Что такое номенклатура (дел, продукции) и что значит слово номенклатура в политике и биологии

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Закрытие» номенклатуры дел предполагает:

1. заполнение третьей графы «Количество единиц хранения»;
2. создание итоговой записи.

В графу «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел за год. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Графа «Количество единиц хранения» заполняется от руки в оригинальном экземпляре номенклатуры дел (Пример 3).

Инфо

После определения количества единиц хранения создается итоговая запись к номенклатуре дел.

Для ее заполнения нужно подсчитать количество заведенных в прошедшем году дел по срокам хранения: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) включительно.

Отдельно также учитываются переходящие дела и дела с отметкой ЭПК.

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

3.4. номенклатура дел

При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Внимание

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
https://youtu.be/rd5LbaMCTcY

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Как уже о ставится в номенклатуре, как правило, на копиях документов, а «ДЗН» проставляется на присланных документах, направленных из вышестоящего органа или организации и имеющих для данной организации нормативный характер.

Утверждаем номенклатуру дел Все подготовленные рабочей группой разделы сводной номенклатуры дел в обязательном порядке представляются для предварительного рассмотрения руководителям подразделений организации и после устранения замечаний должны быть ими завизированы.

Проект номенклатуры дел вместе с сопроводительной запиской, подписанной руководителями рабочей группы, поступает на рассмотрение ЭК организации, которая выносит решение об ее одобрении.

После этого проект номенклатуры вместе с решением ЭК и протоколом ее заседания поступает на утверждение руководителя организации. Альбрехт Б. В.

Срок хранения документов в 2020 году (таблица)

Как правильно работать с перечнем Есть два способа работы с перечнем. Способ № 1. Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК». О или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу.

https://youtu.be/uhLm4ZqXTyQ
Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения.

Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК». Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

Как разработать номенклатуру дел организации

Поэтому определение состава документов, формирование документальных комплексов и определение сроков их хранения для этих участков деятельности при разработке номенклатуры дел не должно вызвать у составителей особых вопросов и трудностей. Систематизируем документы «производственных» подразделений Значительно больше проблем и вопросов возникает при аналогичной работе в «производственных» подразделениях, определяющих основное направление деятельности организации.

Практика показывает, что во многих случаях от этих структурных подразделений к составителям попадают или перечень функций, который они выполняют, например «состояние фондового рынка», или абсолютно безликие заголовки типа «входящая и исходящая переписка», «разная переписка», «документы по мониторингу» и т.

д., которые не позволяют идентифицировать подлинный состав документов и определить сроки их хранения.

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед.

Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее). Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года. А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.

Биологическое действие

Как и другие витамины, эйкозапентаеновая кислота в основном поступает в организм с продуктами питания. Она также может образовываться эндогенным путем из других полиненасыщенных предшественников, но количества синтезированного вещества очень малы, и не способны покрыть потребности организма. Биологические эффекты нутриента реализуются через активные метаболиты – эйкозаноиды, которые подразделяются на несколько классов.

Польза EPA для организма:

1. При болезнях нервной системы. В 2000 году в рандомизированных клинических испытаниях было доказано положительное воздействие при нейродегенеративных заболевания мозга. ЭПК способна замедлять прогрессирования болезни Альцгеймера, Пика, старческой деменции.
2. Эмоциональная сфера. Витамин нормализует настроение, снижает риск развития депрессии.
3. Сердечно-сосудистая система. ПНЖК улучшает реологические свойства крови, снижает количество «плохого холестерина», на 19% уменьшает вероятность развития внезапной коронарной смерти.
4. Системные воспалительные заболевания. За счет снижения синтеза провоспалительных веществ (лейкотриенов, простагландинов) EPA способствует регрессу симптомов ревматоидного артрита, красной волчанки.
5. Для детей. Кислоты необходимы для построения миелиновых оболочек нервных клеток, участвуют в процессах психического и физического развития.
6. Для беременных. Эйкозапентаеновая кислота ослабляет проявления ранних токсикозов при беременности, препятствует преждевременным родам, предотвращает пороки развития.

При потреблении суточной нормы вещество не оказывает вредного воздействия на организм, побочные эффекты возможны только при передозировке.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании. Читайте по теме в электронном журнале Какие виды перечней помогут установить сроки Справка Выделяют типовые и ведомственные перечни документов. Первые содержат деловые бумаги, создаваемые во всех организациях.

Вторые – деловые бумаги, в которых отражаются специфические функции отраслевых предприятий.

Включаем в номенклатуру дел электронные документы Анализ разработки номенклатур дел в различных организациях показывает, что в ряде случаев неполнота состава документов и документальных комплексов, внесенных в номенклатуру дел, связана, прежде всего, с невключением в нее электронных документов, создаваемых во всех подразделениях деятельности организации.

Между тем, непреложным правилом должно являться включение в номенклатуру всей документной информации, создаваемой в организации или полученной ей, независимо от вида носителя.

