Учет ГСМ у ИП на УСН и покупки автомобиля на режиме «расходы минус доходы»

Наличие машины в компании или у ИП – представителей малого бизнеса не такая уж большая редкость. Ведь действительно, во многих случаях обеспечиваемая при помощи авто мобильность может лишь способствовать успешному развитию предприятия. Особая ситуация, когда автомобиль требуется непосредственно в рамках коммерческой деятельности – при осуществлении перевозок пассажиров или грузов. И, разумеется, наличие машины предполагает отражение некоторых связанных с ней операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Автомобиль, как основное средство

Для начала рассмотрим отражение в учете самого факта приобретения автомобиля. Поскольку это дорогостоящая покупка, то речь в данном случае будет идти об основном средстве, приобретение которого необходимо задокументировать. На объект оформляют инвентарную карточку по форме ОС-6, акт приемки-передачи (ОС-1) и приказ о вводе в эксплуатацию.

Стоимость приобретения объекта основных средств списывается с помощью амортизации. Для УСН «доходы минус расходы» амортизация ОС в налоговом учете начисляется до конца календарного года, в котором был приобретен и введен в эксплуатацию объект, ежеквартально равными частями. Таким образом при наличии документов, а также, если такая покупка оправдана экономически, то есть в силу специфики деятельности использование автомобиля необходимо, за счет его стоимости можно серьезным образом уменьшить годовую налоговую базу. Это правило действует в первую очередь для юрлиц, которые приобретают автомобиль, что называется, на свое имя. Помимо налогового учета компании обязаны также вести учет бухгалтерский. В нем стоимость автомобиля списывается в течение нескольких лет, в соответствии со сроком его полезного использования. Таким образом амортизация в налоговом и бухгалтерском учете организаций совпадать не будет.

С индивидуальными предпринимателями ситуация в этом вопросе несколько легче и сложнее одновременно. С одной стороны, ИП не ведут бухучет, следовательно, для них вопрос стоит лишь в отражении автомобиля в составе основных средств для налогового учета. Однако в данной ситуации нужно учитывать, что частный коммерсант приобретает автомобиль так или иначе на свое имя, то есть такая покупка может быть интерпретирована, как личная. В этой связи, чтобы стоимость основного средства можно было учесть при расчете налога, необходимо подтвердить, что автомобиль будет использоваться именно в коммерческой деятельности.

Так, аргумент о том, что машина нужна для разъездов по общим вопросам бизнеса, скорее всего контролерами во внимание приниматься не будет. И, наоборот, не возникнет проблем у ИП, которые занимаются, например, пассажирскими или грузовыми перевозками. В этом случае оплаченное и введенное в эксплуатацию ОС будет списываться в налоговом учете в выше описанном порядке, а дополнительные расходы на транспортные услуги при УСН-15% можно будет учесть в налоговой базе. И, кстати, о вводе в эксплуатацию: автомобиль необходимо поставить на учет в ГИБДД. Именно эта дата постановки на учет будет считаться датой начала использования основного средства.

Если автомобиль, учтенный, как основное средство, будет продан от лица ООО или ИП, возникнет другая интересная ситуация. Во-первых, конечно же, сумму, которая будет уплачена покупателем, нужно будет включить в доходы на УСН текущего периода. Одновременно, если окажется, что ОС было продано в течение 3 лет после года его приобретения и учета его стоимости в расходах (в отношении основных средств со сроком полезного использования свыше 15 лет — до истечения 10 лет с момента их приобретения,) то налогоплательщику придется пересчитать налоговую базу, применив к порядку отражения расходов на покупку ОС общережимные правила главы 25 Налогового кодекса.

Порядок отражения, когда случилась продажа транспорта при УСН «доходы минус расходы», в данном случае следующий. Для начала нужно определить день, когда были учтены расходы на приобретение ОС. В данном случае это день постановки авто на учет в ГИБДД. Далее нужно рассчитать амортизацию по реализуемому основному средству в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса за весь период пользования данным имуществом.

