Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Зачем уничтожать бухгалтерские документы
• Каковы сроки хранения бухгалтерских документов
• Как документально оформить уничтожение документов
• Какие способы уничтожения бухгалтерских документов наиболее надежны
• Надо ли уничтожать бухгалтерские документы в электронном виде

В какой-то момент каждого бухгалтера начинает интересовать такой вопрос, как порядок уничтожения бухгалтерских документов. Это происходит потому, что с течением времени объем бухгалтерских бумаг начинает превышать все мыслимые размеры. А хранить некоторые из них в силу давности уже нет необходимости. Наша сегодняшняя статья посвящена вопросу организации хранения документов и порядку их ликвидации.

Из чего состоит документооборот организации

Бухгалтерские бумаги являются ответственностью бухгалтера с момента поступления и до момента ликвидации или отправки в архив. Поскольку документы на любом предприятии всегда представлены в большом количестве, то порядок их хранения должен быть верно организован. Это касается не только бумажных носителей информации, но и электронных.

Группирование бухгалтерских бумаг предусматривает:

1. Локальные, сформированные внутри организации для ее деятельности.
2. Исходящие, сформированные внутри фирмы для сторонних компаний.
3. Входящие. Это часть документов, которая создана за пределами компании.

Порядок взаимодействия с документацией одинаков на всех предприятиях:

• Поступление. В этот пункт входит и создание собственных актов, и передача их от стороннего лица.
• Внесение записей, разнос по счетам.
• Контроль правильности заполнения.
• Отправление на хранение.

Для хранения бухгалтерских бумаг может быть создано отдельное структурное подразделение или выделено место в бухгалтерском отделе.

Хранение бухгалтерских документов, изъятие и порядок их уничтожения регламентируются законодательными актами РФ, в частности:

1. Налоговым кодексом РФ, который в статьях 23, 24, 89 устанавливает временные сроки хранения.
2. Федеральным законом «Об архивном деле в РФ», выпущенным 22 октября 2004 года.
3. Приказом Минкульта РФ № 558 от 25 августа 2010 года.
4. Постановлением Росархива.

Зачем уничтожать бухгалтерские документы

Любая хозяйственная операция в компании в обязательном порядке должна быть документально подтверждена. Таким образом, наличие оправдательных документов и легкий доступ к ним являются непременными для каждой организации.

Чем дольше существует компания, тем больше бумаг у нее накапливается. Рано или поздно перед руководителем возникает вопрос о порядке избавления от них.

Но какие документы и в каком порядке можно ликвидировать? Давайте разберемся в этом вопросе.

После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет. Этот срок устанавливает закон о бухгалтерском учете.

Однако существует ряд бумаг, сохранность которых должна быть обеспечена на постоянной основе, например годовая отчетность.

Если бумаги не относятся к архивному фонду фирмы, то она может сама определить порядок их уничтожения, прописав его в локальных нормативных актах. Это возможно потому, что в законодательных актах этот аспект не уточнен.

Для хранения бумаг, не подлежащих уничтожению, можно организовать отдельный архив. Что же касается бухгалтерских бумаг, срок хранения которых составляет десять лет, то они в архив не передаются, а остаются в бухгалтерии и по прошествии времени ликвидируются.

В отношении некоторых категорий бумаг установлен индивидуальный порядок хранения и его сроки.

Часто бухгалтеры сталкиваются с тем, что в различных законодательных актах указаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. Это может быть связано с их принадлежностью как к бухгалтерскому учету, так и к налоговому.

В этой ситуации стоит опираться на тот законодательный акт, который обозначает больший срок.

Каким образом уничтожить электронные документы

В век высоких технологий многие предприятия хранят свои материалы в электронном виде. Для них тоже предусмотрены временные рамки обязательного сохранения в целостности. Например, согласно п. 2 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402) бумаги, связанные с организацией и ведением бухучета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года составления отчетности по ним.

Обратите внимание! ЭЦ производится в отношении всех документов компании, размещенных на любых носителях информации (п. 4.5 Правил). Весь электронный архив также должна просмотреть комиссия.

Процедура выделения таких дел к уничтожению такая же, как и для бумажных. Также составляется акт по форме из приложения № 21 к приказу № 526. А вот их утилизация может производиться не только физическим, но и программно-техническим способом (стирание информации или ее перезапись).

Обратите внимание! Специалисты считают этот метод не самым надежным и рекомендуют в целях минимизации возможности восстановления удаленных файлов производить стирание или перезапись несколько раз подряд.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов в организации: подготовка к процедуре

Поскольку бухгалтерские документы относятся к категории оправдательных, то они могут быть востребованы при проведении проверок, инициированных различными государственными органами. Следовательно, самовольное их уничтожение или избавление от них каким-либо другим способом является незаконным.

