Заполнение формы 6-НДФЛ: Расчёты с уволенными (даты и суммы)

Увольнение — окончание трудовых отношений между работником и работодателем. В результате этого действия работник прекращает выполнять свои обязанности в организации, а работодатель перестаёт оплачивать труд уволившемуся работнику, трудовой договор расторгается.

Отношения и порядок их прекращения (увольнение) между сотрудником и работодателем определены в Законе «О занятости населения в РФ » и Трудовом Кодексе РФ.

Трудовое законодательство предусматривает следующие основные мотивы увольнения:

• Инициатором выступает работник (увольнение по собственному желанию).
• Инициатором является работодатель (увольнение за несоблюдение требований работодателя, ликвидация предприятия, сокращение штатов и т.п.).
• По общему решению работника и работодателя (по соглашению сторон).

Процедура увольнения и окончательный расчёт сотрудника с работодателем зависит от причин расторжения трудового договора.

Увольнение: как оформляется

Прекратить трудовые отношения с сотрудником возможно только при наличии документов, подтверждающих основание для процедуры увольнения:

• Заявление сотрудника (увольнение по собственному решению).
• Соглашение между сотрудником и работодателем, если увольнение происходит по обоюдному согласию.
• Уведомление о прекращении трудовых отношениях, если истёк срок заключения срочного договора.

Далее работодатель обязан:

• Издать приказ об увольнении сотрудника, в нём обязательно указывается дата и основание.
• К приказу оформить записку-расчёт с указанием количества дней неиспользованного отпуска и всех причитающихся выплат при окончательном расчёте.
• Сделать необходимые записи в трудовой книжке увольняющегося сотрудника.
• Выдать трудовую книжку.
• Рассчитаться с увольняющимся сотрудником.
• Выдать справки 2НДФЛ, 182н, СЗВМ-СТАЖ.

Компенсация за отпуск без увольнения

Выплатить компенсацию за отпуск, превышающий 28 дней, накопленный работником, организация может только по решению руководящего состава. Только в особых ситуациях работник может воспользоваться этой возможностью, так как по закону он обязан предоставленные отпуска отгулять, иначе под угрозой наказания окажется организация работодатель.

Возможно ли получить компенсацию, не покидая нынешнее место работы

Наличие дополнительного отпуска – еще одно обязательное условие. Без него ни при каких обстоятельствах выдача денежной компенсации осуществиться не может. Предоставление такой надбавки дней на отдых производится отдельным сотрудникам, день которых не является нормированным, и они работают больше, чем им полагается, согласно закону и возможностям человеческого организма. Обычно дополнительный отпуск составляет около пяти дней.

Компания-работодатель не всегда имеет право на потакание просьбе работника и замену отпуска денежной выплатой. Существуют определенные категории граждан, перечень которых указан в Трудовом кодексе страны, которые в обязательном порядке должны отдыхать положенный временной срок.

Таблица 1. Кому нельзя заменить отпуск денежной компенсацией?

Имейте ввиду, для тех лиц, которые проводят рабочие будни в условиях, опасных для здоровья, замена отпуска денежными средствами подразумевается исключительно для дней, превышающих минимум в неделю. То есть, если сотрудник получил 10 дней на отпуск, 7 из них остаются нетронутыми, а другие 3 компенсируются.

Что касается выплат по налогу на доходы физического лица, они применяются и к компенсациям за не отгулянный отпуск, которые получает трудяга-сотрудник. Согласно Налоговому кодексу страны, определен целый перечень не подлежащих исчислению доходов работающих официально граждан, однако такая компенсация внутри него не числится.

Кроме того, выплачивая сумму подоходного налога, работающий сотрудник также обязан с отпускных потерять часть, уходящую на страховые взносы, размер которой определяется налоговым законодательством страны на федеральном уровне.

Компенсация за отпуск при увольнении выплачивается работникам за все использованные ими отпуска независимо от причины расторжения договора. То есть при расчете компенсации нужно учесть не только неиспользованные основные, но и дополнительные отпуска.

Увольнение: окончательный расчёт

В последний рабочий день (день увольнения) необходимо оформить окончательный расчёт и выплатить все причитающиеся работнику суммы.

Как правило, это:

• Заработная плата (оклад, премии, надбавки, доплаты за совмещение и прочее), начисленная за отработанное время.
• Компенсация отпуска при увольнении (НДФЛ облагается).
• Компенсационные выплаты по основанию увольнения.

К компенсационным выплатам по основанию увольнения относятся:

• Выходное пособие по сокращению штатов.
• Выходное пособие при увольнении на пенсию по инвалидности.
• Пособие по сокращению штатов на время поиска нового рабочего места.
• Компенсации руководителю, его заместителям, главному бухгалтеру при прекращении трудового контракта.

