Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Оценить

Тип файла Текстовый документ

Тип документа: Акт

?

Задать вопрос Запомни: Договор-Юрист.Ру — здесь есть куча образцов документов

АКТ сдачи-приемки дел г. ____________ «___»________ 20___ г. Настоящий акт составлен бывшим _________________________________ (должность, фамилия, имя, ___________________ _________________________________________________ отчество) (название предприятия) и вновь назначенным главным ________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество) в том, что на основании приказа No. ____ от «___»___________ 20___ г. ими проведена сдача-приемка дел по состоянию на «___»_______ 20___ г. Сдача-приемка производилась в присутствии ______________________ ______________________________________________. (должность, фамилия, имя, отчество) В результате сдачи-приемки дел установлено, что: 1. Главная книга полностью заполнена по состоянию на «___»___________ 20___ г. Данные синтетического учета полностью соответствуют соответствующим позициям аналитического учета. 2. Предъявлены карточки аналитического учета по счетам 01, 10, 70. 3. Предъявлены журналы-ордера за январь-сентябрь текущего года, ведомости аналитического учета по счетам 60, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 71, 75, 76, 78, 79 и Книга учета депонентов. 4. Предъявлены акты внезапной ревизии за I, II и III кварталы 20___ г. 5. Передано заключение независимой аудиторской проверки годовых отчетов предприятия за 20___ и 20___ гг. 6. Передан архив за 20___ — 20___ гг. в количестве _____________ (_____________________) дел по описи. 7. Сдана по описи справочно-нормативная литература. Приложение: 1. Опись дел архива предприятия. 2. Опись справочно-нормативной литературы на двух страницах. Дела сдал __________________ (подпись) Дела принял __________________ (подпись) При сдаче-приемке дел присутствовали: _____________________ ________________ (должность) (подпись)

Скачать документ «Акт сдачи-приемки дел (пример)»

Что это такое

Чтобы грамотно сдать завершенный объект в эксплуатацию после постройки, проведения капитальных ремонтных работ, заключения договора аренды, составляется специальный документ – комиссионный акт.

Важно принять во внимание, что независимо от проведенных работ, в акте отображается информация о состоянии объекта при его передаче и варианты исправления дефектов, которые могут быть найдены в процессе проверки. Документ может быть составлен в отношении любого вида имущества: движимого/недвижимого типа.

На практике процесс обследования происходит визуально. Однако при необходимости некоторые части объекта могут быть подвергнуты более тщательному исследованию.

Как оформляется акт выполненных работ

Унифицированный вариант документа предусмотрен только для приёма результата строительно-монтажных работ. Это форма КС-2, скачать бланк которой можно здесь. Во всех остальных случаях используют рекомендуемые шаблоны или составляют собственные, например, на основе той же КС-2.

Законодательство обязательные требования к содержанию акта не устанавливает. В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о бухучёте № 402-ФЗ формы первичных документов, для которых нет унифицированных вариантов, утверждает руководитель организации, а составляет их сотрудник, ответственный за ведение бухгалтерского учёта. Бланки для государственных структур оформляют в соответствии с бюджетным законодательством. Коммерческие организации кроме самостоятельно разработанных форм могут применять универсальный передаточный документ, шаблон которого рекомендован ФНС в письме от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/[email protected]

Какие сведения должны быть в акте

При оформлении акта желательно учитывать требования Закона о бухучёте к первичным документам. Для подтверждения факта хозяйственной деятельности в нём должны быть указаны:

• дата составления;
• название организации, выставляющей акт;
• перечень видов и объёмы работ;
• информация о цене в виде итоговой суммы и по каждой позиции отдельно;
• должности и подписи лиц, которые отвечают за оформление документов.

Печать на акте проставлять не обязательно. Согласно ч. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ оттиск печати не входит в перечень необходимых для первичного документа реквизитов.

Для исключения спорных ситуаций стороны вправе добавить в акт дополнительные сведения.

1. Реквизиты договора, на основании которого он составлен. Это особенно важно, если между сторонами заключено сразу несколько договоров на работы или услуги.
2. Информация о выявленных недостатках. Обычно в акте указывают, что работа сделана качественно и в срок, у заказчика нет претензий. При этом в соответствии с п. 2 ст. 720 ГК РФ заказчик имеет возможность указать на изъяны, обнаруженные в ходе приёмки работ. Но если такой раздел не предусмотрен в акте, (например, используется форма КС-2) то у него не будет такой возможности. В этом случае лучше отказаться от подписания, составить отдельный документ с перечислением недостатков и передать его исполнителю. Если акт будет подписан без замечаний, то заказчик в последующем не вправе ссылаться на изъяны, которые могли быть выявлены во время приемки.

Порядок подписания

Как указано в п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик в присутствии подрядчика осматривает и принимает результат, и сразу подписывает акт выполненных работ. По договору оказания услуг документ можно направить заказчику предварительно электронной или обычной почтой. Для того чтобы это сделать по договору подряда, нужно включить в него такое условие. Также необходимо определить:

• порядок доставки акта заказчику (по почте, курьерской службой, электронным сообщением);
• адрес отправки;
• срок, в течение которого заказчик обязан осмотреть результат и принять работу.

Если акт будет передан способом, отличным от указанного в договоре, он будет считаться ненадлежаще доставленным.

По общему правилу документ подписывают в бумажном варианте, сделать это должны уполномоченные сотрудники заказчика и исполнителя лично. Факсимильное удостоверение акта допускается только в случае, когда это предусмотрено договором.

https://youtu.be/6pNaZMNRsew

Кто занимается составлением

Составление документа производится специально отобранной комиссией. Она должна быть независимой от каждой стороны участников процесса. Первоначальной задачей исполнителя является организация комиссии, состав которой не может быть менее двух человек.

В первую очередь каждый участник должен иметь достаточную профессиональную квалификацию, чтобы осуществить свою роль на должном уровне. Как правило, это специалисты, которые профессионально занимаются данным видом деятельности.

Некоторые участники во избежание серьезных нарушений стараются прибегнуть к услугам независимых компаний, которые выполнят всю работу на должном уровне. Информация о каждом члене комиссии должна быть зафиксирована при составлении документа.

Если в почтовом отправлении отсутствуют документы

Для этого случая в комплектах документации различных ведомств существуют утвержденные образцы. Например, предприятия Росимущества пользуются формой 51-д об обнаружении повреждений, отсутствующих материалов в почтовом отправлении, утвержденной Приказом Росимущества от 22.06.2009 № 178 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом». А предприятия Минпромторга — образцом, данным в Приложении 20 к Приказу Минпромторга России от 28.10.2014 № 2160.

Таким образом, акт об отсутствии документов в почтовом отправлении — это бланк, составляемый в организации или госоргане при поступлении корреспонденции не в полном составе, указанном в сопроводительной записке.

Комиссионный акт проверки

При завершении строительных или ремонтных работ собирается приемная комиссия, осуществляющая проверку объекта: выявление нарушений по ГОСТу, наличие ошибок, подлежащих к исправлению. Документ необходим для подтверждения факта проведенной проверки в целях безопасного использования объекта в будущем.

Важно принять во внимание, что в документе отображается не только факт проведенного мероприятия, а также нарушения, если они присутствуют и подлежат немедленному исправлению. Обязательно фиксируются даты начала и завершения мероприятия.

Когда потребуются акты

Если при вскрытии корреспонденции оказалось, что в ней нет нужного количества страниц, приложений или вложений, составляется акт об отсутствии документов в почтовом отправлении в обязательном порядке. Если приложения и вложения есть, но не те, которые указаны в корреспонденции, составляется акт об отсутствии вложений в письме или приложений. В противном случае сложнее доказать неполучение указанных в письмах бланков, доказательств и и. д.

В компании: если пропажа обнаружилась при передаче дел или не хватает документов в личном деле

В таком случае в соответствующем бланке обязательно указывается, чего недостает в личном деле, создается комиссия или назначается ответственное лицо для удостоверения этого факта. При передаче дел делается соответствующая отметка с обязательной подписью участвующих лиц. Необходимо сразу же уведомить руководство об утрате или недостаче. При выборе реквизитов стоит руководствоваться официально утвержденными инструкциями государственных органов. Организация вправе разработать собственный порядок удостоверения. Подписи и постановка дат обязательны.

При вскрытии почтового отправления с описью, в том числе в суде

В судебных органах действуют специальные инструкции о делопроизводстве, например, утвержденные Приказом ВАС РФ № 7 от 26.03.1996 (для арбитражных судов) или Приказом Судебного департамента при ВС РФ 17.04.2017 № 7 (для районных судов). Если акт об отсутствии документов составили в суде, в нем указывают ответственного сотрудника, отсутствующие страницы, приложения, вложения, исходящий номер и дату поступления корреспонденции.

Разработан образец и для нотариата. Он является приложением к Правилам нотариального делопроизводства, утвержденным Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78. Реквизиты, указываемые в нем, практически идентичны тем, что применяются судебными органами. Комиссия в этих случаях не созывается, оформлением занимается конкретный сотрудник. Участники судебного разбирательства специально об этом не извещаются. Но при обнаружении ошибки самостоятельно направляют ответ об отсутствии вложения, приложения, материалов.

Акт приемки

Составляется при передаче предмета договора заказчику. Это может быть не только строительный объект, но и денежные средства, аренда помещения, передача в пользование спецтехники. Основным назначением документа является фиксация передачи движимого/недвижимого имущества в пользование или дальнейшее владение, в зависимости от специфики.

В нем также предоставляется информация о текущем состоянии предмета договора, чтобы в дальнейшем не возникало спорных ситуаций. В документе отображают следующую информацию:

1. Полное название документа без сокращения.
2. Дата, когда был сформирован акт и место подписания.
3. Если передается товар в пользование, то полный перечень и окончательную сумму.
4. Юридическая информация о каждой стороне и банковские реквизиты для перечисления денежных средств.
5. На каком основании осуществляется передача товара и иных объектов, прописанных в договоре.
6. Визы и печати каждого предприятия.

Найденые документы по теме «акт сдачи приемки дел»

1. Акт сдачи—приемки дел (пример) Документы делопроизводства предприятия → Акт сдачи-приемки дел (пример)
   акт сдачи—приемки дел г. «» 20 г. настоящий акт составлен бывшим (должность, фамилия, имя, отчество) (название …
2. Акт сдачи — приемки научно-технической продукции
   Договор на выполнение научно-исследовательских работ → Акт сдачи — приемки научно-технической продукции

   акт сдачи—приемки научно-технической продукции по договору n составлен «»20г. (наименование научно-технической продукции…

3. Акт сдачи—приемки работ (услуг, продукции)
   Трудовой договор, контракт → Акт сдачи-приемки работ (услуг, продукции)

   акт сдачи—приемки работ (услуг, продукции) г. «»20г. во исполнение трудового соглашения (договора), заключенного «»20г., …

4. Договор аренды квартиры с актом сдачи—приемки
   Договор аренды жилого помещения → Договор аренды квартиры с актом сдачи-приемки

   …2.2; 3.2; 3.7; 3.8; 3.9, наймодатель обязуется вернуть нанимателю часть ранее внесенной оплаты пользования жилым помещением за фактически непрожитое время, а также залог (п. 3.3), при этом наймодатель обязан предоставить нанимателю проживать в квартире в тече…

   Читайте также:  Служебная записка на выдачу денежных средст в подотчет
5. Акт сдачи—приемки системы (приложение к дистрибьюторскому соглашению о передаче программного продукта (информационных, справочных, нормативных систем)
   Договор поставки товаров, продукции → Акт сдачи-приемки системы (приложение к дистрибьюторскому соглашению о передаче программного продукта (информационных, справочных, нормативных систем)

   приложение 2 к дистрибьюторскому соглашению акт сдачи—приемки системы г. «» 20 г. , (наименование организации) именуемый в дальнейшем исполнитель, в лице …

6. Акт приемки—сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ос-2, утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)
   Бухгалтерские и финансовые документы → Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ос-2, утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)

   … 28.12.89 n 241 +-+ код по окуд +-+ утверждаю руководитель предприятия — — подпись и.о.,фамилия «-» — 19- г. акт приемки—сдачи отремон- тированных, реконструирован- +-+ ных и модернизированных номер дата код лица, код объектов доку- …

7. Акт сдачи—приемки продукции (приложение к договору на создание патентно-информационной продукции)
   Защита авторских прав → Акт сдачи-приемки продукции (приложение к договору на создание патентно-информационной продукции)

   наименование исполнителя наименование заказчика адрес: адрес: акт no. сдачи—приемки продукции комплекс патентно-информационных материалов и услуг для регистрации товарного знака. п…

8. Договор на выполнение работ и услуг (с передачей оборудования в безвозмездное пользование по акту сдачи—приемки)
   Типовой договор подряда → Договор на выполнение работ и услуг (с передачей оборудования в безвозмездное пользование по акту сдачи-приемки)

   договор № на выполнение работ и услуг (с передачей оборудования по акту сдачи—приемки) г. «» 20 г. , именуем в дальнейшем (наименование организации) «подрядчик», в лице , (должнос…

9. Акт сдачи—приемки материалов и технической документации (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
   Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки материалов и технической документации (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)

   акт № сдачи—приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № …

10. Акт сдачи—приемки работ (услуг) (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
    Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки работ (услуг) (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)

    акт № сдачи—приемки работ (услуг) приложение № 3 к договору на выполнение работ и » 20…

11. Акт сдачи—приемки материалов и технической документации с учетом замечаний заказчика (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
    Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки материалов и технической документации с учетом замечаний заказчика (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)

    акт № сдачи—приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № …

12. Акт сдачи—приемки оборудования, комплектующих и технической документации с учетом замечаний о некомплектности или неисправности оборудования (приложение к договору о передаче оборудования в безвозмездное пользование)
    Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки оборудования, комплектующих и технической документации с учетом замечаний о некомплектности или неисправности оборудования (приложение к договору о передаче оборудования в безвозмездное пользование)

    акт № сдачи—приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № …

13. Образец. Реестр приемки—сдачи документов. Форма № м-13
    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13

    …сср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки — сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичных документов ла ил…

14. Акт приёмки продукции по качеству (Акт о браке)
    Документы делопроизводства предприятия → Акт приёмки продукции по качеству (Акт о браке)

    … акт № …

15. Акт приема-сдачи
    Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт приема-сдачи

    …оговору no . . . от >. . . . . .20г. . . . . . . . . . . . . . . . . м. п. м. п. >. . . . .20г. >. . . . .20г. акт приема-сдачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (наименование передаваемого по дого…

Правила составления

Акт является официальным юридическим документом, поэтому правильность его составления является обязательным условием. Вне зависимости от вида документа, он должен соответствовать следующим аспектам:

1. Формирование происходит посредством специально созванной комиссии. Она должна составлять минимум 2 человека. Ее собирают заблаговременно по такому случаю, либо в случае выявления нарушения зафиксированных норм. Комиссия может быть временной (состав участников меняется), либо постоянной на усмотрение обеих сторон. Акт должен быть завизирован каждым членом комиссии.
2. Существует разработанная специальная форма, в соответствии с которой оформляется акт. Рекомендуется составлять на официальном бланке предприятия при наличии.
3. Отображение даты, когда составлялся документ. При необходимости проведения дополнительных исследований и проверок все даты мероприятий также отображаются в документальном виде.
4. В первой части документа обязательно фиксируется основание для составления.
5. Поименно состав комиссии, занимающейся принятием и составлением акта.
6. Основная часть развернутая и должна содержать перечень всех проведенных мероприятий и промежуточный итог в виде указания состояния, в котором находится объект на сегодняшний день.
7. Заключительная часть состоит из завершающих выводов по факту проведенных проверочных мероприятий, подведение итогов, формирующихся комиссией.
8. Все умозаключения могут быть представлены в виде таблиц, списков и других графических форматов.
9. Количество экземпляров должно быть изготовлено в соответствии с количеством участвующих сторон. Дополнительное условие может быть прописано в заключенном договоре.
10. С содержанием договора и акта должна ознакомиться каждая сторона во избежание последующих претензий и разбирательств.
11. В обязательном порядке акт визируется с каждой стороны, что будет служить доказательством ознакомления с документом.
12. В заключении документ скрепляется печатью исполняющей организации.

Важно принять во внимание, что после подписания документа, при возникновении претензий и разбирательств в судебном порядке, акт может выступать в качестве документального подтверждения правоты одной из сторон.

Процедура уничтожения документации

Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

• Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
• Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
• Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
• Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.

В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

Образец

На практике составление акта является прерогативой исполнителя и направляется заказчику для проверки и взаимного подписания. В документе обязательно фиксируется весь перечень проделанных работ и итоговая стоимость. Допускается составление в произвольной форме, если не произведены монтажные работы. В нем должны отображаться следующие сведения:

1. Полное название документа без сокращений.
2. Присвоенный номер и когда был создан.
3. Определение документа, выступающего в виде основания для составления (договор и его номер).
4. Перечень проделанных работ.
5. Полная стоимость с включением НДС.
6. Банковские реквизиты каждой стороны.
7. Визы и печать обоих предприятий.

Рекомендуется обращать внимание на составленный договор. Иногда одна из сторон прописывает составление акта в качестве обязательного условия заключения сделки.

Для составления документа без ошибок рекомендуется обратить внимание на готовую составленную форму в качестве примера. Его можно скачать ниже.

Составление комиссионного акта является обязательным условием для грамотного завершения работ. Он выступает подтверждением отсутствия взаимных претензий у участников, правильность принятия объекта в эксплуатацию, и фиксирует недочеты, надлежащие к исправлению.

Некоторые компании или заказчики фиксируют в договоре в качестве обязательного требования заключение акт приемки или сдачи, отображающие полную информацию о проделанной работе, а также возникновение иных претензий по отношению к исполнителю.

Подписание документа означает соглашение и отсутствие претензий с какой-либо стороны. В случае судебного разбирательства документ можно использовать в качестве доказательства правоты одного из участников.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Основания для составления

На основании норм действующего российского законодательства акт приемки — это подтверждающий выполнение обязательств по соглашению. Основание для его составления — окончание взаимоотношений, выполнение полностью или частично указанных в контракте условий. В данном документе фиксируют и отступления от предусмотренного порядка. Но в соответствии со ст. 720 ГК РФ заказчик не вправе ссылаться на ненадлежащее исполнение обязательств, если недостатки результата исполнения контракта не указаны в документе о приемке, либо в нем не указано, что у заказчика есть право на предъявление недостатков в дальнейшем (например, при обнаружении скрытых дефектов).

Нормы Гражданского кодекса не устанавливают обязательность составления такого документа, но он часто используется на практике. Форма приложения к договору разрабатывается самими сторонами. Акт часто является приложением к контракту, которое в силу подписания приложения сторонами становится обязательным для них. В ряде случаев составляется акт выполненных услуг без договора, заключенного в письменной форме. Например, для подтверждения выполнения сделки, заключенной устно.

Значение акта приема-передачи услуг

Основное назначение акта оказания услуг заключается в том, чтобы подтвердить выполнение в полном объеме обязательств по договору и отсутствие разногласий между исполнителем и заказчиком. Документ подписывается обеими сторонами и служит подтверждением отсутствия у заказчика претензий по качеству оказанных услуг. Не менее важен акт и для бухгалтерских целей, поскольку он является основанием для учета соответствующих операций и проведения окончательных расчетов между сторонами.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Акт об оказании услуг может быть использован не только в деловых отношениях, т. к. в случае возникновения претензий по качеству оказания услуг в акте фиксируются все их недостатки. В последующем, если спор дойдет до судебного разбирательства, такой акт может послужить доказательством в суде. При этом акт, подписанный без замечаний, будет доказательством исполнения обязательств в полном объеме (например, по спорам о просрочке оплаты).

Содержание и порядок заключения договора оказания услуг урегулированы нормативными актами и судебной практикой (ознакомиться с правилами составления поможет другая наша статья). С актом к договору дело обстоит несколько сложнее, поскольку напрямую его составление не предусмотрено Гражданским кодексом РФ. Тем не менее, если акт отсутствует, суды могут признавать факт оказания услуг недоказанным. Примером подобного решения может служить постановление ФАС Московского округа от 2 марта 2010 года № КГ-А41/14892-09 по делу № А41-9361/09.

Правила составления акта к договору оказания услуг

Практика договорных отношений выработала определенные требования к содержанию данного документа, выполнение которых позволяет ему служить подтверждением исполнения обязательств. Акт как первичный учетный документ должен содержать реквизиты, установленные ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• данные договора оказания услуг (номер, дату составления);
• место и дату составления акта;
• сведения о сторонах (наименование, представители, основания представительства);
• указание на то, что услуги оказаны исполнителем и получены заказчиком;
• перечень услуг (включая основные и вспомогательные услуги);
• объем оказанных услуг (может исчисляться в часах, днях, количестве составленных документов и так далее);
• стоимость каждой услуги без учета НДС;
• размер НДС для каждой услуги;
• стоимость каждой услуги с учетом НДС;
• суммарную стоимость всех услуг с учетом и без учета НДС;
• подписи сторон и печати (если юридическое лицо или ИП работает с печатью).

Понять, как выглядит грамотно составленный документ, поможет образец акта к договору оказания услуг, при разработке которого были учтены все необходимые требования.

Если в первоначальном акте, подписанном исполнителем и заказчиком, какие-либо сведения отсутствовали, стороны могут составить новый документ. Если же составленный с ошибками акт уже учтен, можно заключить дополнительный, содержащий недостающую информацию.

Подпишитесь на рассылку

Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram