Фотография рабочего времени (что это, как с ней работать, пример, карта, образец)

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена. Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием. И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Что такое «фотография рабочего времени»?

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием. Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения. Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Отличия от хронометража

Хронометраж позволяет осуществлять анализ длительностью до 1 недели либо месяца, при этом период определяет сам работник.

Что касается фотографии рабочего дня, то эта процедура является более официальным мероприятием. Инициатором может быть только руководство компании.

При осуществлении фотографии рабочего дня вся полученная информация записывается в документ установленной формы и четко регламентируется соответственными документами, подтвержденными подписями руководящего состава.

В процессе проведения хронометража сотрудник самостоятельно решает вопрос о том, как его следует вести и куда записывать необходимую информацию для анализа.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

• при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
• проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
• точно установить структуру рабочего времени;
• своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
• выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
• своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
• установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
• оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
• проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

• выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
• провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
• создать временные нормативы;
• изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
• организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

https://youtu.be/zj_6gOCG6Uc

Что это такое?

Фотография рабочего дня – это вид наблюдения за деятельностью отдельного сотрудника: бухгалтера, повара, менеджера, секретаря, кладовщика или группы работников: инженеров, экономистов, электросварщиков с целью определения расходования ими рабочего времени.

Подобное наблюдение призвано перенести на бумагу и увидеть воочию реальные затраты времени на рабочий процесс. При составлении карты в нее вносятся даже телефонные разговоры, занявшие несколько минут. Как результат руководитель видит, чем реально занимается его персонал на протяжении всего рабочего дня, недели.

Важно! Сроки наблюдения могут быть разные. Определяются они исходя из сложности ситуации и поставленных перед наблюдателем задач.

Основные цели составления отчета по результатам фотографии рабочего дня:

• определить структуру рабочего времени. Она помогает выявить самую затратную по времени операцию, вид работ и определить приоритеты работника, то есть, если на одну задачу он тратит больше времени, значит, она для него важнее;
• изучить опыт работы специалистов, дающих лучшие результаты. Он будет полезен для молодых кадров. Опыт и особенности постановки, выполнения задач лучших сотрудников помогает оптимально организовать работу остальных;
• установить нормы. Проанализировав рабочее время нескольких сотрудников, будет легче определиться с выработкой норматива для остальных. Это особенно важно для таких профессий, как: мастер разнообразных станков, работники столовой и другие подобные специальности. Данная методика помогает определить, почему ранее установленные нормы не выполнялись;
• определить потери в рабочем процессе. Результаты покажут, чем занимался сотрудник на протяжении дня, и какой процент времени затрачивал на выполнение своих должностных обязанностей;
• оценка эффективности сотрудника помогает оценить уровень профессионализма сотрудников и их мотивацию к работе.

Важно! Ограничений по применяемости этого метода нет, он поможет рассмотреть предельно внимательно как рабочий день уборщицы, так и главного бухгалтера, и даже руководителя.

Кому доступны сведения из фотографии рабочего времени?

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

• руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
• сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
• сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Кому нужна такая информация?

В первую очередь, фотография рабочего дня необходима:

• руководителям и владельцам компаний для понимания картины загруженности своего персонала и эффективности их работы;
• менеджерам по персоналу, отделу кадров для создания должностных инструкций, формирования необходимого штата, осуществления исследовательской работы;
• непосредственно самим сотрудникам, которые заинтересованы в эффективности выполнения своих должностных обязанностей.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
2. Анализируемое время делится на интервалы.
3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Недостатки методики ФРД

Хотя фотография рабочего дня дает исчерпывающие данные по затратам времени в процессе работы, однако, определенные недостатки все же существуют. Во-первых, это необходимость проведения наблюдения на протяжении нескольких дней. Фиксированные результаты одного дня, мягко говоря, некорректны.

Во-вторых, привлечение к наблюдению отдельного человека тоже относится к недостатку метода. Конечно, можно нанять специалиста по этому направлению, но это далеко не дешево. Если использовать имеющиеся ресурсы и приставить в качестве наблюдателя своего же сотрудника, то и его придется также оторвать от основной работы. А в случае применения самофотографирования, результаты могут оказаться не самыми правдоподобными. Вряд ли сотрудник оформит отчет, в котором добровольно укажет, сколько раз он курил за день или сколько часов провел за интернетом, посещая соц. сети.

Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения

Способы проведения

Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

• главный инженер и рядовые инженеры;
• работники отдела персонала и кадровой структуры;
• представители от бухгалтерии;
• сотрудники от отдела по охране труда.

Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

Правила проведения

Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе. Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих. Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

Проведение фотографии рабочего дня – особенности и нюансы

Проводя фотографию рабочего места, работодатель должен учитывать, что данный процесс не идеально отображает фактическую ситуацию на предприятии. В первую очередь следует отметить, что при краткой длительности фотографии, сотрудники могут специально приспособиться для демонстрации лучших результатов, чем практические, а соответственно проведенная оценка не даст ожидаемых результатов и не сможет быть впоследствии заложена в процедуру улучшения эффективности организации труда. Эту особенность работодателям и ответственным за фотографию рабочего дня лицам следует учитывать в первую очередь.

