Общие сведения
Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.
На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.
Выводы
По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:
- На каждом заявлении об увольнении должна присутствовать виза руководителя.
- Отсутствие визы не может препятствовать расторжению трудового договора с сотрудником. По истечении срока уведомления (14 дней) работника в любом случае должны рассчитать.
- Есть определенные категории лиц, которые по закону не обязаны уведомлять работодателя о предстоящем увольнении за 2 недели.
- Реквизиты резолюции предусмотрены ГОСТ № 65. Они содержат распоряжение руководителя, подпись, расшифровку, дату.
- Виза руководителя дает разрешение отделу кадров уволить сотрудника досрочно.
Классификация
В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.
Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.
Резолюция на письме: когда нужно писать
— — — — Уровень и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия. Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок. Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами.
Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе. Оглавление: В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным.
Содержание
Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Резолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.
Размещение
Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе. Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом. Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа. При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.
Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения. Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления. Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.
Sokolieds.ru
Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.
Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения о наименовании предприятия, дате ее составления, сотруднике, который пишет записку, должностном лице, к которому она направляется. Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
Проблемы делопроизводства
Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.
После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.
О невыполнении служебных обязанностей
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
В такой служебной записке указывается:
- точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
- подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
- перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
На командировку
Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:
- информация о работнике, которого направляют в командировку;
- место, куда сотрудник будет отправлен, и выполняемые им в это время функции;
- срок работы;
- подпись руководителя и дата составления;
О премировании
На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:
- руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
- совет бригады;
- профсоюз, членом которого является сотрудник.
В служебной записке такого типа нужно указать:
- полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
- должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
- просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
- полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
- дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
- подпись составителя документа.
Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:
- подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
- документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
- сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
- на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.
Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.
Возможные выходы из ситуации
Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.
Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.
Основания для составления и цели записок
Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:
- официально предложить внести поправки в план работы;
- сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
- донести информацию о сохранности материальных ценностей;
- информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.
Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.
Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.
При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».
С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.
Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.
Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:
- шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
- наименование документа;
- дата написания и порядковый номер;
- описание ситуации, просьба;
- Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.
Экономия времени
Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.
Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
На картинке – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Дополнительно
Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.
Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.
Как правильно зарегистрировать входящий документ?
Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными принципами организации рационального документооборота являются:
- централизованная (в службе ДОУ) регистрация, прием, отправка документов;
- движение документов по наиболее короткому пути c минимальными затратами времени и труда;
- исключение возврата документов, без соответствующей деловой необходимости;
- исключение необоснованных согласований, параллельных согласований проектов документов;
- организация движения групп документов, имеющих одинаковый маршрут.
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта).
