Образец журнала регистрации приказов по личному составу – основные требования

Официальные постановления и функции

6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.

В журнале фиксируются следующие виды приказов:

• о приеме на работу
  (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
• о переводе на другую должность
  (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
• об увольнении
  (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).

Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.

Виды приказов по движению кадров

К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:

• О приёме на работу по основному месту, на неполный рабочий день, совместительству, вахтовым методом и др.
• О премировании сотрудников за хорошее исполнение обязанностей или высокие показатели в работе, по случаю профессионального праздника.
• О перемещении работников (перевод сотрудников на работу в другую местность, в другой отдел, изменении заработной платы работников, их повышение в должности и т.д.).
• Об увольнении сотрудников, о расторжении договора по желанию сотрудника или по соглашению сторон, или по другим основаниям.
• О направлении сотрудников в командировку (зарубежную, длительную).
• Об отпуске или командировках, связанных с вредными или опасными для здоровья или жизни работников условиями труда.
• О предоставлении сотрудникам отпуска без сохранения заработной платы.
• О предоставлении сотрудника отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• О досрочном выходе сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком до полутора, трёх лет.
• Об изменении имени, фамилии, отчества сотрудника.
• О поощрении сотрудника (награждение почётной грамотой, подарком, премирование, объявление благодарности и т.п.).

В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:

• О дисциплинарных взысканиях.
• О краткосрочных командировках.
• О ежегодных оплачиваемых отпусках.
• О праздничных днях и др.

В любой организации со временем накапливается большой объём документов, предназначенных для ежедневного пользования. К ним обращаются в случае проведения проверки, аудита или при необходимости предоставления сотруднику определённой справки.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.

Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность.
   Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

• название компании;
• дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
• дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
• название документа (такое же, как на обложке);
• индекс журнала;
• данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

• общее количество листов;
• подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
• печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Все эти требования направлены на защиту данных от возможных исправлений.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен

быть оформлен в соответствии с этими требованиями и правильно заполнен. В частности, записи должны вноситься полностью, сокращения допускаются только в том случае, если они не приводят к проблемам в их толковании.

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Куда обращаться если не выплачивают декретные, вы узнаете в нашем материале. Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда наш материал будет вам полезен. Если вы нарушили больничный, то за это придется “ответить”. Подробнее о последствиях читайте здесь.

Страницы журнала

Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.

Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.

1. Номер издаваемого документа. Например: 304
2. Дата документа. Например: 20.07.2016.
3. Номер приказа. Например: 489-ЛС.
4. Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
5. Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И.
   При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
6. Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
7. Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
8. Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
9. Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
10. Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.

Кто должен вести документ

Книга приказов должна быть в любой организации, которая издаёт локальные правовые акты. Фактически, это означает, что каждое юридическое лицо одновременно с регистрацией создаёт такой документ и записывает туда сведения о первом приказе — о назначении на должность генерального директора.

Кто из сотрудников несёт ответственность за документ и регулярно пополняет бланк информацией о свежих актах? Ответ зависит от масштаба организации и сложившихся традиций документооборота. Чаще всего эту функцию берёт на себя секретарь руководителя или офис-менеджер. Если такие должности отсутствуют в штатном расписании (в маленьких фирмах) регистрировать приказы будет сам директор или любой из сотрудников, кому он это поручит.

Ведение журнала

Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.

В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.

Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.

Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.

После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?

Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.

Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение — не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии.

Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия (организации). Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала — окончание свободного места для последующих записей.

Кадровый учёт отделяется от учёта бухгалтерского, в котором учитывается основная деятельность на основании юридических норм. Регистрировать приказы про личный состав предприятия совместно c приказами о основной деятельности невозможно, поскольку первые приказы касаются субъектов права, то есть граждан (независимо, являются ли эти люди гражданами РФ или же иностранцами) и им гарантирован как законные права, так и свобода волеизъявления. Говоря упрощенно, хотя на сегодняшнем этапе развития экономики рабочая сила представляет собой товар, продуцирующий её владелец, работник, товаром признаваться никоим образом не может. В основу бухгалтерской отчетности положена именно отчетность об образовании и движении товаров. Поэтому сведение в одну отчетность товаров и не товаров неизбежно будет в последующем порождать путаницу.

Срок хранения такого журнала составляет минимально 75 лет. Поэтому к его форме, a также качеству материалов, из которого он изготовлен, предъявляются определённые требования. Он должен иметь обложку, сделанную из износостойкой, твердой бумаги, листы нужно использовать только из бумаги высокого качества. Наклейка, на которой печатается название журнала, должна быть хорошо приклеена, должна быть предусмотрена невозможность отклеивания.

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Что необходимо фиксировать в документе?

В журнал вносятся приказы, которые имеют отношения к рядовому персоналу компании. К основным таким приказам относятся:

• устройство, увольнение, перевод;
• декрет, сокращение, отпуск;
• совмещение;
• командировка;
• изменение персональных данных сотрудника;
• награждение.

Распоряжения, касающиеся руководителей компании, не заносятся в журнал.

бесплатно бланк журнала учета приказов по личному составу.

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу — только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

• личные карточки;
• финансовые документы;
• трудовые книжки.

Приказы про назначение первых лиц предприятия на должности, которые указываются в уставных документах (например, главный бухгалтер, генеральный директор) считаются приказами основной деятельности, и в этом журнале не отображаются.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

• столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
• второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
• столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
• столбец четвертый используется для записи про вид приказа — зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
• в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
• в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
• в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
• столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу

– это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о приеме на работу;
• о перемещении;
• о совмещении;
• о переводе на другую работу;
• об увольнении (расторжении трудового договора);
• об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрении, награждении;
• об оплате труда, премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

• про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
• про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
• про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
• приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
• приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый — срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

• отпуска, предоставляемые для учёбы;
• отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
• взыскания дисциплинарные;
• дежурства;
• краткосрочные командировочные поездки.

Второй — сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

• приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
• информация об оплате труда, a также премировании;
• информация о поощрениях, награждениях;
• информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
• о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
• приказы про длительные командировки;
• приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

• общей текучести кадров;
• частотности и количественных показателей поступлений на работу;
• статистике увольнений;
• статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Правила оформления журнала

К журналу регистрации ЛС установлено несколько требований относительно его оформления, а также ведения.

• Журнал должен иметь титульный лист. На нём указываются:

1. название организации;
2. название отдела (отдел кадров);
3. дата начала ведения журнала, a также дата окончания (графа заполняется при сдаче документа в архив).

• Ответственность ведения журнала возлагается на конкретного человека. На обратной стороне титульного листа указывается его имя, отчество, фамилия, должность.
• Все записи в журнале нумеруются последовательно.
• Приказы в журнал вносятся в хронологическом порядке — последующая запись обязана иметь более позднюю дату внесения, чем предыдущая.

При записях используют стандартные форматы в написании дат — день, месяц, год.

• Данные о сотруднике (имя, отчество, фамилия), в отношении которого издавался приказ, вносятся без сокращений и изменений.
• Информация, которая вносится в журнал, обязана соответствовать конкретному содержанию приказов.

Опытные кадровики дают совет — не вносить все издаваемые приказы по сотрудникам в один журнал, а разделить их на группы, положив в основу разделения вида действия, касательно записываемого приказа. Например — аттестация, приказ о командировании, приказ о перемещении на новую работу и так далее. Каждой группе целесообразно присвоить свой собственный индекс. Например, приказы о движении личного состава получает индекс ЛС, приказы об отпусках — индекс О, учет больничных листов получает индекс Б, приказам o командировании присваивается индекс КМ и так далее. В организациях, в которых трудится большое количество работников, такая индексация в последующем намного облегчит поиск соответствующей записи. Такое разделение также помогает при анализе работы предприятия для разработки новой формы коллективного договора, анализе текучести кадров.

В Типовой инструкции о делопроизводстве, которое ведется в федеральных органах, утверждённой Приказом Росархива (№ 68 от 27 ноября.2000 года) не устанавливаются жёсткие нормы касательно порядка нумерации в Журнале регистрации приказов, относящихся к личному составу. Отмечается только необходимость нумеровать приказы в виде порядковой нумерации в пределах одного календарного года. При этом отмечается, что распоряжения, приказы по ЛС, по основной деятельности нумеруются отдельно.

Зачем нужен журнал?

Законодательством не предусмотрено наказание за отсутствие журнала по основной деятельности компании, не установлены главные указания к его оформлению. Компании разрабатывают свой формат журнала, руководствуясь законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

В журнале отражаются все издаваемые руководством распоряжения в отношении персонала. Ведение такого документа дает возможность отследить действующее распоряжение, хронологию издания, сориентироваться и быстро найти необходимый приказ. В журнале фиксируется вся трудовая деятельность сотрудников на предприятии.

При возникновении судебных разбирательств между руководством компании и персоналом, журнал будет являться существенным доказательством.

Обязательно ли вести такой журнал? Нет, но это очень удобно. Однако, если вы откажетесь от такого документа, никто вас не оштрафует.

Личный состав – весь персонал компании (постоянный и временный), занятый в трудовой сфере компании.

Официальные трудовые отношения между организацией и работником возникают после подписания договорных отношений. После подписание договора с двух сторон, сотрудник автоматически зачисляется в штат.

