Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2020

Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.

Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.

Приказ о введении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Трудовое право и КДП

Трудовое право, кадровое делопроизводство и охрана труда

• Home
• /
• Кадровые документы
• /
• Прочее
• /
• Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел? Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.

Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.

Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Кто составляет приказ

Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства. А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия. То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.

Важно!!! Вне зависимости от того, кто составил приказ, он в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем предприятия. Без этого он не имеет никакой юридической силы

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Основные правила составления приказа об утверждении номенклатуры дел

Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел. Поэтому предприятиям разрешено составлять его в произвольной форме, или по образцу, только для этого его необходимо разработать и утвердить в учетной политики предприятия.

Независимо от того, какой способ выберет предприятие по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел, он должен содержать обязательные параметры, а именно:

• Номер и дату, когда составлялся приказ;
• Полное наименование предприятия;
• Сведение об утвержденной номенклатуре: ее номер, год на который она составляется, а так же другие данные, если в них есть необходимость;
• Указываются ответственные лица, которые отвечают за исполнение данного приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Важно!!! Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.

Приказ о введении номенклатуры дел в учреждении

22.09.2019 Кем составляется приказ?

Если составлением номенклатуры дел чаще всего занято лицо-делопроизводитель, то обязательство по подготовке соответствующего приказа об утверждении вменяется сотруднику, имеющему опыт и отношение к процессу издания распорядительных актов внутри организации. Таковыми лицами могут являться кадровые сотрудники, секретари или работники юридических подразделений.

Вне зависимости от субъекта, подготавливающего утверждающий приказ для номенклатуры дел, документ в завершенном виде подлежит передаче на утверждение первому руководителю. О сроках действия Период функционирования документа обычно равняется сроку существования самой номенклатуры.

Важно

В

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Утверждение номенклатуры дел — важный этап в организации делопроизводства. Разбираем особенности приказа об утверждении, предлагаем скачать различные варианты образцов Номенклатура — документ, систематизирующий весь документооборот предприятия. Утверждение разработанной номенклатуры дел может быть произведено двумя способами:

1. Издание утверждающего приказа.
2. Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” непосредственно на самой номенклатуре. Такой способ оговаривается в приказе о ее создании и разработке.

И первый, и второй способы приемлемы и используются на практике.

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни. Издание приказа на утверждение номенклатуры дел — мероприятие периодическое.

Шпаргалка делопроизводителя

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов: Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел

На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.

К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.

Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2020 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.

Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.

Существует два варианта формулировки приказа:

• «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
• «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА»

ЗАО «Летящая стрела»

Образец составления приказа утверждения номенклатуры дел

Приказ состоит их трех частей, рассмотрим подробно каждую в виде таблице:

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Пример составленного приказа утверждения номенклатуры дел

ООО «Мебельный дом»

Приказ №25

Об утверждении номенклатуры дел на 2020 год

19.12.2017 г. Краснодар

Для реализации законодательно установленных норм по содержанию и хранению документов, а так же систематизации их учета

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить номенклатуру дел ООО «Мебельный дом» и ввести его в действие с 01.01.2020 года;
2. Руководителям отделов, а так же структурных подразделений формировать дело, в соответствующему утвержденному порядку и действующей номенклатуре;
3. Контроль за исполнения приказа возложить на секретаря-делопроизводителя Шестакову Оксану Викторовну.

Директор ООО «Мебельный дом» Ширяев Ширяев К.С.

С приказом ознакомлена Шеставкова Шестакова О.В.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/… начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/…;
• 01-03/….

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2020 год

Составление номенклатуры дел

1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее — Министерство), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.

1.3.

В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 23 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. N 2917) и сводная номенклатура дел Министерства (приложение N 24 к Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30 декабря 2011 г. N 2917).

1.4. Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления деламиого департамента, отделом архива Правового департамента, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление ее в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно представить номенклатуру дел.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в трех экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного подразделения, второй и третий экземпляры передаются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами и в отдел архива Правового департамента, соответственно.

1.5. Сводная номенклатура дел Министерства составляется Департаментом государственной службы, кадров и управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел Министерства оказывает отдел архива Правового департамента и Центральная экспертная комиссия Министерства (далее — ЦЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. В случае изменения функций и структуры Министерства сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Департамента государственной службы, кадров и управления делами, согласовывается с начальником отдела архива Правового департамента, с ЦЭК Министерства, утверждается Министром образования и науки Российской Федерации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

1.8.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело Департамента государственной службы, кадров и управления делами, 2-й — используется в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами как рабочий экземпляр, 3-й — применяется в отделе архива Правового департамента, 4-й — в Государственном архиве Российской Федерации, копия — передается в структурное подразделение (организацию), осуществляющее техническое сопровождение СЭДКП Министерства. Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел ведется в Департаменте государственной службы, кадров и управления делами в электронном виде.

1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.

1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-02-05, где 03 — обозначение структурного подразделения, 02 — обозначение отдела по штатному расписанию в структурном подразделении, ответственного за списание соответствующих документов и формирование дела, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по проектам программ развития в регионах промышленно-отраслевых комплексов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка о поддержке и защите отечественных товаропроизводителей на товарных рынках».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

«Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

«Годовые отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством (далее — Росархив) срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящие с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и другое.

1.14. Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Источник: https://sudact.ru/law/prikaz-minobrnauki-rossii-ot-30122011-n-2917/prilozhenie/prilozhenie-n-21/1_1/

Содержание

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

• сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
• ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
• дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
• ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Документ, как правило, содержит:

• дату введения новой номенклатуры дел;
• ФИО и должности лиц, ответственных за работу в соответствии с утвержденной номенклатурой;
• ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Руководитель предприятия должен подписать приказ и заверить его печатью.