Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения (Е. А. Злобина, 2009)

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца, т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.
Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Положения ст. 66 ТК РФ

Статья 66 ТК РФ состоит из 6 абзацев, причем последний из них утратил законную силу. Основными положениями ее является определение трудовой книжки, как документа строгой отчетности, подтверждающего деятельность лица на предприятии и полученный за все время стаж. Кроме этого норма регулирует следующее:

• Форму и порядок ведения документа, требования относительно внесения записи на каждое лицо, которое проработало на предприятии больше 5 дней.
• Основные условия для внесения сведений в документ.
• Перечень информации, которая обязательно указывается при заполнении.
• Возможность фиксации награждений, взысканий и прочего.

Главной задачей данной статьи ТК является регулирование правил ведения записей и обеспечения сохранности трудовых в период их нахождения у работодателя. Ею должен руководствоваться каждый хозяйствующий субъект, имеющий в штате наемный персонал. Выявление погрешностей в этом вопросе при плановой проверке приводит к штрафу. Ответственность обычно возлагается на кадровую службу или отдел бухгалтерии, в зависимости от величины предприятия.

Что собой представляет трудовая книжка

Трудовая книжка – это официальный документ, который предоставляется каждым гражданином при устройстве на работу. Если оформление происходит впервые, то обязанность завести ее возлагается на кадровую службу. Осуществляется это не позже 3-х дней после написания заявления о приеме и подписания трудового соглашения. На территории России действуют книжки обновленного образца 2004 года. Заводится документ на каждое лицо, проработавшее в фирме не менее 5 дней. Несмотря на автоматизацию баз данных, актуальность трудовой сохраняется по следующим причинам:

• Оформление пенсии в будущем. За основу используются сведения, которые указаны в этом документе. Учет ПФР ведет самостоятельно, однако благодаря предоставленным копиям страниц, организация может проверить достоверность и корректность внесенных сведений. Ведь многие данные были утеряны или вносились компаниями, которых уже нет, например, когда стаж был получен при СССР.
• Подтверждение опыта при устройстве на работу. Часто руководство проверяет причину предыдущего увольнения, наличие или отсутствие дисциплинарных взысканий и награждений за добросовестный труд именно в трудовой. Все существенные сведения в обязательном порядке заносятся в этот документ.
• Самостоятельный контроль гражданина относительно накопленной выслуги для проверки правильности начислений и расчета пособий. За большой стаж работы на Севере или в опасных условиях труда полагаются надбавки. Они не начисляются, если не предоставлены доказательства наличия у гражданина права на них. Подтверждением может также служить трудовая.

Важно знать! Несмотря на то, что Пенсионный фонд самостоятельно ведет учет сведений относительно накопленного стажа каждым работником, нередко возникает путаница или недочет годов. Такое случается из-за некорректно предоставленной информации компанией или технических ошибок. Подтвердить «потерянные» значения позволяют сделанные записи к трудовой книжке.

https://youtu.be/GsQWOtC-wKQ

Порядок ведения и хранения

Статья 66 Трудового кодекса РФ устанавливает законодательную необходимость для работодателя вести и хранить основной документ, предоставленный сотрудником, согласно всем требованиям. Кроме этой нормы, кадровая служба обязуется также руководствоваться официальными Правилами ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила). Для этого заводится Книга учета и движения. Благодаря ей осуществляется регистрация перемещения документа. Ключевые требования к внесению сведений:

• Оформляется документ на каждого человека, который проработал больше 5 дней, это требование прямо отражено в 66 статье Трудового кодекса РФ.
• Заводить трудовую книжку на гражданина впервые не имеют право физлица, не зарегистрированные в качестве ИП. Также они не могут делать в ней записи. Это право предоставлено только государственным организациям и юридическим лицам.
• Внесение любой записи производится только на государственном языке России – русском. Исключением являются республики, где свой официальный язык, тогда ведение осуществляется на двух одновременно.
• Все новые записи в трудовой должны дублироваться в личном деле, оформленном на каждого сотрудника. С любым изменением гражданин знакомится под подпись.

В ст. 66 Трудового кодекса РФ нет четкого указания, но Правила требуют от работодателя сберегать документы на каждого сотрудника в сейфе, металлическом шкафу или специальном закрытом помещении. Еще одной обязанностью кадровой службы является постоянное наличие новых незаполненных трудовых, установленной формы и вкладышей к ним.

Порядок заполнения и вносимые сведения

Статья 66 Трудового кодекса РФ определяет, что в книжку вносятся все основные сведения, связанные с деятельностью гражданина на работе. Это награждения за успехи, дисциплинарные взыскания, перевод на новую должность и увольнение. На титульном листе должны содержаться основные сведения о сотруднике, его полное имя, наличие образования. Существуют определенные требования при внесении информации в трудовые:

• Для записи используются гелевые, шариковые или перьевые ручки темного-синего оттенка, допустим фиолетовый, если он не слишком яркий.
• Число, месяц и год указываются только арабскими цифрами.
• Не допускается делать сокращений, даже общепринятых.
• Нумерация сквозная, каждая запись должна иметь свой порядковый номер.

