Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Приказ на командировку работнику

2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Указанные выше акты ссылаются на правила и сроки хранения документации, утверждаемые Министерством культуры РФ.

Как правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо, на основании устава имеющее право действовать без доверенности от имени организации) – директор, генеральный директор, управляющий.

Это может быть и иное лицо, наделенное данным правом по доверенности. В дальнейшем это лицо будет именоваться работодателем.

Заявление часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.

Образец приказа в командировку в 2020 году также заполняется с помощью унифицированного или разработанного на самом предприятии бланка и содержит все указанные выше реквизиты и сведения.

Написание приказа начинается с изучения служебного задания. В нем излагается необходимость поездки и ее длительность. Затем составляется приказ. На его основании финансовый отдел рассчитывает размер командировочных (о том, как считаются суточные в командировке — читайте в статье здесь.

В этом вопросе предприятие вправе руководствоваться своими локальными возможностями. Что служит основанием для отдачи приказа о командировке Основанием оформления приказа на командировку является служебное задание.

Все изложенное заверяется подписью руководителя. Ознакомившись с приказом, его подписывает командированный.

После заполнения приказа он регистрируется в книге приказов или журнале регистрации. Срок хранения приказов на командировку — не более 5 лет. Приказы о длительных зарубежных командировках хранятся 75 лет.

Оригинал находится, как правило, в канцелярии, у секретаря руководителя, копии — в бухгалтерии, отделе кадров и других подразделениях. Число копий регламентируется на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей документооборота.

Является автором работ по трудовому законодательству, опубликованных в специализированных журналах. Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

Информация на сайте предоставлена исключительно в ознакомительных целях. Перед принятием какого-либо решения проконсультируйтесь с юристом. Руководство сайта не несет ответственности за использование размещенной на сайте информации.

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт или источник информации.

По вопросам сотрудничества и рекламы, а также жалоб и претензий просим писать на наш электронный адрес.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации: на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам; приказы по иным видам отпусков.

ценность Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

I и IV разделы Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы.

Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Уже внутри каждой папки рекомендуется вести систематизацию по номерам приказов, а также по заглавной букве.Окончание учета Как быть после того, как истечет срок хранения того или иного документа в архивах? Специальная служба в компании производит проверку бумаг. Затем систематизирует их и выделяет определенные приказы для уничтожения.

Предлагаем ознакомиться: Снять судимость по истечении срока давности

И только потом уже происходит помещение их в архивы в той или иной форме.

Приказ о командировке оформляют, чтобы оформить направление сотрудника в служебную командировку.

Командировкой является служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы.

За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами организации. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить документ. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки.

Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника.

Указанный порядок распространяется как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

Приказ о командировке составляют по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по самостоятельно разработанной работодателем форме. Форму № Т-9 используют в случае направления в командировку одного работника, а форму № Т-9а – при направлении в командировку одновременно нескольких сотрудников.

Приказ о командировке подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Сотруднику объявляют документ под роспись.

При этом он ставит дату ознакомления.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.

Некоторые бухгалтерские документы предусмотрено хранить очень долго – 10 лет (документы по продаже движимого имущества), 15 лет (судебные предписания, акты, иски), 25 лет.

Кроме того, многие виды документов подлежат постоянному хранению.

№ 558)

Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Вид приказа по личному составу О переводе на другую должность О назначении премии (премировании) Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О предоставлении отпуска по уходу за ребенком Об изменении фамилии/имени О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим) О повышении разряда работника О расследовании несчастных случаев с работниками О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более) О направлении в командировки в другие страны О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат) О предоставлении очередного отпуска О предоставлении больничного О прохождении практики студентами (без выплат) О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца) Хранение приказов по личному составу Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением.

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: а) по месту разработки и утверждения Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1): Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Личные карточки работников, в т.ч.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения. Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

>Сроки хранения приказов

О том, какие существуют правила хранения основных видов приказов и на какой срок они должны храниться в организации, вы сможете подробно узнать в этой статье.

Бесплатная юридическая помощь

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней.
Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐ │ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │ │статьи│ │ документов │ │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Приказы, распоряжения;

Принципы и сроки хранения приказов в организации

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

Проверять на значимость приказы необходимо через каждые 5 лет, и даже раньше. Поскольку за такой период времени в большинстве случаев у компании может меняться как сам персонал, так и видоизменяться определенные функции, задачи, подразделения.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта.

Срок хранения приказов по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах.

Сроки хранения производственных приказов по основной деятельности считаются постоянными. Но это ни в коем случае не означает, что они хранятся навсегда. Документы по основной деятельности хранятся на момент существования организации, следовательно, их нельзя ликвидировать, пока существует и функционирует компания. В случае новых видоизменений компании, ее преобразовании все старые документы ни в коем случае не уходят, а передаются предшествующей компании.

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел. И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с о должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2020 года начинается с 1 января 2017 года.

Но в данное правило не входят те документы, которые присланы компании в целях уведомления. Их срок – не менее 1 года. Допустим, если приказ отправлен в структурное подразделение, он не должен находиться в общей папке, поскольку его срок хранения считается временным.

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

Каков срок хранения документов по командировкам?

Ответ на вопрос: Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 50 лет (п.

«б» строки 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее – Перечень, Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ)). Обращаем внимание на то, что в примечании 2 к п.

«б» Перечня предусмотрен пятилетний срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Рекомендуем прочесть: Как поставить на учет в россии автомобиль зарегистрированный в армении

Но так как в трудовом законодательстве РФ не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным, считаем целесообразным хранить приказы о направлении в любые командировки 50 лет. Кроме того, в соответствии с ч.

1 ст. 62 ТК РФ работник вправе обратиться за копией такого приказа в любое время, а работодатель должен выдать ее в течение трех рабочих дней. Невыполнение работодателем этой обязанности может расцениваться как нарушение ч. 1 ст. 62 ТК РФ и повлечь претензии со стороны проверяющих органов.

Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет.

При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу.

А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам и перечня, утвержденного .

Сроки хранения приказов по личному составу

Следующий вид приказов –по личному составу. Данная разновидность деловых бумаг документирует и регламентирует трудовые отношения между работодателем и его сотрудниками. К нему относится трудоустройство, отпуск, командировка, увольнение, перемещение и т.д.

Согласно закону, приказы по ЛС имеют два срока хранения – 5 лет и 75 лет. Из-за отличий в сроках, документацию такого типа рекомендуется хранить в разных папках для предотвращения путаницы.

Справка

Срок хранения 75 лет

Срок хранения на 75 лет имеют такие распорядительные документы, которые отвечают за оформление трудовых отношений, занимаются трудовыми функциями сотрудников. Это могут быть приказы об устройстве на работу, о прекращении действия трудового договора, об оформлении отпуска, об отправлении в командировку и т.д. Но стоит отметить, что приказы о назначении на должность руководящих лиц, относятся к приказам по основной деятельности. Поэтому личные дела руководителей хранятся на постоянной основе.

Срок хранения кадровых приказов, в том числе срок хранения распорядительной документации на отпуск, командировки, и прочее действует 5 лет. К ним относятся документы, которые регулируют выполнение трудовых функций сотрудников. Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п. Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Приказ на командировку – отмена, образец, срок хранения

Кадровые вопросы по командировкам типичны и предполагают стандартный перечень ответов. Один из таких ответов – это грамотное оформление командировочного приказа.

Этот документа является типовым, унифицированным бланком, который в свое время был утвержден Госкомстатом Российской Федерации (Постановление № 1 от 5 января 2004 г.).

Бланк имеет номер – № Т-9 – на случай отправки по служебному заданию одного работника и № Т-9а – на случай командирования двух и более работников предприятия.

Заполнять такой приказ обязано только уполномоченное вести кадровые дела лицо. Подписывает руководитель или сотрудник, временно заменяющий директора.

Нужен ли

Отправка работника в командировку – случай нередкий для большинства предприятий, учреждений или организаций. Именно по этой причине работники кадровых структур обязаны знать все правила оформления подобных перемещений сотрудников.

