Должностная инструкция архивариуса 2020 года

Основные обязанности архивариуса в архиве/на предприятии

Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

на федеральные архивы;
архивы субъектов Федерации;
архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Требования к знаниям

А вот что должен знать архивариус:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
требования законов к системе делопроизводства;
порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
порядок ведения учета и составления отчетности;
структуру предприятия;
основы организации труда;
правила эксплуатации технических средств;
основы трудового законодательства;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

Общая часть.
Обязанности специалиста.
Его трудовые права.
Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

Особенности должностных взаимоотношений.
Условия работы специалиста.
Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

порядок его приема на работу и увольнения;
порядок его временной замены;
умения, которыми он должен обладать;
квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Должностная инструкция работника архива — архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Обязанности и задачи

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

систематизация и отбор документации;
принятие и обработка документов на хранение;
составление справок на документы;
передача документов в хранилище государственных органов;
ведение делопроизводства организации;
хранение документов до истечения их срока;
контроль над использованием архивных материалов;
составление и наполнение базы данных документации;
учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
размещение дел;
контроль над состоянием документации;
восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

участие в проведении экспертиз;
соблюдение правил пожарной безопасности;
выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Архивист должен знать:

положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
структуру организации;
порядок принятия и передачи документов на хранение;
правила пользования документами;
систему делопроизводства;
нормативно-правовые акты об архивном деле;
правила трудового распорядка;
правила пользования техническими средствами;
правила составления отчетов;
трудовое законодательство;
порядок составление актов уничтожения документации;
правила составления описи;
правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

К ним относятся:

ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
представление интересов компании;
не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
подписание документации в пределах своих обязанностей;
поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации. За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации. За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

некачественное исполнение своих обязанностей;
разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
нарушение внутреннего распорядка организации;
нарушение делового этикета;
разглашение конфиденциальной информации;
нанесение предприятию ущерба;
нарушение пожарной безопасности;
направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

соблюдение дисциплины на предприятии;
качественное исполнение своей работы;
своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

быть внимательным и педантичным;
обладать усидчивостью и терпеливостью;
быть ответственным и организованным;
обладать дисциплинированностью и спокойствием;
быть аккуратным и сосредоточенным;
обладать тонкой ручной моторикой;
обладать хорошими знаниями русского языка;
иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

умение работать с организационной техникой;
знание основ работы на компьютере;
письменная и устная грамотная речь;
знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
умение работать с огромным потоком информации;
опыт работы;
в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре. Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами. В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

болезни опорно-двигательного аппарата;
нарушение зрения;
нервные и психические заболевания;
аллергия на пыль;
наркотическая и алкогольная зависимость;
заболевания слухового аппарата;
заболевания, связанные с речью;
потери сознания;
эпилептические припадки;
заболевания кожных покровов;
судороги;
нарушение координации движений;
инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг. Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников. В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Список обязанностей, прав и основных функций сотрудников отражаются во многих документах. Одним из них является должностная инструкция. Как правило, она разрабатывается юрисконсультом и работником отдела кадров и утверждается начальником предприятия.

Затем принимаемому на должность человеку предоставляется возможность ознакомиться с документом (факт подтверждается личной подписью) и выдается на руки при подписании трудового договора.

Должностная инструкция архивариуса представляет собой внутренний локальный акт предприятия. Положение о структурном подразделении — база для его разработки. При составлении также используются:

Единый квалификационный справочник должностей служащих.
Общегосударственный классификатор.
Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Профессиональный стандарт — что это такое?

Профстандарт 2020 представляет собой характеристику квалификации. Которая необходима работнику для того, чтобы он мог работать в определенной профессии.

Данное понятие включает в себя требования к навыкам и умениям.

также опыту работы.

Популярные материалы раздела

Заявление в суд об ускорения рассмотрения уголовного дела

Сколько действует медицинская справка при сдачи на права

Пересчитают ли пенсию работающему пенсионеру после увольнения

Почему работники ржд раньше выходят на пенсию

Можно ли при жизни аннулировать дарственную

Оплата коммунальных услуг тсж

Профстандарт

На сегодняшний день разработан профессиональный стандарт для работников архива, утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.04.2018 №266н для «Специалиста по формированию электронного архива» — код 07.009.

Определение понятия профессионального стандарта содержится в тексте Федерального закона от 03.12.2012 № 236-ФЗ.

Согласно документу, это квалификационная характеристика, которая необходима работнику для исполнения определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения установленной трудовой функции. Под квалификацией работника подразумевается определенный уровень профессиональных знаний, умений, навыков и опыта.

В документе содержится подробная информация об:

особенностях профессии;
содержании труда;
знаниях специалиста;
его обязанностях и т.д.

Согласно профстандарту, функции архивариуса формируют целостную, завершенную, автономную систему, а данная профессия считается единицей руководящего блока, со свойственными ей обязанностями и полномочиями.

Тип деятельности — ручной, в основном требующий нахождения в помещении. Архивист осуществляет однотипную работу, выполняет стандартные задачи по установленному образцу, соблюдая нормы, правила и инструкции.

Основная задача работника — систематизирование и учет различных материалов и документов. Архивариус способен работать по специальности в архивных отделах и заведениях городского, районного или национального значения и прочих учреждениях и службах, которые занимаются архивными делами (частного или ведомственного типа).

Архивариус обязан владеть:

знаниями в области правовой документации, используемой в работе;
порядком приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
навыками составления описей и др.

Профстандарт архивариус с 1 июля 2020 года

В профессиональных стандартах в разделе «Характеристика обобщенных трудовых функций» часто указано несколько вариантов наименования должностей на выбор работодателя.

То есть, в случае выявленных расхождений работодателю необходимо пересмотреть штатное расписание и внести изменения в трудовой договор и трудовую книжку работника.

5. После выявления «родных» профессиональных стандартов, определения и оформления дополнительной работы, решения вопроса о переименовании должности, работодателю уже будет виден квалификационный уровень работника и соответственно квалификационные требования к данной должности.