Немаловажным моментом является и тот факт, что фотография рабочего дня сама по себе может поднять эффективность деятельности предприятия – это связано с вышеописанной особенностью таковой процедуры. Ведь работники, понимающие, что каждое их действие контролируется, чаще всего работают эффективнее, чем при отсутствии контроля.

Непосредственное проведение фотографии рабочего дня следует начинать с фактическим началом рабочего дня. Поэтому ответственный за её проведение специалист должен прибыть раньше, чем анализируемые работники. В фотографию рабочего дня включаются все периоды трудовой деятельности работника, начиная от приготовления к труду и заканчивая процедурами его окончания. Однако в некоторых случаях может быть целесообразным проведении фотографии лишь в отношении отдельных промежутков времени.

Следует отличать метод хронометража рабочего времени от метода фотографии рабочего дня. В первом случае замеряются исключительно циклические и одинаковые процедуры для выявления и установления общих нормативов выпуска товарных изделий или оказания одинаковых услуг, а во второй ситуации – оцениваются общие затраты рабочего времени на протяжении дня в комплексном виде.

Во время проведения процедуры, проверяющие лица должны быть оснащены необходимыми подготовленными бланками и строго фиксировать каждое действие сотрудника. Однако следует помнить, что на время предусмотренных законодательством перерывов и в случае, если работодатель предоставляет сотрудникам дополнительные перерывы в рамках рабочего времени – учитывать таковые промежутки времени в качестве потерь трудовых часов и минут нельзя.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам». Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи. Это заметно снижает КПД. В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Общие правила и принципы

Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.

К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.

Для формирования более точной фотографии необходимо произвести аттестацию рабочего места несколько раз, после чего в бланк карты занести средние показатели.

Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.

Этапы и методика

Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:

• подготовительный;
• наблюдение;
• обработка результатов.

Этап подготовки

Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.

Этап наблюдения

На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.

Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.

Обработка результатов

Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:

• Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
• Выполняется оценка результатов исследования. В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
• Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.

Как оформить?

Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.

После этого в карте указывают:

• еще раз наименование предприятия;
• инициалы сотрудника;
• уровень образования и профессия по нему;
• занимаемая сотрудником должность;
• наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.

После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.

Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).

Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.

В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.

Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:

• подготовительно-заключительное время;
• время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
• время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
• время перерыва между работой.

После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.

Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.

Узнать про формы и системы оплаты труда вы можете из нашей статьи. Какова продолжительность рабочего времени женщин на селе? Смотрите тут.

Зачем нужен аутстаффинг? Информация — здесь.

Карта фотографии (образец)

Бланк документа можно скачать здесь:

Карта фотографии рабочего времени (бланк)

Наблюдательный лист

Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:

Наблюдательный лист (бланк и образец заполнения)

Пример

Пример фотографии рабочего времени бухгалтера

https://youtu.be/igWR_XnyQnA

Как оформляются результаты работы наблюдательной комиссии

Вся информация подлежит отображению в специальном бланке. В нём должны быть указаны следующие сведения:

• наименование документа;
• наименование организации или структурного подразделения;
• инициалы специалиста, за которым велось наблюдение, его должность, образование и уровень подготовки;
• наименование выполняемой работы;
• список поставленных задач.

Часто возникает вопрос, что указать в примечании? После столбца с кратким наименованием поставленной задачи, например, работа с входящей информацией, в примечании можно отметить, что сотрудник работал с электронной почтой и готовил ответы на письма. Внести можно и любую другую информацию, которая показалась важной в процессе наблюдения. Если у наименования работы есть кодовое обозначение, то это тоже можно внести в лист.

Под таблицей указывается следующая информация:

• время, потраченное на подготовку к работе и на её окончание;
• время, которое сотрудник потратил на обслуживание рабочего места, например, включение компьютера или уборка рабочего стола;
• время, затраченное на оперативное решение задач;
• время на перерывы.

То есть в бланке описывается вся последовательность действий специалиста, даже несколько минут, которые он потратил на включение компьютера.

После полной подготовки листа наблюдения, его передают на подпись руководителю структурного подразделения, чей сотрудник был под наблюдением. А затем передаётся на подпись руководителю организации.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

СПРАВКА! Анализ может проводится не только комиссией, но и руководителем. На основе полученных данных и в силу своих полномочий, он может принять более масштабные решения.

Виды и этапы проведения

Всего существует несколько типов ФРВ. Это может быть индивидуальное обследование для каждого отдельного сотрудника, а также проведение массовой фотографии и бригадной.

Некоторые работники используют метод самофотографии, то есть применяют способ самостоятельной аттестации. Но это обязательно должно быть согласовано с руководством, иначе, подобный документ не будет иметь никакого значения.

