Акт – понятие, структура, оформление
Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.[3]
По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.
Здесь представлены образцы оформления актов.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.[5]
Текст акта состоит из трех частей:
- Введение. Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
- Констатирующая часть, в которой излагаются установленные факты.
- Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).
Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.[5]
Значение правовых актов управления в РФ
В правопроизводстве правовые акты госуправления очень значимы, поскольку:
- в ряде случаев являются правовым основанием для принятия последующих нормативных актов нижестоящими по иерархической лестнице структурами; например, приказ дирекции университета на основании приказа министерства образования страны;
- все виды правовых актов управления являются инструментом регулирования правоотношений, устанавливающим одинаковые правила правового взаимодействия для широкого или узкого круга лиц;
- выступают в виде юридических фактов, устанавливающих возникновение или прекращения правоотношений; например, издание приказа о вступлении в должностные обязанности министра МЧС;
- могут быть основанием для возбуждения юридических дел, а также рассмотрены в качестве доказательств при ведении процесса.
Справка – назначение, виды, содержание, оформление
Справка — документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.[3]
Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.
Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.
Внешние справки — для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию — оформляются на общем бланке организации (или бланке справки). Внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа — оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.[5]
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.[5]
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:
- указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
- для каких целей или в какую организацию выдана справка;
- подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
- дату составления и оттиск печати.
Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера). [5]
Ситуация, при которой применим Акт о несчастном случае на производстве:
Если в процессе производственной деятельности предприятия произошёл несчастный случай, который повлек травму, легкий или серьезный вред здоровью Работника или иного лица, участвовавшего в производственной деятельности, либо иные последствия, предусмотренные Трудовым кодексом, у Работодателя возникает обязанность совершить ряд действий. В первую очередь Работодатель обязан:
- немедленно организовать первую помощь пострадавшему и доставку его в медицинское учреждение;
- принять неотложные меры по предотвращению развития аварийной ситуации и воздействия травмирующих факторов на других лиц;
- немедленно проинформировать о несчастном случае уполномоченные органы и при тяжёлых несчастных случаях родственников пострадавшего;
- принять иные необходимые меры по организации и обеспечению надлежащего и своевременного расследования несчастного случая и оформлению материалов расследования.
Документирование несчастного случая на производстве имеет особенности, которые необходимо учитывать. В частности, в соответствии с Трудовым Кодексом РФ Работодатель обязан провести расследование несчастного случая и составить соответствующий Акт о несчастном случае на производстве и направить его в течение суток в установленные Трудовым кодексом органы.
Структурность
Законодательные акты не должны представлять собой беспорядочный набор положений. Обычно, в документе присутствует вводная часть. Она именуется преамбулой. В ряде случаев в ней дается описание общественно-политической обстановки, сложившейся на момент утверждения акта. В обязательном порядке излагается (кратко) цель и задача документа. К примеру, он может быть принят, чтобы откорректировать некоторые международные соглашения Федерации и отдельные законодательные акты, утвержденные для их исполнения.
Правовые акты по юридическому содержанию
Нормативные акты управления являются основной правовой базой для административных законопроектов. Как правило, рассчитаны они на долгосрочную перспективу для большого круга лиц. В нормативных актах содержатся основные правила поведения (нормы), регулирующие правоотношения в государственном аппарате управления. Кроме этого, они определяют статус структур исполнительной власти, устанавливают порядок исполнения государственных функций, а также разграничивают сферу влияния и должностные полномочия управленческих органов.
Отличие индивидуальных правовых актов государственного управления от нормативных состоит в первую очередь в том, что они носят нерегламентированный характер и не содержат нормы (типовые правила поведения). Эти проекты действуют единожды, находят своё применение к отдельным ситуациям и часто адресованы конкретному лицу или кругу лиц. Таким образом, индивидуальные акты — это не что иное, как волевое решение органа (уполномоченного лица) исполнительной власти, связанное с возникновением/прекращением определённых правооотношений касательно отдельно взятого случая. В качестве примера можно упомянуть указ Президента о присвоении награды и звания Героя России гражданину, совершившему какой-то доблестный поступок, подвиг.
На практике встречаются и смешанные акты госуправления. Яркий пример — приказы, издаваемые министерствами, которые рассчитаны на неопределённое количество времени и предназначены для большого круга лиц, но при этом для выполнения положений данного акта требуются конкретные действия конкретного должностного лица.
Классификация правовых актов управления
Изучая разновидности актов управления, следует отметить, что наибольшее значение имеет критерий юридического содержания. В этой связи основными видами управленческих документов являются:
- нормативные акты;
- индивидуальные.
Кроме юридического содержания, нормативные административные акты можно сгруппировать и по другим критериям, а именно:
- по издающим органам (акты правительства РФ, президента и др.);
- по характеру компетенции издающего органа (акты общие, отраслевые, межотраслевые);
- по территориальному признаку (федеральные акты, акты субъектов, акты органов местного самоуправления).
Ниже рассмотрим все виды детальнее.
Виды актов по издающему органу
Административные акты в России издаются органами исполнительной власти всех уровней: федерального значения, на уровне субъектов РФ, а также местной администрацией. Таким образом, виды актов управления по издающим органам существуют следующие:
- Акты Президента РФ, включающие указы и распоряжения.
- Правительственные акты (распоряжения, постановления).
- Акты министерств РФ включают приказы, постановления, инструкции, указания и иные нормативные документы, отражающие и регулирующие правоотношения в отрасли, подведомственной определённому министерству.
- Акты главы администрации федерального субъекта. Губернатор издаёт постановления и распоряжения для выполнения управленческих функций исполнительной власти на уровне субъекта РФ.
- Акты руководителя органа администрации федерального субъекта: приказы и указания.
- Акты местной администрации (постановления, распоряжения, приказы).
Порядок составления актов
Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:
- Название вышестоящей организации (если она есть).
- Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
- Название вида бланка (в данном случае «Акт»). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться составление акта выполненных работ, приемки-передачи и так далее.
- Место оформления.
- Текст.
- Указание на наличие приложения (если оно есть).
- Подпись и дата оформления.
- Регистрационный индекс.
Смотреть галерею
В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, составление акта осмотра предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.
Заключительные положения
В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других – рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.
Смотреть галерею
Специфика оформления
Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного (предложный падеж) и предлога «о». К примеру, могут составляться акты о/об:
- Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
- Расследовании производственной аварии.
- Нормировании труда.
- Оснащении учебных заведений.
Смотреть галерею
В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения коллективного договора, готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.
Требования к правовым актам и их содержание
Содержание правового акта управления заключается в предписаниях, диктующих нормы взаимоотношений в области государственного управления для лиц, занимающих административные должности, а также для соответствующих структур. Также содержанием данных актов может стать факт установления (прекращения) административно-правовых отношений. Так, например, приказ о назначении на пост министра финансов — это правовой акт государственного управления, содержанием которого является присуждение должностному лицу статуса министра финансов страны.
Поскольку административно-правовые акты являются инструментом исполнения государственных управленческих функций, то они должны выполнять ряд обязательных требований, а именно:
- Законность, то есть соответствие содержания акта положениям основных законов страны и наличие юридических оснований для его принятия. Порядок принятия и публикация документа также должны происходить в рамках закона с обязательным указанием необходимых реквизитов.
- Корректность, которая заключается в юридически и орфографически грамотном изложении содержания, исключающее двузначность его толкования. Также должна быть соблюдена структура документа: главы, пункты и подпункты.
- Специальные требования, которые предъявляются к некоторым видам правовых актов управления. Это в ряде случаев означает временные ограничения для принятия акта, необходимость согласования и утверждения у определённых должностных лиц и структур, регистрацию в реестрах.
