средств для индивидуального использования;
• применение приборов очистки воздуха, бактерицидных ламп в рабочих помещениях;
• выдача медицинских масок, перчаток, респираторов и иных средств индивидуальной защиты (СИЗ);
• контроль температуры тела при помощи градусников, тепловизоров;
• ограничение пользования общественным транспортом, в связи с чем потребуется оплата проезда сотрудников на такси или компенсация за использование личного автомобиля;
• проведение тестов на коронавирус.

Произведенные в связи с этим затраты следует учитывать в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим, как это сделать в каждом случае.

Возмещение расходов: облагается НДС или нет, если поставщиком

Рассмотрим распространенный вариант, когда поставщик перевыставляет сумму транспортных расходов, используя отдельный счет-фактуру, или же выделяет ее специальной строкой в отгрузочных документах.

Поставщик в этом случае включает в облагаемую базу всю сумму реализации, в том числе и «перевыставленные» услуги. Сумму налога, уплаченную перевозчику, продавец может взять к вычету на общих основаниях (письмо Минфина РФ от 22.10.2013 № 03-07-09/44156).

А вот покупатель, по мнению чиновников, в данном случае не имеет права возместить НДС по транспортным услугам (письмо Минфина РФ от 21.03.2013 № 03-07-09/8906). Специалисты Минфина ссылаются на то, что сам поставщик не оказывает услуги по перевозке, следовательно — у него нет оснований для включения соответствующих сумм в счет-фактуру.

Пример

Стоимость реализованных товаров — 120 тыс. руб., в том числе НДС (20%) — 20 тыс. руб. Кроме того, поставщик отдельной строкой выделил в счете-фактуре расходы по их доставке, произведенной транспортной компанией, в сумме 12 тыс. руб., в том числе НДС (20%) — 2 тыс. руб. Общая сумма НДС по счету-фактуре составит 20 + 2 = 22 тыс. руб. Но возместить, по мнению чиновников, покупатель в данном случае может только 20 тыс. руб., относящиеся непосредственно к товару.

При таком варианте оформления документов явно страдает покупатель. Но и для поставщика это невыгодно, ведь покупатель может не захотеть продолжать сотрудничество, приводящее его к дополнительным потерям.

Правда, нужно отметить, что суды в подобных ситуациях обычно встают на сторону налогоплательщиков. Примером может служить Постановление ФАС Центрального округа от 01.07.2009 по делу № А54-3828/2008С8. Суд указал, что для возмещения НДС не существенно, кем именно оказывались услуги по перевозке — непосредственно поставщиком или сторонней организацией.

Но далеко не каждый бизнесмен захочет спорить с налоговиками и участвовать в судебных разбирательствах.

Как оформить возмещение затрат, чтобы избежать конфликтов с проверяющими — рассмотрим далее.

Заявительный порядок возмещения НДС 2019

Подробнее

Возмещение расходов по агентскому договору

Когда продавец заказывает перевозку товара в интересах покупателя, он, по сути, выполняет функции агента. Поэтому возмещение транспортных услуг можно осуществить в рамках агентского договора или договора комиссии.

Указанный договор заключается дополнительно к основному договору купли-продажи. Продавец (он же агент) заказывает для покупателя (принципала) услуги по перевозке.

Как правильно указать НДС в договоре

В этом случае в счете-фактуре на транспортные услуги указывается не продавец товара, а их фактический поставщик (т.е. компания-перевозчик).

Продавец не начисляет и не возмещает НДС по транзитной услуге, а покупатель — принимает налог к возмещению. Такие рекомендации содержит упомянутое выше письмо Минфина № 8906.

Но следует также помнить, что агентские и комиссионные договоры относятся к возмездным сделкам (ст. 990 и 1005 ГК РФ). Поэтому просто переоформить счет-фактуру по перевозкам недостаточно. Необходимо еще предусмотреть в договоре вознаграждение агенту и оформить все соответствующие документы.

А если оплата за агентские услуги будет символической, то не исключены и споры с проверяющими по поводу ее соответствия рыночным ценам. Таким образом, этот вариант, хотя и предпочтительнее предыдущего, но тоже не идеален с точки зрения налоговых рисков. К тому же он ведет и к усложнению документооборота.

Как учесть возмещаемые расходы без лишних сложностей

Принцип свободы договора, отраженный в ст. 421 ГК РФ, применим и в данном случае. Стороны свободны в своих действиях, в том числе и при согласовании правил определения цены. Поэтому они могут установить плавающие расценки, которые зависят от порядка получения товара поставщиком.