В день увольнения необходимо перечислить всю начисленную сумму за минусом подоходного налога (исчисленного по Налоговому Кодексу РФ) на лицевой счёт работника или выдать её в кассе предприятия.

Работодатель не имеет права задерживать выплату (даже если обходной лист не подписан).

НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении относится к налогооблагаемым выплатам, следовательно, на нее начисляется НДФЛ. При этом у работодателей часто возникают затруднения относительно того, в какие сроки необходимо перечислить НДФЛ с компенсации за отпуск. Ведь применительно к отпускным НДФЛ перечисляется не в день их выплаты, а в конце месяца.
Работодателю следует учитывать, что компенсация за неиспользованный отпуск не является отпускной выплатой (согласно ст. 114, 122, 126 ТК). Датой получения компенсации является последний рабочий день. Поэтому НДФЛ удерживается в последний рабочий день сотрудника, т. е. он получает на руки компенсацию уже за вычетом НДФЛ.

При этом перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее следующего дня (согласно п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, если работник уволился 22 мая, то в этот день ему перечисляется компенсация за минусом налога. А 23 мая работодатель обязан перевести ее в бюджет.

Но если работодатель выполнит свои обязанности налогового агента досрочно и перечислит налог в день выплаты дохода, то это не будет считаться нарушением.

Увольнение: НДФЛ

Бухгалтер предприятия со всех причитающихся сумм начисляет и удерживает НДФЛ при увольнении.

Налогом на доходы физических лиц облагаются:

• Заработная плата (премии, надбавки, оплата по тарифу или окладу, доплаты за замещение и подобное).
• Компенсация за дни неиспользованного отпуск.

Внимание:

• Компенсации, связанные с увольнением и предусмотренные трудовым или коллективным договором, не облагаются НДФЛ, если они не превышают трёхкратный размер среднемесячного заработка (для работников Крайнего Севера и приравненных к ним районов — шестикратный размер).
• Суммы, превышающие трёхкратный (шестикратный) размер среднемесячного заработка облагаются налогом в установленном порядке.
• Этот порядок удержания НДФЛ общий для всех, не зависит от должности увольняющегося сотрудника.

Важно: удержанный НДФЛ при увольнении должен быть уплачен в бюджет не позднее дня, следующего за днём увольнения (окончательного расчёта).

Когда время для налога

В любой организации закреплены определенные числа каждого месяца, когда сотрудники получают зарплату. Обычно деньги работникам выдают в следующих числах – 5-го или 10-го числа.

Налоговый кодекс РФ устанавливает срок перевода подоходного налога в бюджет. Так, НДФЛ с зарплаты в соответствии с действующими нормами должен поступить в казну не позднее следующего дня после выдачи вознаграждения за труд. Этот срок установлен довольно четко и не зависит от способа выдачи зарплаты. Возможны следующие ситуации:

1. Организация переводит зарплату своим работникам на банковские карточки. Значит, отчислить НДФЛ нужно не позже следующего дня. Такой же порядок актуален в случае выдачи денег на руки при их предварительном снятия со счета в банке.
2. Зарплату выплачивают из кассы (дневной выручки). Перечислить налог в казну нужно до завершения следующего дня.

Данные правила закрепляет пункт 6 статьи 226 НК РФ. Они действуют с 2020 года.

У бухгалтера предприятия может возникнуть вопрос: когда платить НДФЛ при увольнении сотрудника в 2020 году? Ведь предыдущие правила не срабатывают, если сотрудник уходит из компании не в день выдачи вознаграждения за труд. Как же быть в таком случае?

ПРИМЕР

Все сотрудники получают зарплату 5-го числа каждого месяца. Один из работников уволился из компании 29 мая.

Когда ему должна быть выплачена зарплата? Что с НДФЛ при увольнении в таком случае? Придется ли работнику дожидаться 5 июня или деньги будут выплачены раньше? Чтобы разрешить эти вопросы, необходимо руководствоваться письмом Минфина № 03-04-06/4831 от 21 февраля 2013 года. Об этом далее.

Увольнение: справка 2 НДФЛ

После всех необходимых расчётов выдаётся справка НДФЛ при увольнении. В ней отражаются все начисления текущего календарного года по месяцам, облагаемые подоходным налогом. В справке 2 НДФЛ при увольнении должны быть учтены начисления окончательного расчёта. Они отражаются следующим образом:

• заработная плата с кодом 2000;
• премии с кодом 2002;
• компенсация за неиспользованный отпуск — 4800;
• компенсационные выплаты в сумме превышения трёхкратного (шестикратного) среднемесячного заработка — 4800;

Справки 2 НДФЛ по уволенным подаются в ИФНС по окончании календарного года.

Как рассчитать НДФЛ?

Самый удобный способ: воспользоваться онлайн-калькулятором НДФЛ.

Сначала из выдаваемой суммы отпускных вычитаются следующие суммы:

• Социальные отчисления.
• Пенсионные, медицинские взносы.
• Страховые взносы на случай профессиональных травм, заболеваний.

Только после этого происходит вычет налога. Ставка его равна 13%.

Расчет налога с дополнительных дней отпуска

Сотрудник может попросить дополнительные оплачиваемые дни отпуска. Они также облагаются налогом. За каждый день отпуска начисляется средняя зарплата сотрудника за смену. К примеру, она составляет 300 рублей. В этом случае за 3 дня дополнительного отпуска отпускные составят 900 рублей. Для вычисления налога нужно умножить эту сумму на ставку 13%. НДФЛ составит 117 рублей.

Пример расчетов

Иван Сидоров уходит в отпуск с 20 июня по 3 июля 2020 года. Сначала требуется рассчитать размер его отпускных. Определяются они в зависимости от размера зарплаты. Иван Сидоров получает 47 тысяч в месяц. Средняя зарплата за смену составляет 1 600 рублей. В июне служащий отработал 10 смен. Его фактическая зарплата за месяц составила 23 500 рублей. Бухгалтер производит следующие расчеты:

• 47 тысяч рублей * 5 месяцев (проработанное время в 2020 году) + 1 600 рублей * 14 (количество дней отпуска) = 257 400 рублей.
• 1 600 *14 дней – 1 400 (стандартный вычет). Результат умножается на 13%. Подоходный налог равен 2 730 рублей.

Порядок расчета налога с компенсации за неиспользованный отпуск является аналогичным.

Оформление 6 НДФЛ при увольнении

Работодатель в день увольнения производит окончательный расчёт с увольняемым. Это событие отражается в отчёте по форме 6 НДФЛ следующим образом.

Во втором разделе отчёта записывается:

• по строке 100 — день окончательного расчёта с работником (в идеале — день увольнения);
• по строке 110 — дата исчисления (удержания) подоходного налога (совпадает с датой по строке 100);
• по строке 120 — дата, следующая за днём удержания налога (день, который следует за днём увольнения).

В отчёте 6 НДФЛ указываются только доходы, с которых взимается подоходный налог. Компенсационные выплаты, с которых не удерживается НДФЛ, в отчёте не отражается.

Пример: Иванов И.И. увольняется 26 апреля. В день увольнения ему начислили:

30000 руб. — оплата по окладу за отработанные в апреле дни.

10000 руб. — компенсация за неиспользованный отпуск.

15000 руб. — выходное пособие (не облагается подоходным налогом).

С начисленных сумм удержан подоходный налог по ставке 13% — (30000+10000)*13% = 5200 руб.

На руки Иванов И.И. получил (30000+10000+15000)-5200=49800 руб.

В форме 6 НДФЛ отражается так:

Строка 100 — 26.04.2017, строка 130 — 40000 руб.

Строка 110 — 26.04.2017, строка 140 — 5200 руб.

Строка 120 — 27.04.2017.

Компания при увольнении выплатила выходное пособие

Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.

От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.

Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.

На примере

Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.

Образец 89. Как отразить в расчёте выходное пособие при увольнении:

Наверх

Дата фактического получения дохода в виде компенсации отпуска при увольнении

Компенсация отпуска при увольнении не относится к выплатам, производимым за выполнение трудовых обязанностей, поскольку в соответствии со ст.106 и ст.107 ТК РФ отпуск – это время отдыха, т. е. время, в течение которого работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей. Следовательно, датой фактического получения такого дохода будет не последний день месяца или последний день работы, как при оплате труда (п.2 ст.223 НК РФ), а день выплаты компенсации (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ).

Подоходные отчисления при увольнении

Для того чтобы точно определить, облагается ли НДФЛ компенсация отпуска при увольнении, необходимо подробно изучить действующие нормативные документы, регулирующие этот вопрос. Вся эта информация поможет сотруднику, разорвавшему трудовые отношения с предприятием, в полном объёме получить причитающиеся по закону выплаты.
В Трудовом и Налоговом кодексе Российской Федерации есть сразу несколько статей, в которых подробно описаны способы получения компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. НДФЛ также упомянут в этих нормативных актах, что позволяет упростить процедуру удержания и сделать её более понятной для большинства людей.

Если сотрудник компании, не отгулявший законный оплачиваемый отпуск, добровольно или принудительно разорвал трудовой договор с работодателем, то ему по закону полагается компенсация. При этом неважно, по какой причине и по чьей инициативе произошло увольнение.

Особенности выплаты отпускных бывшему сотруднику:

1. Размер компенсации должен быть таким же, как и при полном использовании отпуска.
2. Отпускной период не может быть сокращён, даже если трудящийся выполнял свои обязанности в течение неполного рабочего дня.
3. Трудовой кодекс России запрещает работодателю вынуждать сотрудника уходить на отдых в тот или иной период года.
4. Любой вариант выплаты компенсации за пропущенный отпуск обязан облагаться налогом на доходы физических лиц.

В некоторых случаях уволенный работник не имеет законного права получить выплату за неиспользованный отдых. Оба они прописаны в трудовом законодательстве и обязательно должны учитываться при разрыве трудовых отношений.

Возможные варианты:

1. Работник трудится на предприятии по договору, где не оговорен соответствующий пункт.
2. Сотрудник проработал менее 15 дней до увольнения.

Предусмотренные сроки

Для того чтобы избежать каких-либо проблем и судебных разбирательств, работодатель обязан строго выдержать предусмотренные Трудовым кодексом сроки уплаты компенсации. То же самое касается и подоходного налога, оплата которого производится, как и при перечислении заработной платы.

Стандартные сроки проведения налоговых выплат:

1. Зарплата уволенному сотруднику поступала на специальную банковскую карту. В этом случае допускается небольшая задержка (не более 1 дня), необходимая для проведения банковского перевода.
2. Получение средств в кассе компании или фирмы. При таком способе выплаты денег НДФЛ нужно погасить не позднее следующего дня после увольнения.
3. Выплата средств, снятых с банковского счёта предприятия, в кассе. В такой ситуации подоходный налог следует рассчитать и заплатить в день разрыва трудового договора.

Заполнение документов

Трудовой закон требует от работодателя правильного составления нескольких основных документов: 6-НДФЛ, 2-НДФЛ. Обе эти справки должны отображать достоверную информацию, которая поможет уволенному сотруднику максимально быстро получить полагающиеся выплаты, а владельцу компании — заплатить подоходный налог, удержанный из компенсации.

В справке 6-НДФЛ следует указывать такую информацию:

1. Раздел 2, строка № 100. В это поле вписывается дата, когда работник, разорвавший трудовой договор, получил денежную компенсацию.
2. Пункт № 110. В ней указывается та же дата, что и в строке № 100.
3. Поле № 120. Вносится число, месяц и год, которые соответствуют следующему дню, после проведения выплат бывшему сотруднику.
4. Пункт № 130. В него вписывается общая сумма компенсации, предусмотренная для уволенного работника за неиспользованный отпуск.
5. Строка № 140. Она должна содержать числовое значение, соответствующее размеру удерживаемого НДФЛ. Если не облагается НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск, то это поле оставляется пустым.

Отчёт по 6-НДФЛ должны подавать в компетентную службу все лица, которые считаются налоговыми агентами. Все они перечислены в Налоговом кодексе России, поэтому уклонение от своих обязанностей может стоить им больших финансовых и временных затрат.

Справку 6-НДФЛ должны подавать:

• индивидуальные предприниматели;
• фирмы, организации, компании, предприятия и прочие юридические лица;
• частные нотариусы;
• адвокаты, самостоятельно занимающиеся своей деятельностью.

Составленный физическими или юридическими лицами документ нужно направить по месту регистрации ИП или предприятия. Индивидуальные предприниматели, использующие единый налог на временный доход или патентную систему налогообложения обязаны предоставлять документ в качестве налогоплательщиков. Все остальные субъекты, ведущие трудовую деятельность, могут отсылать справку 6-НДФЛ в налоговую службу по месту нахождения обособленных подразделений.
Кроме этого документа, составляется ещё и справка по форме 2-НДФЛ. Она выдаётся не позднее трёх дней с момента подачи заявления об уходе или приказа о принудительном увольнении. В обоих случаях за расчётный период может браться полный год или месяцы, отработанные до разрыва договора.

В специальном разделе справки 2-НДФЛ указываются следующие доходы:

• пособие по беременности и родам;
• выплаты по уходу за ребёнком;
• сумма трёхмесячного заработка;
• пособие по возмещению нанесённого ущерба.

Составленную справку работодатель должен приложить к остальным документам и направить в налоговую службу. Сделать это нужно не позднее 1 апреля или 1 марта (если уволенный имел необлагаемые доходы) будущего года.

Проведение расчётов

Чтобы определить, будет ли удерживаться НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск, нужно правильно произвести все расчёты. Для этого следует воспользоваться стандартной формулой, которая предусматривает умножение среднесуточного заработка на количество дней отпуска. В среднем, каждый работающий гражданин России получает 28 оплачиваемых дней отдыха в году.

Однако есть некоторые категории трудящихся, для которых этот показатель выше стандартного. К ним относятся:

• судьи — 30 суток;
• гражданские госслужащие — 35 дней;
• судьи, работающие на Крайнем Севере — 45 суток;
• работники, выполняющие свои трудовые обязательства в условиях Крайнего Севера — 51 день.

В особых случаях, из расчётного периода вычитаются некоторые дни. Из-за этого размер компенсации уменьшается, что приводит к снижению выплат подоходного налога. От стандартного значения могут отниматься следующие дни:

• отпуск по беременности и родам;
• неоплачиваемый больничный;
• начисление заработной платы;
• неоплачиваемый отпуск.

Существует несколько нюансов, которые характерны только для определённой ситуации. Их обязательно нужно брать во внимание перед началом расчётов и определения размера НДФЛ.

Основные нюансы:

1. Если увольняемый сотрудник проработал на предприятии от 11 до 12 месяцев, то в расчётах используется полный рабочий год.
2. Если после округления получается 11 месяцев, то дополнительное увеличение рабочего периода не производится.
3. Сотрудник, уволенный по независящим от него обстоятельствам и проработавший в компании от 6 до 11 месяцев, имеет право получать выплату за целый год.

Основные понятия

В соответствии с 122 статьей Трудового кодекса России, все официально работающие граждане имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск сроком в 28 дней. Некоторые виды профессий допускают более долгий период отдыха, что закреплено в законодательстве.

Внимание! Если увольнение человека реализуется не на следующий день после его отпуска, то на его внутреннем счету скоплены определенные средства. В общем порядке они должны будут быть выплачены при очередном отдыхе, но если человек увольняется, то он обязан их получить вместе с последним окладом.

Нормативными актами, регулирующими процесс получения денежной компенсации, являются:

• 127 статья ТК РФ – о праве на выплату;
• 140 статья Трудового кодекса – о порядке расчета с увольняемым сотрудником;
• 217 статья НК РФ – о видах дохода, с которых не вычитаются налоги и сборы;
• 223 статья Налогового кодекса – о налогообложении;
• 212 ФЗ – о страховых сборах.

При изучении данных нормативных актов можно сделать вывод, что каждый человек при увольнении получает компенсацию за неиспользованный отпуск (исключая случаи, когда уход с работы наступает сразу после отдыха). С данной выплаты в полной мере вычитаются налоги и страховые взносы.

Запрет на удержание налога

В судебной практике довольно часто встречаются ситуации, когда удержание налога на доходы физлиц признаётся незаконным. В этом случае работодатель уплачивает предусмотренный штраф и несёт множество дополнительных финансовых потерь.
Для того чтобы понять, почему с компенсации отпуска не удерживается НДФЛ, необходимо внимательно изучить Трудовой кодекс Российской Федерации и письмо Минфина РФ. В них содержится вся информация, которая поможет владельцу предприятия избежать судебных разбирательств и непредвиденных расходов.

Налог для увольняемых сотрудников не начисляется в следующих случаях:

1. Сокращение количества работников в связи с финансовыми трудностями предприятия.
2. Смерть сотрудника (компенсация выплачивается родственникам в порядке наследования).

Существует несколько случаев, когда запрещается производить удержание налога на доходы физических лиц. Это касается определённых денежных выплат, которые прописаны в Налоговом кодексе Российской Федерации. К ним относятся следующие:

• средства, направленные на лечение травмы, полученной на производстве и компенсацию причинённого ущерба сотруднику;
• гуманитарная помощь;
• возмещение вреда, нанесённого здоровью работника предприятия;
• выплаты по факту пребывания на местности, где ведутся боевые действия;
• денежные средства, выдающиеся родственникам нетрудоспособных граждан;
• средства, которые предусматривают покупку специального питания для работников опасных и вредных производств;
• платежи за командировочные поездки;
• вознаграждения за совершение геройского поступка или помощи сотрудникам правоохранительных органов;
• пенсии, предусмотренные при потере кормильца;
• денежная помощь, выдаваемая при рождении ребёнка, регистрации брака и прочих приятных событий в жизни сотрудников компании.

https://youtu.be/B9fPRKd0N8k