Индивидуальное исследование является одним из самых распространенных методов ФРВ. Эта работа проводится с целью определения эффективности определенного сотрудника. При этом трудовая комиссия на протяжении одного рабочего дня тщательно наблюдает за тем, как трудится специалист.

Все данные заносятся в специальный бланк, который именуется наблюдательным листом. Далее эта бумага передается руководителю, который может сделать определенные выводы относительно конкретного сотрудника.

Массовая фотография выполняется в том случае, когда нужно оценить целый отдел либо группу сотрудников. Этапы проведения работы в данном случае не будут отличаться от предыдущего варианта. Но в результате общей аттестации можно увидеть эффективность работы не только группы, но и отдельных сотрудников.

Нередко лицо, которое проводит исследование, разделяет рабочее время на периоды, в каждом из которых ведется наблюдение за определенным работником. Это дает возможность не создавать большую аттестационную комиссию. Данные заносятся в один общий лист, однако, с определенными пометками в виде букв.

Бригадное исследование от группового ничем не отличается. Тут используются аналогичные этапы, но только количество людей может быть больше, чем в предыдущем случае.

Любой вид фотографии рабочего времени, кроме самофотографии, должен проводиться только руководящим составом. Для этого определяется аттестационная комиссия, которая может состоять из инженеров, менеджеров по персоналу, сотрудников бухгалтерии либо специалистов по охране труда.

Чаще всего, когда речь идет об индивидуальной фотографии, ответственным лицом назначается работник отдела кадров.

Далеко не всегда карта фотографии рабочего дня показывает четкую картину, так как в определенные дни недели или месяца могут отмечаться более спокойные периоды. Поэтому желательно проводить аттестацию несколько раз. А в окончательный бланк вносить средние показатели.

Каждый специалист, который назначен для проведения аттестации, должен для начала провести качественную подготовительную работу. Это позволит узнать особенности труда сотрудника, специфику его рабочего места и другие важные параметры, которые оказывают влияние не конечную оценку.

Далее можно приступать к оцениванию труда работника. При создании индивидуальной фотографии проводится наблюдение за сотрудником на протяжении всего рабочего периода, включая перерывы.

Действия после проведённого анализа

На основе проведённого анализа генеральный директор может:

1. Сократить или увеличить заработную плату. Например, при использовании группового метода выяснилось, что у одного показатели качества работы выше, а другой – неоднократно отвлекался. Первый заслуживает денежное поощрение, а второму понизят уровень дохода. Эта система позволяет дополнительно мотивировать персонал.
2. Увеличить штат работников. При анализировании выяснится, что усилий специалистов не достаточно для своевременного решения поставленных задач. Результатом выявления такой проблемы может послужить набор дополнительного персонала.
3. Изменить обязанности. Время может расходоваться нерационально в силу несоответствия своей должности. Например, у работника мало опыта. В этом случае его можно снять с должности, но лучшим решением будет проведение дополнительного обучения.
4. Правильно распределить нагрузку. У одного подразделения может быть много работы, в то время как у другого работы мало. В результате задачи равномерно распределяются.

Методы фотографии рабочего времени способствуют обновлению оборудования и повышению комфортности рабочего места. С одной стороны это не сложный метод, на который тратится всего лишь один день, но в результате получается масштабный анализ состояния всего производства, выявление и устранение «слабых» мест.

Виды

Существует несколько видов фотографии рабочего дня, а именно:

• индивидуальная;
• групповая (массовая);
• бригадная.

Рассмотрим каждый вид более подробно.

Индивидуальная

Этот вид аттестации проводится непосредственно для одного сотрудника с целью определения его эффективности использования трудового процесса.

Весь трудовой день комиссия наблюдает за сотрудником и вносит соответствующую информацию в наблюдательный лист.

Групповая (массовая)

Данная разновидность фотографии рабочего дня выполняется с целью одновременного наблюдения определенной группы сотрудников.

Сам порядок наблюдения является полностью идентичным с созданием индивидуальной карты сотрудника. По результатам анализа можно получить картину эффективности трудозатрат каждого сотрудника в звене по отдельности.

В том случае, если фотография необходимо для группы людей, состоящей из более 3 сотрудников, анализ проводится способом мгновенных наблюдений с обязательной фиксацией состояния сотрудников и оборудования через определенный промежуток времени.

Ключевыми особенностями групповой фотографии сотрудников являются:

• наблюдатель заранее выбирает определенные виды затрат, поскольку не в состоянии вести регистрацию рабочего дня непрерывно для каждого рабочего места;
• время, отведенное для наблюдения, разделяется на интервалы, точность которых напрямую зависит от объема этих промежутков;
• при занесении затрат в наблюдательный лист, они сокращаются в легко запоминающую форму (в виде цифр либо букв).

Бригадная

Бригадный расчет фотографии рабочего времени полностью идентичен для групповой разновидности и нечем не отличается.

Что такое серая зарплата? Узнайте из нашей статьи. Как оформить уменьшение оклада? Смотрите здесь.