Как поступать с личным делом уволенного сотрудника: ведение, закрытие, срок хранения

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации. Срок хранения личных дел уволенных сотрудников — 50 лет.

Состав

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

• анкета;
• заявление о приеме на работу (для работников коммерческих предприятий это документ факультативный, а для госслужащих его писать обязательно в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004);
• копии паспортов, дипломов, военных билетов и т.д.

Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Законодательная база

• ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ
• Указ президента РФ от 30.05.2005 № 609
• подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
• ст. 192 ТК РФ;
• п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ;
• ст. 13.11 КоАП РФ;
• 14 КоАП РФ;
• ст. 137 УК РФ;
• 140 УК РФ;
• приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558;
• «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Сколько хранятся?

Конкретные сроки хранения документов, образующихся в процессе функционирования хозяйствующих субъектов, подробно описаны в Перечне типовых управленческих архивных документов (Приложение к Приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558).

Так, в соответствии пп. 656 п. 8.1 подраздела 8 раздела II упомянутого выше нормативного документа, сроки хранения личных дел работников можно разделить на две группы:

1. Личные дела, которые хранятся на постоянной основе.

Сюда относятся личные дела руководителей компаний, членов исполнительных, контрольных и руководящих органов организаций, лиц, являющихся представителями государственной власти РФ, в том числе субъектов, работников, получивших государственные звания, награды, премии и т.д.

1. Личные дела, которые хранятся не менее 75 лет.

Такой срок установлен для личных дел всех прочих кадров, не вошедших в первую группу. Сюда также входят государственные гражданские и муниципальные служащие.

Справка. В случае ведения личных дел сотрудников коммерческими организациями на них также распространяются обязанности по хранению документов о сотрудниках, установленные упомянутым выше Приказом.

Дополнительно следует отметить, что документы, не вошедшие в папку с личным делом работника, должны храниться в соответствии со сроками, предусмотренными Приказом Минтруда РФ № 558 для соответствующих категорий документов.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним — приказ об увольнении сотрудника.

Это тоже важно знать:
Справки при увольнении работника в 2020 году: какие справки работник получает на руки

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
3. Сведения от аттестации.
4. Трудовой контракт.
5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника образец оформления внутренней описи

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Во 2 графе отражается последовательность названия дел:

1. Организационная база документации.
2. Документация с отражением плановых показателей.
3. Документация отчетного периода.
4. Документы об основной деятельности учреждения.
5. Информационная база для ревизии исполнения целевого направления учреждения.

В 3 графе отражается число страниц кадрового дела, информация этой части документа проставляется при закрытии отчетного года и размером не больше 250 страниц.

Временной период хранения отражается в столбце 4.

Столбец 5 служит для внесения различного рода примечаний.

К формированию дела предъявляют следующие аспекты:

1. Необходимо группировать документы в рамках одного календарного года.
2. Группировка информации из документов постоянного и временного пользования ведется раздельно.
3. В томе используется подлинный экземпляр либо его заверенная копия.
4. Все документальные элементы, входящие в состав дела, должны удовлетворять государственным требованиям и стандартам.
5. Личное дело служащего сотрудника должно быть объемом не превышающим 250 страниц, и толщиной не более 4 сантиметров.
6. Распределение экземпляров производится в хронологическом порядке.

Предлагаем ознакомиться: Как уволить неуравновешенного человека и хама

Составляющие документы личного дела можно подразделить на 3 формальные группы:

1. Документы при оформлении на работу: анкета, резюме на должность; заявление о приеме на работу; копия документации об образовании; письма с указанием трудовых отзывов; данные о прохождении комиссии в медицинском учреждении; трудовой контракт; приказ о приеме на работу, о назначении на должность, материалы о проведении назначения на конкурсной основе.
2. Личное дело может дополняться: копиями распоряжений о премировании и поощрениях, переводах и перемещениях и т.д.; копиями материалов, отражающих факт смены анкетной метрики; копиями диплома, полученного в течение работы, прохождения тренингов и повышений квалификационных навыков; различного рода заявлениями и записками; сертификаты аттестации.
3. Документальные элементы, отражающие увольнение либо окончание трудового контракта.

Все ксерокопии подлежат заверению служащим отдела кадров.

Создание дела подразумевает несколько операций:

1. Расположение проработанной информации, основываясь на применяемую номенклатуру.
2. Распределение документации внутри личной папки в соответствующем порядке.
3. Составление титульного листа на лицевую сторону папки.

Существует самостоятельная папка делопроизводства для каждого служащего, с указанием названия предприятия, ведомственного структурного подразделения.

Ниже ставится индекс и точный заголовок, прописанный в номенклатуре дел. Прописывают дату начала ведения и период сохранения папки.

1 этап

Происходит в процессе приема на работу после подписи трудового контракта и приказа о приеме. На этом этапе документы распределяются в соответствующем порядке:

1. Внутренний регистр документации.
2. Копия документов об образовании.
3. Трудовой контракт (договор).
4. Выписка (копия) изданного приказа о приеме на должность.

2 этап

Заключает в себя распределение поступающей документации в период всей рабочей деятельности.

Все поступающие документы подлежат проверке и заверке копий сотрудником кадрового отдела.

Вся документация должна подкрепляться в хронологической последовательности.

После прекращения трудовой деятельности, личное дело, заполненное в соответствии с этими этапами, служит первоисточником по восстановлению утраченной трудовой книжки служащего.

Личное дело необходимо заводить отдельно для каждого работника. Составленное дело лучше всего прошить либо сброшюровать.

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

• Рудина Наталья

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял.

Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.

1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки.Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   резюме;
2. документы об образовании и квалификации;
3. копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
4. рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
5. документ или его копия о воинском учете (если имеется);
6. справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
7. данные медосмотра;
8. заполненная анкета (если это предусмотрено);
9. заявление о трудоустройстве;
10. копия приказа о приеме;
11. заключенный трудовой договор и т.д.
12. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    различные квалификационные удостоверения;
13. водительские права;
14. свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
15. свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
16. должностная инструкция;
17. заключаемые допсоглашения (если это делалось);
18. копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
19. акты о прохождении аттестации;
20. данные очередных медосмотров;
21. документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
22. копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
23. данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
24. заявления на отпуск;
25. докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
26. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    заявление на увольнение;
27. копия приказа об увольнении;
28. документы об увольнении в связи с внешним переводом;
29. свидетельство о смерти сотрудника.

Личные дела работников: правильное оформление, сроки хранения, уничтожение

Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.

https://youtu.be/1Zbn-q-0OpE

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя.

Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Это тоже важно знать:
Могут ли уволить беременную женщину с работы: причины для увольнения по ТК РФ

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Что собой представляет личное дело

Личное дело на любого сотрудника представлено в виде папки, где собран весь пакет документов и сведений о работнике. Там указываются все должности, какие занимал сотрудник во время работы на предприятии. Эта совокупность документов готовится индивидуально для каждого работника. Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
• Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Личные дела (ЛД), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию.

Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку).

Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия.

Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

• какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие.

Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

• резюме, составленное для вакансии соискателем;
• анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки,
• служебные записки,
• различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Предлагаем ознакомиться Образец искового заявления о признании завещания недействительным

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2020 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Сколько хранить

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).

Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Доступ третьих лиц к личной информации запрещен и классифицируется как нарушения законодательства РФ.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Задать вопрос

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

• дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Согласно ч.2 ст. 13.11 КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).

Ответственность

Список работников, которые могут иметь дело с личными делами, обязательно составляется руководителей организации и им же издается соответствующий приказ. Каждый работник имеет полное право ознакомиться с информацией, которая касается его у кадровика.

Третьи лица к такой информации не могут иметь никакого отношения, потому что это уже будет считаться, нарушением законодательства РФ. В законах предусматривается ответственность по ст. 81 и ст. 192 ТК РФ, ст. 243 ТК РФ, ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ, ст. 137 и 140 УК РФ.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

• проверить наличие всех документов;
• проверить хронологию бумаг в папке;
• сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Это тоже важно знать:
Увольнение совместителя: как уволить внешнего или внутреннего совместителя

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-khranit-lichnye-dela-v-byudzhetnoy-organizatsii

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Архивирование личных дел уволенных — процесс, с которым сталкивается каждая организация. В определенный момент требуется передача дел сотрудников, уволенных за установленный период. Для обеспечения полной сохранности этих документов рекомендуется перевести их в электронный вид.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. сколько хранить личные дела уволенных сотрудников?

Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Хранение и учет

Дела хранятся как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование — доступ третьих лиц к содержанию этих хранилищ запрещен. Документы в сейфах располагают по номерам, в небольших организациях — в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Отвечая на вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, отметим, что это определено законодательно: в коммерческих организациях бумаги, содержащие персональные данные хранятся 75 лет (см. Перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019), потом уничтожаются.

Для госслужащих порядок иной. Пока человек работает, бумаги с его персональными данными находятся в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и продержат там еще 10 лет. В соответствии со ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от 22.10.2004, личное дело сотрудника после увольнения хранится:

• 75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2013;
• 50 лет — законченные делопроизводством после 01.01.2013.

По истечении срока хранения бумаги уничтожают — в порядке, предусмотренном в организации.

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация и решение вопроса, где должны храниться личные дела сотрудников, возложены на сотрудников отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все готовят дела к архивации).

Правила использования архивной информации

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Это тоже важно знать:
Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

• паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
• диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
• СНИЛС, ИНН;
• военный билет;
• трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

• справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
• персональное заявление специалиста о приеме на работу;
• автобиография, трудовой договор;
• документация о прошедшей аттестации;
• фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

• Учетный номер;
• Имя, фамилия и отчество работника;
• Дата постановки на учет;
• Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

• Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
• Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
• Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
• Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Образец журнала регистрации

Образец контрольной карточки

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Задать вопрос

Это тоже важно знать:
Компенсация при увольнении: виды выплат при увольнении

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Дополнительные вопросы

Правильное установление срока хранения документов очень важно

В данном случае дела уволенных сотрудников должны храниться 75 лет. При этом личные дела руководителей должны храниться постоянно. Для того, чтобы выполнить архивирование личных дел в электронном виде, необходимо оцифровать все документы, составляющие эти дела. Для этого выполняется сканирование. Причем, предварительно проводится обработка, назначается ряд настроек для того, чтобы документы, подлежащие архивированию, направлялись непосредственно в папки хранения. Это поможет значительно сократить время работы.

Срок хранения личных дел сотрудников сократят почти вчетверо

Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Похожие публикации

Период сохранения документации относительно бывшего персонала зависит от характера сведений. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? По действующему ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ бумаги по личному составу оставляют в архиве на 75 лет. Документы на персонал, уволенный после 1 января 2003 года, остаются в архиве на 50 лет.
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

• Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
• Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
• Сведения от аттестации.
• Трудовой контракт.
• Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

• 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
• 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
• 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
• 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
• 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
• 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
• 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
• 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
• 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
• 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
• 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Кадровые специалисты бесплатно предоставляют копии и справки документов, связанных с социальными и пенсионными вопросами, получением льгот и компенсаций. Данные могут использоваться в качестве вещественных доказательств. После применения изъятые документы обязательно возвращаются собственнику или владельцу.

Архивная информация может передаваться в виде электронных документов. В отдельных случаях специалисты библиотек, музеев, научных организаций, государственных органов публикуют справочно-информационные издания.

Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.

Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет.

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
2. Какие документы должны содержаться в нем;
3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Предлагаем ознакомиться: Трансмашхолдинг перевод сотрудника внутри организации

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

• Рудина Наталья

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

• Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
• Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
• На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
• В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
• Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

• Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
• Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
• Анкеты — не менее 12 месяцев.
• Выписки из отчётов — 75 лет.
• Списки работников — также 75 лет.
• Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
• Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
• Заявления на замещения сохраняют 3 года.

• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Выводы

При увольнении сотрудника следует соблюдать некоторые правила:

• дело закрывается в день расторжения трудовых отношений;
• папка сдается в архив не позднее 3-х лет после даты ее завершения;
• кадровик несет ответственность за хранение персональной информации.

Хранить кадровую документацию следует в помещении, недоступном для посторонних лиц. Для предотвращения потери бумаг целесообразно поместить их в сейф (металлический шкаф).

Если у бывшего сотрудника возникнет необходимость отправить запрос на предприятие о предоставлении документов, но компания от них уже избавилась, то это свидетельствует о нарушении закона об архивном деле и влечет наказание по ст. 13.20 КоАП РФ в размере штрафа до 500 рублей.

Источники:

• https://truddogovor.ru/kak-proisxodit-xranenie-lichnyx-del-sotrudnikov-obrazcy-dokumentov/
• https://assistentus.ru/sotrudniki/lichnoye-delo/
• https://gosuchetnik.ru/kadry/kak-pravilno-khranit-lichnye-dela-v-byudzhetnoy-organizatsii
• https://clubtk.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika
• https://rossiz.ru/skolko-hranitsya-lichnoe-delo-sotrudnika-posle-uvolneniya/
• https://pravostoriya.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/
• https://obd2bluetooth.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Подпишитесь на свежие новости