Приказ МБОУ СШ №23 «Об использовании сотовых телефонов» материал

Регламент по использованию служебных средств связи

Для чего нужен документ, его роль

В российском законодательстве нет указаний на запрет пользования мобильными телефонами и другими подобными устройствами на работе. Тем не менее, руководство каждой организации вправе установить такое требование во внутренних нормативно-правовых актах компании и издать соответствующий приказ.

Все сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с этими документами под роспись, что обозначает в дальнейшем обязательное их исполнение. В случае нарушения, работодатель оставляет за собой право на дисциплинарное наказание провинившегося, начиная от простого замечания и даже до увольнения (в случае неоднократного пренебрежения запретом).

Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов

В случае обнаружения факта ведения личных переговоров сотрудник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать телефонный аппарат в отдел кадров.

3.3. Сотрудникам запрещено самостоятельно пополнять счет служебного мобильного телефона. Внесенные в нарушение данного требования средства организацией не возмещаются.

3.4. Сотрудник должен обеспечить сохранность своего служебного мобильного телефона. В случае утери служебного телефона нужно незамедлительно сообщить в отдел кадров.

3.5. В случаях длительного отсутствия (отпуск и т.п.) пользователь должен сдать служебный мобильный телефон в отдел кадров. 4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СЛУЖЕБНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

4.1. Выдачу сотрудникам служебного мобильного телефона производит отдел кадров.

4.2. Для предоставления постоянной или временной мобильной связи сотрудник должен подать соответствующее заявление в отдел кадров.

4.3. Срок исполнения заявки на предоставление служебной мобильной связи — до 10 рабочих дней.

4.4. Выдача служебного мобильного телефона, а также инструкции по его эксплуатации фиксируются в ведомости о получении оборудования. Выдача телефона производится только после ознакомления сотрудника с инструкцией по эксплуатации телефона и настоящим регламентом, что фиксируется и заверяется подписью сотрудника в ведомости о получении оборудования.

4.5. Служебный мобильный телефон должен быть возвращен в отдел кадров в следующих случаях:

• истечение срока использования телефона, если он выдавался на временной основе;
• увольнение сотрудника;
• переход сотрудника в другое подразделение;
• изменение служебных обязанностей сотрудника, в результате чего необходимость в служебной радиосвязи отпадает;
• нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

Как запретить использование телефонов на рабочем месте в личных целях?

Порядка предоставления доступа и использования ресурсов сети Интернет. По мнению работодателя, данное нарушение несет риск утечки сведений ограниченного использования, репутационный риск.

Истец написал объяснительную, в которой подтвердил факт обращения к названному сайту в среднем 10 раз в день, также указав в объяснительной, что обращения к сайту vkontakte.ru связаны исключительно со служебной деятельностью. Удовлетворяя исковые требования о незаконности приказа и отмене последнего, суды отметили, что сайт vkontakte.ru не входит в перечень сайтов, запрещенных вышеназванными Правилами ОАО «Промсвязьбанк» об основах информационной безопасности, из данного пункта следует, что доступ к сети Интернет предоставляется работникам банка исключительно в рабочих целях, для выполнения должностных обязанностей. Использование доступа в сеть Интернет в неслужебных целях строго запрещено.

Прежде чем заключить договор

Если оператор спишет деньги со счета без каких-либо на то оснований, он понесет за это ответственность. Но вместе с этим компания может пойти на хитрость и сделать все, чтобы пользователь подключил как можно больше платных услуг.

Стандартный договор об оказании услуг мобильной связи обычно имеет большой объем и составляется на нескольких листах, поэтому далеко не все внимательно изучают информацию, в результате чего упускают важную информацию.

Специалисты Роспотребнадзора рекомендуют в первую очередь обращать внимание на:

• мобильный номер;
• минимальный список услуг, которые будет предоставлять оператор;
• тарификация мобильной связи;
• сроки оплаты услуг;
• срок действия тарифного плана;
• форму расчетов.

Уже при изучении договора многие пользователи могут обнаружить первый подводный камень – операторы сотовой связи часто навязывают дополнительные сервисы в качестве основных, и они, конечно, всегда платные. Операторы не имеют права будущему клиенту навязать автоответчик, антиопределитель номера и другие ненужные большинству людей услуги.

Желательно проверить, в течение какого времени будет действовать тарифный план, чтобы не вышло так, что абонент подключил выгодный тариф, а спустя два-три месяца оператор автоматически изменил его на другой, более дорогой.

Письменная претензия

Если не выходит решить вопрос с оператором, а деньги со счета продолжают сниматься, можно составить в письменной форме претензию, в которой нужно детально описать сложившуюся ситуацию. Претензия составляется в двух экземплярах и содержит следующую информацию:

• ФИО;
• адрес;
• информация о договоре (дату и место подписания);
• сумму, которую оператор списал со счета.

Письменную претензию вместе с детализацией счета и копией договора нужно подать оператору, который обязан рассмотреть ее в течение 2 месяцев. После этого компания должна направить на указанный адрес письменное обоснование. Если оператор признает свою ошибку, он сделает перерасчет, в противном случае не останется ничего больше, кроме как обратиться в суд.

Прежде чем подавать письменную претензию, нужно еще раз внимательно изучить договор. Если подключение платной услуги предусмотрено условиями договора, то мобильный оператор не будет выполнять перерасчет.

Как узнать информацию об изменении тарифа?

Пользователи услуг сотовой связи имеют право вовремя узнавать обо всех изменениях своего тарифного плана или подключении дополнительных услуг. Как показывает практика, операторы обычно уведомляют посредством смс-рассылки. Но не всем приходят сообщения и, конечно, не все их читают.

На самом деле операторы не обязаны уведомлять абонентов личными звонками и смс-сообщениями об изменении платы за услуги. Специалисты Роспотребнадзора говорят, что эта информация должна появляться в СМИ и на официальном интернет-сайте оператора, причем абоненты обязаны самостоятельно отслеживать все изменения. Информация всегда появляется не позже, чем за 10 дней до введения новой услуги.

Чтобы не переплачивать за услуги мобильной связи, не забывайте:

1. Регулярно проверять баланс и следить за тем, какие суммы списываются со счета.

2. Контролировать то, какие услуги подключены. Проще всего это сделать, позвонив в call-центр и уточнив информацию о тарифном плане и дополнительных сервисах.

3. Отслеживать появление новых, более выгодных тарифов – для этого нужно изучать информацию на официальном сайте оператора сотовой связи. Можно также позвонить в call-центр и уточнить данные о новых, доступных для подключения выгодных тарифах.

Приложение N ___ к Приказу от «___» _________ ___ г. N _____ Утверждаю ___________________________________ (должность руководителя организации) ___________________________________ (Ф.И.О. руководителя) «___» _____________ ____ г. Правила пользования служебными мобильными телефонами в «____________________________» (наименование организации)

Общие положения

1.1. Правила пользования служебными мобильными телефонами в «____________» (далее — Правила) определяют порядок предоставления и использования служебной мобильной связи в «____________».

1.2. Обеспечение работников служебной мобильной связью осуществляется путем предоставления им служебных мобильных телефонов, подключенных к корпоративному тарифу.

1.3. Мобильной служебной связью обеспечиваются работники следующих структурных подразделений:

1.4. На время проведения выставок, семинаров, презентаций, при направлении в командировки также обеспечиваются мобильной служебной связью работники подразделений: _____________________________________________________________.

1.5. Устанавливается лимит расходов за использование мобильной телефонной связи в размере _____________ (________________) рублей (или: не более ____________ (_______) часов) за ___________________________________. (период)

Порядок обслуживания служебной мобильной связи

2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «__________________».

2.2. Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит главный бухгалтер по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) организации.

2.3. Работникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно:

— подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи без предварительного письменного согласования с руководителем (заместителем руководителя) организации;

— пополнять лицевой счет служебного мобильного телефона; внесенные денежные средства организацией не возмещаются.

2.4. Обслуживание и ремонт служебных мобильных телефонов осуществляется в следующем порядке: _________________________________________________________.

3. Порядок выдачи служебного мобильного телефона

3.1. Выдачу служебного мобильного телефона производит ___________________________________________________________________________ (указать должностное лицо/структурное подразделение) по заявлению работника, завизированному его непосредственным руководителем.

3.2. Выдача служебного мобильного телефона и инструкции по его эксплуатации производится после ознакомления работника с настоящими Правилами и фиксируется в ведомости (книге/журнале учета) выдачи служебных мобильных телефонов.

3.3 Служебный мобильный телефон должен быть возвращен работником в случае:

— увольнения;

— изменения должностных обязанностей, в результате чего необходимость в служебной мобильной связи отпадает;

— нарушения настоящих Правил.

Порядок использования служебной мобильной связи

4.1. Работники используют служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения сообщений. В случае служебной необходимости телефонные разговоры, а также передача/получение сообщений по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и/или за пределами установленного рабочего времени.

4.2. Работникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения подобного факта работник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать служебный мобильный телефон ____________ ___________________________________________.

Бухгалтерский учет

Учреждение заключило договор с поставщиком услуг связи

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

• приказ руководителя;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected]). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе.

Это интересно: Чеченский подросток почти час слезно извинялся в телеэфире за критику Кадырова

Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

• счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

• должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
• трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
• детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.

Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков.

Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

Как работают лимиты? Рассмотрим на примере.

500 рублей придется уплатить самому работнику.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Приказ о расходах на сотовую связь (Вариант)

Наименование организации ПРИКАЗ ________________ N _______________ Место издания О расходах на сотовую связь

С целью соблюдения правил налогового учета, упорядочения и оптимизации расходов по оплате услуг сотовой связи и в связи с заключением договора N _____ от __ _____ 20__ с оператором мобильной связи «________» на оказание услуг

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в _____________________ (далее — Организация) ограничение расходов на мобильную связь.

2. Установить перечень работников, которые могут использовать для выполнения возложенных на них должностных задач и оперативного решения вопросов по обеспечению производственной деятельности Организации услуги связи (Приложение).

3. Установить лимит на разговоры с использованием сотовой связи в течение календарного месяца для одного служащего в размере _______.

4. Работникам использовать услуги сотовой связи исключительно в служебных целях.

5. Лицом, ответственным за взаимоотношения с оператором сотовой связи назначить главного бухгалтера (далее — Ответственный).

После получения счетов за мобильную связь, Ответственный проверяет связаны ли расходы с производственной деятельностью, а так же соответствие фактических расходов установленным лимитам. В случае превышения фактических расходов над установленным лимитом, Ответственный сообщает руководителю фамилию сотрудника, допустившего превышение лимита и сумму превышения.

Возмещение затрат на мобильную связь

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса

: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

• самостоятельное вычисление потраченных сумм;
• определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
• перечисление условий для выплаты;
• утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО!

Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

• введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему – для конкретного сотрудника;
• принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

ВАЖНО!

Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника – детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

• Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
• Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
• Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

• наименование документа;
• ссылка на ст. 188 ТК РФ
  ;
• размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
• размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
• дата издания документа и срок действия;
• крайний срок начисления;
• распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
• назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
• Ф. И. О. лица, составившего приказ;
• подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
• порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов.

Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.

Источник