Если компания не соблюдает порядок ликвидации бухгалтерских бумаг, то она может быть привлечена к административной или уголовной ответственности.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов строго регламентирован для каждой их категории. Часто предприниматели, не зная основных законов, либо халатно относятся к вопросу избавления от документации, либо стараются ее не ликвидировать.

Таким образом, избавиться можно исключительно от бумаг, срок хранения которых закончился. Это справедливо и для электронных файлов.

Для того чтобы правильно установить порядок и период хранения, в компании должна быть организована экспертная комиссия. Ее создание происходит на основе распоряжения директора фирмы, которое подписывается однократно. Если состав комиссии претерпевает изменения, то издание повторного приказа не является необходимым. Следует лишь изменить сам состав.

Целью деятельности экспертной комиссии является определение ценности бумаги и срока ее хранения.

Помимо основного состава комиссии, для этих целей могут быть привлечены и другие работники организации. Например, главный бухгалтер, юрист или работник архива.

Кроме того, каждая компания имеет право привлекать к этой деятельности независимых экспертов.

Экспертная комиссия занимается:

• созданием описи бухгалтерских бумаг, находящихся в архиве;
• формированием перечня бумаг, которые должны быть ликвидированы;
• изданием акта;
• измерением веса бумаг;
• ликвидацией. Порядок уничтожения бухгалтерских документов и методы их утилизации определяются в организации на основании локальных актов.

Если порядок ликвидации бумаг предусматривает различные способы, то стоит создать разные акты – по одному для каждого из них.

Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения

Рассмотрим более подробно порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Он предусматривает следующую последовательность действий:

1. Руководитель организации издает приказ, который регламентирует порядок формирования экспертной комиссии.
2. Экспертная комиссия формирует список бумаг и распределяет их по группам исходя из срока их хранения.
3. Члены экспертной комиссии и привлеченные эксперты (при их наличии) составляют акт на уничтожение бумаг, а руководитель фирмы подписывает его.
4. Бухгалтерские бумаги передаются на уничтожение в предусмотренном порядке. Способов ликвидации существует несколько. Каждая компания сама выбирает, к каким из них прибегнуть в каждом конкретном случае.
5. Экспертная комиссия фиксирует факт уничтожения бумаг в установленном законом порядке. Наличие актов, подтверждающих проведение процедуры ликвидации, позволит предприятию в будущем избежать претензий со стороны надзорных органов.

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

В каждой организации схема делопроизводства отлажена. С течением времени от информации на бумажных носителях разрешено избавляться или передавать источники в архив. Процедурой уничтожения документов с истекшими сроками хранения занимается созданная комиссия.

Способы уничтожения документов

Руководство организации выбирает доступный способ ликвидации документации. Бумаги уничтожают собственными силами или передают на аутсорсинг (отправляют сторонней фирме). При уничтожении встречается 2 ошибки:

• нарушение конфиденциальности;
• утилизация неполного комплекта носителей.

В связи с этим при выборе самостоятельной методики уничтожения присутствует ряд достоинств:

• полное соблюдение засекреченности данных;
• отсутствие лишних трат;
• получение прибыли от макулатуры.

Аутсорсинг требует вложений, но таким способом можно избавиться от больших объемов документов с их одномоментной утилизацией.

Измельчение (шредер)

По разрешению руководства сотрудники избавляются от черновиков, с данными не представляющими ценность, путем ручного разрыва. Но при работе с носителями ценной информации требуется полное уничтожение. Среди известных методов распространено шредирование. На офисном шредере проходит измельчение бумаг разными типами резки.

Достоинства данного метода:

• единоразовая покупка аппарата исключает вложения в будущем;
• не требуется выделение дополнительного места для материалов подлежащих уничтожению;
• шредер уничтожает сверхсекретную информацию.

Сжигание

Быстро уничтожить крупные объемы документов можно сжиганием. Этот способ ликвидации конфиденциальной информации не одобряется экологами. Ученые убеждены во вредном воздействии продуктов горения на окружающую среду.

Кроме неодобрения способа с экологической точки зрения существуют и другие недостатки:

• чтобы сжечь бумаги организации нужна оборудованная спецплощадка или собственная котельная, что проблематично в городских условиях;
• если сжигание проводится не в пиролизных установках при высокотемпературных режимах, то появляется вероятность сохранения информации в плотно спрессованных папках;
• с учетом вывоза на мусоросжигательный завод и погрузо-разгрузочных работ это затратная процедура.

Закапывание

Применение популярного ранее способа становится редким. Закопать бумаги в землю просто, но полной надежности такого метода нет. При засушливых климатических условиях закопанные материалы хорошо сохраняются много лет. Поэтому случайное или умышленное раскапывание ведет к утечке данных организации.

Мобильный шредер

При документообороте, с которым обычное шредирование не справляется, рационально не транспортировать скопившийся материал на переработку. Решить проблему можно путем вызова мобильного шредера.

После заключения договора в назначенное время к организации подъезжает грузовик. В комплектацию машины включен грузоподъемник и уничтожитель документов. Измельчение проходит в присутствии заказчика или членов комиссии. Время процедуры зависит от объёма, подлежащего уничтожению. На передвижных комплексах скорость переработки достигает 3 тонн в час.

Химическая обработка

Утечка секретной информации к конкурентам из-за несоблюдения правил уничтожения может привести к финансовым потерям. Поэтому успешная работа каждой компании связана с правильной утилизацией документации, содержащей коммерческую тайну.

Получить стопроцентную гарантию ликвидации ценных бумажных носителей можно химической обработкой. С точки зрения сохранения секретности — это самый надежный метод. Бумаги ликвидируют химикатами и водой на спецоборудовании. Полученная масса не подлежит восстановлению. Единственным недостатком признана затратность метода.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

По государственному стандарту под уничтожением документов понимают процесс избавления от информации на бумажных носителях без возможности ее восстановления.

Документы хранятся в пределах установленных сроков в существующих нормативах и ФЗ «Об архивном деле». Основополагающим фактором для проведения утилизирующих работ считается завершение периода сохранения бумаг, за исключением форс-мажорных ситуаций. За организацией остается право самостоятельного выбора доступного способа ликвидации материалов.

В правовые акты правильной утилизации входят:

• ФЗ № 125 о создании и работе архивов;
• приказы Минкультуры (№ 1182 о сроках хранения и №558 о типовых управленческих документах);
• постановление ФКЦБ № 03-33/пс о делах акционерных организаций.

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия.

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо.

В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

https://youtu.be/RqBgjaRjbCQ

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

• отбор бумажных носителей на архивное хранение;
• определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
• проведение экспертизы ценности;
• контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
• сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
• продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2020 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

• сортировка документации;
• выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
• полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
• составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Акт об уничтожении документов

После подписания акта о выделении документов и приказа об утилизации составляется акт на уничтожение. Его оформлением занимается ответственное за делопроизводство лицо. Порядок составления регламентируется Правилами документооборота Архивного фонда РФ.

Акт условно разделен на 2 раздела:

• в первом представлен список дел и документов, направляемых на утилизацию с указанием сроков хранения. Он может быть указан в приложении с подробной описью документов;
• во втором содержатся данные о методе утилизации (заполняется после избавления от документации).

Подписанный составителем и членами комиссии акт передается на подпись руководителю организации.

Одна копия хранится в отделе делопроизводства, другая в подразделении, которому принадлежали уничтоженные документы.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Акты о проведении утилизации хранятся постоянно согласно действующим нормативам. Для них рекомендовано создавать отдельную папку. При реорганизации компании дело передается на хранение преемнику, а при ликвидации отправляется в городской архив.

За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Поэтому полноценное оформление всей процедуры уничтожения защитит ответчика от гражданско-правовой, административной ответственности и сохранит конфиденциальность информации.

Источник: https://bezotxodov.ru/makulatura/unichtozhenie-dokumentov

Как составляется акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Составляя акт на уничтожение бухгалтерских бумаг, экспертная комиссия должна тщательно проверить их на соответствие требованиям по сроку хранения. Исходя из норм законодательства, занесению в акт подлежат исключительно документы, чей срок хранения закончился до первого января текущего года. Другими словами, если бумага, подлежащая хранению в течение пяти лет, была сдана в архив в 2014 году, то она может быть включена в акт только в 2020 году.

Акт на уничтожение формируется в произвольной форме, но в обязательном порядке должен содержать в себе сведения об уничтожаемых документах, включая сроки сдачи в архив и сроки окончания хранения.

Каждый член комиссии, а также руководитель организации должны поставить свою подпись в акте, который в дальнейшем заверяется печатью.

Способы избавления от бумаг могут быть различны: сжигание, уничтожение ручным способом, шредирование, сдача в макулатуру.

Приняв решение ликвидировать документы методом сжигания, компания в обязательном порядке должна убедиться, что она не нарушает норм пожарной безопасности. При больших объемах имеет смысл обратиться в организации, занимающиеся переработкой.