Это означает, что амортизацию по такому объекту нужно будет определять с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором он был введен в эксплуатацию, до месяца его реализации включительно. Далее из «упрощенной» налоговой базы исключаются учтенные расходы в виде стоимости приобретенного основного средства. В тот же период, а также последующие годы в базу включаются соответствующие суммы рассчитанной по общережимным правилам амортизации. Указанная последовательность действий приведет к тому, что за прошедшие периоды упрощенцу необходимо будет подать корректировочные декларации, доплатить налог и пени.

Учет стоимость ГСМ при УСН

Документ

Для чего нужен

Как оформлять

Путевой лист — ключевой документ, который подтверждает обоснованность и необходимость разъездов на автомобиле. Его нужно оформлять на каждый автомобиль отдельно. Срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца

В путевом листе фирме и предпринимателю лучше указывать конкретный маршрут каждой поездки и соответствующий ему расход топлива автомобиля

Накладные, чеки АЗС, выписки со счета

Первичные платежные документы подтвердят, что расходы на ГСМ были фактически оплачены

Перечень документов, которые «упрощенцу» выпишет продавец ГСМ, зависит от того, как приобретают топливо. Если водитель расплачивается на АЗС наличными, то ему выдадут кассовый чек. Безналичные покупки по топливным картам подтвердят отчеты продавца, выписки со счета и ежемесячная накладная

Авансовый отчет необходим, если топливо приобреталось через подотчетное лицо. К отчету работник прикладывает документы об оплате

Расходы, оплаченные подотчетным лицом, считаются оплаченными работодателем на дату утверждения авансового отчета. При условии, что долга перед сотрудником нет

Приказ директора о порядке учета расходов на ГСМ

Документ понадобится, чтобы установить, каким способом «упрощенец» определяет размер расходов по ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

Приказ составляйте в произвольной форме. В документе надо предусмотреть нормативы ГСМ или указать, что вы списываете расходы на ГСМ в полной сумме.

Обратите внимание: нормировать расходы можно как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. А можно и не нормировать. В бухгалтерском учете расходы на ГСМ разрешается списывать в размере фактически понесенных затрат, то есть без нормирования (п. 5 ПБУ 5/01). В налоговом учете обязательных требований к нормированию также не установлено. Фактический расход топлива подтверждает путевой лист

Транспортный налог при УСН «доходы минус расходы»

Наличие автомобиля на балансе организации предполагает уплату компанией транспортного налога. Его сумму компании рассчитывают самостоятельно на основании технических данных по автомобилю. Датой, с которой организация становится плательщиком данного платежа, является дата постановки машины на учет в ГИБДД. Подача декларации по налогу производится по итогам года в срок до 1 февраля года, следующего за отчетным. В тот же срок по общим правилам необходимо уплатить и сам налог.

Налоговым кодексом предусмотрена в том числе и уплата авансовых платежей по транспортному налогу. Размер аванса составляет ¼ часть рассчитанного за год налога (п. 2.1 ст. 362 НК РФ). Величина транспортного налога к уплате по итогам года определяется как разность между указанной в налоговой декларации суммой и перечисленными в течение расчетного периода авансами. Сам авансовый порядок расчета с бюджетом в данном случае предусмотрен Налоговым кодексом, однако сроки перечисления авансов устанавливаются региональными властями. Также на местном уровне авансы по транспортному налогу могут быть вовсе отменены. В этом случае компания должна будет уплатить всю сумму налога по окончании года.

ИП уплачивают транспортный налог в обычном порядке, как физлица. Пунктом 1 статьи 362 Налогового кодекса самостоятельный расчет транспортного налога предусмотрен лишь в отношении организаций. Индивидуальные предприниматели, как и физические лица, уплачивают налог на основании полученного из ИФНС уведомления. (п. 3 ст. 363 НК РФ). Данные для расчета ИФНС самостоятельно получает из ГИБДД в порядке межведомственного взаимодействия.

Резонный вопрос, который возникает, когда уплачиваешь транспортный налог. Включается в расходы при УСН или нет?

По общему правилу и на основании подпункта 22 пункта 1 стать 346.16 Налогового кодекса транспортный налог принимается к расходам при УСН, при условии, разумеется, применения ставки 15%, поскольку является сбором, уплачиваемым в соответствии с налоговым законодательством. Однако снова не стоит забывать и об экономической целесообразности любых принимаемых в уменьшение налога расходов. Так, поскольку наличие автомобиля на балансе организации уже само по себе предполагает его использование в коммерческой деятельности, проблем с учетом уплаченного транспортного налога в составе расходов компании на УСН не возникнет. Вопрос, включать ли транспортный налог в расходы УСН для индивидуальных предпринимателей, снова упирается в факт использования машины в коммерческой деятельности. Если речь идет о налоге за автомобиль, который дохода не приносит, то есть используется скорее физлицом, а не коммерсантом, то учесть транспортный платеж в уменьшение «упрощенной» налоговой базы нельзя. Но если авто непосредственно связано с получением дохода в предпринимательской деятельности, понятно, что транспортный налог, включение в состав расходов УСН которого невозможно «в личных целях», в данном случае оправданно и разрешено. Это в частности подтверждают и работники Минфина в своем письме от 4 июля 2013 года № 03-11-11/25784.

Нормирование расходов на ГСМ

В Налоговом кодексе нет условий на нормирование топлива на автотранспорт. Но в то же время любые расходы на топливо должны быть подтверждены путевыми листами. Формы путевых листов можно разработать самостоятельно. Все обязательные реквизиты есть в приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Предусмотрите в них обязательно данные о медосмотрах. И добавьте туда еще такой реквизиты, как «поездки».

• См. также нормы расходов на ГСМ

Поэтому нормировать или нет затраты на ГСМ, фирмы и предприниматели решают самостоятельно. Если выбран вариант в пользу нормирования, то для учета расходов можно использовать, во-первых, самостоятельно разработанные нормативы, во-вторых, данные завода-изготовителя автомобиля. А в-третьих — нормы, утвержденныераспоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Последние обязательны лишь для автотранспортных фирм. Обычные же компании и предприниматели могут использовать их по желанию.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете при УСН

Вопрос

Ответ

Можно ли расходы на ГСМ не нормировать, а списывать в полной сумме

Можно. Обязательных требований к нормированию стоимости ГСМ ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не предъявляет. При этом, если нормы вы не применяете, будьте готовы обосновать объем списываемого топлива в налоговом учете. Целесообразно установить одинаковый подход к учету расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете. То есть либо и там и там применять нормы, либо не применять

Какие способы нормирования существуют

«Упрощенец» может выбрать один из трех вариантов.

Первый — применять нормы, разработанные Минтрансом. Второй — учитывать ГСМ в пределах норм, установленных изготовителем .

Третий вариант учета расходов — использовать нормы, разработанные самостоятельно. Подтверждать эти нормы будут акты контрольного заезда транспортного средства в заданных условиях

Это интересно: Жилищные нормы на человека 2020

Является ли нарушением пересмотр норм топлива в середине года

Это допускается, если изменение норм ГСМ обоснованно. Например, оказалось, что новый автомобиль расходует больше топлива, чем установили изначально. В расходы УСН списывают только экономически оправданные затраты, которые подтверждены документами. Причину изменений укажите в приказе директора фирмы о новых нормативах расхода топлива

Можно ли разработать разные нормы расхода ГСМ на зимнее и летнее время

Да, можно, законодательство это не запрещает. В приказе директора отразите, какие периоды считаются зимними и летними. Укажите зимние и летние нормы расхода топлива

Можно ли перерасход топлива удержать из заработной платы водителя

Можно, если перерасход — вина водителя. А это может установить комиссия, состоящая из директора и других специалистов (ст. 247 ТК РФ). Обязательно надо попросить работника объяснить перерасход. Издать распоряжение об удержании директор вправе только в течение месяца после расчета ущерба фирмы. И в размере, не превышающем один средний месячный заработок (ст. 248 ТК РФ). Если месячный срок пропустили или сумма ущерба больше, то взыскать средства с работника можно только через суд

Бухгалтерский учет расходов по приобретению и списанию ГСМ

Приобретенные ГСМ включаются в состав материально-производственных запасов организации и принимаются к учету по фактической себестоимости (абз. 2 п. 2, п. 5, абз. 3 п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н).
Приобретенные подотчетным лицом ГСМ для автомобиля принимаются к учету по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо»,

Стоимость израсходованных ГСМ включается в расходы по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов (п. 4, абз. 2 п. 5, абз. 2 п. 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Списание ГСМ производится на основании данных, отраженных в путевом листе (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

Формы документов для учета расходов ГСМ на УСН:

1. Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
2. Путевой лист легкового автомобиля (упрощенная форма)
3. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (форма № 3)
4. Пример заполнения путевого листа специального автомобиля
5. Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля
6. Форма № 6. Путевой лист автобуса
7. Форма № 4. Путевой лист легкового такси
8. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-П)
9. Пример заполнения путевого листа строительной машины (форма № ЭСМ-2)
10. Форма № 4-П. Путевой лист грузового автомобиля
11. Форма № 3 спец. Путевой лист специального автомобиля
12. Форма № 412-АПК. Путевой лист трактора
13. Форма № 4-м. Путевой лист грузового автомобиля
14. Форма № 6 (спец.). Путевой лист автобуса необщего пользования
15. Путевой лист легкового автомобиля
16. Форма № 8. Журнал учета движения путевых листов
17. Форма № ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
18. Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (форма № 6 спец)
19. Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (форма № 4-С)

Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ

Вопрос №1:

Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?

Ответ:

Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.

Вопрос №2:

Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?

Ответ:

Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Нормы расхода

Существую утвержденные нормы, рекомендуемые Министерством транспорта, однако они рассчитаны на среднестатистические условия. В реальности на расход топлива может повлиять наличие/отсутствие атмосферных осадков, состояние дороги, загруженность шоссе и многие другие факторы.

Так, если грузовой автотранспорт движется практически по бездорожью, расход топлива может возрасти на 35–40 % с грузом и на 15–20 — без него. Также необходимо учитывать сезон и специфику автомобильных поездок в конкретных населенных пунктах.

Правила учета ГСМ – нормативы

Компании имеют право на утверждение собственного лимита расходования топлива:

• заимствуют сведения о расходовании ГСМ из технической документации на машину;
• собирают комиссию и производят замеры.

Замеры расхода бензина производятся по следующей схеме (отдельно для порожнего и груженого ТС, для летних и зимних поездок, для простоя с включенным двигателем и т.д.):

1. В пустой бак заливается бензин, фиксируется его объем.
2. Автомобиль ездит до момента полного опорожнения бензобака.
3. По спидометру определяется, сколько километров авто проехало до опустошения бака.
4. Определяется, сколько топлива требуется для проезда 1 километра (число литров делится на количество километров).
5. Составляется акт комиссии с подписями всех ее членов.

Важно!

Периодически необходимо проводить сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическими остатками. Что касается определения норматива расходования бензина, разрешается установить базовый норматив и повышающие коэффициенты для поездок по перегруженным трассам, для поездок зимой и т.д.

Правила учета ГСМ обновлены

Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2020 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий).

Обновления коснулись следующих разделов:

• «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
• «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
• «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».

Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.

Правила учета ГСМ: проводки

Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:

Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца: