Компенсация за использование личного имущества: как установить

Каким образом лучше оформить использование имущества работника? При каком способе затраты для компании будут минимальны? Какие налоговые последствия ожидают компанию?

Оформить использование имущества работника в интересах работодателя можно разными способами, в частности:

— компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества;

— по договору аренды;

— по договору ссуды (безвозмездное использование).

Рассмотрим и сравним эти варианты с точки зрения документального оформления, бухгалтерского учета, налогообложения.

Компенсация работнику за использование его имущества

Распространенным вариантом при использовании имущества работника в производственных целях с ведома и согласия работодателя является выплата работнику компенсации, а также возмещение расходов, связанных с его использованием.

В этом случае имущество остается в распоряжении у его собственника. Он его использует в интересах работодателя без передачи другим работникам.

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ч. 2 ст. 164 и ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Статьей 188 ТК РФ определено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Переданный по доверенности автомобиль находится во владении и пользовании того лица, которому он передан. Именно указанные правомочия необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. При этом ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у работника права собственности на используемое при выполнении трудовой функции имущество.

Однако, по мнению специалистов налогового и финансового ведомств (Письма Минфина РФ от 02.10.2012 г.№03-04-08/9-327, ФНС РФ от 25.10.2012 г. №ЕД-4-3/[email protected]), транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом и положения п. 3 ст. 217 НК РФ в данном случае не применяются.

Но, как свидетельствует арбитражная практика, такой подход не поддерживают арбитражные суды:

Документальное оформление

Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

— должностная инструкция;

— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);

— срок использования;

— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

— условия обслуживания;

— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Это зависит от источника финансирования организации:

Как свидетельствует арбитражная практика, если размер компенсации не установлен дополнительным соглашением с работником, то у работника дохода в целях НДФЛ также не возникает (Постановление двадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2014 г. №А62-6132/2013). Но при этом в организации были оформлены приказы о выплате компенсации, утвержденные руководителем общества расчеты, устанавливающие размеры компенсаций применительно к каждому работнику, а также командировочные удостоверения, свидетельствующие о наличии связи понесенных обществом расходов на выплату компенсаций с производственной деятельностью организации.

ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ

Как посчитать размер компенсации

Размер компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя законодательно не установлен. Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником в письменном соглашении.

Для того чтобы размер компенсации был экономически обоснован, целесообразно оформить бухгалтерскую справку с расчетом суммы (письмо Минфина России от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305).

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанной исходя из официально установленных норм, если это основное средство.

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, нужно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 (далее — Классификация основных средств).

В бухгалтерском учете сумма компенсации относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ N 10/99). Ее отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.

Пример 1. Бухгалтер Г. Б. Славина для выполнения своих служебных обязанностей использует личный ноутбук. Рыночная стоимость на дату начала его эксплуатации в компании составляет 24 700 руб.

Необходимо рассчитать размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества.

Решение. Согласно Классификации основных средств ноутбук включен во вторую амортизационную группу (код 14 302000) со сроком полезного использования от двух до трех лет (п. 3 ст. 258 НК РФ).

Предположим, что согласно учетной политике для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет 25 месяцев.

Ежемесячная норма амортизации равна 4% . Ежемесячная сумма компенсации, подлежащая выплате Г. Б. Славиной, составит 988 руб. (24 700 руб. х 4%).

В бухучете необходимо сделать запись:

Дебет 26 Кредит 73

— 988 руб. — начислена компенсация за пользование ноутбуком;

Дебет 73 Кредит 50

— 988 руб. — выплачена компенсация за пользование ноутбуком.

В течение месяца работник может заболеть, пойти в отпуск и не использовать данное имущество в работе. За время, когда работник не эксплуатирует имущество, компенсация не выплачивается. Данные разъяснения приведены в письме Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.

При составлении акта в конце месяца в нем указывают фактическое количество дней использования имущества и размер компенсации.

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. В ноябре 2013 года она была:

— с 1 по 7 ноября на больничном;

— 8 ноября находилась в отпуске без сохранения заработной платы.

В ноябре 2013 года — 20 рабочих дней. В каком размере Г. Б. Славина получит компенсацию за ноябрь 2013 года?

Решение. Сумма компенсации за ноябрь 2013 года, подлежащая выплате Г. Б. Славиной, составит 741 руб. (988 руб. : 20 раб. дн. х 15 раб. дн.)

Оформим следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73

— 741 руб. — начислена компенсация за пользование ноутбуком.

Дебет 73 Кредит 50

— 741 руб. — выплачена компенсация за пользование ноутбуком.

Что касается дополнительных расходов, которые несет компания при использовании имущества работника, то их возмещают отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов.

Пример 3. Продолжим предыдущий пример. В процессе использования ноутбука пришла в негодность одна из кнопок клавиатуры. Стоимость ремонта составила 570 руб. (без НДС).

Можно ли принять данные расходы? Как их отразить в бухгалтерском учете?

Решение. Работница представила авансовый отчет, акт о ремонте ноутбука и кассовый чек. Эти расходы экономически обоснованны, они оформлены записью в бухгалтерском учете:

Дебет 26 Кредит 71

— 570 руб. — отнесена на расходы стоимость ремонта ноутбука.

Учет и налогообложение компенсаций за использование имущества работников

Тема семинара: «Компенсация за использование работниками личного имущества на службе: первичные документы и налоги»
30.05.2013«Главбух» Автор: Татьяна Новикова, руководитель собственной аудиторской
Компания-организатор: Аудиторская .

Кому и как часто выплачивать компенсацию

Начну с того, что компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.

Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже. — Примеч. ред.).

Какие документы собрать и оформить

Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.

Важная деталь

Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.

В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже — Примеч. ред.). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.

На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника

Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.

Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины. Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже. — Примеч. ред.).

Как поступить с доплатой, которую компания собирается начислять сотруднику за использование его автомобиля в работе

Что важно учесть при расчете налога на прибыль

В большинстве случаев всю сумму компенсации можно списать в расходы при расчете налога на прибыль. Этого мнения придерживаются чиновники. И вот подтверждение: недавнее письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Исключение — ситуация, когда сотрудник получает деньги за использование в работе личного легкового автомобиля или мотоцикла. В этом случае в налоговые расходы можно включить только ту часть компенсации, которая укладывается в нормативы (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Осторожно!

Если вы платите сотруднику компенсацию за использование личной машины на работе, то списывать в расходы оплату ГСМ опасно.

К слову, лимит за использование работником личного автомобиля равен 1200 руб. (для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. в месяц. А по мотоциклам норматив равен 600 руб. в месяц. Как видите, нормы совсем небольшие, Правительство РФ их утвердило еще в 2002 году. И с тех пор лимиты за использование личного транспорта на службе не менялись.

К сожалению, по мнению чиновников, если компания выдает сотруднику компенсацию за использование автомобиля или мотоцикла, то оплачивать сверх этого еще какие-нибудь расходы на транспорт предприятие не вправе. То есть вы не сможете помимо компенсации включить в расходы, например, оплату ГСМ.

По каким правилам начислять НДФЛ и страховые взносы

Я вас сразу обрадую. С компенсации за использование работником личного имущества на службе удерживать НДФЛ не придется. Никаких нормативов здесь нет. С этим соглашаются и чиновники (письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996).

Объяснение такое. Статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает компанию выплачивать компенсацию сотруднику, который применяет свое имущество на работе. Причем работодатель самостоятельно определяет, в какой сумме выдавать такую компенсацию. Другими словами, какой бы размер выплаты вы не прописали в трудовом договоре или соглашении к нему, она будет считаться компенсацией, выданной в соответствии с законодательством. Потому есть основания не удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Как отразить компенсацию в бухучете

Отражайте компенсацию на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

ДЕБЕТ 26 (44)

КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»

— отражена компенсация за использование личного имущества;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»

КРЕДИТ 50 (51)

— выдана компенсация за использование своего имущества.

Работник получит ту сумму, которую начислил бухгалтер.

Полезные советы от лектора семинара:

1. Прежде чем выплачивать компенсацию за использование машины работника, убедитесь, что она ему принадлежит.

2. Компенсация за использование личного имущества на работе полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе от несчастных случаев на производстве.

Разместить:

Комментарии

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Сумма компенсации за использование личного имущества в производственных целях не является доходом работника. Согласно статье 188 Трудового кодекса размер компенсации должен быть прописан в дополнительном соглашении. Сумма компенсации в пределах, указанных в этом соглашении, а также суммы возмещенных расходов, связанных с эксплуатацией данного имущества, не облагаются:

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);

— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Законодательство

Положения статьи 188 ТК РФ указывают на то, что на руководство компании ложится обязанность, связанная с выплатой компенсации за использование предметов, принадлежащих сотрудникам. К примеру, это могут быть разного рода инструменты, которыми человек пользуется для исполнения своих обязанностей по службе или материалов и прочих предметов.

По этой причине доход гражданина подлежит квалификации при использовании действующих положений законодательных актов. В том числе, прописано, что рассматриваемая разновидность выплат не должна облагаться взносами страхового типа и налогами.

В том числе, сведения относительно использования страховых взносов к таким суммам прописано в положениях налогового законодательства, в статье 217. Статья 422 НК РФ указывает на невозможность использования НДФЛ к компенсациям. Кроме того, применяется в данном направлении Федеральный закон №125 от 1998. В этом акте указывается, что выплаты не облагаются взносами, связанными с возникновением несчастных случаев.

Налог на прибыль

В налоговом учете затраты на выплату компенсации признаны прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. При этом, как разъясняет Минфин России, данные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150 и от 11.03.2008 N 03-04-06-02/28).

Такими подтверждающими и обосновывающими документами являются дополнительное соглашение к трудовому договору, расчет суммы компенсации, акт и приказ руководителя.

Предоставление в пользование за плату

Арендные отношения между работником или компанией регулируются главой 34 Гражданского кодекса. Договор аренды должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ).

В статье 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

При составлении договора аренды указывают: объект арендуемого имущества, его характеристики, порядок использования, как распределяются обязанности сторон по его содержанию, срок аренды, размер арендной платы и порядок ее выплаты.

В данном случае работнику выплачивается арендная плата. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом.

Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Имущество, арендованное у работника, принимают по акту приема-передачи и учитывают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Арендную плату отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.

Пример 4. С работницей заключен договор аренды. Объект аренды — ноутбук. Стоимость ноутбука по соглашению сторон составила 24 700 руб. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.

Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 24 700 руб. — учтена на забалансовом счете стоимость арендованного ноутбука (на основании акта приема-передачи);

Дебет 26 Кредит 73

— 988 руб. — начислена арендная плата. Данная проводка оформляется ежемесячно в течение срока действия договора аренды.

Какие налоги начисляются на арендную плату

Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Исчисление налога производится по ставке 13 или 30% в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет (ст. 224 НК РФ).

Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).

Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:

— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);

— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Пример 5. Воспользуемся условием примера 4. Объект аренды — ноутбук. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.

Стандартные вычеты по НДФЛ работнице не предоставляются. Необходимо начислить и удержать НДФЛ.

Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 128 руб. (988 руб. x 13%) — удержан НДФЛ;

Дебет 73 Кредит 50

— 860 руб. (988 руб. — 128 руб.) — выплачена арендная плата работнице за использование ноутбука в служебных целях.

ПРИМЕР №1

Согласно условиям трудового договора ЗАО «Лютик» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер заводоуправления) компенсацию за использование личного легкового автомобиля (объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей. Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

В бухгалтерском учете ЗАО «Лютик» будут сформированы следующие записи:

Поскольку нормируемый размер расходов, возмещаемых работнику за использование автомобиля, законодательством по бухгалтерскому учету не установлен, то в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей ПНО (п.4,п.7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 г. №114н). А в налоговом учете подобные расходы нормируются в зависимости от рабочего объема легкового автомобиля (п.1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыли организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством реализацией», далее по тексту — Постановление №92). Так, компенсация за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно признается в размере 1 200 рублей.

Возникновение вычитаемой временной разницы и соответствующий ей ОНА обусловлено различным периодом признания компенсационных выплат. В бухгалтерском учете компенсация признается расходом в месяце начисления (по условиям примера — это июль 2014 года). В налоговом учете установлено, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.1 ст.272 НК РФ). При этом для расходов на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях существует специальная норма. В соответствии с пп.4 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются на дату перечисления денежных средств со счета или выплаты их из кассы (по условиям примера — это август 2014 года).

Налог на прибыль

Сумму арендных платежей компания относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: для подтверждения расходов в виде арендных платежей составлять ежемесячный акт не требуется (письма Минфина России от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118 и УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15/100085). Основанием для признания данных расходов являются договор аренды и акт приема-передачи.

Расходы арендатора на ремонт (как на текущий, так и на капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, письмо Минфина России от 29.05.2008 N 03-03-06/1/339).

Необходимость оформления путевых листов

Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях.
Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).

Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/[email protected], от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Действительно, сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОДРЯДА

Нужно ли оформлять договор?

Да, нужно. Договор безвозмездного пользования имуществом (договор ссуды) регламентируется главой 36 Гражданского кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю). По окончании действия договора ссудополучатель обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

По своему характеру договор ссуды схож с договором аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Совпадает цель указанных договоров — передача имущества во временное пользование. Между сторонами возникают правоотношения, схожие с обязательствами по договору аренды, только без условия об арендной плате. Чаще такая форма договора применяется, когда между сторонами существует лично-доверительные отношения. Ведь при передаче имущества ссудодатель не извлекает никаких материальных выгод.

Договор безвозмездного пользования между работником и компанией должен быть заключен в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). В связи с этим получение имущества по договору ссуды отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и при аренде.

В бухгалтерском учете полученные в безвозмездное пользование основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре ссуды. Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.

Пример 6. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон — 24 700 руб. Как отразить в бухгалтерском учете обратную передачу имущества владельцу по окончании договора?

Решение. В момент передачи по акту приема-передачи в бухгалтерском учете сделана следующая проводка:

Кредит 001

— 24 700 руб. — отражен возврат ноутбука.

Налог на прибыль

При получении имущества по договору ссуды у компании появляется право бесплатно пользоваться данным имуществом. По мнению налоговиков, в данном случае образуется экономическая выгода от данной операции.

Согласно пункту 8 статьи 250 Налогового кодекса к внереализационным доходам налогоплательщика относится безвозмездно полученное имущество или имущественные права. Исключение составляют случаи, указанные в статье 251 Налогового кодекса.

Размер дохода определяется исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества с учетом положений статьи 105.3 Налогового кодекса (письма Минфина России от 30.08.2012 N 03-03-06/1/444 и от 12.05.2012 N 03-03-06/1/243).

В связи с использованием имущества, полученного безвозмездно, при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода, учитываются для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием такого имущества, при условии их соответствия критериям, установленным в статье 252 Налогового кодекса.

Пример 7. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон в размере 24 700 руб.

В процессе использования ноутбука пришла в негодность одна из кнопок клавиатуры. Стоимость ремонта составила 570 руб. (без НДС).

Как рассчитать налог на прибыль?

Решение. Вначале нужно определить сумму внереализационного дохода от безвозмездного использования имущества за месяц. Ее можно приравнять к величине ежемесячных амортизационных отчислений.

Согласно Классификации основных средств ноутбук включен во вторую амортизационную группу (код 14 302000) со сроком полезного использования от двух до трех лет (п. 3 ст. 258 НК РФ).

Предположим, что согласно учетной политике для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет 25 месяцев.

Ежемесячная норма амортизации равна 4% . Ежемесячная сумма амортизации — 988 руб. (24 700 руб. х 4%).

Расчет суммы внереализационного дохода бухгалтер описал в бухгалтерской справке. В справке он указал:

— рыночную стоимость ноутбука — 24 700 руб.;

— расчет суммы внереализационного дохода за месяц в зависимости от величины ежемесячных амортизационных отчислений — 988 руб.

В составе расходов можно учесть стоимость ремонта ноутбука — 570 руб. Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 260 Налогового кодекса.

Таким образом, сумма внереализационного дохода за месяц равна 988 руб.

Сумма налога на прибыль от операции по безвозмездному использованию имущества — 198 руб. (988 руб. х 20%). В месяце проведения ремонта ноутбука сумма налога на прибыль будет меньше и составит 84 руб. .

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника в интересах работодателя

Проанализировав таблицу, составленную на основании рассмотренных примеров, можно было бы выбрать договор ссуды. Но все же не забывайте, что налоговики обращают внимание на такие договоры, видя в них уход от уплаты налогов. Поэтому целесообразно оформить компенсацию за использование имущества, возможно, в меньшей сумме, если на это согласен работник. В этом случае не будет начисления зарплатных налогов. А сама сумма компенсации уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль. Да и для работника, как нам кажется, это более выгодный вариант, так как он получит полную сумму компенсации без удержания НДФЛ.

Страховые взносы

История с необходимостью обложения страховыми взносами суммы компенсации сродни истории с НДФЛ и налогом на прибыль.

По мнению контролирующих органов (Письма Минтруда РФ от 26.02.2014 г. №17-3/В-92, Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 г. №2538-19, Минфина РФ от 21.09.2011 г. №03-04-06/6-228), на компенсацию за использование в служебных целях автомобиля, которым работник управляет по доверенности, должны начисляться страховые взносы. А в качестве аргументации приводится все тот же довод — автомобили, управляемые на основании доверенности, не являются личным имуществом в смысле ст. 188 ТК РФ.

КАДРОВЫЙ АУДИТ