Пример

Цена единицы товара составляет:

• при самовывозе со склада Поставщика — 1000 руб. без учета НДС;
• при доставке Покупателю железнодорожным транспортом — 1100 руб. без учета НДС;
• при доставке Покупателю автомобильным транспортом — 1150 руб. без учета НДС

В этом случае у обеих сторон сделки не возникает проблем. Поставщик выставляет счет-фактуру, включающую только сведения о товаре (или товарах) без каких-либо упоминаний о транспортных расходах. Поэтому покупатель без проблем может взять всю выделенную сумму НДС к вычету.

Для поставщика, в свою очередь, услуги перевозчика будут являться расходами на продажу. Поэтому и продавец возмещает «транспортный» НДС на общих основаниях.

Как без проблем возместить НДС

В связи с исчислением (и особенно — возмещением) НДС часто возникают споры с проверяющими. Особенно много проблем с налоговиками появляется, если вычеты по декларации превышают сумму начисленного налога.

Безопасная доля вычетов по НДС в 2020 году

Мы способны в любой ситуации помочь бизнесменам выбрать наиболее выгодный вариант расчета и отстоять свои права. Если при подготовке декларации по НДС мы определяем, что налог подлежит возмещению, то предлагаем клиенту выбор: получить возврат из бюджета или перенести вычеты на следующий период.

Если клиент выбирает возмещение — завершаем работу над декларацией и сдаем ее в ИФНС. Далее мы проводим полное сопровождение всей процедуры возврата. В рамках камеральной проверки предоставляем необходимые документы и даем обоснованные ответы на запросы налоговиков. В случае необходимости — готовим документы для суда и принимаем активное участие в ведении дела.

Для нас возврат НДС из бюджета — стандартная процедура, успешно проведенная много раз. В этом преимущество 1C-WiseAdvice перед штатными бухгалтерами, которые нечасто сталкиваются с возмещением налога и воспринимают его, как форс-мажор.

Высокая квалификация и разносторонний опыт сотрудников компании позволяет аргументированно ответить на вопросы проверяющих. В итоге — наши клиенты получают возмещение всех заявленных сумм.

Что такое компенсационные выплаты

Согласно определению, выплаты компенсационного характера – система денежных начислений, которая направлена на поддержку граждан. Это может быть определенный круг лиц, которому нужна помощь:

• молодые матери;
• инвалиды;
• пострадавшие в техногенных катастрофах;
• работники и жители Крайнего Севера и прочие категории.

Сотрудники предприятий получают компенсационные доплаты от работодателя, если:

1. их условия работы изменяются – переезд, работа в ненормированное время;
2. к ним предъявляются повышенные требования – совмещение нескольких должностей, работа в тяжелых условиях.

Подведем итог

1. Дополнительные затраты поставщика, связанные с исполнением договора, подлежат возмещению покупателем (заказчиком).
2. Начисление и возмещение НДС в этом случае зависит от положений договора и оформления счетов-фактур.
3. При простом перевыставлении поставщиком услуг сторонних организаций налоговики могут отказать покупателю в праве на вычет НДС.
4. Избежать этого можно, если заключить договор оказания агентских услуг или комиссии. Однако в этом случае нужно оформлять дополнительные документы. Кроме того, возможны споры с проверяющими по поводу цены услуг агента (комиссионера).
5. Оптимальный вариант — включение всех сторонних услуг в договорную цену. В этом случае требуется минимальное количество документов, и у обеих сторон сделки не возникает проблем, связанных с расчетом НДС.

Порядок компенсации фактических затрат подрядчика.

Общие положения.

Взаимоотношения сторон при исполнении договора подряда Гражданский кодекс РФ трактует следующим образом: «При существенном возрастании стоимости материалов и оборудования, предоставляемых подрядчиком, а также оказываемых ему третьими лицами услуг, которые нельзя было предусмотреть при заключении договора, подрядчик имеет право требовать увеличения установленной цены, а при отказе заказчика выполнить это требование — расторжения договора» (ст. 709, п. 6)
Все затраты подрядных организаций, которые должны быть ком­пенсированы заказчиком по фактическим расходам, следует оговорить при согласовании договорных цен на строительную продукцию. Компенсации относят к прочим затратам и показывают в Акте приемки выполненных работ за общим итогом перед начислением НДС. При строительстве, осуществляемом за счет бюджетных средств, состав и размер компенса­ции ограничены положениями, установленными Федеральными и региональными органами исполнительной власти. Для строек, возводящихся за счет частных инвестиций, состав и размер компенсаций определяются по согласованию сторон.