Согласно трудовому законодательству командированные работники также получают заработную плату, как и в обычном режиме. Только им еще причитается некоторое обеспечение на время отбытия, пребывания в командировке и прибытия на основное рабочее место.

Это оплата проезда, питания, съема жилья и прочих основных нужд, которые покрываются либо за счет предприятия, либо – приглашающей в командировку по службе стороны.

Командировка – это не отпуск и не прогулка, поэтому в ходе ее осуществления перед сотрудником всегда ставится ряд задач, которые подразумевается, что работник выполнит соответственно своей должности.

Это означает, что должно обязательно составляться служебное задание (форма Т-10а), где четко все расписывается в виде первичного инструктажа для подчиненного.

Именно этот документ и является основанием для отправки работника в командировку, а не его заявление, как это бывает в случаях создания приказов на отпуск или других видов приказов по личному составу.

Однако Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.2014 г. 1 января 2020 года вошли в кадровое делопроизводство и вступили в силу новые правила оформления документации в отношении командировок.

Из оборота выводятся, но не запрещаются, такие документы, как:

служебное задание;
командировочное удостоверение;
отчет о проведенной работе в командировке.

Эти перемены состоят в том, что сегодня уже не обязательно их составлять, хотя продолжение их использования не запрещается. Поэтому для удобства кадровики все еще продолжают вести этот учет подобных бумаг.

При этом остаются обязательными к изданию следующие документы:

Приказ или распоряжение о командировке по форме № Т-9, Т-9а.
Журнал, где ведется учет всех командировок.

Вместо командировочных удостоверений теперь поступили в применение простые проездные билеты, карточки, талоны или проездные свидетельства.

Кроме этих документов подтвердить теперь пребывание в командировке может даже счет из гостиницы (Постановление Правительства РФ № 771 от 29.07.2015г.).

За отсутствие приказов или других подтверждающих командировочную поездку документации инспекция Роструда может вменить следующие административные взыскания и предупреждения:

Выговор, предупреждение.
Наложение штрафа на сотрудника, который уполномочен вести кадровые дела, и несет ответственность за надлежащее оформление документации – от 1000 до 5000 руб.
Юридическое лицо за выявленные ошибки в кадровом делопроизводстве в отношении учета и оформления командировок может быть оштрафовано на 30 или 50 тысяч рублей.
Индивидуальные предприниматели по этому вопросу могут быть оштрафованы на 1000 и максимум – 5000 рублей.

В середине 2020 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы. Эти изменения вступили в силу 8 августа и теперь уже не обязывают кадровиков вести журнал учета командировок.

Это означает, что за незаполнение такого журнала инспекция Роструда уже сегодня штрафовать не будет. Остается актуальным и важным документом в этом деле – приказ о командировке, который никто не отменял.

Примеры цели командировок вы можете посмотреть в этой статье.

По причине этих существенных изменений в порядок ведения документации по командировкам на предприятии, в тексте приказа уже не обязательно заполнять поле основание именно прописыванием даты и номера служебного задания, как это практиковалось в прошлом году.

Но эта строка может оставаться незаполненной, хотя многие специалисты по кадровым вопросам побаиваются инспекторов Ростурда, а потому все еще продолжают вести заполнение служебных заданий.

Поэтому, пока новшества еще не набрали оборотов, некоторые фирмы все еще продолжают в приказах указывать основанием служебное задание.

Предлагаем ознакомиться: Срок исковой давности по кредиту, какой срок исковой давности по взысканию долга по кредиту

По новым правилам поле «Основание» вполне допускает оставлять незаполненным. А на случай проверки и недостаточной осведомленности со стороны проверяющего и Роструда можно сослаться на Постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014 г.

Также можно в поле, где должна указываться причина поездки, ничего не писать. Это допущение вполне приемлемо и действует уже достаточно давно.

Основными и обязательными для заполнения остаются строки и клеточки:

наименование предприятия;
ОКПО организации, где издается приказ;
дата и номер документа;
Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, которого отправляют в командировку;
подразделение, в котором он работает;
должность подчиненного, собирающегося в командировку;
место, куда именно направляется работник для выполнения возлагаемых на него задач;
количество дней, которые ему придется провести вдали от основного рабочего места;
период времени нахождения в командировке – день отбытия и день прибытия на основное рабочее место;
цель, за чей счет и основание отправки в командировку сотрудника – все эти строки заполняются по необходимости, какая может складываться непосредственно на предприятии.

Подписывать приказ должен руководитель предприятия, учреждения, организации.

Если же начальник сам отсутствует на работе в момент подписания приказа, тогда за него это может сделать сотрудник, имеющие полномочия подписывать документы в его отсутствие.

Обычно лица, замещающие руководство – это те, которые определены в Уставе предприятия. Это может быть главный бухгалтер, заместитель директора, юрист компании или начальник какого-нибудь отдела.

Срок хранения

Сроки хранения приказов по командировкам всецело зависят от долгосрочности и краткосрочности самой поездки сотрудника.

Нужен ли

Срок хранения

В этом пункте сказано, что срок хранения всех приказов по краткосрочным командировкам составляет 5 лет. А вот приказы долгосрочных командировок уже хранятся 75 лет.

Долгосрочную по большому счету поездку можно определить – полгода или год, в зависимости от должности, а краткосрочную командировку – около месяца или двух.

Причем, речь идет как о служебных поездках за границу, так и по России. Точно также и все документы, прилагаемые к приказу в личном деле сотрудника должны храниться столько же времени, сколько и сам приказ.

А вот уже приказы, отменяющие командировочные формы № Т-9, Т-9а, составленные ранее, издаются непосредственно на фирменном бланке предприятия в произвольной форме.

Такой приказ отнесен к категории «по личному составу», а потому унифицированной формы в отношении образца заполнения его или каких-то типовых стандартных бланков – не существует.

Стандартный набор атрибутов в таком приказе следующий:

юридическое название предприятия, организации или учреждения – пишется прописными буквами посреди листа;
название документа – посередине листа;
по бокам указывается сначала дата, затем регистрационный номер документа;
место издания приказа – это, по сути, место нахождения предприятия, где работает сотрудник, которого хотели отправить в командировку, но передумали;
пишется преамбула, о чем это приказ – допустимо максимум 4-5 коротких строчек, но чаще всего обходятся в одну строчку;
далее, указывается причина, по которой происходит отмена поездки подчиненного по служебному заданию, а следом слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;
ниже по пунктам расписывается кому и что приказывают сделать в отношении отмены приказа о командировке такого-то лица;
основание для отмены приказа;
подписи – директора и ознакомление работника.

Любая согласованность с законодательными нормами, которые имеют привычку меняться время от времени – это залог спокойных и стабильных взаимоотношений предприятия с проверяющими органами.

Так, при проверке инспекторами Роструда правильно оформленные приказы не будут вызывать никакие сомнения, а это, значит, что и штрафов не назначат.

Кроме этого от правильной информации в приказе на командировку зависят бухгалтерские начисления, а также налоговый учет. Поэтому так важно отслеживать новые правила в оформлении приказов по командировкам.

Как оформить отмену командировки, читайте здесь.

Срок выдачи аванса на командировку вы можете узнать на этой странице.

Отменены журналы учета командировок

В соответствии с Федеральным законом от 07.03.2018 41-ФЗ с 01.05.2018 федеральный МРОТ составит 11 163 рубля.

Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) в России применяется с целью регулирования оплаты труда, определения размеров пособий по временной трудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования (ст. 3 Федерального закона от 19.06.2000 #82-ФЗ). Право работника на получение заработной платы не ниже МРОТ гарантируется Трудовым кодексом РФ.

Напомним также, что с 01 января 2020 года Закон 421-ФЗ увеличил размер МРОТ, который до 01 мая 2020 года составляет 9 489 рублей.

