Табель учета рабочего времени — документ, который мы составляем ежемесячно. И конечно, бухгалтеру раньше — до появления формы табеля учета рабочего времени в 1С 8.3 — заполнять его в таблицах Excel было неудобно. Сейчас табель в 1С 8.3 формируется, однако не все знают, где его найти. После прочтения этой статьи вопросов у вас не останется.
Вы узнаете:
- как сделать табель учета рабочего времени в 1С 8.3;
- что из себя представляет этот документ;
- как заполнить табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Порядок учета рабочего времени
Обязанность ведения учета рабочего времени каждого сотрудника установлена ст. 91 ТК РФ. Если учет не ведется, контролирующие органы могут привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства в виде предупреждения или штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц и ИП с работниками;
- от 30 000 до 50 000 руб. — для организаций.
Табеля учета рабочего времени среди обязательных документов, применяемых организацией, нет. Рабочее время сотрудников может учитываться другим документом, разработанным ею самостоятельно и утвержденным учетной политикой.
Однако в обычаях делового документооборота прочно закрепился именно табель учета рабочего времени еще с тех пор, когда унифицированные формы Т-12 Excel и Т-13 Excel, разработанные Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) были обязательны к применению. Сегодня данные формы с небольшими изменениями используются работодателями повсеместно. Они удобны и информативны.
Табель учета рабочего времени в 1С — первичный документ, на основании которого бухгалтер начисляет работникам зарплату, отпускные, командировочные. Он представляет собой таблицу, где отмечаются все явки и неявки сотрудников в течение месяца, количество отработанных часов за день, причины отсутствия на рабочем месте.
Заполняет табель сотрудник, уполномоченный руководителем, либо тот сотрудник, должностными обязанностями которого предусмотрено ведение табеля. Чаще всего, это руководители подразделений, которые знают о планах и задачах своих подчиненных, или работники, специально назначенные на должность табельщика.
Бухгалтер, как правило, табель не составляет, а получает готовые сведения по окончании месяца и на их основании формирует расчетную ведомость по зарплате. Табели подшиваются в отдельные папки и могут храниться в бухгалтерии вместе с документами по зарплате. Общий срок хранения табелей — 5 лет, по работникам с вредными и тяжелыми условиями труда — 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).
Заполняем вводные данные функциями Excel
Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.
Скачать табель учета рабочего времени:
В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.
Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.
В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.
Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.
Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.
Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.
Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.
Табель учета рабочего времени в 1с 8.3 Бухгалтерия: где найти
В Бухгалтерия 8.3 табель учета рабочего времени — скорее отчет, чем рабочий документ. Табель заполняется автоматически на основе данных Производственного календаря и документов Отпуск и Больничный лист. Учитываются также кадровые документы Прием на работу и Увольнение.
Табель учета рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия можно найти в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам – Табель учета рабочего времени.
Графики работы
После заполнения производственно календаря в 1С ЗУП, вам необходимо создать и заполнить графики работы сотрудников. Для этого перейдите в меню «Настройка» и выберите пункт «Графики работы сотрудников».
График можно заполнить автоматически, при необходимости скорректировав.
Графики работы можно задать для сотрудников такими документами, как, «Прием на работу» и «Кадровый перевод».
В ЗУП есть возможность массово изменять график работы сотрудникам.
В таких ситуациях, когда у сотрудника на определенный период времени изменялись условия рабочего времени (например, сокращенный день), для них указываются индивидуальные графики. Настройка индивидуальных графиков располагается в меню «Зарплата». При наличии индивидуального графика у сотрудника за определенный период, программа не будет учитывать основной.
Производственный календарь
Табель учета рабочего времени (Т-13) заполняется в соответствии с Производственным календарем по графику 40 часовой рабочей недели.
Встроенный Производственный календарь не подлежит настройке или изменению, так как составлен в соответствии с утвержденными Постановлениями Правительства РФ праздниками и переносами выходных дней за год. Однако в случае необходимости, например, учета дополнительного праздника, установленного Правительством региона РФ, Производственный календарь можно изменить.
Для корректировки пройдите Главное меню – Все функции – Справочники – Производственные календари – Российская федерация.
Вызовите меню правой кнопкой мыши на выбранной дате и выберите:
- Изменить — чтобы изменить статус дня на: Рабочий;
- Суббота;
- Воскресенье;
- Предпраздничный;
- Праздник;
- Нерабочий;
Подробнее в статье Производственный календарь в 1с 8.3 бухгалтерия
Автоматическое заполнение
Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:
- производственного календаря;
- отпусков;
- больничных листов;
- документа приема на работу;
- увольнения.
Работаем с производственным календарем
В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.
Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.
Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.
Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».
Как сформировать табель учета рабочего времени в 1С
Для того чтобы в 1с сформировать Табель учета рабочего времени, произведите следующие настройки.
Шаг 1. Шапка отчета
Для формирования отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) заполните поля:
- Период — месяц, за который формируется табель;
- Организация — установить из списка, если в базе ведется несколько организаций;
- Подразделение — подобрать из справочника Подразделения, если нужен табель отдельно по подразделению.
Нажмите на кнопку Настройки.
Шаг 2. Вид Простой, вкладка Отборы
На вкладке Отборы вида Простой установите фамилии и должности ответственных лиц, которые должны подписать данный табель. Здесь же, если составляется табель для одного человека, например, дополнительный лист. Можно установить:
- галочку Сотрудник;
- фамилию работника — выбирается из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.