Если была сделана ошибочная запись, то зачеркивать их не разрешено. В первую очередь ее признают недействительной, после чего заполняется строчка с корректными данными ниже. Рядом ставится следующий порядковый номер. Сведения о трудоустройстве по совместительству указываются только по желанию самого гражданина, об этом говорит Трудовой кодекс ст. 66. Но для этого ему потребуется предоставить документальное подтверждение кадровой службе на основном месте.

Правила заполнения

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней. Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Пример заполнения

трудовой и

.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

1. ФИО. Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
2. Дата рождения. Требования к записи дат мы уже изложили выше.
3. Образование. Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
4. Профессия/специальность. Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
5. Дата заполнения трудовой. Требования те же.
6. Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
7. В конце ставится печать.

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.
Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

1. В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму. Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
2. Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
3. Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
4. Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
5. Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

https://youtu.be/nfNtEfkAklQ

О том, что такое и зачем нужен план счетов 2020 года, можно узнать из этой статьи. Если вас интересует, на основании чего действует ИП в договоре, эту информацию вы можете найти здесь.

Внесение исправлений и изменений

В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение, например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.

При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений, должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).

Изменения относительно образования, профессии или специальности, осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).

В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена. Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил). Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован, исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.

Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе, категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.

https://youtu.be/B9MPcS1xiPA

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Что вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях, поощрениях»

Во всех документах старых образцов были отдельные листы, которые предназначались для этого. С появлением новых бланков ситуация изменилась. Сейчас это новая объединенная страничка трудовой книжки, в которую записываются одновременно все регалии сотрудника. Такая информация может содержать данные о следующих моментах:

• государственные награды;
• почетные звания;
• грамоты от различных организаций;
• дипломы, знаки отличия и многое другое;

Информация в этот раздел вносится точно так же, как и во все предыдущие: с порядковым номером и обязательной датой записи. Конкретно по наградам отмечается то, кем они были выданы и за какие заслуги. Вид их также должен быть записан в трудовой книжке.

Теперь остановимся на поощрениях. Нигде в законах не написано о том, что такие отметки не могут быть занесены в трудовую книжку. Просто многие не занимаются этим вопросом. При желании можно попросить работодателя внести все это в документ, и он не может отказать сотруднику в этом.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку. Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

1. Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
2. В графе 1 – порядковый номер записи.
3. Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
4. Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
5. Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Пример записи об увольнении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
4. Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Обязанности работодателя

Трудовой кодекс обязывает работодателя правильно вносить сведения в трудовую и помнить о своих обязанностях, соблюдать установленные сроки. Основными из них выделяют:

• В течение 5 дней оформлять книжку на каждого принятого сотрудника, устраивающегося на работу первый раз в жизни.
• Не позже 7 дней внести данные о приеме на работу, этот же срок устанавливается и для внесения сведений о награждениях и взысканиях.
• В последний день выхода на работу выдать заполненную и заверенную по всем правилам трудовую и выписку из нее.
• В течение 15 дней оформить дубликат, если бывший сотрудник обратился с заявлением об утере основного документа.
• Невостребованная трудовая книжка обязана храниться в архиве предприятия 75 лет.

Внимание! Потребоваться выдача дубликата также может в случае признания некоторых записей недействительными уже после увольнения лица, при приходе трудовой книжки в негодность. Оформляется документ работодателем в соответствии с установленными Правилами.

https://youtu.be/nw_W_xxIgWA

Трудовая книжка как официальный документ используется для самых разных целей. С ее помощью по сей день решаются спорные вопросы относительно подсчета стажа. Поэтому работодателю следует уделить максимум внимания правильности ее заполнения, а также четко соблюдать установленный порядок, чтобы все сделанные записи были легитимными.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

• Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
• Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
• Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
• Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
• Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
• Отсутствие необходимых подписей и печатей.
• Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
• Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
• Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
• Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.

Правила внесения сведений

Приказ руководителя предприятия является основой для занесения всей информации в трудовую книжку сотрудника. Если его перевели на другую должность или место работы, то это необходимо выполнить в течение недели, а если уволили – отметка ставится немедленно.

Вся информация записывается в следующем порядке:

• наименование компании;
• порядковый номер записи в книжке;
• дата внесения отметки;

Недопустимо внесение записей в сокращенном виде и без порядкового номера. Все должно быть четко структурировано, иначе это будет нарушение правил оформления. Обо всех отметках в своей трудовой книжке работник должен быть уведомлен с его росписью в личной карточке сотрудника, которая обязана храниться на предприятии.

Информация записывается в трудовую книжку шариковой или гелевой ручкой стандартных цветов. Не допускаются записи зелеными или красными чернилами.

Все отметки в этом документе делаются на русском языке или, если компания работает на территории, имеющей собственный государственный язык, на двух одновременно – на русском и национальном. Если на работу принимают человека, являющегося гражданином другого государства, который имеет трудовую книжку чужой страны, то ему полагается выдать другой документ, попадающий под нормы законодательства РФ.

Работник в любое время может проконтролировать информацию в своей трудовой книжке, и для этого нужно подать запрос своему работодателю. Тот не позже чем через три дня обязан представить документ или его нотариально заверенную копию сотруднику.

https://youtu.be/oyUWlUrmdDU