В условиях все возрастающего объема электронного документооборота составители номенклатуры должны обращать особое внимание и получать от руководителей структурных подразделений исчерпывающую информацию о составе и видах документов, создающихся на электронных носителях в данном подразделении.

Структура номенклатуры и порядок заполнения

Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий:

Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.

Во-вторых: наименования дел в номенклатуре всегда должны быть сформулированы в краткой и ёмкой форме и в полной мере отвечать информационному содержанию располагающейся в этом деле документации.

В-третьих: заголовки дел в номенклатуре оформляются при наличии нескольких важных факторов:

• указание типа документа (указ, договор, контракт, протокол);
• информация о документе, составленная и изложенная в краткой форме;
• срок (промежуток времени), к которому принадлежит данная документация и дела, относящиеся к ней;
• номер статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;
• в случае, когда документы являются копиями – обязательно указать об этом при составлении заголовка.

В-четвертых: в названии дела, включающего в себя переписку, следует в краткой форме указать основных действующих лиц и причину переписки (какой вопрос обсуждается).

В ходе ведения дел их заглавия в номенклатуре могут корректироваться, дополняться и редактироваться.

Образец стандартной номенклатуры дел, предназначенных для ВУЗов:

1. Вопросы общего характера. 2. Управление. 2.1. Указы министерства. 2.2. Указы ректора ВУЗа. 2.3. Сведения о деятельности ВУЗа. 3. Учебная деятельность ВУЗа. 3.1. Учебные проектные работы ВУЗа. 3.1.1. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на год. 3.1.2. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на семестр. 3.2. Распорядок занятий. 3.3. Вопросы на экзаменах. 4. Бухгалтерия. 4.1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность ВУЗа за год. 4.2. Деловая переписка с банком. 5. Хозяйственно-административная деятельность. 5.1. Проект ремонтных работ аудиторий ВУЗа. 5.2. Деловая переписка с поставщиками строительных материалов. 5.3. Деловая переписка по закупке внутреннего оснащения для аудиторий.

Эпк в номенклатуре дел что это

Отметка о переходящих делах проставляется в том случае, если дело, включающее деловые бумаги по определенному вопросу, начато в одном году, но будет завершено, например, в следующем году.

Финальная запись НД составляется на последнем листе НД в конце календарного года. Она должна содержать общее количество дел, которые был сформированы в организации, по срокам хранения.

Также в финальной записи должно быть указано количество переходящих дел с о.

Все сведения из финальной записи должны быть переданы в архив предприятия.

Образец номенклатуры дел представлен ниже: Номенклатура дел организации (образец).xls Как заполняется статья «Сроки хранения документов» Обязательная часть подготовки НД — определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг.

Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости.

Признаки дефицита

Недостаток эйкозапентаеновой кислоты (EPA) – частая проблема, что связано с недостаточным процентом потребления морской рыбы и морепродуктов российским населением. Основные симптомы гиповитаминоза у взрослых:

• сухость и шелушение кожи, появление перхоти;
• частые простудные заболевания;
• боли в суставах, скованность движений;
• снижение работоспособности, ухудшение памяти и концентрации внимания;
• эмоциональная лабильность, депрессивные состояния;
• снижение полового влечения, нарушения репродуктивной функции;
• перебои в работе сердца.

У детей нутриент в большей степени влияет на нервную систему, поэтому при ее нехватке возникает замедление психического развития, трудности при учебе в школе, раздражительность, плаксивость. Одним из признаков авитаминоза считают развитие синдрома дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ).

Для восполнения недостатка в ЭПК врачи рекомендуют принимать специальные пищевые добавки, которые содержат сбалансированное количество жирных кислот Омега. Употребление 1-2 капсул препарата в день позволяет устранить неприятные симптомы в короткие сроки.

Электропневматический клапан автостопа (ЭПК) усл. № 150И

Электропневматический клапан автостопа (ЭПК) усл. № 150И состоит из нескольких основных узлов: кронштейна 1, корпуса 2, средней части б, корпуса 15 замка и корпуса 16 электромагнитного вентиля. В этих узлах размещены:

в кронштейне 1 — камера К выдержки времени объемом 1 л и отводы для соединения с питательной магистралью (с главным резервуаром ГР) через калиброванные дроссельные отверстия Б и В и с тормозной магистралью М;

в корпусе 2 — срывной клапан (поршень 3 с резиновой манжетой и пружиной 4) экстренной разрядки магистрали по каналу Ат, плунжер 22, свисток (на рисунке не показан) и камера Д;

в средней части 6 — диафрагма 5, клапан 7, рычаг 8 и пружина 9, поджатая винтом 12;

в корпусе 16 электромагнитного вентиля- катушка 18, якорь 17, шток 19 с пружиной 21 и сердечник 20;

в корпусе 15 замка — эксцентриковый валик 25 и механизм 26 (замок) для приведения эксцентрика в действие. С осью валика 25 соединен пластмассовый эксцентрик 24.

Полость над плунжером 22 сообщена с атмосферой отверстием диаметром 4 мм.