Помимо федерального МРОТ, обязательного для всех, во многих субъектах приняты ещё свои региональные минимумы, которые больше общероссийского значения (ст. 133.1 ТК РФ).

Так, МРОТ в Москве с 01 января 2020 года составляет 18 742 рубля.

Постановлением Правительства г. Москвы от 05.12.17 952-ПП в декабре 2020 утверждён прожиточный минимум в Москве за 3 квартал в размере 18 453 рубля. Эта величина меньше прожиточного минимума, который был утверждён постановлением Правительства Москвы от 12 сентября 2020 года 663-ПП на второй квартал 2020 года в размере 18 742 рубля. Как уже отмечалось выше, величина МРОТ при этом не может быть уменьшена.

Поэтому с 01 января 2020 года МРОТ в Москве составляет 18 742 рубля (Постановление Правительства г. Москвы от 12.09.2017 663-ПП, п. 3.1.1 трехстороннего соглашения от 15.12.2015).

На территории Московской области с 01 апреля 2020 года Соглашением от 01 марта 2020 #41 «О минимальной заработной плате в Московской области между Правительством Московской области, Союзом «Московское областное обьединение организаций профсоюзов» и объединениями работодателей Московской области» установлена минимальная заработная плата В размере 14 200 рублей. Ранее размер минимальной заработной платы составлял 13 750 рублей. Соглашение распространяется на работодателей — юридических лиц (организаций) и работодателей — физических лиц, вступивших в трудовые отношения с работниками и осуществляющих деятельность на территории Московской области, за исключением организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Командировка: понятие

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

Служебное задание.
Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Сколько лет хранить приказы и уведомление о командировках

Например, в недавно о, утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения Особенности хранения приказов на командировку Поскольку не существует единого мнения по срокам хранения приказов на командировку, на практике можно придерживаться следующей тактики. Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным.

В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.Инфо

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать.

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов {amp}amp;#8212; с 13 до 30%.

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: {amp}amp;#8212; Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах? {amp}amp;#8212; Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника {amp}amp;#171;на определенный срок{amp}amp;#187;, однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет.В этом акте отражается следующая информация:

порядковое число;
ФИО командированного сотрудника;
дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
локализация командировки (место и пункт назначения);
дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета. Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

ВниманиеКроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя): Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии. Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

порядковое число записи;
ФИО командированного работника;
организация, которая направила сотрудника в командировку;
дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе.

Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам. Наглядно документ был представлен таким образом: Нюансы заполнения Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.Страховое правоPermalink

By Семен Зелькин / 21st Июль, 2020 / Гражданское право / No Comments

Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

сроки хранения приказов на командировку;
особенности хранения приказов на командировку.

Составление приказа на командировку Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Записываются данные в журналах учета приказов по личному составу. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом). В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным. Таким образом, в настоящее время законодательством однозначно не определен срок хранения приказов на командировку.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку.

Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений.

Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин.

Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9. В тех случаях, когда в командировку едет несколько сотрудников сразу, можно применять форму №Т-9а.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

дата и номер документа;
код формы по ОКУД;
код организации, ее название, название структурного подразделения;
табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
срок и даты командировки;
цель и основание командировки;
источник финансирования расходов;
подпись руководителя;
подпись работника об ознакомлении с приказом.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется. Дело в том, что законодательство неоднозначно описывает требования к хранению документов в зависимости от длительности командировки, а также устанавливает разные сроки хранения документов по внутрироссийским и зарубежным командировкам.

Предлагаем ознакомиться: Срок электронной регистрации ипотеки через сбербанк

Опломбируем кадровые документы

Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.

В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

Образец журнала регистрации командировок

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

Порядковый номер.
Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
Занимаемую должность.
Место, куда направляется сотрудник.
Реквизиты командировочного удостоверения.
Данные лица, оформляющего поездку.
Даты отъезда и приезда работника.
Подпись лица, на которого оформляется поездка.
Иные сведения.

журнала учета можно, пройдя по ссылке: Журнал регистрации приказов на командировку — образец.

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки. Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов. Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.