Образец заполнения личной карточки Т-4 в 2020 году

Обязательным условием соглашения между работодателем и работником является наличие трудового договора, оформленного должным образом в соответствии с Трудовым кодексом (ТК) РФ. В этом документе оговариваются права и обязанности сторон. В период действия трудового договора работник может быть переведен на другую работу (ст. 72, 73 ТК РФ).

Причины перевода могут быть разные:

· другая должность или работа на постоянной или временной основе, в результате чего существенно изменяются условия трудового договора;

· изменение функций того подразделения, в штате которого находится работник;

· изменение месторасположения работодателя;

· переход на работу к другому работодателю по переводу;

· медицинское заключение, оформленное в соответствии с действующим законодательством РФ.

Когда надо оформить приказ о переводе работника на другую работу

Перевод оформляется в виде приказа по предприятию или организации. Унифицированная форма Т-5 такого приказа (распоряжения) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. По общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) соответствует коду 0301004. Бланк приказа заполняется ответственным лицом кадровой службы или бухгалтером предприятия или организации и подписывается ее руководителем. После этого с текстом знакомится работник и ставит свою подпись. Согласие работника на перевод является обязательным, исключая эпизоды временного перевода, оговоренные в статье 72.2 ТК РФ. Унифицированная форма Т-5 приказа в обязательном порядке включает перечень оснований для перевода. Не допускается перевод работника на другую должность при наличии медицинских противопоказаний.

Не следует путать перевод работника с его перемещением на другое рабочее место (п. 3 ст. 72.1 ТК РФ), не влекущее изменений трудовой функции и, соответственно, условий трудового договора.

Зачем нужна карточка Т-4?

Действительно, карточка Т-4 («Учетная карточка научного работника»), введенная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, во многом дублирует утвержденную тем же нормативным актом форму Т-2, по которой ведется личная карточка работника. Документ Т-2 (или соответствующий ему по структуре аналог, утвержденный организацией) — общеобязательный.

актуальный бланк формы Т-4 в 2020 году.

Его необходимо применять в силу действия целой совокупности правовых норм:

ст. 66 ТК РФ — по которой работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с нормативными актами Правительства;
Постановления Правительства России от 16.04.2003 № 225 — главного нормативного акта из числа тех, что подразумевает ст. 66 ТК РФ;
п. 12 Правил ведения трудовых книжек, что введены постановлением № 225 — по которому каждая запись, вносимая в трудовую книжку, должна быть продублирована в личной карточке работника, составленной по форме, утверждаемой органами статистики.

В данном случае п. 12 Правил подразумевает форму Т-2.

До 2013 года унифицированные бланки, утвержденные статистическими органами (в том числе по постановлению № 1), были общеобязательными — как и эта форма. Позднее — приобрели статус «ориентировочных», но многие работодатели продолжают их использовать без изменений.

Обязательной до 2013 года была и форма Т-4, которая составлялась в дополнение к форме Т-2. В постановлении № 1 было буквально сказано, что документ Т-4 составляется «параллельно с формой Т-2»:

в научных, исследовательских, производственных организациях;
образовательных и иных учреждениях, что ведут учет научных работников.

Образец заполнения унифицированной формы Т-5

Унифицированная форма Т-5 заполняется в определенной последовательности. Здесь нет особой сложности. Бланк приказа на перевод имеет стандартный формат А4.

Рассмотрим образец заполнения.

Порядок заполнения полей:

наименование организации — полное наименование предприятия или организации в соответствии с учредительными документами;
ОКПО;
номер и дата составления документа;
промежуток времени действия перевода на другую работу с указанием начальной и конечной дат;
фамилия, имя и отчество переводимого работника полностью;
табельный номер работника;
указание прежнего места работы, включая название структурного подразделения, данных о должности и квалификации, причины перевода;
указание нового места работы, включая данные о новом структурном подразделении, должности и квалификации, тарифной ставке и надбавке (если планируется);
основание перевода, включающее данные о внесенных изменениях в трудовой договор или перечень других документов, на основании которых осуществляется перевод работника;
подпись руководителя предприятия или организации с указанием должности, фамилии и инициалов;
личная подпись переводимого работника об ознакомлении с приказом с указанием даты.

Образец заполнения демонстрирует порядок заполнения унифицированной формы Т-5 и позволяет быстро разобраться с этим вопросом. Но, в любом случае, необходима внимательность, о которой не следует забывать.

Образец заполнения формы Т-4 в 2020 году

Форма Т-4, действительно, схожа с документом Т-2 по структуре и по основным принципам заполнения. Так, значительная часть сведений, фиксируемых в учетной карточке, отражается двумя способами:

текстом (числами);
с помощью кода по тому или иному классификатору.

К «кодируемым» сведениям по карточке относятся:

Как заполнять приказ о приеме на работу

Особенности заполнения формы Т-1

Наименование работодателя заполняется согласно учредительным документам с отражением кодов.
В ряде случаев дата заключения приказа может быть более ранней (например, при допуске к работе до заключения трудового договора).
В случае заключения бессрочного трудового договора в приказе дата окончания действия договора не указывается (соответствующая графа не заполняется).
Данные о должности и подразделении вносятся в соответствии со штатным расписанием.
Условия приема на работу, ее характер, сведения о размере оклада указываются согласно трудовому договору.
Данные об испытательном сроке и его длительности указываются только в том случае если это предусмотрено трудовым договором.
В случае если приказ подписывается не лично руководителем, должностное лицо его подписавшее обязано в нем дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия на подписание приказа.

Примечание

: приказ о приеме на работу руководителя организации не может быть подписан заместителем руководителя если это не отражено в уставных документах.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Унифицированная форма N Т-4 Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
(см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации)
————+ ¦ Код ¦ +————+ Форма по ОКУД¦ 0301003 ¦ +————+ по ОКПО¦ ¦ ————————————————— L———— наименование организации —————T—————+ Учетная карточка научного, ¦ Номер ¦ Дата ¦ научно-педагогического работника ¦ документа ¦ составления ¦ +—————+—————+ ¦ ¦ ¦ L—————+————— ——————T———-T———T———T————-T———-+ ¦ Структурное ¦Должность ¦Табель- ¦Алфавит ¦ Вид работы ¦ Пол ¦ ¦ подразделение ¦ ¦ ный ¦ ¦(основная, по¦(мужской, ¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦совместитель-¦ женский) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ству) ¦ ¦ +——————+———-+———+———+————-+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——————+———-+———+———+————-+———— 1. Фамилия ___________________ Имя __________________ Отчество _____________________________ ———+ 2. Дата рождения ¦ ¦ ———————————————————————+——— день, месяц, год 3. Высшее профессиональное образование _______________________________________________________________________________ наименование образовательного учреждения, год окончания ———+ 4. Послевузовское профессиональное образование __________________________ Код по ОКИН¦ ¦ аспирантура, адъюнктура, докторантура ¦ ¦ L——— —————————-T————————————T———————+ ¦ Наименование ¦ Документ об образовании, о ¦ Дата окончания ¦ ¦образовательного, научного ¦ квалификации или наличии ¦ ¦ ¦ учреждения ¦ специальных знаний ¦ ¦ ¦ +————-T———-T———-+ ¦ ¦ ¦наименование ¦ серия ¦ номер ¦ ¦ +—————————+————-+———-+———-+———————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—————————+————-+———-+———-+———————+ ¦ ¦ Специальность ¦ +—————————+———————————————————+ ¦ ¦ ¦ +—————————+———————————————————+———+ ¦ ¦ Код по ОКСО¦ ¦ L—————————+———————————————————+——— ———+ 5. Ученая степень _______________________________________________________ Код по ОКИН¦ ¦ кандидат наук, доктор наук ¦ ¦ L——— Отрасль науки ___________________________________________________________________ Дата присуждения ученой степени » » ______________ г. Диссертационный совет _______________________________________________________________ наименование организации, при которой создан диссертационный совет ————————————————————————————- Диплом: _____________________________________________________________________________ номер, серия, дата _____________________________________________________________________________________ наименование организации, выдавшей диплом ———+ 6. Ученое звание _________________________________________________________ Код по ОКИН¦ ¦ старший научный сотрудник, доцент, профессор и др. ¦ ¦ L——— Аттестат _________ N _________ Дата присвоения ученого звания » » ________ г. ______________________________________________________________________________________ наименование организации, присвоившей ученое звание ———+ Научная специальность (направление, кафедра) ____________________________ Код по ОКСО¦ ¦ L——— Оборотная сторона формы N Т-4 7. Общий научно-педагогический стаж работы: ____________________________ в том числе педагогический стаж работы ____________________________ имеет, не имеет Научные труды ____________________________ ненужное зачеркнуть имеет, не имеет Изобретения _____________________________ ненужное зачеркнуть Список научных трудов прилагается Научный работник ____________________ Номер телефона ___________________ личная подпись Работник кадровой службы _________ ________________ ____________________ должность личная подпись расшифровка подписи ————————————————————————+ ¦ Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение ¦ ¦ научной специальности после заполнения учетной карточки ¦ +——T——————————T———————————-+ ¦ дата ¦ документ ¦ ученая степень, ученое звание, ¦ ¦ ¦ ¦ научная специальность ¦ ¦ +————T——————+ ¦ ¦ ¦ серия, ¦ наименование ¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ организации, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦выдавшей документ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+————+——————+———————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+————+——————+————————————

Форма Т-5. Как заполнять строки: “причина перевода» и «основание перевода»?

ВОПРОС

Что корректно указывать в строке «причина перевода» и в строке «основание перевода» в приказе на кадровый перевод формы Т-5?

В ситуациях:

1.Перевод сотрудника на место уволенного сотрудника.

2.В штатном расписании появились новые ставки и сотрудника переводят на свободную ставку.

3.В случае перевода с декретной ставки на постоянную.

ОТВЕТ

Разъяснения по заполнению формы N Т-5, содержащиеся в Указаниях* по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, не дают возможности сделать однозначный вывод о том, каким образом следует заполнять строку «Основание» унифицированной формы N Т-5

В Указаниях по заполнению форм, для заполнения формы N Т-5 содержатся следующие разъяснения: «… по строке «Основание»
указываются конкретные документы
, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется.….»

Во всех перечисленных Вами ситуациях необходимо определить – кто является инициатором перевода.

На практике возможны следующие варианты.

Если инициатором перевода является сотрудник

, он написал заявление о переводе, а работодатель согласен на перевод сотрудника, то заявление с положительной резолюцией работодателя и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора служат основанием к изданию приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.

В этом случае, в строке «Причина перевода»

указывают заявление сотрудника (либо «по инициативе работника»), а в
строке «Основание»
— дату и номер дополнительного соглашения к трудовому договору, и заявление работника.

Если инициатором перевода является работодатель

, свою инициативу о переводе работника работодатель должен выразить письменно, данная процедура в РФ не определена и поэтому зависит от принятого в учреждении порядка документооборота.

По общему правилу, составляется письменное предложение работнику в произвольной форме. Письменное согласие сотрудника на перевод может быть оформлено в виде отдельного документа (например, заявления работника о согласии на предложенный работодателем перевод на другую работу), или непосредственно в предложении можно предусмотреть место для выражения работником согласия на перевод (например: «С предложением о переводе на должность…. в структурное подразделение….(если есть) согласен. Личная подпись, расшифровка подписи, дата».). Получение письменного согласия работника в процедуре перевода на другую работу по инициативе работодателя является обязательным.

В этом случае, издается приказ о переводе, и в строке «Причина перевода»

можно указать «по инициативе работодателя и с согласия работника» или конкретную причину, по которой работодатель предложил работнику перевод на другую работу (например, введение новой должности, создание нового структурного подразделения и т.д.), а
по строке «Основание»
— дату и номер дополнительного соглашения к трудовому договору и предварительных документов, которым предшествовало составление дополнительного соглашения к трудовому договору.

* Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

ОБОСНОВАНИЕ

Перевод на другую работу при продолжении работы у того же работодателя признается изменением трудовой функции и допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ

(ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, включая перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме

(ст. 72 ТК РФ).

На основании подписанного сторонами дополнительного соглашения работодатель издает приказ о переводе на другую работу (например, в организации может быть утверждена форма N Т-5), с которым необходимо ознакомить работника, и вносит соответствующую запись о переводе в его трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Обратите внимание, что без подписанного соответствующего дополнительного соглашения перевод работника на другую работу не может быть произведен, несмотря на наличие приказа о переводе.

Таким образом, на основании того, что законодательство не содержит четкого порядка заполнения формы N Т-5 (помимо требований указывать конкретные документы), достаточно будет отражения в строках «Причина перевода» и «Основание перевода» документов, которые подтверждают
обоснованность перевода работника.
Необходимо также отметить, что действующее законодательство не раскрывает понятий и не содержит определения о том, что является «корректным/не корректным заполнением».

На вопрос отвечала:

О.Я. Решетова

консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению

Нюансы оформления перевода работника

При грамотном проведении мероприятия по оформлению перевода работника с одной должности на другую можно миновать процедуру его увольнения и приема на работу, при этом сохраняя статус непрерывного трудового стажа на одном месте работы. Такое оформление допускается при переводе сотрудников компании в дочернее предприятие.

Оформление распорядительной документации осуществляется специалистом кадрового отдела. Если предприятие имеет достаточный опыт ведения предпринимательской деятельности еще со времен перестройки, то в случае нахождения в штате сотрудников, принятых на работу до 1992 году при их переводе:

в графе «изменения к договору» необходимо поставить прочерк;
в графе «основание» следует перечислить все существующие документы, подтверждающие личность и факт работы на предприятии.

Обратите внимание: в приказе важно отображать все данные сотрудника, которые указаны и приложены к личной карточке работника.

Приказ должен быть подписан лицом, составляющим его, и заверен работодателем. Работники, о которых идет речь в утвержденной документации, должны обязательно ознакомиться с условиями перевода, указанными в документе. О факте ознакомления свидетельствует подпись работника под приказом или в приложении к нему.

Работодатель имеет право осуществить перевод работника на другую должность только с его согласия

Трудности при заполнении унифицированных форм

При заполнении унифицированных форм вида Т-5 и Т-5А возможны трудности по причине недостаточности знаний о правилах оформления документации:

с оформлением графы «дата»;
с указание размера оплаты труда.

Указание времени перевода

Если работник переводится на постоянное место работы, то в графе ограничения производственной деятельности необходимо поставить прочерк. При осуществлении перевода на должность, выполнение которой планируется на длительный период времени, не всегда удается определить время окончания действия распорядительной документации.

К таким ситуациям относятся:

замещение сотрудника на период его болезни;
возложение обязанностей на время нахождения в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком;
перевод по состоянию здоровья на основании предоставленных медицинских справок;
карьерное повышение сотрудника по причине профессионального роста и наличия свободной вакансии;
понижение в должности по причине несдачи экзаменов, подтверждающих уровень квалификации, несдачи зачета по общим вопросам охраны труда, пожарной безопасности и гражданской обороны;
понижение в должности по причине невыполнения должностных обязанностей;
наличие свободной вакансии в штатном расписании предприятия и желания работника ее занять;
замещения временно отсутствующего сотрудника;
расширение компании, открытие новых подразделений, деятельность которых неразделима и осуществляется по объединенной схеме.

В таких случаях компетентное заполнение формы возможно следующими способами:

В строке, указывающей срок окончания функционирования приказа необходимо указать событие, окончание которого означает прекращение действия распорядительной документации. При этом следует подробно описать событие и условия его наступления для более простой его идентификации в дальнейшем. В соответствии с постановлением Госкомстата Российской Федерации, для этой цели допускается увеличение соответствующей графы формы.
Строка не заполняется до наступления определенного ожидаемого факта, провоцирующего окончание действия приказа.

В трудовой книжке обязательно указывается информация о переводе работника на другое рабочее место