Кроме того, организация может заключить договор с пунктом приема макулатуры и сдать бумаги туда. Этот способ наиболее выгоден компании, поскольку позволяет получить дополнительные финансовые ресурсы, которые пойдут в дальнейшем на ее нужды. Сумма, вырученная организацией, зависит от веса бумаг и цены за килограмм.

Члены комиссии могут просто разорвать документы или шредировать. На усмотрение комиссии мелкие кусочки могут быть подвержены сжиганию или действию химических веществ с целью их растворения. Однако применение химикатов невыгодно компании, поскольку требует от нее денежных затрат.

➤ Способы уничтожения документов

Расскажем о процедуре и способах утилизации документов, срок хранения которых истек.

Скачайте полезные документы:

Для чего и когда нужно уничтожать документы

В процессе деятельности предприятия образуется много бумаг. Документами подтверждаются все аспекты деятельности компании: финансовой, административной, организационной, кадровой.

Для каждого вида документов установлены сроки хранения

. Например, сроки хранения финансовых документов и документов первичного бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ, законом «О бухгалтерском учете».

Для основной части деловых бумаг, составляющих документооборот предприятия, сроки хранения устанавливают согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558

.

Памятка: сроки хранения архивных документов

По окончании календарного года и по мере утраты актуальности документы формируют в дела и с текущего хранения передают на архивное хранение. Все деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в организации можно разбить на три группы:

• не подлежащие хранению;
• временного хранения;
• постоянного хранения.

Уничтожение бумажных документов, отнесенных к категории постоянного хранения, невозможно. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за сохранность таких бумаг. В организации они хранятся в специально оборудованных помещениях, чтобы исключить порчу или утрату. Если предприятие ликвидируют, дела с документами постоянного хранения передают в муниципальные архивы.

А вот бумаги, которые не подлежат хранению или имеют ограниченные сроки хранения, необходимо периодически уничтожать.

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от журнала «Справочник секретаря»

Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, одинаков для всех организаций независимо от формы собственности.

Он установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях(утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Ежегодно, в начале нового календарного года специально созданная приказом руководителя комиссия проводит экспертизу ценности документов с истекшим сроком хранения.

Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов

Комиссия проводит инспекцию дел, которые хранятся в архиве, и изымает документы, которые подлежат утилизации. Одновременно с этим члены комиссии определяют, не представляют ли эти документы какой-либо ценности: практической, культурной, научной или исторической. Эти дела и бумаги складывают отдельно и затем могут передать на хранение в муниципальный архив, библиотеку, музей.

Если документ, по мнению комиссии, не утерял своей важности, срок его хранения в архиве организации продлевают. Работодатели вправе увеличивать сроки хранения по сравнению с теми, что установлены нормами закона и отраслевыми регламентами. Но это нужно оговорить в ЛНА.

Бланк акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Те документы, которые нужно утилизировать, вносят в перечень — приложение к акту об уничтожении документов, не подлежащих хранению. Если предприятие крупное, такие акты составляют в каждом структурном подразделении. Затем на их основе составляется сводный акт, его утверждает руководитель организации. После этого отобранные бумаги могут быть уничтожены.

Памятка: какие документы подлежат уничтожению в 2020 году

Основные способы уничтожения документов: какой выбрать

Основная задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность восстановить их в дальнейшем. Эту задачу нужно выполнить независимо от того, какой способ уничтожения документов выберет компания. В настоящее время используется три способа утилизации деловых бумаг.

Способ 1. Термический.

Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует сложного дорогостоящего оборудования.

К недостаткам можно отнести запрет на сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме того, сжигание большого количества документов потребует времен и бдительности от исполнителя.

Сшитые в дела документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до основания.

Памятка: сколько хранить различные документы организации

2. Химический.

При этом способе уничтожения документов используют обработку химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и превращая в однородную массу.
К достоинствам способа относится надежность — после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно затратный — нужно специальное оборудование и реактивы.
Кроме того, исполнитель должен строго соблюдать правила техники безопасности.

3. Механический или шредирование.

Для этого способа уничтожения документов используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество тонких полосок из которых уже невозможно восстановить документы.

Этот способ экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со специализированной организацией.

Привлечение стороннего исполнителя целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению.

Как подтверждается факт уничтожения документов

Если компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной форме. Форму утверждают как приложение к Положению или Инструкции о делопроизводстве.

Образец акта об уничтожении документов

Если утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем организации-исполнителя.

Когда сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле, нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об уничтожении.

Чтобы исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии работника. После этого в личной карточке попросите его сделать запись: «Копии личных документов уничтожены в моем присутствии». Он также должен расписаться и указать дату.

