Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

• ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
• код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
• наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

• ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
• Ф. И. О.;
• дата рождения;
• документ, удостоверяющий личность, и его код;
• гражданство с указанием кода страны;

• данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

ПО ФОРМЕ 1-НДФЛ

Ситуация

Предположим, организация — ЗАО «Альфа» в 2010 г. выплачивает своему работнику С.А. Ильичеву следующие доходы.

1. Заработную плату ежемесячно.

В соответствии с трудовым договором заработная плата выплачивается два раза в месяц: 20-го числа месяца — аванс, 5-го числа — зарплата по окончательному расчету.

Поскольку днем получения доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который они начислены, НДФЛ начисляется и удерживается в полном объеме в конце месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209, УФНС России по г. Москве от 29.04.2008 N 21-11/[email protected], от 18.10.2007 N 28-11/099479).

2. Отпускные в размере 12 075 руб., из них 8050 руб. — за июль, 4025 руб. — за август. Отпускные выплачены С.А. Ильичеву 5 июля вместе с заработной платой за июнь.

3. Пособие по временной нетрудоспособности в размере 2120 руб., из них 1640 руб. — за май, 480 руб. — за июнь. Пособие выплачено 18 июня 2010 г. вместе с авансом по заработной плате за июнь.

4. 16 апреля 2010 г. ко дню рождения работнику была оказана материальная помощь в размере 8000 руб.

5. 16 июля 2010 г. выплачены дивиденды за 2009 г. как акционеру ЗАО «Альфа» в размере 7000 руб. путем перечисления на счет работника в банке. Облагаемая сумма дивидендов, рассчитанная в соответствии со ст. ст. 214 и 275 НК РФ, составила 5800 руб. Дивиденды были начислены С.А. Ильичеву в том же месяце.

6. 2 июня 2010 г. работнику был выдан заем в размере 60 000 руб. сроком до 30 ноября 2010 г. под 5% годовых. Согласно договору удержание части долга производится ежемесячно из заработной платы при ее начислении в конце месяца в размере 1/6 от выданной суммы займа. Проценты начисляются на сумму оставшейся задолженности и удерживаются в таком же порядке.

Примечание

Подробнее о порядке определения налоговой базы при получении дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах при займах читайте в разд. 4.3.1 «Экономия на процентах при займах (кредитах)».

Помимо этого 1 октября 2010 г. С.А. Ильичев представил в бухгалтерию уведомление от 15.09.2010 N 3875/07, выданное ИФНС России N 31 по г. Ногинску Московской области (код инспекции 5031), о подтверждении права на получение имущественного налогового вычета в размере 2 000 000 руб. в связи с покупкой квартиры. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ работник написал заявление с просьбой предоставить имущественный вычет и вернуть излишне удержанный налог.

С.А. Ильичев женат, имеет двоих детей шести и одиннадцати лет. Один ребенок С.А. Ильичева — инвалид. Работник написал заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов на себя и на детей.

Права на иные стандартные вычеты в размере 3000 и 500 руб. у сотрудника нет, так как он не относится к категориям лиц, перечисленным в пп. 1 и 2 п. 1 ст. 218 НК РФ.

ЗАО «Альфа» имеет следующие данные о работнике.

Ильичев Сергей Александрович, гражданин РФ, 17 апреля 1969 года рождения, паспорт серии 46 03 N 218439, выдан Черноголовским отделением милиции Ногинского УВД Московской области.

Адрес постоянного места жительства: 142432, Московская область, Ногинский район, г. Черноголовка, ул. Центральная, д. 24, кв. 42.

ИНН 503165469811.

ЗАО «Альфа» зарегистрировано по месту нахождения в ИФНС России N 4 по Центральному административному округу г. Москвы. Код по ОКАТО — 45286590000, ИНН — 7704502552, КПП — 770401001.

Организация в 2010 г. представляла справки о доходах С.А. Ильичева по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию (справка от 16.02.2010 N 19) и налогоплательщику (справка от 03.08.2010 N 514).

Отразим в налоговой карточке выплаченные С.А. Ильичеву доходы, а также расчет сумм исчисленного и удержанного НДФЛ за 2010 г.

