Если человек отсутствовал на рабочем месте менее 4 часов, это юридически не считается прогулом и не может караться увольнением. Однако, даже кратковременное отсутствие может привести к нежелательным и даже фатальным последствиям. Поэтому руководитель подразделения или работодатель вправе составить о таком отсутствии акт и подвергнуть виновного дисциплинарному взысканию. Неоднократное повторение подобных инцидентов вполне может стать поводом для расставания с сотрудником. Чаще всего встречаются опоздания, более ранний уход с работы и позднее возвращение с обеденного перерыва.
Для правильного законодательного оформления таких ситуаций обязательно требование объяснительной записки у работника, отсутствовавшего на своем рабочем месте. Ведь может оказаться, что причины отсутствия были вполне уважительными, и наказывать сотрудника не за что. В любом случае, написать этот документ необходимо.
ФАЙЛЫ
Отсутствие на работе без уважительных причин
Отсутствием на работе, то есть прогулом, будет считаться пропуск трудового времени длительностью более чем в четыре часа подряд. То есть, если работник, к примеру, пропустил два часа, потом явился, и в конце дня пропустил ещё три – это, конечно, всё равно может послужить поводом для разбирательства, но не в связи с прогулом.
Однако если всё же случился прогул, то какие причины будут сочтены уважительными? Многое зависит от отношения начальства к сотруднику, от его послужного списка. Если он нарушает дисциплину уже далеко не в первый раз, то отношение будет совсем не таким, как к тому, кто давно работает в компании и раньше проявлял себя исключительно с положительной стороны. Но что написать в объяснительной за прогул лучше всего? Можно выделить следующие причины, обычно считающиеся уважительными:
- уход за больным ребёнком;
- вызов в суд;
- временная нетрудоспособность;
- чрезвычайные обстоятельства, такие как пожар или потоп в доме.
Конечно, крайне желательно подтвердить все справками, особенно если они из тех, что подтверждаются ими с лёгкостью, как пропуск рабочего дня в связи с болезнью.
Помимо перечисленных, разумеется, может быть и множество иных обстоятельств, но о большей их части, например, подготовке к экзаменам, можно предупредить начальника и заранее. В любом случае, какой бы ни была причина прогула, стоит как можно более ясно и точно отразить её в объяснительной.
Иногда, конечно, объяснения могут быть самыми комичными, и нужно быть готовым к тому, что если причиной прогула послужили роды у собаки или желание поучаствовать в митинге, то причина не будет сочтена уважительной, и могут последовать соответствующие меры. Ведь если уважительных причин для прогула не обнаружится, то это может привести даже к увольнению с должности, поскольку является грубым нарушением трудовой дисциплины (статья 81 часть 6 ТК), и даже за однократный прогул допускается увольнение.
https://youtu.be/SqgREI3Vr5M
Уважительные причины отсутствия сотрудника на рабочем месте
Причин, по которым руководитель может потребовать подчиненного описать происшествие в объяснительной, достаточно много. Среди самых распространенных:
- опоздание
- неявка
- отсутствие на работе
- самовольный уход до окончания рабочего дня (смены)
- отказ от выполнения обязанностей
- ошибки в работе
- невыполнение должностных обязанностей
- выявление нарушений комиссией, проверкой
- нарушение трудовой дисциплины
Не стоит сразу воспринимать «в штыки» предложение руководителя написать объяснительную. Написанная объяснительная – изложение работником собственного видения ситуации. Этот документ не позволит начальству трактовать все по-своему и наказать невиновного подчиненного.
Если руководитель не получил объяснительную через 48 часов после того, как работника попросили ее предоставить, он имеет право применить дисциплинарное наказание.
Как составляется объяснительная за прогул на работе в 2020 году?
Форма и структура документа
Как грамотно написать? Объяснительная за неявку пишется в вольной форме и от руки. Стиль изложения должен быть деловым.
Структура документа должна содержать следующие элементы:
- в правом верхнем углу первой строчкой указывается наименование предприятия, его организационно-правовая форма, на следующей строчке должность и ФИО руководителя, которому предоставляется пояснение;
- посередине пишется наименование документа – объяснительная записка о неявке на работу;
- затем следует само пояснение причин в произвольной форме изложения;
- после — дата и подпись
- если есть документальное подтверждение уважительности причин отсутствия, на них ссылаются в тексте, делая приложение, добавляют к документу.
Что и как правильно написать?
Составление объяснительной записки за прогул имеет определенные рекомендации, с целью защиты прав и интересов самого работника:
- стиль изложения должен быть деловым, лаконичным и не иметь эмоциональной окраски;
- обязательным условием является наличие шапки документа, правильное наименование предприятия, должность, фамилия, имя, отчество того, кому адресовано пояснение;
- правильно указать название документа;
- исходящий номер и дата регистрации;
- должность, ФИО, подпись.
Причины, не являющиеся уважительными:
- неявка на рабочее место на протяжении дня или 4 часов;
- неявка без причин и не уведомление руководства об этом;
- факт пропуска зафиксирован и имеет документальное подтверждение.
Поправка: если неявка длилась ровно 4 часа, без единой дополнительной минуты – это не прогул; если у сотрудника нет личного рабочего места, а он находился на территории предприятия – это тоже не прогул; в случае, когда подчиненный по объективным причинам не смог вовремя сообщить о своем отсутствии, то такие обстоятельства могут считаться уважительными.
Законные причины:
- временная потеря трудоспособности;
- выполнение государственных обязанностей (например, член избирательного участка на выборах);
- донорство крови;
- задержание сотрудниками полиции, арест;
- сложные погодные условия и проблемы с транспортом;
- в случае задержки зарплаты более чем на две недели (работник должен уведомить начальника о невыходе в письменной форме);
- вызов в суд.
В результате пропуска по уважительной объективной причине, следует предоставить документальное подтверждение (больничный, повестку в суд, справку).
Где регистрируется?
После написания пояснительной записки он регистрируется в канцелярии или в отделе кадров и отдается секретарю руководителя или же непосредственно ему самому.
Сроки составления
Согласно трудового законодательства, работник должен написать и предоставить объяснительную записку о пропуске в течение 2 рабочих дней.
Образец (примеры и варианты)
Взирая на обстоятельства и причин неявки, законодательство рекомендует оформлять пояснительную записку конкретного содержания. Ниже представлены образцы пояснительных записок о неявке на работу.
По семейным обстоятельствам:
Пример объяснительной записки, связанной с семейными обстоятельствами
По состоянию здоровья:
Пример объяснительной записки, связанной с состоянием здоровья
Без уважительной причины:
Пример объяснительной записки, не подтвержденной какими-либо уважительными причинами
По иным основаниям:
Образец уведомления об увольнении за прогул вы найдете в нашей статье.
Прогул влечет за собой ответственность или нет? Узнайте тут.
Скачать форму акта о прогуле работника можно здесь.
Можно ли уволить за прогул без объяснительной по закону
Не стоит забывать, что данная выходка грозит увольнением, о котором также говорится в Трудовом Кодексе Российской Федерации. А объяснительной запиской юристы называют документ, в котором работник пишет и объясняет причины своей неявки на работу (в случае с прогулом).
В случае если работник написал объяснительную за свои прогулы, то его могут наказать, только исходя из написанного им документа (увольнение, лишение премии урезка зарплаты). Если работник не написал документ и не пояснил причины своего поступка, то есть большая вероятность, что его уволят.
Можно рассмотреть две ситуации:
- Первая, когда работник систематически не выходит на работу. Тогда работодатель имеет право уволить его с причиной «систематические прогулы». Днем увольнения сотрудника является последний день его официальной трудовой деятельности. В этот же день работодатель обязан выслать письмо своему сотруднику с уведомлением о его увольнении;
- Вторая ситуация – это когда работник все же объявился, но документально не объясняется. Тогда директор организации имеет право уведомить его о предстоящем увольнении.
Уважительные причины неявки на работу
Чаще всего, у «прогульщиков» бывают уважительные причины, к которым относятся:
- Прогул из-за болезни или травмы;
- Прохождение срочного медосмотра;
- Уход за больным ребенком или близким родственником;
- Опоздание из-за непредвиденной ситуации (застрял в лифте, сломался автобус и т. д.);
- Задержка зарплаты работодателем.
В таких случаях вместе с объяснительной нужно привести документы, которые доказывают правоту работника. Например, в случае с болезнью, предоставить выписку врача.
Обязательно ли писать объяснительную, если нет уважительной причины?
В любой ситуации, работник имеет право не писать объяснительную по поводу нарушения. Только отказ от написания может повлиять отрицательно на его работу, а может и послужить поводом для его увольнения.
Статистика показывает, что в 85% случаев, когда рабочие не пишут бумагу по поводу неявки, все заканчивается увольнением (в остальных случаях вынесение акта с предупреждением). Поэтому рабочему лучше все-таки написать ее и как можно подробно описать свою ситуацию и не забыть извиниться.
Обязан ли работник писать объяснительную
Закон не содержит императивной нормы, которая бы обязывала сотрудника писать объяснительную. Не важно, какой срок проступка: неделя прогула либо меньше. Работнику лучше написать объяснение. В особенности это актуально, если человек не смог предупредить работодателя о том, что он не придет на работу ввиду уважительных причин. Нельзя говорить о том, что работодатель готов всегда увольнять своих сотрудников. Обычно прогульщику дают еще один шанс. Но если речь идет о систематических прогулах, работника увольняют.
При выявлении прогула работодатель должен четко следовать определенному алгоритму. В частности, работодатель создает комиссию. Она должна рассмотреть факт прогула в качестве свершившегося. Далее, работодатель обязан проверить предоставленные бумаги в качестве доказательственной базы. Окончанием проверки сотрудника следует считать издание приказа, в котором будет написано, какая мера дисциплинарного воздействия будет применена к человеку.
ВАЖНО: Работодатель может выбрать по своему усмотрению форму наказания сотруднику. Но только в рамках ТК РФ. Кроме того, работодатель по своему усмотрению и внутреннему убеждению может внести запись о применении дисциплинарного взыскания в трудовую книжку, но может и не делать этого.
По состоянию здоровья
Любому человеку может стать плохо, особенно, если речь идет о лицах в зоне риска по части здоровья – работающих пенсионерах, беременных, сотрудниках, имеющих инвалидность. Если причиной пропуска работы послужило ухудшение состояния здоровья, об этом следует написать в объяснительной.
К сожалению, если человек, попросту почувствовав себя нехорошо, ушел с работы или вовсе не явился на свое рабочее место, при этом обращения за медицинской помощью не было (не имеется документальных подтверждений случившегося временного ухудшения здоровья), работодатель вправе применить к такому сотруднику дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Важно! На основании статьи 261 ТК РФ к беременным женщинам не может быть применено увольнение в качестве меры дисциплинарного взыскания.
Пример объяснительной об отсутствии на работе по состоянию здоровья
Когда нужно писать объяснительную
По факту отсутствия на рабочем месте более 4 часов сотрудник предприятия обязан написать объяснительную. Это письменное разъяснение того, что с ним случилось, причины поступка. Трудовое законодательство четко различает два вида причин, которые подразделяются на уважительные и неуважительные. В зависимости от того, какая из причин будет отражена в документе, написанном работником, зависит алгоритм последующих действий работодателя.
Уважительные:
- оформление больничного из-за болезни самого сотрудника, детей, либо по уходу за нетрудоспособными членами семьи;
- похороны;
- участие в судебных заседаниях, в оперативных мероприятиях;
- ликвидация ЧП по месту жительства сотрудника;
- устранение последствий ЧП;
- ДТП на автомагистралях города.
Уважительные причины должны быть подтверждены документально. В частности, документами могут быть:
- больничный;
- справка из медицинского учреждения;
- повестка;
- справка ГИБДД;
- документ из ЖЭУ.
Если руководитель компании был предупрежден предварительно о том, что работник не придет на работу, это не может считаться прогулом.
Неуважительные причины: непредоставление подтверждающих документов отсутствия на рабочем месте более 4 часов.
Объяснение, данное работником в письменном виде, выступает служебным документом, перенаправляемым от работника в отдел кадров. В этом документе работник дает объяснение своим поступкам. Если у работника имеются документы, которые смогли бы его оправдать, следует их обязательно приложить к записке. В ТК РФ дается только четкое разграничение уважительных и неуважительных причин. Но не дается понимания того, что можно считать уважительными причинами, а что нельзя. Из этого следует, что оценивать совокупность причин будет только работодатель. Таким образом, получается, что его оценка будет субъективной, что не может не вызывать опасений в случае, если личные отношения между этими двумя людьми довольно натянутые.
Написание этой записки не является обязанностью сотрудника. ТК РФ не содержит императивной нормы по поводу написания объяснения. Но несоставление этого документа на практике расценивается как признание работником своей вины.
Могут ли уволить без объяснительной
Увольнение за прогул выступает взысканием, указанным в статье 81 ТК РФ. Алгоритм применения таких взысканий определен статьей 193 ТК РФ. По этой норме руководитель в случае увольнения из-за прогула обязан потребовать от работника объяснения ситуации. Но непредоставление недобросовестным работником этого документа не может создать помеху к его увольнению.
Обычно проблемы работодателя возникают тогда, когда прогул человека носил длительный характер. Работодатель при выполнении положения о том, что день прекращения трудового договора является последним днем работы, рисковал задержать выдачу трудовой книжки сотруднику. Статья 84.1 ТК РФ установила, что работодатель освобождается от материального вида ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Но в случае, если происходит несовпадение последнего дня работы с днем оформления увольнения за прогул. Таким образом, закон допускает, что дата издания приказа о том, что сотрудник увольняется, может быть более поздней, чем дата увольнения, содержащаяся в документе.
По положениям статьи 84.1 ТК РФ дисциплинарное взыскание, которое полагается сотруднику за прогул, может быть применено не позднее месяца с даты обнаружения проступка. Сюда не входит период нахождения человека на больничном, в отпуске.
ВАЖНО: Невыход сотрудника на работу отражается в табеле учета времени на работе. Непосредственный руководитель недобросовестного работника обязан сообщить вышестоящему руководству о том, что сотрудник не появился на работе через докладную записку.
В процессе оформления увольнения необходимо понимать, что длительный прогул должен быть зафиксирован не более одного месяца назад.
Что предписывает закон
Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.
Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.
В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.
Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.
Оформление документа
Оформление документа Обратите вниманиеСотрудник, совершивший прогул, должен писать объяснительную и нести ответственность только в случае правильного документально оформленного факта прогула. О том, как оформляется прогул и какеи есть нюансы в различных ситуациях — читайте в этой статье
Написание документа следует начать с «шапки», где указывается кому адресуется и кем составляется документ. Объяснительная пишется на имя директора предприятия, сотрудником которой является человек. Обязательно нужно указать ФИО и корректное название должности директора, а также ФИО и должность составителя документа.
Дальше посередине листа пишется название документа «Объяснительная записка» и можно переходить к основному тексту. Следует упомянуть точную дату, в которую был пропущен рабочий день, а также написать причину пропуска. Дополнительно свое серьезное отношение к работе можно подчеркнуть указав также причину, по которой работодатель не был предупрежден о прогуле заранее либо в течении для. Если сформулировать такую причину затруднительно можно просто упомянуть, что предупредить работодателя не было возможности.
После основного текста записки нужно написать дату составления документа и поставить подпись, после чего документ предоставляется сотруднику кадровой службы. Если причина, по которой рабочий день был пропущен, посчитается неуважительной, по отношению к сотруднику может быть предпринято дисциплинарное взыскание, вынесен выговор либо прогульщик даже может быть уволен «по статье». Однако, в отношении одной объяснительной может быть выбрана только одна мера пресечения и если работодатель вынес выговор, сотрудник уже не может быть уволен по причине обозначенного прогула. Кстати, по какой статье могут уволить — читайте здесь
объяснительной о прогуле
Чем грозит прогул
Если человек покинул рабочее место без согласования со своим руководителем, это считается нарушением дисциплины. В любом случае, сотруднику грозит ответственность за прогул. Способ воздействия на недисциплинированного сотрудника зависит от многих факторов. Например, это может быть частота нарушений, стаж работы, профессионализм, моральное состояние, рабочие отношения с коллективом. Взвесив все ситуации, проанализировав их, руководитель приходит к определенному решению.
Прогулы бывают разными. Например, может быть единичный случай прогула более 4 часов. Сотрудник в этом случае сделает акцент на причинах произошедшего с ним проступка. Напишет, что это явление было исключением из правил. И при вынесении решения о том, что делать с таким сотрудником, руководство принимает во внимание поведение сотрудника, предшествующее ситуации.
Если раньше работник добросовестно трудился, не был замечен в нарушениях, выполнял задания в соответствии с тем, что изложено в его должностной инструкции, руководитель может устно предупредить работника. Это называется предупреждением.
Длительный прогул подразумевает отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд. Необходимо своевременно оформлять прогулы. Акт об отсутствии работника необходимо составлять в срок, не позднее одного месяца с даты нарушения. Административный вид наказания может быть использован в отношении работника с момента появления документации о факте прогула.
Иногда недобросовестные сотрудники прогуливают работу в систематическом порядке. Поэтому работодатели теряют надежду на то, что работник одумается. В этой ситуации на практике руководители прибегают к исключительному виду дисциплинарного воздействия на человека. Это увольнение по статье 81 ТК. Запись об этом фиксируется в трудовой книжке.
В праздничные и выходные дни работать можно, но только по договоренности между сторонами: сотрудником и его руководителем. Факт согласия сотрудника на работу в такие дни должен быть документально зафиксирован. Если нет документа, подтверждающего выход человека в выходной день на работу, привлекать его за прогул противозаконно.
Как правильно писать
Объяснение пишется от руки, в произвольном формате. Изложение должно быть в деловой форме. Структура документа содержит в себе следующие реквизиты:
- первой строчкой в правом верхнем углу необходимо указать наименование предприятия, его организационно-правовую форму, далее фамилию, имя, отчество руководителя, которому дается пояснение;
- в середине листа пишется название – объяснительная записка о неявке на работу;
- после следует пояснение причин неявки, они пишутся в произвольной форме;
- внизу ставится дата написания документа с подписью составителя;
- если есть уважительные причины неявки, они указываются в тексте объяснительной, документы прилагаются к записке.
Правила составления объяснительной записки:
- Стиль изложения должен быть деловым, лаконичным, но в тоже время максимально понятным.
- В документе должны быть соблюдены все реквизиты, в частности, должно быть указано в шапке верное наименование предприятия, компании;
- Название документа должно быть посередине листа, обязательным условием является его верное указание.
- У документа должен быть исходящий номер, дата регистрации.
- На документе должна стоять подпись составителя, должность в организации.
Неуважительные причины:
- Человек отсутствует на рабочем месте более 4 часов подряд.
- Руководство предприятия не было уведомлено о том, что работника не будет на рабочем месте.
- Факт прогула зафиксирован, а также документально подтвержден.
ВАЖНО: Если неявка длилась 3 часа 59 минут – это не прогул, если работник был на территории предприятия, а у него нет рабочего места – также не прогул.
Если человек не смог сообщить работодателю о том, что он не придет на работу по уважительным причинам, это не считается прогулом.
Уважительные причины:
- больничный;
- выполнение обязанностей, данных государством;
- донорство;
- арест;
- задержание;
- неблагоприятные климатические условия;
- проблемы с транспортной доступностью;
- вызов в суд;
- задержка заработной платы более двух недель.
После составления объяснения, документ регистрируется в канцелярии руководства. Можно документ отдать самому руководителю либо в секретариат. Работник обязан предоставить объяснение о неявке на работу в течение 2 дней (рабочие).
Пример
Для понимания того, как правильно оформить рассматриваемый акт, требуется привести конкретный пример.
Цех по ремонту ТС Руководителю ремонтного цеха
Иванову Сергею Николаевичу
от мастера Сидоровой Ольги Петровны
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №12 от 12.09.2019 года
ОБ ОТСУТСТВИИ СОТРУДНИКА НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Довожу до Вашего сведения о том, что ремонтник цеха Жилин Аркадий Семенович не присутствовал на рабочем месте 10 сентября 2019 года на протяжении всего дня, то есть с 08.00 до 18.00. Когда я пыталась с ним связаться, Жилин А.С. не отвечал на звонки. 11 сентября Жилин вышел на работу вовремя, представил справку, выданную сотрудниками ГИБДД, о том, что он попал в аварию, где был виновником. Его задержали до того момента, пока не были выяснены все обстоятельства, то есть до 14.00. В связи с тем, что потом времени на работу оставалось мало, Жилин принял решение не выходить на смену.
В связи с тем, что Жилин А.С. не ответил на звонок и не сообщил на предприятие о том, что не явится и не озвучил причину, прошу вынести ему наказание в виде выговора.
Мастер Сидорова О.П.
Чем грозит для работника?
Прогул относится к видам дисциплинарных проступков, за который налагают взыскания в виде выговора или замечания, а за такое грубое нарушение, как длительный прогул работника могут вовсе и уволить по статье.
Работодатель обязан в кратчайшие сроки зафиксировать прогул документально. Отразить отсутствие работника на рабочем месте необходимо в том случае, чтобы при следующем нарушении у нанимателя было основание для наложения соответствующего взыскания на нарушителя.
Какие последствия для работника на испытательном сроке при совершении прогула более 4 часов, как оформляется. Пример приказа об увольнении за допущенный длительный прогул
Можно ли оформить прогул без дачи объяснений
Для привлечения к ответственности заставить сотрудника написать объяснительную записку руководство не имеет права. Если же он отказывается от объяснения причины своего отсутствия, его законное право, последствия вынесения решения данного факта руководство будут рассматривать в одностороннем порядке. Оправдательные устные причины от нарушителя будут не актуальны. В таком случае нарушитель не может рассчитывать на лояльное отношение к себе после проступка и речи о помиловании стоять вряд ли будет. Оспорить вынесенное наказание будет практически невозможно.
Есть и другая сторона, если работник действительно совершил прогул по веским основаниям, на которые имеются соответствующие документальные доказательства, их также необходимо приобщить к записке. В данном случае руководство должно поставить в табеле отсутствие по уважительной причине и это позволит избежать увольнения или другого наказания.
Такой вид документа, как объяснительная, является кадровым, на котором прогульщик дает подробное пояснение своего отсутствия во время рабочего времени.
Процедура оценки проступка, обычно несет большие разногласия между подчиненным и начальником.
Как работодателю истребовать объяснительную за прогул
Прогул — это отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов. Важно отличать это от вынужденного прогула, когда отсутствие на работе связано с действиями руководителя.
Перед получением объяснительной записки от сотрудника, следует подготовить акт о прогуле, в который входят показания:
- непосредственного начальника;
- минимум двух свидетелей, подтверждающих неявку.
Служебные расследования по нарушениям дисциплины любого типа могут проводиться не позже, чем на протяжении месяца со дня совершения проступка.
Возможно ли увольнение за прогул
Действующим законодательством установлено, что руководитель вправе применить к работнику, допустившему нарушение трудовых обязанностей, меры воздействия дисциплинарного характера – замечание, выговор, увольнение. Решение о виде наказания начальник принимает единолично исходя из специфики сложившихся обстоятельств. На практике, если нарушение было допущено впервые, то вместо увольнения применяют более мягкую меру воздействия.
Законом определены ситуации, когда освобождение от должности может произойти сразу, без объявления замечания или выговора. Это происходит и в случае однократного грубого нарушения работником обязанностей. К таковым отнесен и прогул без уважительной причины. То есть в случае отсутствия на работе более четырех часов руководитель имеет полное право уволить человека, не применяя к нему другие меры воздействия.
Место и значение объяснительной при оформлении прогула
Прогулом будет являться отсутствие сотрудника на своем месте в течение всего рабочего дня или 4 часов подряд. Документооборот и порядок действий при оформлении прогула определены ТК РФ и включают в себя:
- Фиксация проступка. В связи с отсутствием сотрудника составляется акт, в котором указывается дата и время невыхода. Акт подписывается руководителем прогульщика и не менее чем двумя коллегами. При появлении работника его знакомят с актом под подпись или делают отметку об отказе подписаться.
- В табеле проставляется НН (неявка по невыясненным обстоятельствам).
- Руководство затребует у сотрудника письменные объяснения по факту нарушения дисциплины. На подготовку дается 2 рабочих дня.
- При непредставлении объяснительной составляется соответствующий акт.
- Независимо от того, представлена объяснительная записка или нет, руководство принимает решение о привлечении к ответственности или признании причин неявки уважительными.
- При привлечении к ответственности выносится соответствующий приказ, который объявляется сотруднику. При увольнении за прогул оформляются необходимые документы, вносится запись в трудовую книжку.
- В табеле делаются исправления. В случае отсутствия по причине, признанной уважительной, в табеле поставляется соответствующая отметка (например, Б — болел, ОЗ — отпуск без ЗП). При подтверждении прогула указывается ПР.
Объяснительная записка является единственным и основополагающим документом, который может спасти ситуацию и избавить сотрудника от выговора или даже увольнения. Единичный прогул является достаточным основанием для прекращения трудовых отношений. Рассчитывать, что администрация неправильно задокументирует нарушение, не приходится. К документам, составляемым при увольнении по вине сотрудника, руководство ототносится с повышенным вниманием.
Необходимость составления объяснительной
Независимо от того, были ли причины уважительными, если согласие работодателя на пропуск рабочего времени не было получено заранее, то необходимо будет написать объяснительную по поводу прогула и растолковать, чем он вызван. Впрочем, необходимость написать объяснительную может возникнуть не после каждого прогула. Она появляется, лишь если отсутствие сотрудника было зафиксировано в документах, и ему поступило распоряжение написать объяснительную по этому поводу. Делать же это по собственной инициативе не нужно – иногда такие вопросы решаются просто в личной беседе с начальством.
Если объяснительная была затребована, но не дана сотрудником, работодатель получает полное право уволить его.
Архивные сроки хранения объяснительных записок
Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.
Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.
Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.
Нужно ли с работника требовать объяснения при прогуле?
Объяснительная представляет собой документ, в котором отражается обоснование провинившегося сотрудника своего поступка. Работодатель вправе требовать от трудящегося предоставление бумаги указанного вида.
Важно учесть, что окончательное решение об оформлении пояснительной записки принимает работник. Он может как согласиться на ее составление, так и отказать в совершении данного действия.
Для того чтобы расследование, касающееся установления факта отсутствия сотрудника на рабочем месте, дало максимально точный результат, работнику рекомендуется при любых обстоятельствах составлять объяснительную записку.
Особенно это важно в том случае, если гражданин, нарушивший трудовую дисциплину, считает, что проступок был совершен по уважительной причине.
Объяснения должны быть предоставлены в течение 2 дней с момента выдвижения требования со стороны работодателя. Объяснительная прикладывается к докладной записке начальника подразделения.
Процедура объявления выговора за прогул.
Выводы
При совершении дисциплинарного проступка, в том числе в случае отсутствия на рабочем месте без уважительной причины, работник должен предоставить объяснительный документ. В нем отражается информация о причине, по которой возникла необходимость прогула.
Требование данной бумаги — обязанность работодателя. В свою очередь, сотрудник решает сам, оформлять записку данного образца или нет.
Если в течение 2 дней после отправки запроса трудоустроенный гражданин не предоставляет документальных объяснений содеянного, руководством фирмы составляется соответствующий акт отказа. Отсутствие документа приравнивается к признанию нарушителем трудовой дисциплины своей вины.
Отказ от дачи объяснений
Признание факта совершения прогула в объяснительной важно, поскольку именно на основании признания сотрудника на него накладывается взыскание. Но что, если объяснительная о прогуле работы не составлена сотрудником после того, как ему был направлен соответствующий запрос?
Конечно, это не означает, что наказать его нельзя. В таком случае нужно будет составить акт об отказе от дачи объяснений, который должны удостоверить составитель и минимум двое свидетелей. Акт составляется при отсутствии объяснений в течение двух рабочих дней после запроса либо сразу же после категорического отказа сотрудника их давать. После составления данного акта на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
Объяснительная работника
В соответствии с требованиями действующих норм, перед тем как принимать решение, руководитель обязан предложить работнику написать объяснение о причинах проступка. Такой документ составляют с соблюдением установленных правил.
Форма и содержания
Объяснение должно быть оформлено письменно. Для этого можно использовать обычную офисную бумагу. В некоторых компаниях изготавливают бланки для таких целей.
В тексте документа необходимо указать:
- Название организации.
- Данные о её руководителе.
- Сведения о работнике – как зовут, какую должность занимает.
- Дата случившегося.
- Все обстоятельства происшествия.
- Причины, послужившие этому.
- Признает или нет человек свою вину.
- Подпись работника и число оформления документа.
Составленное объяснение передается на рассмотрение руководителю компании. Человек пишет бумагу самостоятельно. Не допускается указывать ему, каким должно быть содержание пояснения.
Можно ли отказаться от дачи объяснений
Общими правилами определена обязанность руководителя компании истребовать у работника объяснительную.
В свою очередь, для труженика это является правом. То есть человек может дать отказ начальнику. Такой факт должен фиксироваться документально. Реализуется это путем написания акта.
В содержании должно быть отражено:
- Дата и место составления документа.
- Информация о составителе и присутствовавших при этом работниках.
- Факт отказа от дачи пояснений.
- Подписи принимавших в процедуре участие.
Составленный акт приобщается к материалам проверки и передается руководителю компании. Отсутствие пояснений не является препятствием для применения к нарушителю мер воздействия дисциплинарного характера.
Срок получения документа
Действующими нормативными актами определено, что объяснительная должна быть представлена работником в течение двух суток с момента поступления требования от руководителя. В данном случае в расчет берутся только рабочие дни. Соответственно, что наличие положенных выходных или общего нерабочего времени в такой период, продлевает срок.
Правила составления документа
Чтобы не потерять своё рабочее место, необходимо правильно подойти к написанию объяснительной. Особенно если работник не имеет стопроцентно уважительной причины, не позволяющей работодателю его уволить, и всерьёз опасается за своё место. В этом случае немало будет зависеть от подачи причин пропуска рабочего дня в объяснительной, и от того, насколько весомыми аргументы покажутся начальству.
Структура и содержание
Стоит хорошо продумать, как должна быть составлена объяснительная за прогул и как выстроить её структуру, ведь это важный документ, от которого может зависеть решение работодателя относительно наказания. Строгой формы для документа не установлено, и всё же определённые структурные элементы в ней должны содержаться. При составлении можно ориентироваться на прилагающийся к статье образец. Основные элементы, которые должна содержать записка:
- наименование организации;
- ФИО руководителя и самого работника;
- название документа – «Объяснительная» либо «Объяснительная записка»;
- указание на точную дату, в которую (либо в которые), сотрудник отсутствовал на рабочем месте;
- причина, по которой он отсутствовал;
- дата составления, подпись составителя, её расшифровка.
Всё содержание, таким образом, делится на две части. Это:
- фактическая часть, в которой содержится подтверждение факта прогула и изложение ситуации в целом;
- объяснительная часть, в которой приводится причина отсутствия работника на своём месте; помимо неё могут быть даны дополнительные объяснения и оправдания, или указано, почему он не имел возможности предупредить о своём отсутствии заранее.
Обычно пишется от руки на простом листе (иногда в организации имеются специальные бланки), во многих компаниях заведено писать объяснительную от руки, как дополнительное подтверждение того, что она действительно составлена самим провинившимся сотрудником.
Указание причин отсутствия на работе
Главное, для чего пишется записка, – указание причин, по которым сотрудник отсутствовал.
Отметим, что в законодательстве нет чётко зафиксированного перечня оснований, являющихся уважительными, потому решение о том, насколько уважительными они являются в каждом конкретном случае, принимает работодатель.
Потому нужно продумать изложение причины, сформулировать её максимально корректно, в деловом стиле. Желательно изложить причину ясно и лаконично. Помимо причины отсутствия на рабочем месте, серьёзное отношение к вопросу подчеркнёт объяснение того, почему работник не мог предупредить своего начальника о прогуле заблаговременно либо хотя бы уже по ходу дня.
И конечно, шансы на то, что причина будет сочтена уважительной, станут куда выше, если она подтверждена документами. Ведь слова остаются словами (что не отменяет важность подбора формулировок!), а документы куда более весомы. Но если подтвердить весомость причины документами нет возможности, можно попросить оформить прогул как отпуск за свой счёт – возможно, работодатель пойдёт навстречу.
Сроки
Допустимо оформить записку не в тот день, когда произошло нарушение порядка, установленного в компании. Изначально это фиксируется в табеле, где учитывается рабочее время. Гражданину, допустившему такое поведение, выделяется пара дней на то, чтобы он имел возможность оформить объяснительную и в ней указать, по какой причине его не было на работе. Кроме того, за это время человек имеет возможность собрать документы, подтверждающие уважительный характер причины, по которой он не явился на работу. Как пример, это может быть справка, оформленная в ЖЭК относительно того, что в квартире произошла авария и принимались меры к ее устранению.
Важно учесть то, что в такой справке должно отражаться время, в течение которого проводились такие работы. Если на протяжении указанного периода гражданин не составляет такой акт – уполномоченное лицо формирует докладную. В ней указываются все факты, в том числе отказ объяснять причину.
Оформление объяснительной
Объяснительная записка составляется в произвольной форме с соблюдением общеустановленных правил делопроизводства. В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя, должность и ФИО прогульщика.
Ниже по центру указывается название документа: объяснительная записка или просто объяснительная. Далее приводятся объяснения по факту отсутствия на работе.
В объяснительной в обязательном порядке указываются даты отсутствия, пояснения даются по каждому дню отсутствия.
В конце документа проставляется подпись и текущая дата, прикладываются подтверждающие документы и доказательства.
Составить объяснительную можно на компьютере или написать собственноручно.
Готовый документ передается ответственному сотруднику отдела кадров или руководителю согласно установленному в компании порядку.
Объяснительные не делают в 2 экземплярах для проставления отметки о вручении.
Копию с отметкой о времени приема и указанием принявшего сотрудника целесообразно подготовить, если вы намерены судиться по поводу привлечения к ответственности за прогул.
Что говорит закон?
Что это за документ?
Согласно юридической терминологии. прогул – это обстоятельство, когда член рабочего коллектива не явился на работу в течение дня или же более 4 часов подряд.
Указанные проступки квалифицируются как нарушение Трудового Кодекса, поскольку наносят вред производственному процессу и тянут за собой материальные убытки.
Хоть от подобного случая никто и не застрахован, но работник должен серьезно задуматься о последствиях подобных действий и том, каким образом их минимизировать.
Стоит учесть, что за подобное нарушение трудового законодательства предусмотрено увольнение.
Коллизия закона заключается в том, что в нем не указано, какие основания пропуска рассматриваются как уважительные. В результате, конфликты между начальником и сотрудником возникают довольно часто, при этом, каждый применяет свой аргумент.
Если подобная ситуация имела место быть и пропуск случился, сотрудник в обязательном порядке должен будет дать пояснения начальству в виде объяснительной записки.
Объяснительная записка о прогуле – административный документ, в котором дается пояснение причин неявки, невыполнение своих должностных обязанностей и других пунктов основных документов предприятия, регулирующих трудовые взаимоотношения.
В каких случаях требуется?
Если неявка была совершена, и этот факт стал известен руководству, оно вправе требовать написания письменного пояснения.
Установление факта неявки осуществляется подтверждением коллектива, начальника смены или отдела, актом неявки на работу члена рабочего коллектива, что становится веским аргументом для получения письменного пояснения. Юридически, начальник обязан обосновать, что неявка была действительно неуважительной.
Поскольку факт нарушения имел место быть, то руководство имеет полное право на получение письменного объяснения причин прогула от самого работника.
Стоит акцентировать внимание на том, что согласно трудовому законодательству, объяснительную записку руководство вправе требовать на протяжении месяца после осуществления дисциплинарного проступка.
Чем грозит работнику?
Решение про написание объяснений в письменной форме принимает сам сотрудник, то есть именно он решает, писать пояснение о своем проступке или нет. Если все же пропуск объясним аргументированными причинами, то их обязательно следует указать.
Трудовой кодекс регламентирует получение письменного пояснения как элемент процесса привлечения подчиненного к наказанию за невыполнение трудовой дисциплины. Следовательно, объяснительная за прогул и ее содержание выступает правовой основой для подтверждения факта нарушения и выбора способа наказания.
Дисциплинарное взыскание осуществляется не позже месяца после установления проступка, его наложение не позже полугода со дня совершения.
За одно нарушение положено одно взыскание. Если член коллектива уже получил за прогул выговор, то лишение премии или же увольнение недопустимы.
Обязателен ли?
Объяснительная записка является служебно-кадровым документом, в котором работник дает пояснение причин своего прогула.
Если имеются документы, подтверждающие или объясняющие причины, их в обязательном порядке следует добавить к записке.
Правовой акцент делается на то, что ТК не установлены причины прогула, рассматриваемые как уважительные. Следовательно, рассматривать пояснение и причины, как уважительные или не относящиеся к таковым, будет непосредственно начальник, то есть оценка будет сугубо субъективной.
Такая процедура оценки причин прогула вызывает, как правило, множество споров между работодателем и починенным.
Стоит знать, что написание пояснительной записки не является обязанностью работника, однако без его пояснений неявка будет квалифицирована как таковая безапелляционно. Другими словами говоря, шансов оспорить сокращение не будет.
Могут ли уволить без него?
Если член рабочего коллектива после неявки так и не вышел на работу, его могут рассчитать за систематические прогулы. Днем увольнения считается заключительный день его трудовой деятельности.
Если же сотрудник явился и продолжает работать, ему выдается письменное предупреждение про увольнение, датой остановки действия трудового договора принято считать дату приказа об расчете, после чего он обязан поставить подпись в личной карте о выдаче ему трудовой книжки на руки.
В варианте, когда сотрудник на работу так и не явился в день приказа о расчете, его копия и вызов прийти за трудовой высылаются заказным письмом на домашний адрес.
Как оформить прогул на работе? Узнайте из нашей статьи.
Как написать докладную за прогул? Смотрите тут.
Могут ли уволить без взятия объяснений
Уволить сотрудника за прогул могут только, если он совершает систематические прогулы, которые оформлены должным образом и никакие меры воздействия не действуют. Также уволить человека по статье могут за один день, за длительный прогул без уважительной причины.
В какой период можно уволить, и каким числом?
- Если работник прогулял рабочий процесс без объяснений и это происходит систематически, к тому же он так и не соизволил выйти на работу, его могут уволить за неявку. В данном случае объяснительную можно и не ждать. Днем увольнения будет считаться последний рабочий день нарушителя.
Соответствующим отделом будет составляться приказ уволить и рассчитать работника за совершенный прогул. Если сотрудник так и не вышел на работу, направляется письмо уведомление об увольнении явиться за трудовой книжкой и расчетом на адрес указанный в личном деле. Уведомление направляется заказным письмом.
- Если работник после очередного прогула продолжает работать, работодатель передает прогульщику письменное уведомление о наложении на него такого наказания, как увольнение. Расторжение трудового договора будет считаться дата приказа о расчете. Затем работник, ознакомившись под роспись с документами об увольнении, получает на руки трудовую книжку.
Как оформить увольнение беременной женщины за совершенный прогул в рабочее время, смогут ли уволить за отсутствие без уважительной причины
Основные правила, как грамотно написать объяснительную на работе
В законодательных документах унифицированной формы нет. Бланк объяснительной записки о нарушении должностных обязанностей нужно составить в свободной форме, пишется от руки, либо на компьютере.
При оформлении объяснительной о прогуле на работе у любого человека возникает много вопросов, как правильно пишется, некоторые из них мы рассмотрим подробнее:
- Какой стиль речи? Объяснительная записка излагается в деловом стиле, не должна содержать эмоциональных и неформальных фраз. Не нужно писать много текста, все должно быть очень кратко и понятно.
- На чье имя пишется? Любой документ: служебная записка, объяснительная записка, пояснительная, заявление и т.д. должны оформляться на имя директора, либо другого вышестоящего руководителя.
- Как начать? Заполняем шапку документа: Должность и ФИО руководителя, должность подразделение и ФИО сотрудника. В текстовой части записки излагаете причину неявки на работу. Если отсутствие работника по уважительной причине, пропишите, что необходимые справки имеются для предоставления.
- Как закончить? Ставится дата, подпись и расшифровка подписи лица объясняющего причину прогула.
- Как оформляется? После того как написан объяснительный документ, сотрудник передает руководителю, после чего ставится резолюция и назначается мера наказания, если прогул доказан.
Видеоматериал
Как можно наказать работника по Закону за совершенный дисциплинарный проступок, схема применения дисциплинарных взысканий:
https://youtu.be/w5dyXQxEEXM
