Форма НДФЛ-1 + пошаговая инструкция по ее заполнению


Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

  • ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
  • код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
  • наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

  • ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
  • Ф. И. О.;
  • дата рождения;
  • документ, удостоверяющий личность, и его код;
  • гражданство с указанием кода страны;
  • данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

ПО ФОРМЕ 1-НДФЛ

Ситуация

Предположим, организация — ЗАО «Альфа» в 2010 г. выплачивает своему работнику С.А. Ильичеву следующие доходы.

1. Заработную плату ежемесячно.

Месяц Сумма, руб. Месяц Сумма, руб.
Январь 17 000 Июль 9 000
Февраль 17 000 Август 13 000
Март 17 000 Сентябрь 17 200
Апрель 18 200 Октябрь 18 600
Май 15 200 Ноябрь 17 600
Июнь 16 220 Декабрь 17 600

В соответствии с трудовым договором заработная плата выплачивается два раза в месяц: 20-го числа месяца — аванс, 5-го числа — зарплата по окончательному расчету.

Поскольку днем получения доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который они начислены, НДФЛ начисляется и удерживается в полном объеме в конце месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ, Письма Минфина России от 17.07.2008 N 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 N 03-04-06-01/209, УФНС России по г. Москве от 29.04.2008 N 21-11/[email protected], от 18.10.2007 N 28-11/099479).

2. Отпускные в размере 12 075 руб., из них 8050 руб. — за июль, 4025 руб. — за август. Отпускные выплачены С.А. Ильичеву 5 июля вместе с заработной платой за июнь.

3. Пособие по временной нетрудоспособности в размере 2120 руб., из них 1640 руб. — за май, 480 руб. — за июнь. Пособие выплачено 18 июня 2010 г. вместе с авансом по заработной плате за июнь.

4. 16 апреля 2010 г. ко дню рождения работнику была оказана материальная помощь в размере 8000 руб.

5. 16 июля 2010 г. выплачены дивиденды за 2009 г. как акционеру ЗАО «Альфа» в размере 7000 руб. путем перечисления на счет работника в банке. Облагаемая сумма дивидендов, рассчитанная в соответствии со ст. ст. 214 и 275 НК РФ, составила 5800 руб. Дивиденды были начислены С.А. Ильичеву в том же месяце.

6. 2 июня 2010 г. работнику был выдан заем в размере 60 000 руб. сроком до 30 ноября 2010 г. под 5% годовых. Согласно договору удержание части долга производится ежемесячно из заработной платы при ее начислении в конце месяца в размере 1/6 от выданной суммы займа. Проценты начисляются на сумму оставшейся задолженности и удерживаются в таком же порядке.

Примечание

Подробнее о порядке определения налоговой базы при получении дохода в виде материальной выгоды от экономии на процентах при займах читайте в разд. 4.3.1 «Экономия на процентах при займах (кредитах)».

Помимо этого 1 октября 2010 г. С.А. Ильичев представил в бухгалтерию уведомление от 15.09.2010 N 3875/07, выданное ИФНС России N 31 по г. Ногинску Московской области (код инспекции 5031), о подтверждении права на получение имущественного налогового вычета в размере 2 000 000 руб. в связи с покупкой квартиры. В соответствии с п. 1 ст. 231 НК РФ работник написал заявление с просьбой предоставить имущественный вычет и вернуть излишне удержанный налог.

С.А. Ильичев женат, имеет двоих детей шести и одиннадцати лет. Один ребенок С.А. Ильичева — инвалид. Работник написал заявление о предоставлении стандартных налоговых вычетов на себя и на детей.

Права на иные стандартные вычеты в размере 3000 и 500 руб. у сотрудника нет, так как он не относится к категориям лиц, перечисленным в пп. 1 и 2 п. 1 ст. 218 НК РФ.

ЗАО «Альфа» имеет следующие данные о работнике.

Ильичев Сергей Александрович, гражданин РФ, 17 апреля 1969 года рождения, паспорт серии 46 03 N 218439, выдан Черноголовским отделением милиции Ногинского УВД Московской области.

Адрес постоянного места жительства: 142432, Московская область, Ногинский район, г. Черноголовка, ул. Центральная, д. 24, кв. 42.

ИНН 503165469811.

ЗАО «Альфа» зарегистрировано по месту нахождения в ИФНС России N 4 по Центральному административному округу г. Москвы. Код по ОКАТО — 45286590000, ИНН — 7704502552, КПП — 770401001.

Организация в 2010 г. представляла справки о доходах С.А. Ильичева по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию (справка от 16.02.2010 N 19) и налогоплательщику (справка от 03.08.2010 N 514).

Отразим в налоговой карточке выплаченные С.А. Ильичеву доходы, а также расчет сумм исчисленного и удержанного НДФЛ за 2010 г.

Решение

С.А. Ильичев получал от организации доходы, которые облагаются по разным ставкам. Следовательно, они отражаются в различных разделах налоговой карточки. Код каждого дохода определим на основании Справочника «Коды доходов».

Вид дохода Код дохода Налоговая ставка Основание Раздел налоговой карточки
Заработная плата 2000 13% п. 1 ст. 224 НК РФ Раздел 3
Отпускные 2012 13% п. 1 ст. 224 НК РФ
Пособие по временной нетрудоспособности 2300 13% п. 1 ст. 224 НК РФ
Материальная помощь 2710 13% п. 1 ст. 224 НК РФ
Дивиденды 1010 9% п. 4 ст. 224 НК РФ Раздел 4
Материальная выгода в виде экономии на процентах 2610 35% абз. 6 п. 2 ст. 224 НК РФ Раздел 5

Разделы 1 и 2 ЗАО «Альфа» заполнит в соответствии с данными о работнике и организации.

НАЛОГОВАЯ КАРТОЧКА ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ 15 ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ ЗА 2010 ГОД N —— РАЗДЕЛ 1. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОВОМ АГЕНТЕ (ИСТОЧНИКЕ ДОХОДОВ) 1.1. ИНН/КПП (для организации или ИНН для налогового агента 7704502552 770401001 индивидуального предпринимателя) ——————/————— 1.2. Код налогового органа, где налоговый агент состоит на учете — 7704 —————————————————————— 1.3. Наименование (фамилия, имя, отчество) налогового агента —— «Альфа» ЗАО —————————————————————— 45286590000 1.4. Код ОКАТО ——————- РАЗДЕЛ 2. СВЕДЕНИЯ О НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКЕ (ПОЛУЧАТЕЛЕ ДОХОДОВ) 503165469811 2.1. ИНН ————- 2.2. Номер страхового свидетельства ПФР — 068-615-172-85 —————————————————————— Ильичев Сергей Александрович 2.3. Фамилия, Имя, Отчество ————————————— 21 2.4. Вид документа, удостоверяющего личность: Код <*> ———— 46 03 218439 2.5. Серия, номер документа ————————————— 17 04 1969 2.6. Дата рождения (число, месяц, год) —-.—-.——- 643 2.7. Гражданство (код <*> страны) —————- 643 2.8. Адрес постоянного места жительства: Код <*> страны ———- 142432 50 Почтовый индекс ————- Код <*> региона ———— Ногинский Черноголовка Район —————————- Город ————————- — Центральная 24 — 42 Населенный пункт — Улица ——— Дом — Корпус — Квартира — 1 2.9. Статус (1 — резидент, 2 — нерезидент) ————- реквизиты — документа, подтверждающего статус ——————————— 1 2.10. Стандартные налоговые вычеты заявлены (1), не заявлены (2) — ——————————— <*> Значения реквизитов выбираются из справочников.

В разд. 3 налоговой карточки ЗАО «Альфа» отразит следующие виды доходов, выплаченных С.А. Ильичеву:

— заработную плату;

— отпускные;

— пособие по временной нетрудоспособности;

— материальную помощь.

При этом ЗАО «Альфа» предоставит работнику стандартные налоговые вычеты:

1) вычет на налогоплательщика в размере 400 руб. за январь — февраль 2010 г. (п. 3 ст. 218 НК РФ);

2) вычеты на детей в размере 1000 и 2000 руб. за январь — декабрь 2010 г. (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Поскольку в октябре 2010 г. С.А. Ильичев представил уведомление о подтверждении права на имущественный налоговый вычет и заявление о возврате излишне уплаченного налога, ЗАО «Альфа» должно пересчитать НДФЛ с начала года и осуществить возврат налога (пп. 2 п. 1 ст. 220, п. 1 ст. 231 НК РФ).

Раздел 3. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА (для доходов, облагаемых по ставкам 13% и 30%) ┌───────────────────────┬───────────────────┬──────┐ │ │Долг по налогу за │ │ │ На начало налогового │налогоплательщиком │ — │ │ периода ├───────────────────┼──────┤ ┌───────────────────────────────────────────┬─────┐ │ │Долг по налогу за │ │ │Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% с │ │ │ │налоговым агентом │ — │ │предыдущего места работы: │ — │ └───────────────────────┴───────────────────┴──────┘ └───────────────────────────────────────────┴─────┘

Наименование показателя Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Итого
2000 17 000 17 000 17 000 18 200 15 200 16 220 9 000 13 000 17 200 18 600 17 600 17 600 193 620
2012 8 050 4 025 12 075
2300 1 640 480 2 120
2710 8 000 8 000
<�код дохода>
Налоговые вычеты, за исключением стандартных Код 503 4 000 4 000
Код
Код
Общая сумма доходов за минусом вычетов За месяц 17 000 17 000 17 000 22 200 16 840 16 700 17 050 17 025 17 200 18 600 17 600 17 600 211 815
С начала года 17 000 34 000 51 000 73 200 90 040 106 740 123 790 140 815 158 015 176 615 194 215 211 815 211 815
Стандартные налоговые вычеты (статья 218 Налогового кодекса Российской Федерации) За месяц (101) 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 12 000
За месяц (102)
За месяц (103) 400 400 800
За месяц (104)
За месяц (105)
За месяц (106) 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 24 000
За месяц (107)
Общая сумма с начала года 3 400 6 800 9 800 12 800 15 800 18 800 21 800 24 800 27 800 30 800 33 800 36 800 36 800
Имуществен- ный налого- вый вычет (подпункт 2 пункта 1 статьи 220 Налогового кодекса Российской Федерации) За месяц (311) 145 815 14 600 14 600 174 015
За месяц (312)
Общая сумма с начала года 145 815 160 415 175 015 175 015
Налоговая база (с начала года) 13 600 27 200 41 200 60 400 74 240 87 940 101 990 116 015 130 215
Налог исчисленный 1 768 3 536 5 356 7 852 9 651 11 432 13 259 15 082 16 928
Налог удержанный <1> 1 768 3 536 5 356 7 852 9 651 11 432 13 259 15 082 16 928 16 928
Долг по налогу за налогоплательщиком
Долг по налогу за налоговым агентом 16 928
Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган
Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога 16 928 16 928

ПРАВО НА СТАНДАРТНЫЕ НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ: 3.1. Необлагаемый минимум дохода в размере: 3000 рублей — , 500 X рублей — , 400 рублей —— (в нужном поле проставить любой знак); Заявление на предоставление стандартного вычета основание для предоставления налогового вычета ——————- X 3.2. Расходы на содержание 1 ребенка в размере: 1000 рублей —, в X размере 2000 рублей —, в размере 4000 рублей ___ (в нужном поле проставить любой знак); 2 количество детей ————————————————- период действия вычета __________________________ основание для Заявление на предоставление стандартного вычета на детей предоставления налогового вычета ———————- документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого родителя, опекуна или попечителя ___________________________________________________ ПРАВО НА НАЛОГОВЫЕ ВЫЧЕТЫ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ СТАТЬЕЙ 214.1, ПУНКТАМИ 2 И 3 СТАТЬИ 221 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ вид вычета __________ основание для предоставления вычета ________ ПРАВО НА ИМУЩЕСТВЕННЫЙ ВЫЧЕТ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЙ ПОДПУНКТОМ 2 ПУНКТА 1 СТАТЬИ 220 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ N Уведомления, подтверждающего право на имущественный налоговый 3875/07 вычет ———————————————————— 15.09.2010 Дата выдачи Уведомления —————————————— 5031 Код налогового органа, выдавшего Уведомление ———————
———————————

<1> В данном примере удержанный налог мы отражаем в том месяце, в котором он был начислен, хотя фактически он будет удержан при выплате дохода в следующем месяце. Подробнее о том, в графе какого месяца следует отражать удержанный НДФЛ, вы можете узнать в разд. 10.4.5.1 «Если физическое лицо — резидент РФ».

Раздел 4. РАСЧЕТ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ И НАЛОГА НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА ОТ ДОЛЕВОГО УЧАСТИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ДИВИДЕНДЫ)

N Показатели Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Итого
1 Сумма дивидендов, распределенная в пользу физического лица — налогоплательщика 7000 7000
2 Облагаемая сумма дивидендов 5800 5800
3 Сумма налога исчисленная 522 522
4 Сумма налога удержанная 522 522
5 Долг по налогу за налогоплательщиком
6 Долг по налогу за налоговым агентом
7 Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган
8 Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога

В разд. 5 ЗАО «Альфа» отразит расчет налога, начисленного на доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными денежными средствами. Указанные доходы облагаются НДФЛ по ставке 35% в части разницы между суммой процентов, исчисленных с применением 2/3 ставки рефинансирования на дату уплаты процентов, и суммой процентов, начисленных по договору (пп. 1 п. 2 ст. 212, абз. 6 п. 2 ст. 224 НК РФ).

Предположим, что ставка рефинансирования на дату уплаты процентов составляла: 13% с 10 июня по 13 июля 2010 г., 14% с 14 июля по 11 ноября 2010 г., 15% с 12 по 30 ноября 2010 г.

Определим сумму материальной выгоды от экономии на процентах, подлежащую налогообложению.

Период пользования денежными средствами Сумма начисленных процентов исходя из ставки по договору (5%) Сумма начисленных процентов исходя из 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ Сумма материальной выгоды, подлежащей налогообложению
Июнь 238,36 руб. (60 000 руб. x 5% / 365 дн. x 29 дн.) 413,15 руб. (60 000 руб. x (13% x 2/3) / 365 дн. x 29 дн.) 174,79 руб. (413,15 руб. — 238,36 руб.)
Июль 212,33 руб. (50 000 руб. x 5% / 365 дн. x 31 дн.) 396,35 руб. (50 000 руб. x (14% x 2/3) / 365 дн. x 31 дн.) 184,02 руб. (396,35 руб. — 212,33 руб.)
Август 169,86 руб. (40 000 руб. x 5% / 365 дн. x 31 дн.) 317,08 руб. (40 000 руб. x (14% x 2/3) / 365 дн. x 31 дн.) 147,22 руб. (317,08 руб. — 169,86 руб.)
Сентябрь 123,29 руб. (30 000 руб. x 5% / 365 дн. x 30 дн.) 230,14 руб. (30 000 руб. x (14% x 2/3) / 365 дн. x 30 дн.) 106,85 руб. (230,14 руб. — 123,29 руб.)
Октябрь 84,93 руб. (20 000 руб. x 5% / 365 дн. x 31 дн.) 158,54 руб. (20 000 руб. x (14% x 2/3) / 365 дн. x 31 дн.) 73,61 руб. (158,54 руб. — 84,93 руб.)
Ноябрь 41,10 руб. (10 000 руб. x 5% / 365 дн. x 30 дн.) 82,19 руб. (10 000 руб. x (15% x 2/3) / 365 дн. x 30 дн.) 41,09 руб. (82,19 руб. — 41,10 руб.)

Согласно договору займа проценты за пользование заемными денежными средствами удерживаются из заработной платы при ее начислении в конце месяца. Поскольку датой получения дохода в виде экономии на процентах считается день уплаты налогоплательщиком процентов, в этот же день нужно удержать НДФЛ (абз. 2 пп. 2 п. 2 ст. 212, пп. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Период, за который начислены проценты Дата удержания НДФЛ
Июнь 30.06.2010
Июль 31.07.2010
Август 31.08.2010
Сентябрь 30.09.2010
Октябрь 31.10.2010
Ноябрь 30.11.2010

Раздел 5. РАСЧЕТ НАЛОГА С ДОХОДОВ, ОБЛАГАЕМЫХ ПО СТАВКЕ 35%

N Показатели Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Итого
1 2610 Код дохода —- сумма дохода 174,79 184,02 147,22 106,85 73,61 41,09 727,58
2 Налоговый вычет, предусмотренный пунктом 28 статьи 217 НК РФ по выигрышам и призам в целях рекламы
3 Налоговая база (стр. 1 — стр. 2) 174,79 184,02 147,22 106,85 73,61 41,09 727,58
4 Сумма налога исчисленная 61 64 52 37 26 14 254
5 Сумма налога удержанная 61 64 52 37 26 14 254
6 Долг по налогу за налогоплательщиком
7 Долг по налогу за налоговым агентом
8 Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган
9 Возвращена налоговым агентом излишне удержанная сумма налога

Раздел 6. ОБЩАЯ СУММА НАЛОГА ПО ИТОГАМ НАЛОГОВОГО ПЕРИОДА

Показатели Общая сумма налога Передано на взыс- кание в налоговый орган По перерасчету за предшествующие налоговые периоды Долг по налогу
Исчисленная Удержан- ная Возвра- щено Зачтено в счет налого- вых обяза- тельств отчет — ного года За нало- гопла- тельщиком За нало- говым агентом
По ставке 9% 522 522
По ставке 13%
По ставке 30%
По ставке 35% 254 254
Итого 776 776

Раздел 7. СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ

Код дохода Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август Сентябрь Октябрь Ноябрь Декабрь Итого

Раздел 8. РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРЕРАСЧЕТА НАЛОГА ЗА ПРЕДШЕСТВУЮЩИЕ НАЛОГОВЫЕ ПЕРИОДЫ

Общая сумма доходов, включаемых в налоговую базу Общая сумма налоговых вычетов, исключаемых из налоговой базы Общая сумма доходов, включаемых в налоговую базу и уменьшенных на налоговые вычеты Сумма ис- численного налога Сумма удер- жанного на- лога Долг по на- логу за на- логовым агентом пе- ред налого- плательщи- ком Долг по на- логу за на- логоплатель- щиком Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый ор- ган
Отражено в налоговой карточке за ____ год
Результаты перерасчета налога за ____ год
Отражено в налоговой карточке за ____ год
Результаты перерасчета налога за ____ год
Отражено в налоговой карточке за ____ год
Результаты перерасчета налога за ____ год

Раздел 9. СВЕДЕНИЯ О ПРЕДСТАВЛЕНИИ СПРАВОК: 19 16.02.2010 а) налоговому органу о доходах: N справки ——— дата ——— 514 03.08.2010 б) налогоплательщику о доходах: N справки ——— дата ——— в) налоговому органу о сумме задолженности, переданной на — — взыскание: N справки (письма) ————- дата ———— Правильность заполнения налоговой карточки проверена: 11.01.2011 Бухгалтер Сидорова А.И. ———— ———— ———————— _____________ (дата) (должность) (Фамилия, Имя, Отчество) (Подпись)

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2020 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

  • даты получения доходов;
  • даты удержания налога;
  • даты уплаты налога в бюджет;
  • сведения о платежном документе на перечисление налога;
  • сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
  • сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
  • сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Сведения учетного регистра Комментарии по заполнению
Информация для идентификации налогоплательщика Приводим перечень данных о работающих сотрудниках:
  • Ф. И. О. сотрудника;
  • полную дату его рождения;
  • информацию об удостоверяющем его личность документе;
  • ИНН физлица;
  • его адрес;
  • гражданство
Перечень доходов Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/[email protected]

По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно.

Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года

Перечень вычетов Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387
Суммы доходов Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты
Даты выплаты доходов В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ
Статус налогоплательщика В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ
Дата удержания НДФЛ Указываем день фактического удержания налога
Дата перечисления НДФЛ Заполняем в соответствии с платежными документами
Реквизиты платежного документа Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ
Сумма НДФЛ Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

  • датой получения дохода;
  • датой исчисления налога;
  • датой удержания налога;
  • сроком перечисления налога;
  • датой фактического перечисления налога;
  • КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».

Основные моменты ↑

Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр (Приказ ФНС N ММВ-7-3/[email protected]) этот отчет до сих пор составляется работодателями.

В этой форме имеются специальные поля для отражения:

  1. Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
  2. Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
  3. Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.

При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право.

В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса.

В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.

В настоящее время документ интегрирован с программой 1С, что позволяет автоматизировать учет доходов и налоговых отчислений по каждому из работников.

Если налоговый агент не представит вовремя 1-НДФЛ для проверки в налоговые органы, то он будет облагаться штрафом в 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).

Понятия

НДФЛОбщегосударственный налог федерального значения, который начисляется на все виды денежных поступлений физических лиц по ставке 13%, 30%, 9% и 35%. Часто его также называют подоходным налогом (гл. 23 НК РФ)
Форма 1-НДФЛПредставляет собой особую налоговую карточку, которая позволяет учитывать все доходы гражданина, а также величину налоговых вычетов и начисленных на налоговую базу отчислений (Приказ ФНС N БГ-3-04/583). Эту бумагу часто рассматривают в качестве документа первичного учета по каждому отдельному физическому лицу, которые ведется его работодателем
Регистр налогового учетаАналог 1-НДФЛ, который при этом имеет свободную форму составления. Иными словами, налоговый агент вправе вносить в документ аналитические данные относительно денежных поступлений работников и начисленных на них налогов в любом удобном для них виде

В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.

Кто должен сдавать справку

Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.

При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.

Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:

  • она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
  • бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.

Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:

  • пособия по беременности и родам;
  • выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
  • пособия по уходу за ребенком;
  • выплаты по безработице.

Нормативная база

Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.

При этом в статье 230 точно указано, что:

Налоговые агентыВедут учет денежных поступлений физических лиц, а также установленных по ним вычетов и начисленных налогов при помощи специальных регистров
Налоговые регистрыТакже рассматриваются в качестве формы 1-НДФЛ имеют строго установленную форму

Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.

Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.

Основание для наложения санкцииРазмер штрафа
Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета10 000 рублей
Тоже, повторно30 000 рублей
Ст. 126 за отказ от предоставления документов200 рублей за каждый документ
Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информацииОт 300 до 500 рублей
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бизнес-гид