Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Программа «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» поставляется интегрированной в следующие типовые конфигурации фирмы 1С:

1С:Бухгалтерия предприятия,
1С:Управление торговлей,
1С:Комплексная автоматизация,
1С:УПП.

Интеграция позволяет без переноса данных формировать движения по бухгалтерским регистрам. На основании путевых листов формируется документ списания топлива. Программы и оборудование должны соответствовать системным требованиям.

Системные требования

Для работы с программой компьютеры и программное обеспечение должны соответствовать требованиям платформы 1С:Предприятие 8.

Лицензия на программу «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» предусматривает наличие у пользователя основной поставки ПРОФ версии 1С:Предприятия 8 (Бухгалтерия, Управление торговлей, УПП или Комплексная автоматизация).

Для работы в многопользовательском режиме, потребуются дополнительные клиентские лицензии для платформы 1С:Предприятие 8. Дополнительных лицензий на рабочие места для конфигурации «Респект: Учет путевых листов и ГСМ» не требуется.

Это дополнительная печатня форма, с которой Вы можете:

Заполнить информацию для путевого листа грузового авто
Распечатать путевой лист грузового автомобиля
Рассчитывать расстояние по указанным адресам
Учитывать топливо транспорта — остатки на начало и окончание поездки, заправка, расход
Использовать данные 1С:Бухгалтерия для заполнения информации о водителе
Ставить на учет основное средство в 1С:Бухгалтерия и заполнять данные об авто в путевом листе
Заполнять стоянки грузового автомобиля
Учитывать работу прицепов грузового транспорта
Вводить данные о расстоянии и продолжительности работы грузового автомобиля
Данные путевого листа сохраняются в «1С:Бухгалтерия 3.0»

Если у Вас легковой транспорт, то Вам необходимо заполнение путевого листа легкового автомобиля

Вас, возможно, так же заинтересует печать товарно-транспортной накладной в 1С:Бухгалтерия 3.0

Порядок установки и обновления

Конфигурация «Учета путевых листов и ГСМ» встраивается в рабочую базу объединением по подсистеме в конфигураторе 1С:Предприятия 8. Также конфигурация может быть установлена автономно, если нельзя изменять рабочую конфигурацию или не требуется синхронизация данных. В этом случае по итогам рабочего периода, достаточно передать сводные данные по расходу топлива.

Обновление

Компания РеспектСофт выпускает регулярные обновления программы, которые содержат в себе также и новые версии типовых конфигураций. Таким образом наши пользователи могут обновляться только нашими релизами.

При этом есть возможность обновлять только типовую конфигурацию 1С. По запросу мы можем выслать подробную инструкцию о порядке обновления и установки конфигурации.

Учет путевых листов в 1С 8.3 Бухгалтерия

28 января Дружников Георгий Петрович предоставил чек ККТ на заправку служебного транспорта топливом Бензин АИ-95 в количестве 35 л на сумму 2 100 руб. В тот же день он отчитался по путевому листу и расходу ГСМ.

30 января выписан путевой лист на водителя Дружникова Г. П. и зарегистрирован расход по ГСМ.

Шаг 1. Определитесь с документом оприходования ГСМ используя схему

В примере оприходование ГСМ осуществляется через подотчетное лицо — для такого случая используйте документ Путевой лист в разделе Покупки.

Шаг 2. Подготовьте сопутствующие справочники

Для корректного использования документа Путевой лист проверьте данные в справочнике Транспортные средства.

В поле Топливо выберите из справочника Номенклатура наименование ГСМ для учета его поступления и расхода.

В поле Норма расхода заполните, сколько топлива расходует автомобиль для зимнего или летнего периода — в зависимости от того, когда чаще всего он используется, или текущего времени года.

Также проверьте, что у водителя введены актуальные данные водительского удостоверения в справочнике Физические лица.

Без этих данных Путевой лист не проведется.

Шаг 3. Заполните шапку документа Путевой лист

Укажите заправленное транспортное средство и водителя в поле Сотрудник из справочника Физические лица.

Норма расхода заполнится автоматически из карточки транспортного средства, при необходимости измените ее. Например, в летнее время расход топлива по нормативу будет меньше.

Если выбрать положительный ответ на изменение норматива и записать документ, Норма расхода изменится в справочнике Транспортные средства и будет использована в следующих документах.

Счет затрат и его аналитику проверьте по одноименной ссылке. По умолчанию заполняются Основной счет учета затрат и статья, используемая по умолчанию для путевых листов. При необходимости измените их вручную.

Шаг 4. Введите данные по приобретенному ГСМ

На вкладке Топливо зарегистрируйте данные отчета водителя о заправке автомобиля, выбрав, как именно приобреталось топливо: по топливной карте или другими денежными средствами (наличными, банковской картой). Если документы выписаны на имя Организации, данная вкладка не заполняется.

Информация о приобретенном ГСМ и его остатке в баке отобразятся внизу документа.

