Зарегистрировать кассовый аппарат теперь стало гораздо проще. Почему? Дело в том, что теперь это можно сделать не выходя из дома. Если раньше кассу нужно было тащить в Федеральную налоговую инспекцию, да еще и непременно по месту регистрации ИП или юридического лица, то теперь достаточно зарегистрировать ее через интернет.
Старый порядок постановки на учет — тот, что предусматривал личный визит в налоговую, также заметно упростился. Сейчас зарегистрировать ККТ можно в любом ее отделении — вне зависимости от адреса ведения деятельности и места постановки на учет организации или ИП.
Все это — последствия Федерального закона № 54 ФЗ, предусматривающего переход бизнеса на онлайн-кассы. Хоть за это нашему государству можно сказать спасибо — таким образом государство немного подсластило пилюлю работы по новым правилам. Но обо всем по порядку. Расскажем о регистрации онлайн-кассы в ФНС — порядке, сроках, необходимых документах.
Введение. Что такое онлайн-касса и с чем ее едят
Кассовый аппарат, подключенный к сети интернет, нужен для пересылки данных в налоговую службу. Теперь налоговики видят информацию о каждой покупке прямо на экране монитора. Такой порядок работы предусмотрен Федеральным законом № 54 ФЗ. Помимо этого онлайн-касса умеет:
- самостоятельно закрывать смену и формировать кассовый отчет;
- печатать фискальные документы нового формата — с QR-кодом, ссылкой на сайт налоговой, наименованием товара и другой важной информацией;
- отправлять копию чека в электронном виде покупателю — смс-кой или по электронной почте;
- хранить информацию на внутренней памяти — фискальном накопителе.
Отсюда вытекают достоинства применения онлайн-ККТ:
- сокращение числа проверок со стороны инспекторов — зачем куда-то идти или ехать, если вся информация доступна на компьютере в режиме реального времени;
- облегчение работы продавца-кассира — многие отчетные документы касса формирует самостоятельно, без участия человека;
- уменьшение количества серых схем, двойной и тройной бухгалтерии — всего, чем пользовались нечистые на руку предприниматели.
Распространенные ошибки при регистрации онлайн-кассы
Ошибки, которые не приводят к выходу из строя фискального накопителя, встречаются еще чаще. Они не дадут завершить регистрацию. К счастью, их можно исправить в личном кабинете ФНС.
1. Электронная цифровая подпись не позволяет пройти аутентификацию на сервере ФНС – решение рассмотрено выше.
2. На сайте ФНС указаны неверные данные:
- Ошибка в номере чека регистрации – необходимо повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ;
- Неправильно введены дата и время чека регистрации – требуется повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ;
- Ошибка в ФПД чека регистрации – обязательно повторное заполнение формы на сайте ФНС в карточке ККТ.
3. В личном кабинете ФНС выбран один ОФД, затем вы решили его поменять, и в драйвер ККТ занесли уже другой.
В этом случае также требуется повторное заполнение формы регистрации:
- ввести фискальные признаки из фискального документа, выданного ККТ;
- они не подойдут, появится окно с кнопкой «Повторно подать заявление»;
- следует согласиться со всем предложенным в всплывающем окне, и в итоге дождаться формы редактирования заявления;
- выбрать правильного оператора фискальных данных из списка.
Важно! Адрес установки и другие данные онлайн-кассы необходимо будет ввести повторно.
После изменений в анкете в личном кабинете ФНС следует подписать ее снова личной подписью. Далее сразу следует ввести данные фискального признака, и ККТ обновит статус на «Зарегистрирована».
Регистрация онлайн-кассового аппарата
Способ первый — классический
Классический способ — это регистрация по старинке. Нужно взять кассовый аппарат, все документы к нему, учредительные документы ИП или юрлица и посетить ближайшее отделение налоговой. Способ по-прежнему работает, однако появляется информация, что в некоторых филиалах ФНС в регистрации касс могут и отказать.
Итак, для регистрации вам потребуются следующие документы:
- чеки и договоры, подтверждающие покупку кассового аппарата;
- паспорт онлайн-кассы с заводским номером;
- документы ИП или организации. Предъявлять инспектору их не нужно — они понадобятся для заполнения заявлений;
- заявление по форме КНД 1110061. Бланк можно и заполнить дома или попросить у налогового инспектора и сделать все на месте;
- договор с оператором фискальных данных;
- личный паспорт.
Государственная пошлина за постановку кассового аппарата на учет не взимается. Можно поручить работу законному представителю — тогда к списку документов прибавится нотариально заверенная доверенность.
При регистрации нужно правильно заполнить все поля заявления, внимательно проверить, верно ли указаны данные и отдать инспектору. В большинстве налоговых работает система одного окна. Нужно взять в терминале талончик и дождаться вызова.
Такой способ регистрации онлайн-кассы подходит тем, кто не очень-то разбирается в интернете. Если слова “личный кабинет”, “логин”, “пароль” ничего вам не говорят — тогда это ваш путь.
Плюс способа — не требуется квалифицированная электронная подпись.
Минус — срок регистрации может составлять до 5 рабочих дней. Многие предприниматели знают, что начать работать часто нужно “еще вчера”, поэтому лишние несколько дней позволить себе может не каждый.
После всех процедур нужно опять прийти в отделение налоговой и получить карточку регистрации. В ней будет указан индивидуальный регистрационный номер устройства и другая информация.
Способ второй — регистрация через интернет
Гораздо более удобный, а самое главное — быстрый метод. Это тоже бесплатно, однако придется раскошелиться на приобретение электронной подписи. Получить ее можно в отделениях минкомсвязи — как лично, так и через интернет. Стоимость услуги в 2020 году составляет 1500 рублей.
Сперва зарегистрируйте личный кабинет на официальном сайте ФНС. Процедура ничем не отличается от регистрации на любом интернет-сайте — нужно придумать логин и пароль для входа, используя ИНН и ФИО индивидуального предпринимателя и адрес электронной почты. На электронку придет ссылка для активации аккаунта — пройдите по ней и окажетесь в своей учетной записи.
В меню личного кабинета выберите пункт “Учет контрольно-кассовой техники” и далее — “зарегистрировать ККТ”. Всю информацию нужно вводить вручную в соответствующие поля меню. Приготовьте следующие данные:
- адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где будет использоваться устройство;
- модель онлайн-кассы — ее нужно выбрать из предложенного списка;
- название магазина или торговой точки;
- заводской номер кассового аппарата — он указан в паспорте устройства;
- данные о фискальном накопителе — его модель и номер;
- данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных.
Здесь же можно заполнить онлайн-форму заявления по форме КНД 1110061, либо загрузить готовый документ. После ввода всей информации система предложит подписать и отослать данные. Еще раз проверьте, правильно ли все заполнено и подпишите документы электронной подписью. На электронный адрес будет отправлена ссылка, пройдя по которой можно узнать статус заявления. Узнать его можно также в разделе личного кабинета “Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган”.
По результатам процедуры онлайн-кассе также присваивается регистрационный номер. Отчет о регистрации можно сохранить себе в виде PDF — файла. Сам кассовый аппарат формирует и распечатывает отчет о прохождении регистрации — его нужно сохранить.
После присвоения регистрационного номера нужно зайти в личный кабинет на сайте вашего ОФД. Там кассовый аппарат уже зарегистрирован, потребуется только ввести номер, выданный налоговой. После этого онлайн-касса готова к работе, и можно начинать продажи.
Критические ошибки при самостоятельной регистрации онлайн-кассы
В процесс регистрации ККТ для ИП неопытные предприниматели могут совершить критические ошибки, которые выведут из строя фискальный накопитель. Он перестанет функционировать, и придется покупать новый.
Самые популярные ошибки:
- неправильная дата регистрации онлайн-кассы;
- неверно указанная система налогообложения;
- покупка ФН со сроком действия, который не сочетается с системой налогообложения.
Неправильная дата регистрации ККТ
Неверно записанная дата регистрации кассы – распространенная ошибка невнимательных пользователей.
Причина в том, что дата во многих кассовых аппаратах проставляется автоматически и неправильно. Например, так обстоит дело у смарт-терминалов «Эвотор».
Необходимо проверять дату, так как при ошибке фискальный накопитель не будет работать.
Фискальный накопитель был приобретен без оглядки на налоговый режим
Фискальный накопитель бывает двух видов: на 15 и 36 месяцев. При работе на спецрежимах можно приобретать ФН на 36 месяцев. Однако при общей системе налогообложения необходимо использовать ФН на 15 месяцев.
Если вы, работая на ОСНО, купите и установите на свою онлайн-кассу ФН со сроком работы 36 месяцев, то он работать не будет.
Все правила выбора фискального накопителя>>>
Электронная подпись — зачем нужна и как получить
Для регистрации онлайн-кассы и ее последующей работы нужен еще один девайс — электронная цифровая подпись, или ЭЦП. Это специальный файл, записанный на внешний носитель. По сути это обычная флеш-карта, только люто защищенная от взлома и копирования данных. Для кодировки используются методы, разработанные и одобренные Федеральной службой безопасности. Крутые методы, надо понимать.
Есть несколько видов электронных подписей — все они различаются по степени защиты. Для регистрации онлайн-кассы нужна самая продвинутая — усиленная квалифицированная ЭЦП. Она представляет собой сочетание логина и пароля, защищенных специальным шифрованием с использованием криптографических методов.
Суть в том, что для регистрации онлайн-кассы нужна подпись, которая является полной заменой собственноручной. Таковой будет только усиленная квалифицированная ЭЦП — все остальные не обеспечивают нужной степени защиты данных. Согласно законодательству РФ, усиленная ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и личная виза на любом документе.
ЭЦП нужна не только при регистрации онлайн-касс. Этот девайс может пригодиться вам в будущем, при ведении электронного документооборота. Например, при сдаче бухгалтерской отчетности в налоговую службу. Кстати, поинтересуйтесь у вашего бухгалтера: возможно, ЭЦП у него уже есть и ничего покупать дополнительно не придется. Подпись понадобится не только в налоговой, но и при заключении соглашения с оператором фискальных данных. В общем, если есть онлайн-касса, без электронной подписи — никуда.
Где получить электронную подпись
Этим вопросом занимаются специальные компании — удостоверяющие центры. Все организации, имеющие право на выдачу подписей, аккредитованы Министерством связи и имеют соответствующие лицензии и разрешительные документы. Суть примерно такая: вы приходите в один из таких центров, показываете документы и специалисты идентифицируют вашу личность. После этого лично в руки выдается ЭЦП — это гарантия того, что никто другой ей воспользоваться не сможет. Если кто-то подписал документы, значит, это были только вы.
При выборе центра следует изучить список организаций, размещенный на сайте Госуслуг. Только центры, вошедшие в этот перечень, имеют право выдавать усиленные цифровые подписи.
Можно воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра. Понятно, что удобнее всего найти ближайший к вам географически. К сожалению, для получения устройства нужен только личный визит — сделать все по удаленке не выйдет. Но если выбор, все-таки, есть, то следует руководствоваться следующими критериями:
1. Срок изготовления электронной подписи. Обычно на все про все уходит 3-5 рабочих дней. Если ваш партнер обещает изготовить носитель за месяц — возможно, стоит поискать другого.
2. Репутация центра. К сожалению, не все организации работают безупречно. Некоторые из них откровенно косячат: путают персональные данные, затягивают сроки или используют некачественные носители информации. К таким обращаться не стоит — зря потратите время, деньги и нервы. Поизучайте отзывы в интернете, поспрашивайте коллег и партнеров — возможно они посоветуют хороший центр или отговорят от обращения в сомнительную фирму.
3. Цена услуги. Если вы открываете свой первый бизнес, учитесь экономить сразу. Можно начать с электронной подписи. Минимальная стоимость изготовления устройства составляет около 1000 рублей. Но можно легко заплатить и 5 тысяч, если не изучить хорошенько рынок и обратиться в первый попавшийся центр. Не жалейте времени и как следует просмотрите предложения всех удостоверяющих центров. Если при прочих равных условиях кто-то из них предлагает сделать услугу дешевле других — обращайтесь к нему. Исключения составляют случаи, когда ЭЦП нужна срочно. За то, что вас поставят вперед очереди придется заплатить на порядок больше, но деваться тут некуда.
4. Уровень технической поддержки. К сожалению, техника иногда выходит из строя и электронные подписи — не исключение. Бывает, устройство нужно срочно отремонтировать или поменять на новое. Некоторые центры делают это быстро и оперативное, а некоторые — не очень. Понятно, что выбирать лучше из первых.
Как получить электронную цифровую подпись
Итак, вы выбрали удостоверяющий центр и готовы отправиться за подписью. Для этого надо приготовить пакет документов. У индивидуальных предпринимателей и юридических лиц он будет различаться.
Для ИП понадобится:
- Личный паспорт ИП. В центре спросят оригинал документа и копии страниц — главной и с пропиской.
- Пенсионное свидетельство — СНИЛС. Также понадобятся копия и оригинал.
- Свидетельство или уведомление о государственной регистрации в качестве ИП — копия и оригинал.
- Выписка из ЕГРИП, выданная не более полугода назад.
- ИНН — копия и оригинал.
Список документов для организаций:
- Паспорт человека, который получает ЭЦП и будет ее владельцем. Это может быть директор, его заместитель или бухгалтер. Нужны оригинал и копия документа.
- Свидетельство о регистрации юрлица — оригинал и копия.
- ИНН.
- Выписка из ЕГРЮЛ сроком не более полугода со дня выдачи.
- Оригинал и копия пенсионного свидетельства владельца ЭЦП — СНИЛС.
Дальше для ИП и организаций все одинаково. Нужно написать заявление на получение подписи и оплатить квитанцию за оказание услуги. После изготовления вам сообщат о том, что девайс готов и пригласят его забрать.
В случае, когда подпись получает не ее будущий владелец, а его законный представитель, понадобится еще один документ — нотариальная доверенность. Заказать такую можно в любой нотариальной конторе. Стоимость начинается с отметки 1800 рублей. Работнику конторы надо предъявить паспорта владельца подписи и его законного представителя. Сам представитель в процедуре не участвует и его личное присутствие не нужно.
Для ИП по закону есть небольшое послабление. Они могут подать документы на выдачу электронной подписи через “Почту России”, многофункциональные центры — МФЦ, или любое отделение налоговой службы. Бумаги можно принести, или снять сканы и отправить по электронной почте. Но для того, чтобы забрать ЭЦП все равно придется идти в удостоверяющий центр.
Юрлица подают заявку и получают устройство только в удостоверяющих центрах.
Важно! Электронная подпись не работает вечно — срок ее действия ограничен. Обччно это 12 месяцев, после прошествия которых ЭЦП нужно заменить на новую. Сейчас некоторые центры предлагают подписи сроком действия 15 месяцев и даже больше. Стоят они чуть дороже, но в итоге получается выгоднее: стоимость месяца выходит меньше.
Не оставляйте замену подписи на последний день и сделайте это хотя бы за месяц до окончания работоспособности старой. Так вы оставите себе место для маневра в непредвиденных случаях и не придется бегать по городу в поисках удостоверяющего центра, а также переплачивать за срочность.
Методика завершения процедуры регистрации ККМ
Чтобы правильно завершить регистрацию оборудования нужно снова пройти авторизацию в личном кабинете. В нем нажать на пункт меню Учет ККТ. Здесь высветиться номер регистрации изделия, по которому также следует нажать. В появившемся окне нажать на кнопку Завершить регистрацию. Открывается следующая форма, где вводится информация из файла отчетности о проведении регистрации, выведенного на печать машиной на 2 шаге. Ключевым фактором правильного заполнения формы является правильное введение даты и времени, указанных в отчете. Завершать процедуру тоже нужно правильно.
Мнение эксперта
Кирилл
Специалист по кассам
Задать вопрос
Чтобы завершить процедуру окончания регистрации, нужно нажать кнопку Подписать и отправить. Система автоматически проверить информацию и сохранит в специальную карту регистрации контрольно-кассовой машины, посмотреть которую можно в списке отправленных документов в Федеральную налоговую службу. Интерфейс кабинета очень удобный и продуманный. Разобраться с навигацией может человек, который еще никогда не сталкивался с подобными задачами. Благодаря этому, все действия выполняются максимально быстро.
https://youtu.be/GmEK-1UxqHg
Что лучше: сделать все самому или обратиться за помощью к специалистам
Представьте себе такую картину: начинающий индивидуальный предприниматель открывает первый в своей жизни магазин. Он самостоятельно делает там ремонт, договаривается с поставщиками товара, ездит по банкам в поисках кредита и делает еще миллион дел. Помимо всего прочего ему нужно еще и заниматься кассовым оборудованием — делать все то, о чем мы написали выше.
Часто времени на все это просто не хватает. Практически нереально садиться за компьютер и разбираться в тонкостях регистрации пока сохнет первый слой краски перед тем, как нанести следующий.
Поэтому многие бизнесмены готовы отдать энную сумму денег, чтобы работу сделали за них. Предложений этой услуги на рынке хватает — нужно только найти и выбрать надежную компанию.
Средняя стоимость услуги — 3000 рублей. В нее входит заключение договора с ОФД и регистрация кассового аппарата в налоговой. Если доплатить еще примерно столько же, вам подключат и настроят оборудование и проведут обучение персонала. Вообще, лучшее решение — заказ всех работ под ключ.
Такой способ позволяет не делать вообще ничего — нужно только позвонить по телефону и договориться об услуге. Вам на электронную почту придет коммерческое предложение, в котором будут указаны расценки на все работы у технику. Обычно в пакетное предложение входит сам кассовый аппарат, все работы по подключению оборудования и настройкам, регистрация и заключение договоров и получение электронной подписи, обучение персонала.
При хорошем раскладе и отсутствии сверхзадач по срокам можно убраться в один рабочий день. К вам на точку приедет специалист, привезет с собой технику, все настроит и подключит. Дополнительно можно заказать техподдержку на определенный срок — очень полезная штука. Первое время по работе с техникой будут возникать вопросы, которые нужно оперативно решать. К тому же оборудование имеет свойство ломаться: то касса не видит сканер штрих-кода, то не определяет терминал для приема банковских карт.
Регистрация ККТ в ФНС «вручную»
Пройти легализацию вашей контрольно-кассовой техники в налоговом органе можно двумя способами:
- оффлайн, непосредственно посетив территориальное отделение ФНС и подав документы в традиционной, бумажной форме;
- онлайн, подавая все данные через интернет.
Не стоит думать, что первый вариант – это анахронизм, так как у налоговиков зачастую просто отсутствует механизм обратной связи, и вы можете просто не знать, как продвигается регистрация вашей техники, так как такой алгоритм просто не предусмотрен. Поэтому следует уделить этой дорожной карте отдельное внимание. Вот пошаговая инструкция:
- Рекомендуется сразу заключить договор с местным центром технического обслуживания (ЦТО). За минимальные деньги это сократит вам массу ненужной «беготни» и неправильных действий.
- Подготовка и подача регистрационного заявления на кассовый аппарат (его помогут подготовить квалифицированные сотрудники ЦТО).
- Фискализация ККТ – процедура технического освидетельствования корректности устройства контрольной техники. Налоговикам нужно получить экспертное заключение, что ваш кассовый аппарат будет правильно отражать и передавать все данные о транзакциях. И в качестве экспертов выступают специалисты ЦТО.
- По результатам фискализации ККТ, а также после подачи заявления на присвоение ему регистрационного номера формируется карточка регистрации контрольно-кассовой машины.
- Далее заключаем договор с ОФД и регистрируем кассовый аппарат у них.
В данном случае все ведомства вам придется посещать самостоятельно, хоть и при содействии и помощи специалистов ЦТО (а может, и той же организации-ОФД) в оформлении документов.
Снятие онлайн-кассы с учета
Перерегистрация кассового аппарата
Бывают случаи, когда кассовый аппарат нужно снять с учета. Например, устройство вышло из строя, было украдено или продано другому пользователю. Схема действия будет такой же, что и при постановке кассы на учет. Сделать это можно также двумя способами — лично или удаленно, через интернет.
В обоих случаях нужно скачать и заполнить заявление по форме КНД 1110062 — она разработана специально для снятия контрольно-кассовой техники с учета. В документе требуется указать:
- фирменное название ООО или фамилию, имя и отчество ИП; ИНН;
- марку и серийный номер кассового аппарата;
- обстоятельства утери или кражи, если таковые имеются;
- отчет о закрытии ФН, если техника продается новому владельцу.
Законодательством предусмотрены жесткие сроки снятия кассы с учета. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня с момента продажи.
Можно снять кассу с учета и через личный кабинет на сайте налоговой. Это гораздо проще, быстрее и удобнее, а главное — не нужны лишние бумажки. Просто зайдите в раздел учета контрольно-кассовой техники, выделите онлайн-кассу, которую нужно снять с учета — и все. Нужно только заполнить данные о закрытии фискального накопителя — дату и время.
После ввода информации заявление подписывается электронной подписью и отправляется на обработку. Обычно процедура занимает несколько минут. Статус заявления можно проверить через учетную запись.
Новый владелец должен зарегистрировать кассовый аппарат. Процедура ничем не отличается от постановки на учет нового устройства — все абсолютно то же самое. Не забудьте только правильно составить и подписать договор купли-продажи — он потребуется при регистрации. Фискальный накопитель при перерегистрации придется менять на новый. Также новый владелец должен заключить договор с оператором фискальных данных.
Снять кассу в налоговой может и ваш законный представитель. Для этого нужна нотариально заверенная доверенность, подтверждающая его полномочия.
При снятии с регистрации формируется карточка снятия с учета — ее можно скачать и распечатать. Сделать это можно посетив налоговую и забрав документ лично.
Принудительное аннулирование регистрации
В ряде случаев налоговики сами снимают кассовые аппараты с учета. Это происходит при нарушении пользователем законодательства или при истечении срока использования ФН.
Если это произошло, кассу нужно ставить на учет повторно. В первом случае это делается после устранения всех нарушений, во втором — после покупки нового фискального накопителя.
Как самому зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
Зарегистрировать свой ККТ предприниматель может сам лично (то есть, самостоятельно). Никто официально не имеет права требовать с него за данную процедуру какой-либо платы. Однако можно осуществить данную процедуру и через консультантов – за их услуги уже придется заплатить.
Схема работы онлайн-кассы устроена таким образом, что информация о транзакции сначала через интернет поступает техническому посреднику – оператору фискальных данных (ОФД). В задачи данной организации входит приведение валового информационного массива в структурированный числовой ряд (чтобы сразу можно было сказать, какие цифры к какому налогу имеют отношение). И уже обработанные данные далее транслируются в адрес ФНС. Поэтому оформление ККТ должно начинаться с регистрации его в компании-ОФД.