Шаг 3. Структура
Если вам нужен табель для всех сотрудников, снимите галочку с поля Сотрудник и продолжайте настраивать табель, установив:
- Вид — Расширенный.
На вкладках Отборы, Поля и сортировки менять ничего не нужно. По умолчанию табель формируется отдельно по каждому подразделению. Если в организации работников немного, а подразделения есть, можно сформировать Табель учета рабочего времени (Т-13) в целом по организации.
Для этого необходимо на вкладке Структура в группируемых полях первого уровня убрать из состава группировки Подразделение.
Затем нажимаем Завершить редактирование – Закрыть и сформировать. Сформированный отчет примет вид: PDF
Взаимодействие с разными версиями 1С
Технически взаимодействие может быть настроено с любой конфигурацией 1С версии 7.7 / 8.1 / 8.2 / 8.3 (определяется автоматически) при соблюдении определенных условий. Данные условия описаны ниже.
Для 1С 8.1, 8.2, 8.3 и ЗУП 3.0 и новее:
- существует справочник «Сотрудники»
- существует документ «ТабельУчетаРабочегоВремени», он содержит параметры «ПериодРегистрации», «Дата», «ДатаНачалаПериода», «ДатаОкончанияПериода», «ПериодыВводаДанныхОВремени», «ПрошлыйПериод», «ПериодВводаДанныхОВремени», строку «ДанныеОВремени» с параметрами «Сотрудник», «ВидВремениХХ», «ЧасовХХ»
- существует справочник «ВидыИспользованияРабочегоВремени», а в нем запись с параметром «БуквенныйКод» равным «Я» или с параметром «ЦифровойКод» равным 01
- существует перечисление «ПериодыВводаДанныхОВремени», а в нём значение «ПрошлыйПериод»
Для 1С 8.1, 8.2, 8.3 и ЗУП 2.5:
- существует справочник «СотрудникиОрганизаций»
- существует документ «ТабельУчетаРабочегоВремениОрганизации», он содержит параметры «ПериодРегистрации», «Дата», «ДатаНачалаПериода», «ДатаОкончанияПериода», «СпособВводаДанных», «СпособУказанияПериода», «Организация», строку «ОтработанноеВремя» с параметрами «Сотрудник», «ПервыйВидВремениХХ», «ВторойВидВремениХХ», «ТретийВидВремениХХ», «ЧетвертыйВидВремениХХ», «ПервыйЧасовХХ»
- существует справочник «КлассификаторИспользованияРабочегоВремени», а в нем запись с параметром «БуквенныйКод» равным «Я» или с параметром «ЦифровойКод» равным 01
- существует перечисление «СпособыВводаДанныхОВремени», а в нем значение «ПоДням»
- существует перечисление «ПериодНачисленияЗарплаты», а в нем значение «УказанныйПериод»
Более подробно о требованиях к конфигурациям читайте в документации.
Данным требованиям, в частности, удовлетворяют конфигурации:
- «Зарплата+Кадры» на платформе 7.7
- «Зарплата и управление персоналом» на платформах 8.1, 8.2 и 8.3
Как в программе 1С 8.3 вести табель учета рабочего времени
Ведение табеля учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3 сводится к ежемесячному формированию отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) непосредственно перед или после начисления зарплаты за месяц.
Перед формированием табеля обратите внимание:
- Производственный календарь на год должен быть настроен в соответствии с графиком рабочего времени вашего региона и организации;
- кадровые документы по приему и увольнению сотрудников в данном месяце должны быть оформлены;
- отпускные и больничные за месяц должны быть начислены;
- время работы, указанное в документе Начисление зарплаты на формирование табеля не влияет.
Даже если работник отработал в месяце не полностью (кроме отпускных и больничных), и это зафиксировано документом Начисление зарплаты, табель учета рабочего времени сформируется в соответствии с полной нормой рабочего времени.
Чтобы Табель учета рабочего времени (Т-13) соответствовал фактическим событиям по сотрудникам в отчетном месяце, сформированный отчет необходимо отредактировать вручную. Для этого в готовой форме табеля пройдите: Главное меню – Таблица – Вид – Редактирование.
После этого значение в любой ячейке отчета можно изменить.
Готовый Табель учета рабочего времени (Т-13) распечатайте по кнопке Печать.
Проверьте себя! Пройдите тест:
- Тест № 18. Настройки зарплаты в 1С
См. также:
- Производственный календарь в 1С Бухгалтерия 8.3
- График отпусков 2019
- Начисление отпускных в 1С 8.3 пошагово для начинающих
- Пошаговое начисление заработной платы в 1С 8.3 для начинающих
- Как посмотреть начисления для расчета среднего заработка?
- Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия
Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:
- Начисление отпускных
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Особенности работы
Работа функции не требует вносить каких-то изменений в конфигурацию 1С: инициатором передачи данных выступает сам пользователь (справедливо для некоторых типовых конфигураций, см. ниже).
Чтобы выгрузить табель, на компьютере должно быть установлено как клиентское место 1С, так и клиентская программа Sigur. Место установки 1С определяется автоматически.
Технически взаимодействие с 1С выполняется через COM Automation (можно выбрать тип соединения Application или COMConnector).
