Изменения по командировкам в 2020 году: анализ правового поля

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.
Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

• Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
• Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
• Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

• Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
• Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
• Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
• Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
• Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Обеспечение командировки

Любая служебная поездка связана с расходами. Организация — работодатель отвечает за обеспечение деньгами в достаточном размере. Необходимо предупредить сотрудника о предстоящей поездке заблаговременно. До отъезда бухгалтерия выдаёт работнику деньги наличными в кассе либо перечисляет на карточный счёт. Аванс должен покрывать:

• цену проезда;
• стоимость оплаты жилья;
• личные затраты;
• приобретение товаров, материалов;
• расходы на услуги связи;
• прочие расходы.

Обязанность работодателя за обеспечение командировочных затрат не переносится на работника.

Отсутствие аванса может стать основанием отказа сотрудника от поездки.

Оформление командировки в 2020 году — изменения и образцы, пошаговая инструкция

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Каждая командировка — это не только сама поездка, деловые встречи и смена обстановки, но и правильное оформление документов. С 2020 года документы составляются с учетом вступивших в силу на законодательном уровне изменений. Поговорим о них подробнее.

Что это такое

Командировка — это выезд сотрудника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного поручения. Срок поездки всегда оговаривается заранее.

Иногда требуется выезд работника в филиал или подразделение собственной компании, в данном случае процесс оформления идентичен стандартному, если подразделение расположено в другом населенном пункте или стране.

Работодатель обязан покрыть расходы работника на:

• проезд до места назначения и обратно;
• проживание;
• питание и другие дополнительные цели.

Следует отличать командировку от служебного поручения. Дело в том, что последний термин предполагает выполнение служебного задания в том же населенном пункте, например, поездка на другое предприятие с целью проведения переговоров или подписания контрактов.

Командировкой не является поездка сотрудника, работающего машинистом, водителем, курьером и так далее, то есть его трудовая деятельность предполагает постоянные разъезды.

Командировка может осуществляться на личном транспорте сотрудника, если между работником и работодателем осуществлена договоренность. В данном случае очень важен расчет понесенных расходов. Расскажем, что об этом и не только об этом говорит закон в РФ.

Законодательство

О том, что именно является командировкой, рассказано в статье 166 ТК РФ, а в статье 167 описаны гарантии сотрудников предприятия.

Итак, если работник отправляется в служебную командировку, работодатель гарантирует ему:

• возмещение понесенных расходов;
• сохранение рабочего места;
• отсутствие изменений в сумме среднего заработка.

Помимо расходов на проезд, проживание, поиск места жительства (что также может потребовать вложений, работодатель выплачивает своему сотруднику суточные. Под этим понятием подразумевается трата на питание и проезд в городе, куда он был направлен.

Список необходимых документов

Естественно, существуют определенные правила фиксирования командировочных расходов в бухгалтерском балансе, поэтому все суммы, потраченные в поездках. Должны быть документально подтверждены, ведь именно на основании подобных документов будет производиться их возмещение. Естественно, все квитанции предоставить будет сложно, но к основным документам для получения командировочных выплат можно отнести:

• билеты на транспорт, где четко видна дата приезда и отъезда с места работы, и указана их цена;
• чеки, повреждающие суточные траты на жилье.

Любые дополнительные траты, не предусмотренные руководством компании, оплачиваются сотрудником организации самостоятельно.

Стоит сказать, что буквально год назад власти страны всерьез задумались о том, чтоб отменить суточные выплаты, а причиной к этому они назвали экономический кризис, который сильно затруднил работу многих организаций. Однако данные планы остались на уровне разговоров, поэтому стоит предположить, что и в 2020 году суточные отменять никто не собирается.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание!Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Суточные при командировках по России

Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в трудовом договоре определен разъездной характер работы.

Размер суточных – нормы по России

Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в Коллективном договоре, Положении о командировках или другом локально-нормативном акте компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.

Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.

Однодневная командировка

Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что оформление командировки должно сопровождаться выплатой суточных.

Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов — Buhproffi

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

• Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
• Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Как отчитаться по поездке

С 2020 года законом было разрешено не оформлять служебное задание. В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2020 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит — уже его личное дело.

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Порядок осуществления выплат

На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.

Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.

Суточные в 2020 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Законодательство

Дни отправки и возвращения работника обязательно включаются в данный срок. Пример: если поезд отправляется 2 июня в 23:58, то эта дата (2 июня) считается днем начала служебной командировки. Максимальная продолжительность законом не оговорена.

Если срок изменяется по имеющимся на то основаниям, то законодательно разрешено корректировать и сдвигать даты. Ниже расскажем, как произвести оформление командировки в 2020 году с учетом обычных и особых обстоятельств.

В статье 168.1 Трудового законодательства оговорено также возмещение расходов тех сотрудников, работа которых в организации связана с полевыми условиями или разъездами.