Технология уничтожения конфиденциальных и особо ценных документов

При уничтожении документов ограниченного доступа и особо ценных, необходимо исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц, а также неполной утилизации, кражи или подмены.

Проконтролировать процесс, независимо от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если соблюдены следующие условия:

• решение об уничтожении приняли коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии;
• на каждом этапе утилизации составляют соответствующие акты;
• комиссия делает отметку об уничтожении в акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг.

Без оформления акта, но при коллегиальном участии членов комиссии, могут утилизироваться проекты, черновики и испорченные бумажные и электронные носители конфиденциальной информации, другие незавершенные и второстепенные материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211347-sposoby-unichtojeniya-dokumentov-19-m10

Когда оформить акт уничтожения бухгалтерских документов, если сроки хранения бумаг неизвестны

Иногда члены экспертной комиссии сталкиваются с документами, срок хранения которых не подлежит идентификации. Это возможно в тех случаях, когда такой вид документов не предусмотрен законодательными актами.

Столкнувшись с подобной проблемой, экспертная комиссия или руководитель фирмы в обязательном порядке должны сформировать запрос и направить его в архивную организацию. Сотрудники архива дадут ответ, на основе которого и будет определяться дальнейший срок хранения такой бумаги.

Просто так уничтожить документ с неизвестным сроком хранения нельзя. Определить срок придется в любом случае, иначе фирма может быть привлечена к ответственности.

Кто занимается утилизацией документов

Утилизация документов требует создания специальной комиссии. Она должна состоять минимум из двух людей. Как правило, это работники из разных отделов организации, включая отдел, бумаги которого нужно уничтожить. Комиссия должна поставить свои подписи в акте об уничтожении документов.

Важно помнить, что члены комиссии ответственны за подлежащую утилизации документацию. К вопросу необходимо отнестись со всей ответственностью и вниманием, чтобы не совершить ошибку и не уничтожить важные материалы.

Также нужно знать, что многие бумаги необходимо хранить на протяжении пяти лет, иначе существует угроза столкнутся с серьезными санкциями.

Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме

Руководствуясь ст. 5 ФЗ № 125, можно утверждать, что для определения порядка хранения и уничтожения бухгалтерских документов не имеет значения, на каком носителе они составлены. Другими словами, правила уничтожения одинаковы и для бумажных носителей, и для электронных файлов. Таким образом, электронные файлы:

• не могут быть уничтожены организацией самопроизвольно. Для них также должна быть создана комиссия и составлен акт;
• не подлежат уничтожению, если они могут потребоваться в суде;
• могут содержать секретные сведения;
• должны быть уничтожены совместно со всеми возможными копиями.

ФЗ № 402 предусматривает для документов на электронном носителе период хранения, равный пяти годам. Действие периода хранения начинается с первого января года, следующего за годом их последнего использования.

Электронные носители значительно упрощают порядок хранения бухгалтерской документации, поскольку позволяют вместить большие объемы на маленьком предмете. Такими носителями могут выступать карты памяти, диски и другие запоминающие устройства.

Внешние носители подлежат уничтожению совместно с информацией, содержащейся на них. Порядок уничтожения и способы ликвидации аналогичны порядку, применяемому для бумажных носителей. Это может быть сжигание, механическое или химическое уничтожение.

По отношению к электронным файлам могут быть использованы специфические методы, такие как стирание или повторная запись. Возможность применения этих методов закреплена приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 года.

Таким образом, уничтожение электронных бухгалтерских документов происходит следующими способами:

1. Механический. Этот метод включает в себя любые способы физического и химического воздействия на носитель с целью его повреждения. К нему относятся сжигание, применение химических веществ, разлом и т. д. Данный метод позволяет получить визуальное подтверждение факта уничтожения носителя и, соответственно, информации, которая на нем хранилась.
2. Метод размагничивания. Для уничтожения файлов этим способом используют магнитное поле, которое, воздействуя на внешние носители, приводит их в неисправное состояние. Использоваться этот метод может только в отношении внешних носителей: флешка, диск, дискета, кассета и др.
3. Стирание данных. Применяется в том случае, когда сведения хранятся не на внешних носителях, а, например, в компьютере. Он позволяет уничтожить бухгалтерские файлы без уничтожения носителя информации. Порядок проведения процесса уничтожения должен контролироваться программистами или независимыми специалистами. Они подскажут, как стереть и сам документ, и его возможные копии.

Порядок уничтожения электронных бухгалтерских документов должен быть подтвержден соответствующим актом.

Как уже отмечалось, порядок уничтожения и сроки его проведения устанавливаются экспертной комиссией.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.