Здесь можно подробно почитать о том, что такое “штат” и “штатное расписание”.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

• вложения листов;
• изъятия листов;
• незаконных корректировок;
• неправомерных исправлений.

Поскольку как сами приказы относительно личного состава, так и их записи в нормативно-правовом поле относят к документам юридически значимым, во избежание ошибок не рекомендуется использовать сокращения, которые могут позволить трактовать запись неоднозначно.

Для этого применяются:

• прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
• нумерация всех страниц;
• концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
• на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой — надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

Возможность отклеивания контрольного элемента должна быть полностью исключена. Лучше всего заламинировать обложку.

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

• запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
• любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

При внесении изменений в Журнал ЛС изменения нужно выполнять предельно аккуратно, в строгом соответствии c установленными правилами, отчетливым, легко читаемым почерком.

Типовая форма книги приказов по основной деятельности

Рассмотрим образец книги приказов по основной деятельности. Унифицированного бланка для такого документа нет, каждая организация вправе разработать наиболее удобный для себя вариант. В любом случае форма будет представлять собой таблицу со следующими данными:

• порядковый номер документа;
• дата издания;
• номер приказа;
• фамилия визирующего руководителя, его должность;
• краткое содержание приказа.

Проблем с заполнением такой книги не возникает даже у начинающих секретарей — всё, что необходимо записать, очевидно и есть на самом правовом акте. Чтобы прояснить какие-либо возникшие сомнения, изучите образец заполнения на картинке выше.

Трудности часто вызывает оформление графы с кратким содержанием. Что писать в этом разделе? Некоторые дублируют наименование правового акта, например, «О назначении ответственного за пожарную безопасность». Это не ошибка, но гораздо грамотнее будет передать основное содержание приказа. Например, «О назначении главного инженера Петрова С.М. ответственным за пожарную безопасность». Такой подход многократно упростит поиск по реестру документов, а при утрате оригинала поможет без труда его восстановить.

Когда распечатываете и подшиваете журнал, добавьте на последнюю страницу строки с указанием количества листов, а также дату и подпись руководителя. Директор должен проверить книгу и подписать её — только тогда документ можно отправить в архив.

Скачать: Журнал регистрации приказов по основной деятельности (пустой бланк)

Ведение журнала регистрации приказов ЛС в электронном виде

Правовые и нормативные акты относительно делопроизводства и документооборота допускают ведение журнала ЛС как в бумажном, традиционном виде, так и в электронном. Компьютерный файл по сути представляющий собой регистрационную таблицу, должен быть защищен от несанкционированных правок и в целом — доступа. Правила ведения такого электронного журнала аналогичны правилам, по которым ведется бумажный журнал.

Существующий в электронном виде журнал, или же его отдельный бланк, можно в случае необходимости распечатать, соблюдая при этом все необходимые требования к внешнему оформлению:

• обложка;
• нумерация;
• титульный лист.

Затем отпечатанные листы сшиваются в соответствии c требованиями о нумерации страниц, прошива листов и сшивания, заверения подписью и опломбирования.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности
необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

В какой форме вести учёт

Сложившийся порядок документооборота большинства организаций предполагает, что книга учёта приказов будет вестись в бумажном виде. Этот документ имеет постоянный срок хранения, поэтому логично иметь его на физическом носителе. С другой стороны, писать реквизиты и содержание акта вручную слишком трудоёмко и несовременно. К тому же, могут возникнуть проблемы с читаемостью, если секретарь непонятно запишет цифры или буквы.

Электронный журнал гораздо удобнее бумажного: все символы легко читаются, часть информации можно не писать заново, а копировать (например, фамилию руководителя). Однако файлу с реестром необходимо обеспечить максимальную безопасность, чтобы в случае поломки не лишиться критически важных данных.

Рекомендуется хранить книгу в облачном сервисе (тогда выход из строя техники не нанесёт урон файлам), а также ежегодно распечатывать и подшивать.

Пример записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• вопросы планирования;
• порядок отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

• о назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

• зафиксировать дату издания каждого приказа;
• обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др.

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе.

Важно! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

О ведении журнала регистрации приказов по основной деятельности, читайте в статье Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• титульный лист;
• раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

• наименование фирмы;
• наименование документа;
• дата начала заполнения журнала;
• дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

• Ф. И. О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
• даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

• порядковые номера приказов;
• даты, номера, наименования приказов;
• количество листов в каждом приказе;
• Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

• титульный лист;
• несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
• главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

• название компании полностью;
• название документа;
• время составления журнала учета;
• последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

• ФИО уполномоченных граждан полностью;
• ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
• подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
• даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

• порядковый номер записи;
• реквизиты документа, дата и номер;
• количество листов, из которых состоит приказ;
• ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.