Компенса­ции могут выплачиваться по любой статье затрат, включаемых в себе­стоимость подрядных работ.

Компенсация расходов на оплату труда рабочих.

На объектах, строительство которых финансируется из бюджетных средств, этот вид компенсации обычно не допускается, хотя из этого правила иногда бывают исключения.

При строительстве за счет средств частных инвесторов в договор­ной цене может предусматриваться компенсация дополнительных рас­ходов на оплату труда рабочих, если сметная стоимость работ опреде­ляется по государственным нормам и расценкам.

Компенсация расходов на эксплуатацию строительных машин.

При строительстве, осуществляемом за счет бюджетных средств могут быть возмещены дополнительные затраты, обусловленные при­менением дорогой импортной техники и строительных машин, приоб­ретенных по лизингу.

При применении импортных машин, аналогичных по основным технико-экономическим параметрам отечественным машинам и меха­низмам, компенсация предусматривает возмещение повышенных рас­ходов на амортизацию импортной техники.

При применении импортных машин, не имеющих аналогов в номенклатуре отечественных строительных машин, рекомендуется состав­лять индивидуальные сметные нормы и расценки на 1 маш.-ч их рабо­ты и использовать их при определении расходов на эксплуатацию ма­шин в локальных сметах. Если при составлении сметы это не было сделано, то следует учесть указанные расходы при формировании дого­ворной цены и соответственно включить в акт выполненных работ как компенсацию.

Часто у подрядных организаций возникает превышение арендной платы за строительные машины в сравнении с расходами на эксплуа­тацию машин, предусмотренными в смете. Дополнительные расходы могут быть компенсированы с согласия заказчика при строительстве, финансируемом из средств частных инвесторов. При этом размер ком­пенсаций должен быть обоснован. Ставки арендной платы не должны быть выше их среднего уровня в регионе; срок аренды должен соответ­ствовать времени работы строительных машин, определенных по нор­мам или по ППР. Размер компенсации может быть определен по фор­муле:

Cэмкомп = Сар * tнм — Сбэм * Иэм

где:

Сар

— ставка платы за аренду машин, руб./маш.-ч;
tнм
— время работы машины на объекте по сметным нормативам, ч.

Сбэм

— расходы на эксплуатацию строительных машин по смете в базисном уровне цен, руб.;

Иэм

— текущий индекс на эксплуатацию машин в регионе.

Компенсация стоимости материальных ресурсов.

Стоимость материальных ресурсов является основной составляю­щей затрат на производство строительно-монтажных работ: ее удель­ный вес в себестоимости работ 60-70% и более. Поэтому результаты деятельности подрядных организаций особенно зависят от правильно­сти определения стоимости израсходованных на производство матери­алов, изделий и конструкций.

Фактические затраты на основные материалы компенсируются за­казчиком при строительстве объектов, финансируемых из любых ис­точников средств, в т. ч. государственного бюджета. Это следует оговорить при формировании договорных цен на строительную про­дукцию.

Размер компенсации рассчитывается по формуле:

Смкомп = Σ j ( PMjн · Ц jф ) — Σ j ( PMjн · Ц jб ) · Им

где:

PMjн

— расход j-го материала по нормам, натуральные показатели;

j (1,2,…., m )

— виды материалов, изделий и конструкций, использо­ванных на производство работ;

Ц jф и Ц jб

— цены на j-й вид материалов, соответственно фактичес­кая текущая и сметная базисная, руб.;

Им

— индекс по статье материалы по виду работ.

При расчете разницы стоимости ресурсов по ТЕР Московской области следует руководствоваться следующими рекомендациями Мособлгосэкспертизы, приводимыми в технической части сборников коэффициентов пересчета:

«… При расчете отклонений (разницы) в стоимости материалов принимается их стоимость по отпускным ценам (без счетов на транспорт, затрат на услуги посредников и заготовительно-складские расходы), для чего из текущей сметной стоимости материалов, определенной по индексам, следует исключить транспортные, заготовительно-складские и посреднические затраты в размере 13%, кроме керамзитового гравия — 25%, песка — 127%, щебня -90%.

Фактическая стоимость материалов определяется на основе платежных документов и указывается также без учета затрат на транспорт, услуги посредника и заготовительно-складские расходы.

Расчет разницы в стоимости материалов может включаться в Акты о приемке выполненных работ как в текущем, так и в последующем за отчетным месяце, но не позднее 2-х месяцев за отчетным».