На крышке 10 укреплены концевой выключатель 11 типа ВПК2010, выключатель 14 типа ВПК4020, контактная панель из четырех двухштыревых зажимов 29, закрепленных на скобе 27, и провода 30. Номера проводов выбиты на картонных шайбах 31. Из-под кожуха 13 провода выведены в резиновом шланге наружу. В будущем предусмотрена замена контактной панели на штепсельный разъем типа ШР.

Для включения ЭПК необходимо в корпус 15 замка вставить ключ и повернуть его вправо. При этом эксцентриковый валик 25 через буфер 28 переместит вниз шток 19 с плунжером 22 и прижмет клапан к седлу втулки 23.

Рассмотрим действие клапана автостопа при зарядке и торможении.

Зарядка. Воздух из питательной магистрали ГР через кран 4 и калиброванное отверстие Б диаметром 1 мм, а затем через такое же отверстие В поступает в камеру выдержки времени К и камеру Д под диафрагмой. Зарядка камеры К от 1,5 до 8,0 кгс/см2 происходит за время не более 10 с.

В результате диафрагма 8 займет верхнее положение, рычаг 9 переместит стержень концевого выключателя 10 и замкнет верхнюю пару контактов. Электрическая цепь электромагнитного вентиля 1 будет подготовлена к действию.

Сжатый воздух из тормозной магистрали М через кран 5 и калиброванное отверстие б диаметром 0,8 мм в поршне срывного клапана 12 проходит под клапан 11 и прижимает его к седлу. Под усилием пружины 7 клапан 12 опустится и разобщит атмосферный канал Ат с тормозной магистралью М. При воздействии на рукоятку бдительности в катушку вентиля 1 подается ток напряжением 45-55 В. При этом якорь притягивается к сердечнику электромагнита и шток 2 прижимает плунжер 3 к седлу. После этого надо ключ повернуть в левое положение до упора и оставить в замке.

Торможение. При проезде путевого незакороченного индуктора обмотка вентиля 1 (рис. б) обесточивается. Под давлением воздуха со стороны питательной магистрали на плунжер 3 якорь со штоком 2 поднимается вверх.

Сжатый воздух из камеры выдержки времени К и из камеры Д через калиброванное отверстие В поступает в свисток и уходит в атмосферу. Одновременно воздух будет поступать в свисток из питательной магистрали через отверстие Б.

Сечения отверстий Б и В подобраны так, что давление под плунжером 3 поддерживается около 2,0-2,5 кгс/см2, и свисток действует независимо от снижения давления в камере К.

Если по истечении 6-7 с после начала подачи звукового сигнала свистком будет нажата рукоятка бдительности, катушка вентиля 1 снова получит питание и электропневматический клапан автостопа возвратится в исходное положение.

Давление воздуха в камере выдержки времени снижается с 8,0 до 1,5 кгс/см2 за 7-8 с.

Если в течение этого времени рукоятка бдительности не будет нажата, давление воздуха в камерах К и Д снизится до 1,5 кгс/см2, под усилием сжатой пружины диафрагма 8 прогнется вниз на 6,0-7,5 мм, а рычаг 9 откроет клапан 11, сообщив камеру над срывным клапаном 12с атмосферой.

В ранее выпущенных клапанах автостопа для удержания ключа в замке сделана скоба, которая крепится одним из винтов корпуса замка.

Давлением воздуха со стороны тормозной магистрали поршень срывного клапана будет отжат от седла, вследствие чего произойди экстренная разрядка тормозной магистрали через широкий атмосферный канал Ат в кронштейне клапана.

Стержень концевого выключателя 10, следуя за рычагом 9, опустится вниз и разъединит электрическую цепь ЭПК.

При давлении в тормозной магистрали около 1,5 кгс/см2 срывной клапан 12 под действием пружины 7 опустится на седло.

Прекратить начавшееся торможение поезда, вызванное срабатыванием автостопа, путем нажатия на рукоятку бдительности невозможно (электрическая цепь ЭПК разъединена контактами концевого выключателя 10).

Чтобы включить автостоп и произвести отпуск тормозов в поезде, необходимо ключ клапана повернуть в крайнее правое положение.

Наличие на ЭПК выключателя 14 позволяет регистрировать на ленте скоростемера включенное положение автостопа, периодические нажатия рукоятки бдительности и срабатывание ЭПК (экстренное торможение).

⇐Пневматические выключатели управления ПВУ-2 и ПВУ-4 | Тормозное оборудование электровозов переменного тока | Скоростемер СЛ-2М⇒

Рекомендуемый контент:

Индекс личного дела

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме.

В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни). В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено.

Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.

Опись документов

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации. Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления.

Печать организации на бланке не требуется.

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?

• Как присваивается номер личного дела?
• Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?
• Как присваивается регистрационный индекс документа во внутренней описи?

Ответ на 1 вопрос: Прошиваются ли личные дела работающих сотрудников или хранятся в папке?

Личное дело хранится в отдельной папке на каждого сотрудника. Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов, иначе оштрафуют. Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст.