Если работодатель потерял больничный — что делать?

Восстановление листа нетрудоспособности при его утрате работником

Обращение в медучреждение

Если потерян больничный лист был самим его обладателем, то необходимо будет обратиться за дубликатом в то же самое медицинское учреждение, где был получен оригинал. Основанием для выдачи дубликата, помимо утери, может явиться также неправильное заполнение бланка, вследствие которого он был отклонён.

Но перед тем как обращаться в медицинское учреждение, необходимо взять на работе справку о том, что вы не предоставили больничный лист, также потребуется иметь с собой паспорт для подтверждения личности.

Затем, когда вы обратитесь за дубликатом, в больнице соберётся комиссия, чтобы решить ваш вопрос. Комиссии надлежит установить номер выданного пациенту листка нетрудоспособности, а также сведения, которые были в нём указаны. Каждый листок нетрудоспособности получает свой номер, заносящийся в базу данных, в результате чего его становится можно восстановить в полном объёме.

Когда это сделано, комиссия выносит решение о необходимости выдать дубликат, а собранные сведения передаются врачу в акте-протоколе, на основании которого он и выдаст дубликат.

Если бланк был не потерян, а испорчен, то его необходимо заменить. Испорченным, помимо механических повреждений, будет считаться и тот документ, в котором врач при заполнении допустил ошибки. Есть допустимая ошибка – не вполне верное указание места работы. Дело в том, что такая ошибка не будет критичной для работодателя, ведь он может просто внести исправления самостоятельно, уже в своей части бланка. Но и здесь есть нюанс: одно дело, если это просто ошибка, и другое, если вместо настоящего работодателя указана иная организация, тоже зарегистрированная в ФСС. Тогда необходимо обращаться за дубликатом – такая ошибка уже недопустима.

Получение дубликата

После того как врач будет иметь все нужные сведения для заполнения, он должен оформить дубликат. Требования к его заполнению такие же, как и к изначальному документу, разница заключается в отсутствии необходимости переписывать все периоды продления больничного. Вместо этого, следует лишь обозначить даты его открытия и закрытия. Можно как заполнять дубликат от руки, так и набирать на компьютере. Пустые ячейки для продлений необходимо зачеркнуть, а в графу «дубликат» поставить V.

После заполнения документа врач его подписывает и проставляет новую дату, также он подписывается врачебной комиссией, проверяющей, чтобы в этот раз не было никаких ошибок.

Дубликат можно далее использовать как полноценный документ, ничем не отличающийся от утерянного оригинала, и на его основании точно так же должны быть сделаны все необходимые выплаты.

Утеря больничного: последствия

Факт утери документа не несёт правовых последствий. Но выплата пособия будет задержана ровно на такое количество дней, сколько времени потребуется на восстановление. Не играет роли, кто виноват в данном факте, необходимо обратиться в то медучреждение, в котором был изначально выдан первичный лист.

Пособие начисляется в течение 10 дней с той календарной даты, когда листок будет принесён в бухгалтерию. Выдача денежных средств производится в дни выплаты ближайшей зарплаты. Важно представлять себе, что делать, если потерян больничный лист, для того чтобы получить вовремя свою компенсацию за дни болезни.

Утрата больничного листа работодателем

Но что делать, если утерян оказался больничный лист по вине работодателя? Поскольку это произошло уже после регистрации документа, процедура будет отличаться от изложенной раньше. Нужно собрать на предприятии комиссию, которая займётся выяснением того, как именно и почему произошла потеря.

Требуется, чтобы больничные листы хранились в компании-работодателе минимум пять лет, и если комиссией установлено, что потеря произошла по вине предприятия, есть два основных варианта:

• либо виноват один из сотрудников;
• либо причиной стала чрезвычайная ситуация.

В первом случае предприятие выплачивает пострадавшему компенсацию, а виновный работник, в свою очередь, оплачивает понесённые предприятием из-за него расходы.

Во втором случае предприятие обращается в больницу за дубликатом. Основанием для обращения служит справка о произошедшем. Чрезвычайными происшествиям выступают пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, аварии на предприятии – подтвердить, что случилось именно такого рода происшествие должен будет акт от специалиста в соответствующей сфере.

Отметим: если больничный лист был потерян по вине работодателя, но заменить его дубликатом по каким-либо причинам невозможно, сотрудник всё равно должен получить положенные ему выплаты на основании других документов.

Документальное подтверждение потери

Поскольку больничный лист – это документ, то и его потеря способна привести к неблагоприятным последствиям (конечно, если срок действия этого документа не истек – читайте подробнее о том, на какой период выдают больничный лист).

Потеря больничного – это серьезное нарушение, особенно если оно произошло по вине сотрудника бухгалтерии. После такого происшествия руководитель предприятия должен подписать приказ о создании комиссии по расследованию, которая выявит все факторы случившегося инцидента.

Комиссия документально оформит и заверит факт потери, а после проверки руководство передает запрос на оформление дубликата больничного в медицинское учреждение.

Утрата документа медицинским учреждением

Если больничный лист потерян непосредственно в больнице по вине её сотрудников, то гражданину нужно написать заявление на выдачу дубликата, затем будет пройдена комиссия и документ выдадут.

Если же замена необходима по причине порчи бланка, следует выдать его вновь, но при этом чётко соблюдая все требования к заполнению. Стоит помнить следующее:

• Не допускается использование шариковой ручки для заполнения, в то время как капиллярные, гелевые и т.п. ручки применять можно.
• Чернила должны быть чёрного цвета.
• Записи делаются печатными буквами.
• Текст должен оставаться в пределах отведённых для него ячеек.
• Если в нём допущены ошибки, то необходимо составить новый документ.

На самом деле достаточно часто эти требования не соблюдаются, и ответственные сотрудники организации-работодателя не предъявляют по таким поводам претензий. Но уж если потребовалось заменить документ из-за того, что он некорректно составлен, значит ответственные сотрудники, скорее всего, крайне требовательны к оформлению, и на этот случай нужно знать все эти правила, чтобы не пришлось переоформлять больничный лист и в третий раз.

Восстановление документа

Утрата закрытого листка нетрудоспособности не означает, что теперь работник не получит пособие. Необходимо заняться восстановлением и оформить новый бланк, который будет отмечен как дубликат. Все действия регламентированы.

Получение второго экземпляра больничного требуется тогда, если деньги работнику ещё не были перечислены. Если выплата уже произведена, то смысла в восстановлении нет.

Есть законные причины для отказа в выдаче вторичного документа. Основная из них такая: обратившийся не представил справку от своего руководства о том, что средства ему не были переведены. При предъявлении указанной бумаги бывшему пациенту не имеют права дать отказ. Нужно знать, что делать, если в медицинском учреждении не соглашаются выдавать повторный документ. Жаловаться в ФСС!

Правовая база

Все шаги по восстановлению прописаны в Порядке, по которому производится первичная выдача. Неправильное оформление может привести к отказу в компенсации дней нетрудоспособности. Поэтому врач должен заполнить все поля верно.

Процедура выдачи дубликата

Необходимо обратиться в организацию здравоохранения, выдавшую первичный документ. Лучше посетить того же врача, у которого сотрудник получал лечение. Если сделать это по каким-либо причинам не представляет возможным, то идти нужно к уполномоченному врачу.

Внимание! Доктор имеет право потребовать от обратившегося справку от работодателя, подтверждающую отсутствие выплат за пропущенные дни. Руководство обязано предоставить её в течение 3-ёх дней с момента написания просьбы. На основании этого будет выдан дублирующий больничный лист.

Заполнять бланк нужно с учётом тех же рекомендаций, что и первоначальный документ. Только в графе «дубликат» придется поставить «галочку». У больничного будет другая серия и номер, но юридическая сила у него точно такая же, как и у основного листка.

Документ утерян работником

Виноват в произошедшем факте может быть как сотрудник, так и сам работодатель. Когда трудящийся утерял медицинскую справку, ему необходимо обратиться в ту организацию здравоохранения, в которой он получал лечение. При себе нужно иметь основной документ гражданина РФ и справку от руководства об отсутствии выплат по потерянному больничному.

К справке предъявляются определённые требования:

• Выдаётся на бланке фирмы (при отсутствии такового, то на обычном листе) с указанием основных данных – полное и сокращённое название предприятия, ФИО руководителя, адрес места расположения.
• Заверяется подписями руководства фирмы и бухгалтерии, а также двумя основными печатями.
• Содержит указание на то, что средства не были отданы по причине утери бланка.

Если справка будет оформлена неверно, то её не примут. Следовательно, и компенсацию сотруднику не перечислят. После регистрации письменного обращения от бывшего больного о выдаче вторичного документа созывается врачебная комиссия, она и принимает положительное или отрицательное решение.

Для быстрого получения дубликата необходимо сообщить реквизиты утерянного документа. При их отсутствии процесс может затянуться на несколько дней. Комиссия принимает решение в пользу бывшего больного. Сведения о повторной выдаче заносятся в карту пациента и в единую базу.

Больничный утерян по вине работодателя

Все листы нетрудоспособности должны фиксироваться в фирме и обязаны храниться в течение 5 лет. Но, если обнаружится пропажа, для восстановления необходимо предпринять следующие действия:

• Нужно собрать комиссию из тех, кто занимает руководящие должности – директор, главный бухгалтер, начальник кадровой службы.
• Комиссия должна выяснить причины произошедшего.
• Также нужно выявить винновое лицо. Есть два варианта – утеря по причине форс-мажорных обстоятельств или по вине одного из сотрудников. К чрезвычайным ситуациям относится пожар, наводнение, техногенная или иная катастрофа, прочие случаи.

Вне зависимости от причины утраты, необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая выдала первичный документ. Нужно предъявить акт о произошедшем, составленный на основании заседания комиссии. По нему медучреждение оформит дубликат больничного.

Все выплаты должны быть произведены в полном объёме. Если будет установлено, что в утере документа виноват конкретный сотрудник, то с него необходимо взыскать те затраты, которые понес работодатель для получения дубликата.

Если виноваты сотрудники медучреждения

В потере больничного могут быть виноваты и работники медучреждения. При наличии таких обстоятельств нужно написать заявление на выдачу дубликата и получить его у председателя врачебной комиссии. Если же лечащий врач испортил бланк при его заполнении, необходимо выдать новый. О порче сделать соответствующую запись. При оформлении нового документы соблюдаются следующие требования:

• Нельзя использовать шариковую ручку. Но можно перьевую, гелевую или капиллярную.
• Можно использовать только чёрные чернила.
• Все записи необходимо производить печатными буквами.
• Выходить за пределы строк нельзя.

Если эти требования не соблюдены, больничный считается испорченным.

Если работодатель или сотрудники ФСС обнаружат, что документ был заполнен с нарушением, они должны обратиться в медучреждение для исправления ошибок. Работнику пособие выплачивается в полном размере и без задержек. Его вины в произошедшем нет!

Когда ничьей вины нет

Больничный может быть утерян по вине обстоятельств, которые никак не зависят от воли человека. Это такие случаи, как пожар, наводнение, и прочие природные катаклизмы. Если имело место подобное происшествие, то порядок выдачи дубликата следующий:

• созыв комиссии на предприятии;
• составление акта о произошедшем;
• обращение в медучреждение с актом для выдач дубликата.

Важно знать! Если по утерянным больничным уже были выплачены пособия, то выдача вторичных документов не имеет смысла.

Электронные бланки

Чтобы минимизировать риск потери больничного листа, в последние несколько лет вводятся электронные листы нетрудоспособности, получающие всё более широкое распространение. Предполагается со временем целиком заменить ими бумажные, что позволит больше не возиться с восстановлением этого документа – ведь при необходимости, даже если электронная версия вдруг оказалась утеряна, всегда можно обратиться за её копией, причём необязательно даже в больницу, поскольку она отправляется также и в отделение ФСС. Не потребуются никакие комиссии и восстановление данных. Для работодателя это тоже несёт сплошные плюсы – в первую очередь отпадает необходимость держать специальный архив, в котором будут положенный срок храниться бумаги, не нужно задействовать и оплачивать для этого сотрудников.

Подчеркнём, что электронный больничный имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант – никакой разницы в этом смысле нет, и он точно так же действителен при предъявлении, его точно так же необходимо оплатить.

Если потерял не закрытый больничный

Больничный лист — важный документ, позволяющий сотруднику уйти в отпуск по причине временной потери трудоспособности, а также получить необходимые денежные выплаты. Но бывают ситуации, при которых в силу определенных обстоятельств этот документ теряется. Как же быть в таком случае? Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист. Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач. Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:.

Когда возможен отказ в получении дубликата

Хотя в большинстве ситуаций по законодательству гражданин сможет получить дубликат больничного листа при возникновении такой необходимости, а всё-таки есть и другие, в которых в его выдаче могут отказать. Наиболее часто ситуация такого рода возникает, если оригинальный документ был потерян из-за халатности сотрудника, отвечающего за его хранение. Тогда именно ему и придётся платить компенсацию, поскольку оплата происходит из других источников, а не из средств ФСС, и дубликат больничного листа не понадобится. Второй случай – отсутствие справки с места работы, которая бы подтвердила, что больничный лист не был уже получен.

В целом сам сотрудник, которому и был выдан документ, обычно не лишается положенных ему денег, даже если утрата произошла из-за него, но иногда приходится потерять время, чтобы восстановить документы. Потому стоит стараться не допускать потери, и изначально внимательно отнестись к заполнению документа. Так, если вы знаете о строгости принимающих его в компании сотрудников, не стоит стесняться сделать замечание врачу, чтобы он привёл его оформление в соответствии с нормами. Ведь это именно вам затем при необходимости придётся терять время, чтобы исправить его. Более того: даже если принимающие сотрудники работодателя не будут иметь замечаний, они могут оказаться уже у сотрудников ФСС, что тоже чревато потерей времени на оформление новой справки.

Таким образом, если гражданин потерял больничный лист, действия будут различаться в зависимости от того, по чьей вине произошла потеря, но получить все положенные выплаты удастся, пусть для этого, скорее всего, потребуется провести оформление дубликата в больнице.

Куда следует обратиться

Чтобы восстановить официальную справку о днях нетрудоспособности, обращаться нужно в то медицинское учреждение, которое выдавало первичный бланк. Если больной лечился дистанционно, в домашних условиях, то бланк был выдан поликлиникой участковым врачом-терапевтом, а значит и дублировать его сможет только он. При лечении в стационаре обращаться необходимо в ту больницу, где пациент лежал и проходил курс восстановления.

Совпадать должны не только лечебные заведения, но и сама личность лечащего врача. Каждый бланк нетрудоспособности имеет индивидуальный штрихкод, который определяет, в частности, какому врачу он был выдан. Именно этот доктор несет ответственность за выписанный бюллетень, а значит, только он может выдать дублирующую бумагу. Конечно, в отдельных случаях, например, при временном отсутствии нужного доктора или при его увольнении замена выдается иным медпредставителем.

Фактически утерявший обязан обратиться в регистратуру медицинского учреждения с соответствующим пакетом документов, а дальнейшее восстановление происходит без его участия. Такой порядок позволяет пациенту сэкономить время на поиск нужного специалиста для восстановления утерянного бланка.

Суть спора

В ходе выездной проверки соцстраха было установлено, что фирма выплатила работникам пособия по временной нетрудоспособности, возместив часть расходов из фонда, на основании копии корешков листков нетрудоспособности, копии расчетных листков сотрудников, а также письма из медицинского учреждения. Оно содержало информацию о выданных больничных листах с указанием серий и номеров, Ф. И.О работников, периодов их нетрудоспособности (дело в том, что оригиналы больничных листов были потеряны).

Однако чиновники заявили, что пособие возмещается лишь при наличии оригиналов больничных. При этом они привели следующие аргументы.

В части 5 статьи 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности…» определено, что для назначения и выплаты пособий застрахованное лицо представляет листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по установленной форме.

А как указано в подпункте 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования», фонды имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства.

По мнению чиновников фонда социального страхования, по корешкам лечебных учреждений можно установить только факт наступления временной нетрудоспособности (страховой случай), а не правильность назначения, исчисления и выплаты пособий.

На этом основании фонд не принял к зачету расходы на выплату пособий.

Кстати, такая же позиция выражена в письме ФСС России от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761. В нем сказано, что если представленный работником листок нетрудоспособности был оплачен, но затем утерян по вине работодателя, то страхователь лишается права на возмещение выплаченного пособия.

Что такое дубликат?

Дубликат больничного листа считается таким же правовым документом, на основании которого происходит компенсация времени нахождения на больничном за все время лечения. Часто возникает необходимость у людей, после получения первичного документа, взять дубликат. Можно ли восстановить больничный лист при потере?

Выдача дубликата больничного листа возможна лишь в 2-ух ситуациях: некорректное заполнение или утеря. Если это второй случай, но он также подразделяется на утерю работодателем или работником. Но есть еще такая ситуация, как форс-мажорные обстоятельства у работодателя.

При соответствующем заключении, медицинское учреждение вправе выдавать дубликаты.

Что собой представляет дубликат?

Лист нетрудоспособности выдаётся медицинским учреждением, имеющим на это лицензированное право. Сотрудник предоставляет больничный, подтверждающий факт и период своего нахождения на лечении, в бухгалтерию организации – работодателя для получения денежной компенсации за время вынужденного неисполнения трудовых обязанностей.

Порядок выдачи больничного листа и правила его заполнения определяются Приказом Минздравсоцразвития России от N 624н. Согласно п.56, допущенные при заполнении документа о перенесенном заболевании ошибки являются основанием для выдачи дубликата листа нетрудоспособности. Так, любой сотрудник, как и работодатель, имеют право получить дубликат, взамен испорченного документа.

Утеря или неумышленное уничтожение, например, во время стихийных бедствий, больничного становится поводом для получения второго экземпляра.

Имеются существенные отличия оригинала стандартной формы, подтверждающей период нетрудоспособности, от дубликата:

• наличие отметки в виде галочки в соответствующей графе «оригинал» или «дубликат»;
• период лечения в повторном документе указывается одной строкой без разделения на интервалы между посещениями медицинской организации.

Внимание! Дата выдачи дубликата указывается по фактическому сроку его выписки, и отличается от календарного дня, которое было проставлено на первичном больничном листе.

Как получить дубликат больничного, если он утерян?

Работодатель потерял больничный — что делать в такой ситуации? В определении Верховного суда РФ от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521 снова подтверждается позиция о том, что дубликат утерянного больничного организации не выдается, но при этом есть документы, которыми допустимо подтвердить правомерность начисления пособия.

Такими документами могут быть:

• письма медучреждения со всеми реквизитами бланка утраченного больничного, а также данными физлица и информацией о болезни;
• копии корешков выписанных листков нетрудоспособности.

Многочисленные судебные решения показывают, что возмещение выплаченных пособий возможно не только на основании больничного листа. Например, к подобым выводам приходил ФАС Уральского округа в постановлении от 28.06.2013 № Ф09-6578/13 по делу № А60-40210/2012.

АС Московского округа в постановлении от 03.08.2017 по делу № А40-22485/2017 установил, что у страхователя отсутствовал больничный лист работника, была только справка МВД об утрате данного документа главбухом, но в медучреждении была получена справка, подтверждающая выдачу листа нетрудоспособности и фиксирующая его содержание. Суд пришел к выводу, что закон «Об обязательном соцстраховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ не ставит в зависимость право страхователя на возмещение соцвыплат от непредставления тех или иных копий документов. По мнению судей, в данном случае работодатель подтвердил другим документом право на возмещение средств, выплаченных по листку нетрудоспособности.

Прочитайте о том, как оформить расчет пособия, в материале «Образец справки-расчета к больничному листу».

Утеря бланка по вине работодателя

Что делать, если утерян больничный лист работодателем? Если потеря листка нетрудоспособности произошла до предоставления его работодателю, человек может обратиться в медицинское учреждение и взять дубликат.

Если же это произошло после, то на предприятии собирается комиссия для решения этого вопроса и выяснения причин или обстоятельств. Причин может быть много от простой халатности до форс — мажорных обстоятельств.

Все листы нетрудоспособности хранятся в учреждении пять лет. Если же документ потерян, то предприятие оплачивает работнику компенсацию, а ответственное лицо, отвечающее за хранение документации, оплачивает расходы предприятию.

Необходимо помнить, что работнику, которому оплатили больничный лист, не обязан отвечать за действия ответственных лиц и возвращать компенсацию.

Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного? При форс — мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, травма на предприятии, стихийные бедствия, созывается специальная комиссия, после этого составляется акт с просьбой к медицинскому учреждению выдать дубликат.

Такие обстоятельства считаются уважительными, и при помощи медицинской комиссии предприятию выдается дубликат. Но стихийному бедствию должно быть подтверждение в виде подписанного акта специалистом, отвечающим за это. Например, таким человеком может выступить сотрудник МВД.

Все дубликаты фиксируются в специализированной внутренней программе для отчетности. Все данные может запросить работодатель, дабы убедиться в подлинности больничного листа и его дубликата.