ЭЦП для ИП: как получить цифровую подпись для налоговой

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это инструмент, необходимый для электронного документооборота, взаимодействия с контролирующими органами и получения государственных услуг в интернете. ЭЦП могут использоваться как физическими лицами, так и предпринимателями и компаниями.

ЭЦП для ИП позволяет без личного визита подавать отчетность в налоговую, использовать подпись для удаленного взаимодействия с контрагентами и получения государственных услуг онлайн. Такая подпись должна отвечать ряду требований, прописанных в законодательстве.

В этой статье разберемся, что такое ЭЦП, как индивидуальному предпринимателю получить ее и какие преимущества создает такая подпись.

Нужна ЭЦП? Подберем подходящий вид электронной подписи для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Электронная подпись для малого бизнеса

Сегодня малый и средний бизнес ещё недостаточно широко применяет основное электронное средство документооборота. Скорее всего, здесь кроются две причины. Первая — ошибочное мнение, что получение и использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) — сложный и трудоёмкий процесс. А вторая — недоверие к виртуальному документообороту и незнание всех плюсов и возможностей его использования.

И это объяснимо, ведь срок активного внедрения ЭЦП составляет менее 7 лет. Даже госструктуры и основные контролирующие органы РФ только с середины 2011 года начали постепенно переходить на электронный межведомственный документооборот. С 2012 года начался процесс унификации и стандартизации онлайн-документооборота. Он был запущен во всех органах исполнительной власти РФ, следом к процессу стал присоединяться крупный прогрессивный бизнес. Благодаря этим шагам сегодня электронное взаимодействие функционирует на полных оборотах и постепенно проникает во все слои бизнеса, включая микро-бизнес.

Электронная цифровая подпись — элемент идентификации личности при юридических и финансовых сделках в цифровом формате. Владелец электронной визы — это тот человек, на которого оформлена ЭЦП и сертификат. Это всегда физическое лицо, даже если подпись используется для ИП или организации.

При этом электронная цифровая подпись (ЭЦП) служит для идентификации физ. лица, предпринимателя или организации при ведении ими защищённого юридически значимого электронного документооборота. Использование электронно-цифровой подписи регулируется ФЗ №63 «Об электронной подписи».

Видео: что такое ЭЦП и зачем она нужна

Оформление в УЦ

Рассмотрим, как сделать электронную подпись для налоговой. Следует собрать нужные документы и явиться в выбранную организацию. Нужно обращаться только в аккредитованные Удостоверяющие центры. Их список можно посмотреть на сайте Минкомсвязи РФ. Потребуется подтверждение личности. Если заявитель по каким-либо причинам не может сам явиться в центр, то оформить подпись может другое лицо, представляющее его интересы и имеющее полномочия официально действовать от его имени. Для получения электронной подписи для физлиц и ИП для налоговой потребуются:

• паспорт;
• СНИЛС;
• свидетельство о госрегистрации ИП;
• справка из ЕГРИП;
• ИНН.

Для компаний перечень документов будет несколько отличаться. Юрлицам потребуется:

• доверенность на право выступать владельцем сертификата электронной подписи для налоговой (в случае, если подпись будет оформляться на сотрудника предприятия, а не на его директора);
• паспорт, ИНН и СНИЛС лица, на которого будет оформляться подпись, или его доверенного;
• справка из ЕГРЮЛ;
• копии устава компании, ее учредительного договора, свидетельства о госрегистрации юрлица, свидетельства о его постановке на учет в ФНС, приказа о назначении директора.

Список нужных документов дается в ст. 18 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но в УЦ могут затребовать дополнительные бумаги, поэтому заранее уточняйте, что нужно подготовить.

После получения всех документов специалисты УЦ приступят к оформлению ЭЦП для налоговой и сообщат заявителю, когда она будет готова.

Виды электронной подписи

Законодательством РФ утверждены 2 вида ЭЦП:

• простая,
• усиленная, которая бывает: квалифицированной,
• неквалифицированной.

Простая электронная подпись свидетельствует только о том факте, что ЭП сформирована определённым человеком. Она используется физическими лицами.

Неквалифицированная электронная подпись — хоть и более защищённый вариант ЭЦП, но, как и простая, имеет ограниченный спектр действий и мало подходит для бизнеса. Она является аналогом подписи физического лица в договорах, актах, прочем документообороте. Стоит отметить, что такая подпись практически не применяется при ведении бизнеса, так как её функции достаточно ограничены. С её помощью невозможно вести онлайн-отчётность с налоговой, получать полноценные коммуникации с порталом госуслуг. А регистрировать и платить за такую визу надо.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — один из самых необходимых и многофункциональных инструментов для предпринимателя, который даёт возможность сформировать удобный и эффективный документооборот между регуляторами, гос. структурами, а также контрагентами ИП.

Получение усиленной квалифицированной визы является необходимым условием для ведения частного бизнеса при взаимодействии:

• с единым порталом госуслуг РФ — получение услуг, информации и документов;
• с ИФНС, ПФР, соц. фондами, межведомственной структурой регуляторов — сдача отчётности и документооборот;
• с платёжными и банковскими системами — формирование расчётных документов через интернет;
• с государственными и муниципальными образованиями — в части онлайн-исполнения документооборота (разрешения, официальные запросы и пр.).

Таким образом, УКЭП — полноценная официальная подпись предпринимателя. По законодательству РФ она обладает абсолютной юридической силой.

Таблица: сравнение разных видов электронной подписи

Что в итоге

Итак, мы рассмотрели вопрос о том, как получить ЭЦП для налоговой. К сожалению, бесплатно и не выходя из дома или офиса сделать этого не получится. Чтобы полноценно взаимодействовать с ФНС онлайн, предпринимателю нужно получить квалифицированную электронную подпись. Для этого следует обратиться в любой удостоверяющий центр. Такая ЭП поможет подавать через ЛК на сайте ФНС различные юридические значимые документы, а также отчитываться в электронной форме посредством сторонних сервисов.

Без оформления КЭП ИП в личном кабинете налогоплательщика можно разве что написать сообщение в свободной форме и увидеть на него ответ. При этом неквалифицированная подпись, которую можно оформить в ЛК физического лица, индивидуальному предпринимателю для обмена документами и информацией с ФНС не подходит.

Плюсы и минусы ЭЦП

Электронная подпись находит всё больше применения в деятельности частного бизнеса, так как даёт широкие возможности при решении задач информационной безопасности, юридического статуса документооборота, экономит время и ресурсы.

В максимальный спектр использования онлайн-визы входит:

• заказ и получение госуслуг, а также услуг муниципалитетов;
• оперативное взаимодействие с гос. учреждениями (вопросы и ответы);
• сдача полноценной отчётности в системе ЭДО ФНС РФ, Пенсионного фонда, других регуляторов;
• заключение гражданско-правовых сделок;
• участие в электронных торгах.

Плюсы использования электронной подписи (относится только к квалифицированной онлайн-визе):

• конфиденциальность документооборота;
• контроль целостности и невозможность подделки документа;
• моментальная идентификация авторства (кем завизирован и отправлен документ);
• поддержание юридической значимости;
• существенная экономя времени на обмен документацией;
• удешевление процесса доставки, учёта и архивирования;
• минимизация рисков.

Ключи ЭЦП хранятся на цифровых носителях

Отдельно необходимо акцентировать внимание на преимуществах отчётности перед регулирующими органами через обмен ЭДО (налоговая) и так называемая СЭД (ПРФ), которая сдаётся только при наличии УКЭП:

• не нужно лично посещать регуляторов — отчётность может быть отправлена из любого удобного места и в любое время (экономия времени);
• не нужно дублировать отчётные документы на бумаге;
• заполнение форм отчётности автоматизировано, что ведёт к минимизации ошибок и доработок;
• формы для заполнения всегда актуальные, не нужно искать и уточнять правильные шаблоны;
• о принятии отчёта (или отказе) оперативно известят: ИП получит информацию, принят ли документ, в течение одних суток;
• отчётность не смогут ни посмотреть, ни скорректировать сторонние лица;
• всегда можно получить и сохранить в электронном виде справочную информацию о статусе расчётов с госбюджетом, выписки, уведомления о сроках отчётности, акты сверки, а также задать вопросы регуляторам.

Подделать квалифицированную электронную подпись невозможно. Разрабатывается она с использованием шифров, при её создании выстраивается уникальная цепочка символов. В каждом комплекте документации ЭЦП есть рекомендации удостоверяющего центра по хранению и применению ключа. Если соблюдать правила и выполнять рекомендации, подпись будет в полной сохранности. Как заверяют авторизованные центры Минкомсвязи, сегодня в мире нет вычислительных мощностей, которые способны в адекватные сроки взломать криптографию электронной подписи.

При этом на каждом USB-носителе УКЭП находится 2 ключа ЭЦП: закрытый и открытый. Закрытый ключ формирует уникальную генерацию чисел и символов электронной подписи, которой визируется документ. УКЭП находится в теле подписанного документа, а может также прилагается к нему. Закрытый ключ предназначен для проверки подлинности ЭЦП. Ключи связаны между собой и страхуют друг друга.

Как и другие электронные носители конфиденциальной информации, ключ ЭЦП закодирован личным PIN-кодом владельца. Для ввода пароля есть ограниченное количество попыток (как правило, их три), после неправильного ввода кода ЭЦП блокируется.

Также невозможно изменить или подделать текст электронного документа, завизированного ЭЦП. Все корректировки, которые были внесены после подписания, будут сразу видны. Проверка электронной визы покажет, что ЭЦП искажена.

Схема работы электронной цифровой подписи включает в себя проверку принимающей стороной

В случае если владелец подписи попытается отказаться от завизированного им электронного документа, он не сможет этого сделать. ЭЦП содержит целый ряд атрибутов, по которым в любой момент можно определить, кому принадлежит личная электронная подпись. Комбинация уникального номера сертификата, а также данные удостоверяющего центра помогут быстро доказать факт и дату подписания.

Несмотря на чрезвычайную сложность математических средств криптографии и программных средств, их реализующих, использование электронной подписи для её владельца на удивление просто и доступно каждому вне зависимости от уровня владения персональным компьютером, образования и рода занятий.

РосИнтеграция

https://rosreport.ru/

Перечислив все плюсы квалифицированной ЭП, нельзя не сказать о фактически единственном её минусе: получение УКЭП — платная услуга сертифицированных удостоверяющих центров (УЦ). При этом действует любая электронная подпись (и квалифицированная, и неквалифицированная) только один год. По прошествии 365 дней её нужно получать заново.

Для примера приведём расценки одного из операторов по обеспечению электронной онлайн-визы, который даёт широкий спектр тарифов на различные виды ЭЦП для ИП, организаций и физ. лиц — авторизованный удостоверяющий . Как видно, дельта между тарифами огромная: от 700 до 12 тысяч рублей. Аналогичные тарифы (плюс/минус) действуют в других УЦ. Какой из них необходим бизнесу — индивидуальное решение каждого предпринимателя.

Таблица: тарифы при использовании ЭЦП для УЦ «РосИнтеграция»

Что такое электронная подпись и сертификат ключа

Законодателями дано определение электронной подписи как информации в электронном виде, присоединенной к другой информации (подписываемой) и удостоверяющей подписывающее лицо. Регламентируется ее применение законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, где отражается право использования электронных подписей в сфере оказания муниципальных или госуслуг при заключении соглашений гражданско-правового свойства или других действиях, предусмотренных соответствующими НПА.

Основной задачей электронной подписи, как и собственноручной подписи в жизни, является удостоверение:

• авторства документа;
• полноты и правильности информации в документе;
• целостности документа.

Необходимость возникновения подобного аналога собственноручной подписи продиктована стремительно развивающимися технологиями, позволяющими вести дела дистанционно, с помощью интернета и телекоммуникационных каналов связи.

Например, электронная подпись нужна для онлайн-касс. Как ее сделать см. в материале «Как и где получить электронную подпись для онлайн-касс».

В большинстве случаев электронная подпись — это овеществленное понятие комплекса, включающего в себя специальные программы, возможности для эксплуатации сертификата ключа и его хранилище. Как правило, хранилище — это флеш-накопитель или смарт-карта, на которые записывают сертификат ключа проверки ЭП. Именно он и является электронным автографом, который изготавливается и выдается удостоверяющим центром (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

• информацию о собственнике ЭП;
• индивидуальный уникальный номер;
• период действия сертификата (один год);
• название, адрес и реквизиты УЦ, оформившего и выдавшего ЭП.

По прошествии года срок эксплуатации сертификата истекает и требуется приобретение нового.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Помимо ЭЦП, усиленной ключом электронной подписи, существует и так называемая простая электронная подпись — ПЭП.

Как и где получить ЭЦП

Ещё раз отметим, что для работы на различных ресурсах можно воспользоваться разными видами ЭЦП:

• для портала госуслуг может быть использована как простая, так и квалифицированная ЭП;
• для взаимодействия с регуляторами и полноценного документооборота ИП нужна только УКЭП.

Фотогалерея: как выглядит ЭЦП

Так выглядит подпись ФНС РФ, аналогичные визы и у банков

Личная виза и печать в электронном документообороте

ЭЦП на pdf-документе

Простая ЭЦП

Получить и использовать простую ЭП можно с помощью упрощённой учётной записи на сайте госуслуг. Код подписи зашифрован в логине и пароле. Он присваивается каждому, кто регистрирует на портале Личный кабинет.

Процедура получения ЭЦП — максимально простая и быстрая. Для этого необходимо пройти всего несколько шагов:

1. При регистрации Личного кабинета (ЛК) достаточно внести в стандартную форму личные данные: Ф. И. О., телефон, электронную почту.
2. Система портала автоматически формирует первую простую ЭП. Проверка данных занимает несколько минут, после чего на указанную электронную почту или на телефон заявителя приходит код доступа.
3. Вводим полученный пароль и продолжаем заполнение профиля пользователя.
4. Второй этап требует внесения данных основных документов: паспорт, номер СНИЛС, ИНН.
5. Эти данные также проверяются системой. Ожидание результата займёт не более 15 минут, по окончании — сообщение об успешном завершении.
6. Если все данные внесены корректно, на указанный в анкете номер телефона придёт SMS и будет открыт доступ в полноценный Личный кабинет физ. лица.
7. Формирование простой ЭЦП закончено.

Единый портал гослуг обеспечивает получение ЭЦП

Минимальный функционал кабинета и простой подписи можно незначительно увеличить, если переоформить свою стандартную учётную запись на сайте госуслуг в подтверждённую и получить неквалифицированную ЭЦП. Переоформление не меняет тип самой подписи, но даёт расширенные возможности для использования ЛК.

Рекомендуем при оформлении подтверждённой учётной записи сразу внести в свой аккаунт информацию по ИНН, номер свидетельства о рождении, полис ОМС, серию и номер водительского удостоверения, данные о зарегистрированном на вас автомобиле, военный билет, загранпаспорт. Когда возникнет необходимость, полная информация по основным документам будет сосредоточена в одном месте. Кроме этого, можно автоматически настроить уведомления, например, о штрафах ГИБДД и своевременно гасить их со скидкой 50%.

Для оформления УНЭП нужно лично посетить любой из центров обслуживания (их перечень доступен на портале госуслуг) или МФЦ. Либо сделать заявку с сайта на предоставление УНЭП через почтовое отделение.

В центре выдачи вас попросят предъявить паспорт (либо документ, его заменяющий) и СНИЛС. Процедура освидетельствования личности (без учёта очередей) занимает не более 5 минут. После чего вы получаете пароль, который нужно будет внести при открытии Личного кабинета.

В результате пользователь ЛК получает расширенные права на использование единого гос. портала.

Оформить УНЭП можно путём личного визита в МФЦ

Как быстро получить УКЭП

Максимальные права при использовании госуслуг, а также ведении документооборота с регуляторами имеет только усиленная квалифицированная электронная подпись. Чтобы её получить, придётся потратить чуть больше времени. Но эти усилия стоят финального результата, учитывая все плюсы УКЭП.

Порядок получения усиленной квалифицированной ЭП состоит из нескольких пунктов:

• выбор удостоверяющего центра;
• выбор вида подписи, её возможностей и тарифа;
• подача заявления;
• получение ЭП;
• получение доступа к ресурсам электронного правительства.

Выбор УЦ и подача заявления на получение электронной подписи

Выбирать удобный для вас удостоверяющий центр (УЦ) следует из числа аккредитованных Минкомсвязи РФ. Сегодня в РФ действуют порядка 450 УЦ. Их актуальный список опубликован на сайте Министерства в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров».

При выборе УЦ будьте внимательны, ведь при лишении лицензии центра электронную подпись придётся получать заново, а при передаче функций приёмнику — перерегистрировать ЭЦП. Но волноваться не стоит, УЦ закрываются нечасто, за последние годы закрыты по разным причинам всего 8 центров.

На портале фед. органа рекомендуется проверить доступность сервиса УЦ, зайти на сайт организации, позвонить, уточнить возможности центра, стоимость ЭЦП и пр.

На сайтах удостоверяющих центров можно найти подходящее предложение

Обратите внимание: в некоторых центрах ИП может пройти обучение, как подключить и использовать цифровую подпись, проконсультироваться по работе с разными расширениями документов, узнать, как проводятся электронные торги с УКЭП и т. п.

Следующее действие — подобрать вид и тариф электронной подписи в зависимости от направления и требований бизнеса. Вид ЭЦП зависит от того, чем собирается заниматься ИП: нужен ли полный перечень услуг (включая федеральные электронные торги) или бизнесмен планирует только передавать отчётность в ИФНС. У операторов ЭЦП обычно существует достаточный выбор вариантов, включая индивидуальную настройку параметров.

Впоследствии необходимо отправить заявку на оформление ЭЦП. Сделать это можно двумя способами:

• Оставить заявку на сайте или по телефону аккредитованного центра. В этом случае специалисты, уточнив необходимые моменты, запустят процесс сами.
• Оформить заявку на получение визы через онлайн-портал госуслуг.

Получение ЭП

Финальное действие — получение квалифицированной электронной подписи, а также сертификата и ключа УКЭП. Сделать это надо лично в удостоверяющем центре. Электронную подпись можно получить только при предъявлении паспорта, без этого центр не имеет права выдавать сертификат подписи и ключ на руки.

Для получения онлайн-визы индивидуальному предпринимателю необходимо подготовить пакет документов, в который входят:

• заявление (форму для заполнения должен выдать УЦ);
• паспорт (оригинал) или документ, его заменяющий;
• страховое свидетельство СНИЛС;
• Свидетельство ИНН;
• лист записи в ЕГРИП (по желанию).

Многие УЦ просят представить вместе с оригиналами ещё и копии документов. Это не является обязанностью заявителя, так гласит 18-я статься ФЗ-63. Делать копии или нет для визита в центр — решение ИП.

При получении ЭЦП на руки выдаётся сертификат

Если ИП планирует заниматься электронными торгами, для аккредитации на торговых площадках дополнительно нужны сканы документов в электронном виде (в одном из форматов: jpg, pdf, gif, tiff, png). Причём они должны быть отсканированы в хорошем качестве (быть читаемыми).

Весь пакет формируется в одном файле:

• скан-копия паспорта владельца УКЭП и сертификата ключа проверки (нужны все страницы, не только заполненные);
• банковские реквизиты ИП: расчётный счёт, банк, БИК и КПП банка.

После регистрации в УЦ предприниматель получает:

• USB-накопитель (флешку), который несёт в себе информацию с криптографическим шифром ЭЦП;
• программное обеспечение для установки на своём компьютере;
• лицензию, подтверждающую квалифицированную подпись, и сертификат.

Регистрация подписи на электронных ресурсах

При авторизации на портале госуслуг необходимо выбрать функцию «Вход с помощью электронных средств» и идти по пути к съёмному носителю.

После получения ЭЦП с её помощью можно войти в личный кабинет на сайте ФНС

Регистрация на портале ФНС РФ проходит по тому же пути. Имея на руках ЭЦП, через идентификацию налогоплательщика предприниматель должен самостоятельно зарегистрироваться на портале и получить в системе налоговой отчётности «идентификатор абонента» (раздел «Электронные сервисы» ФНС).

В этом случае при обеспечении несложной программной поддержки ИП получает доступ в программу «Налогоплательщик ЮЛ». Этот сервис позволяет в режиме онлайн готовить, сохранять и отправлять в ИФНС налоговую и бух. отчётность, с помощью шаблонов рассчитывать размер страховых взносов, выписывать справки (например, по НДФЛ (2, 3, 4, 6-НДФЛ), составлять реестры, уведомления и пр.

Данный ресурс «умеет» также:

• автоматически рассчитывать бухгалтерские данные по вводным цифрам;
• контролировать правильность заполнения шаблонов;
• создавать транспортный контейнер для отправки в ИФНС;
• формировать бумажный документ (при необходимости), а также его электронную форму;
• вести реестр и архив файлов;
• составлять списки контрагентов и работников и многое другое

Программа ФНС РФ для автоматизации процесса отчётности, в том числе ИП

Срок действия ЭЦП, продление

Стандартный срок действия УКЭП — 1 год. Если ИП получил электронную подпись 1 декабря 2020 года, он сможет её использовать до 30 ноября 2020 года, после этого сертификат ключа ЭЦП перестанет работать.

Чтобы продлить ЭЦП, нужно обратиться в УЦ. Центром выпускается новый ключ и сертификат к нему.

Для пролонгации УКЭП предприниматель снова должен подготовить пакет бумаг, в который входят:

• заявление на пролонгацию подписи;
• паспорт предпринимателя;
• СНИЛС;
• Свидетельство о гос. регистрации ИП;
• ИНН;
• выписки из ЕГРИП.

После представления всех документов сертификат и новый ключ будут готовы в течение одного рабочего дня. Далее следует стандартная процедура перезагрузки нового сертификата на компьютер.

Сервис ЭЦП подскажет, когда обновить сертификат

Проверка подлинности Сертификата ЭЦП

Подлинность сертификата ЭЦП можно проверить онлайн. Для этого на сайте госуслуг есть специальный сервис, который предназначен для подтверждения электронной подписи и сертификата к ней: достаточно вставить скан сертификата и кликнуть проверку. Сервис покажет результат — действительна ли на данный момент электронная виза и работает ли центр, который выдал сертификат УКЭП.

Нужно знать, что такая услуга портала носит только информационный характер, её нельзя использовать в качестве доказательства в суде.

Есть один менеджерский постулат: что не контролируется — не работает. Онлайн-ресурсы — личный кабинет налогоплательщика, электронная подпись, интернет-сервисы ФНС РФ и госуслуг — позволяют держать бизнес под контролем в режиме онлайн, не выходя из дома. Сегодня мы только начинаем осваивать эти возможности, а завтра не сможем без них вести свои дела.

Какие основные операции доступны в личном кабинете:

• Сдача деклараций, отчетности;
• Получение сведений о налогах, штрафных санкциях, недоимках, задолженности, переплатах. Проведение сверок;
• Подача заявлений на регистрацию ИП или предприятия, внесение поправок в учредительные документы;
• Уплата налогов онлайн;
• Отправка официальных запросов специалистам ведомства и получение разъяснений от них, отслеживание статусов обработки заявок.

Это далеко не весь перечень доступных действий. Полный список возможностей личного кабинета для физлиц можно посмотреть здесь и для юрлиц здесь.

С квалифицированной ЭЦП можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но также и в другие госучреждения, авторизоваться на ЕГПУ и пользоваться его сервисами.