На основании этих данных по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) распечатайте отчет подотчетника, номер которого поправьте вручную. При формировании авансового отчета таким способом отсутствует сквозная нумерация. Кроме того, придется контролировать нумерацию документов Авансовый отчет и при необходимости исправлять порядковый номер в нем вручную.

По топливной карте отчет по форме АО-1 не формируется из документа.

Шаг 5. Введите данные для расчета расхода ГСМ

На вкладке Маршрут зарегистрируйте все поездки на транспортном средстве. Заполните или Показания одометра, или Расстояние в км (незаполненный показатель рассчитается автоматически).

Данные поля Расход, л рассчитывается по формуле:

Если фактический Расход ГСМ отличается от рассчитанного, исправьте его вручную.

После введения информации также автоматически рассчитается расход топлива и зафиксируется остаток по ГСМ в баке.

Шаг 6. Сформируйте проводки по поступлению и списанию ГСМ

Списание ГСМ в путевом листе осуществляется только в количественном выражении. Сумма рассчитается при закрытии месяца.

Шаг 7. Отразите данные следующей поездки и сформируйте проводки

При наличии топлива в баке (остатка по счету 10.03.2) независимо от того, каким образом оформлено поступление, остаток отразится внизу документа. Введите данные по маршруту за текущий день.

Сформируйте проводки.

Шаг 8. Расчет расходов на ГСМ в суммовом выражении

Если в течение месяца отражались путевые листы, при закрытии месяца определится кредитовая сумма по счету 10.03.2. Себестоимость списанного ГСМ по путевым листам всегда рассчитывается по средней, даже если в настройках учетной политике предусмотрен Способ оценки МПЗ — По ФИФО.

Перейдите в регламентную операцию Корректировка стоимости номенклатуры и проверьте расчет суммы.

Себестоимость 1 ед. = 2 100 / 35 = 60.

Себестоимость 27,267 л списанного бензина АИ-95 = 60 * 27,267 = 1 636,02.

Изменения в плане счетов

В программе внесены изменения в план счетов:

Добавили субсчет 10.03.1 “Топливо на складе” — с помощью него можно вести учет ГСМ без путевых листов, как раньше.
Добавили субсчет 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — с помощью него можно вести учет ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству.
Добавили счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Нужен для учета количества топлива без суммы:

Как упростить заполнение путевых листов

Путевой лист — это учетный документ, который нужен всем организациям и ИП, если они используют служебный транспорт. Для организации путевой лист утверждает право управления, например, автомобилем, если владелец транспорта – частное лицо, то путевой лист поможет рассчитать затраты. За правильным заполнением путевых листов следит и ФНС, и ГАИ, и трудовая инспекция.

Требования к путевому листу в 2020 году

Путевой лист относится к документам строгой отчетности, а значит, должен содержать обязательные реквизиты (и соблюдать требования к оформлению обязаны не только автотранспортные компании).

В 2020 году произошли изменения: к реквизитам путевого листа добивались сведения о прохождении водителем медосмотра, а также отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля. А вот обязательную круглую печать на бланке отменили – ее нужно ставить только тем компаниям, которые используют ее согласно своему Уставу.

При этом организация все также не обязана использовать унифицированный бланк путевого листа, можно разработать и свой – главное, со всеми необходимыми реквизитами:

название и номер самого документа;
реквизиты владельца автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
дату выдачи;
период действия;
данные о водителе транспортного средства;
данные о самом транспортном средстве;
данные о владельце транспортного средства;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Применение такого бланка должно быть указано в учетной политике (согласно п. 4 ПБУ 1/2008).

Порядок использования путевого листа:

Документ создается, печатается и заверяется подписью диспетчера, который его оформил, а также руководителем организации.
Путевой лист выдается на руки водителю.
После поездки путевой лист возвращается уполномоченному лицу под роспись, а после подписания считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

Но как заполнять его правильно – тем более, из раза в раз, когда путевых листов требуется очень много?

Есть два основных варианта:

Использовать Excel.
Установить специальную программу для заполнения путевых листов.

Ведение путевых листов в Excel

Плюсы:

Скорее всего, программа уже есть на вашем компьютере.

Минусы:

Нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц.
Хранить каждый из созданных файлов.
На основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»).
Менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.

Специальные программы для создания и ведения путевых листов

Эти программы позволять использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.

«Респект: учет путевых листов и ГСМ»

Интегрируется с «1С:Предприятие 8»

Цена: от 8200 руб.

«Победасофт»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование

Цена: 14 000 руб.

«1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

«1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работа с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.

Эти программы различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения. Хотите узнать подробнее? Оставьте заявку, и наш специалист бесплатно вас проконсультирует.

Оставить заявку

Учет ГСМ в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

На данный момент нами проверены и внедрены следующие конфигурации 1С для возможности применения обработки заполнения путевых листов

1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление торговлей
1С:Управление небольшой фирмой
1С:Бухгалтерия 2.0
1С:Подрядчик строительства
1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия

Если Вашей конфигурации нет в списке, то сообщите нам версию своей конфигурации и мы сделаем так, что бы Вы могли использовать заполнение и сохранение путевых листов в своей конфигурации 1С