Решение

С.А. Ильичев получал от организации доходы, которые облагаются по разным ставкам. Следовательно, они отражаются в различных разделах налоговой карточки. Код каждого дохода определим на основании Справочника «Коды доходов».

Разделы 1 и 2 ЗАО «Альфа» заполнит в соответствии с данными о работнике и организации.

НАЛОГОВАЯ КАРТОЧКА ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ 15 ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ ЗА 2010 ГОД N —— РАЗДЕЛ 1. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОВОМ АГЕНТЕ (ИСТОЧНИКЕ ДОХОДОВ) 1.1. ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента 7704502552 770401001 индивидуального предпринимателя) ——————/————— 1.2. Код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете — 7704 —————————————————————— 1.3. Наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента —— «Альфа» ЗАО —————————————————————— 45286590000 1.4. Код ОКАТО ——————- РАЗДЕЛ 2. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКЕ (ПОЛУЧАТЕЛЕ ДОХОДОВ) 503165469811 2.1. ИНН ————- 2.2. Номер страхового свидетельства ПФР — 068-615-172-85 —————————————————————— Ильичев Сергей Александрович 2.3. Фамилия, Имя, Отчество ————————————— 21 2.4. Вид документа, удостоверяющего личность: Код <*> ———— 46 03 218439 2.5. Серия, номер документа ————————————— 17 04 1969 2.6. Дата рождения (число, месяц, год) —-.—-.——- 643 2.7. Гражданство (код <*> страны) —————- 643 2.8. Адрес постоянного места жительства: Код <*> страны ———- 142432 50 Почтовый индекс ————- Код <*> региона ———— Ногинский Черноголовка Район —————————- Город ————————- — Центральная 24 — 42 Населенный пункт — Улица ——— Дом — Корпус — Квартира — 1 2.9. Статус (1 — резидент, 2 — нерезидент) ————- реквизиты — документа, подтверждающего статус ——————————— 1 2.10. Стандартные налоговые вычеты заявлены (1), не заявлены (2) — ——————————— <*> Значения реквизитов выбираются из справочников.

В разд. 3 налоговой карточки ЗАО «Альфа» отразит следующие виды доходов, выплаченных С.А. Ильичеву:

— заработную плату;

— отпускные;

— пособие по временной нетрудоспособности;

— материальную помощь.

При этом ЗАО «Альфа» предоставит работнику стандартные налоговые вычеты:

1) вычет на налогоплательщика в размере 400 руб. за январь — февраль 2010 г. (п. 3 ст. 218 НК РФ);

2) вычеты на детей в размере 1000 и 2000 руб. за январь — декабрь 2010 г. (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Поскольку в октябре 2010 г. С.А. Ильичев представил уведомление о подтверждении права на имущественный налоговый вычет и заявление о возврате излишне уплаченного налога, ЗАО «Альфа» должно пересчитать НДФЛ с начала года и осуществить возврат налога (пп. 2 п. 1 ст. 220, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Раздел 3. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%) ┌───────────────────────┬───────────────────┬──────┐ │ │Долг по налогу за │ │ │ На начало налогового │налогоплательщиком │ — │ │ периода ├───────────────────┼──────┤ ┌───────────────────────────────────────────┬─────┐ │ │Долг по налогу за │ │ │Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% с │ │ │ │налоговым агентом │ — │ │предыдущего места работы: │ — │ └───────────────────────┴───────────────────┴──────┘ └───────────────────────────────────────────┴─────┘

ПРАВО НА СТАНДАРТНЫЕ НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ: 3.1. Необлагаемый минимум дохода в размере: 3000 рублей — , 500 X рублей — , 400 рублей —— (в нужном поле проставить любой знак); Заявление на предоставление стандартного вычета основание для предоставления налогового вычета ——————- X 3.2. Расходы на содержание 1 ребенка в размере: 1000 рублей —, в X размере 2000 рублей —, в размере 4000 рублей ___ (в нужном поле проставить любой знак); 2 количество детей ————————————————- период действия вычета __________________________ основание для Заявление на предоставление стандартного вычета на детей предоставления налогового вычета ———————- документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого родителя, опекуна или попечителя ___________________________________________________ ПРАВО НА НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ СТАТЬЕЙ 214.1, ПУНКТАМИ 2 И 3 СТАТЬИ 221 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ вид вычета __________ основание для предоставления вычета ________ ПРАВО НА ИМУЩЕСТВЕННЫЙ ВЫЧЕТ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЙ ПОДПУНКТОМ 2 ПУНКТА 1 СТАТЬИ 220 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый 3875/07 вычет ———————————————————— 15.09.2010 Дата выдачи Уведомления —————————————— 5031 Код налогового органа, выдавшего Уведомление ———————
———————————

<1> В данном примере удержанный налог мы отражаем в том месяце, в котором он был начислен, хотя фактически он будет удержан при выплате дохода в следующем месяце. Подробнее о том, в графе какого месяца следует отражать удержанный НДФЛ, вы можете узнать в разд. 10.4.5.1 «Если физическое лицо — резидент РФ».

Раздел 4. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА ОТ ДОЛЕВОГО УЧАСТИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ДИВИДЕНДЫ)

В разд. 5 ЗАО «Альфа» отразит расчет налога, начисленного на доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными денежными средствами. Указанные доходы облагаются НДФЛ по ставке 35% в части разницы между суммой процентов, исчисленных с применением 2/3 ставки рефинансирования на дату уплаты процентов, и суммой процентов, начисленных по договору (пп. 1 п. 2 ст. 212, абз. 6 п. 2 ст. 224 НК РФ).

Предположим, что ставка рефинансирования на дату уплаты процентов составляла: 13% с 10 июня по 13 июля 2010 г., 14% с 14 июля по 11 ноября 2010 г., 15% с 12 по 30 ноября 2010 г.

Определим сумму материальной выгоды от экономии на процентах, подлежащую налогообложению.

Согласно договору займа проценты за пользование заемными денежными средствами удерживаются из заработной платы при ее начислении в конце месяца. Поскольку датой получения дохода в виде экономии на процентах считается день уплаты налогоплательщиком процентов, в этот же день нужно удержать НДФЛ (абз. 2 пп. 2 п. 2 ст. 212, пп. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Раздел 5. РАСЧЕТ НАЛОГА С ДОХОДОВ, ОБЛАГАЕМЫХ ПО СТАВКЕ 35%

Раздел 6. ОБЩАЯ СУММА НАЛОГА ПО ИТОГАМ НАЛОГОВОГО ПЕРИОДА

Раздел 7. СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ

Раздел 8. РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРЕРАСЧЕТА НАЛОГА ЗА ПРЕДШЕСТВУЮЩИЕ НАЛОГОВЫЕ ПЕРИОДЫ

Раздел 9. СВЕДЕНИЯ О ПРЕДСТАВЛЕНИИ СПРАВОК: 19 16.02.2010 а) налоговому органу о доходах: N справки ——— дата ——— 514 03.08.2010 б) налогоплательщику о доходах: N справки ——— дата ——— в) налоговому органу о сумме задолженности, переданной на — — взыскание: N справки (письма) ————- дата ———— Правильность заполнения налоговой карточки проверена: 11.01.2011 Бухгалтер Сидорова А.И. ———— ———— ———————— _____________ (дата) (должность) (Фамилия, Имя, Отчество) (Подпись)

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2020 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

• даты получения доходов;
• даты удержания налога;
• даты уплаты налога в бюджет;
• сведения о платежном документе на перечисление налога;

• сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
• сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
• сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

• датой получения дохода;
• датой исчисления налога;
• датой удержания налога;
• сроком перечисления налога;
• датой фактического перечисления налога;
• КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».

Основные моменты ↑

Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр (Приказ ФНС N ММВ-7-3/[email protected]) этот отчет до сих пор составляется работодателями.

В этой форме имеются специальные поля для отражения:

1. Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
2. Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
3. Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.

При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право.

В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса.

В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.

В настоящее время документ интегрирован с программой 1С, что позволяет автоматизировать учет доходов и налоговых отчислений по каждому из работников.

Если налоговый агент не представит вовремя 1-НДФЛ для проверки в налоговые органы, то он будет облагаться штрафом в 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Понятия

В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.

Кто должен сдавать справку

Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.

При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.

Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:

• она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
• бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.

Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:

• пособия по беременности и родам;
• выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
• пособия по уходу за ребенком;
• выплаты по безработице.

Нормативная база

Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.

При этом в статье 230 точно указано, что:

Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.

Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.