Им в обязательном порядке возмещаются:

• затраты на проживание;
• затраты на проезд и передвижение;
• затраты на питание и так далее.

Сюда нередко включается закупка специальной обуви, униформы, если это необходимо в процессе труда.

Отказ от служебной командировки — тема, оговоренная в ТК РФ. Однако, не все категории работников имеют право на отказ.

В обязанности работодателя входит получение письменного согласие на осуществление такой поездки от:

• женщин, имеющих детей, возраст которых не превышает 3 лет;
• всех работников, имеющих в семье инвалида, за которым требуется уход;
• граждан, оформивших опекунство над несовершеннолетними;
• матерей или отцов одиночек, чьи дети младше 5 лет.

Важно! Работники должны знать, что направление в поездку этих категорий лиц без письменного согласия — прямое нарушение законодательства, которое может закончится серьезными штрафными санкциями.

Законом категорически запрещено (указаны статьи Трудового Кодекса) отправлять в поездки следующих лиц :

• несовершеннолетних (ст. 268);
• беременных женщин (ст. 259).

Законом установлено несколько видов служебных командировок:

• зарубежные;
• внутри страны.

Поездки за пределы страны требуют более тщательного подхода. На расчет суточных влияют дополнительные факторы, например, разница в курсе валют.

Также различают несколько типов поездок:

• одиночные или групповые;
• плановые или внеплановые;
• краткосрочные или длительные.

Тип служебной командировки может влиять на размер расходов, срок, но не влияет на процедуру оформления, о которой и пойдет речь далее.

Законом установлена четкая процедура оформления документов для отправки гражданина в командировку. Обсудим вступившие недавно в силу изменения и образцы основной документации.

Если служебная поездка носит плановый характер, она оформляется согласно утвержденному графику. В противном случае можно обойтись приказом.

Сама процедура отправления сотрудника выглядит пошагово следующим образом:

1. Составление приказа.
2. Производится подготовка к поездке, включая получение аванса работником на оплату расходов.
3. В назначенный день сотрудник покидает рабочее место и отправляется в поездку.
4. В табель учета ставится соответствующая отметка.
5. Как только работа заканчивается, работник возвращается в организацию.
6. Он предоставляет отчет о проделанной работе и платежные документы, доказывающие целевое расходование предоставленных средств.

Если авансовый платеж не покрыл всех расходов, работодатель обязан возместить работнику потраченные средства.

Основным документом здесь является приказ о командировании. Он составляется при использовании унифицированных форм Т-9 (для одиночной поездки) и Т-9а (для групповой).

Разберемся с тем, как заполняются документы. Внешне они схожи. В верхней строчке документа указывается наименование организации. Номер документа указывается порядковый. Датируется он в день оформления и обязательно визируется руководителем.

В приказе обязательно указываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество направляемого сотрудника;
• место и время командировки;
• ее цель;
• источник финансирования (указывается наименование собственной организации или иное).

Так как приказ не описывает расходов, следует направить его в бухгалтерию для скорейших расчетов и предоставления авансового платежа.

Отдельная тема — командировка, выпавшая на выходные дни или в момент отпуска. Что касается первого момента, то работник имеет право получить компенсацию в виде оплаты труда или дополнительный отгул по возвращении.

Сотрудника также могут вызвать для отправления командировки, если ему уже оформлен отпуск, но только с его согласия. При этом изначально оформляется приказ об отзыве из отпуска.

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, включая выходные и праздники. В итоговом отчете он не должен отчитываться за эти средства. Размер суточных устанавливается в самой организации, что указывается в коллективном договоре.

Налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере:

• 700 рублей в день, если командировка осуществляется по России;
• 2500 рублей для заграничных поездок.

Если командировка приходится на выходные, расчет оплаты этих дней происходит следующим образом:

• если работник проводит этот день на свое усмотрение, не привлекаясь к работе, то оплачивать его не следует;
• если он провел выходной в дороге или на работе, то каждый такой день оплачивается минимум в двойном размере или в размере среднего заработка, но с возможностью взять отгул.

В период нахождения в служебной поездке работнику сохраняется его средняя заработная плата. Чтобы произвести расчет, требуется сначала определить количество фактически отработанных дней (учитываются исключительно рабочие дни).

Бухгалтеру будет удобно пользоваться Положением из Постановления Правительства № 922 от 2007 года (п. 5).

В расчет не включают дни:

• командировок;
• больничных;
• простоя;
• отпуска.

Расчетный период — год. Если работник не отработал 12 месяцев, учитывают лишь отработанный период.

Теперь рассчитывается средний заработок за день, который включает все выплаты по оплате труда: эту сумму делят на количество отработанных дней. Полученное число следует умножить на количество дней командировки.

Расчет командировочных не сложен, но потребует от бухгалтера внимательности и знаний законов и изменений в них.

Несмотря на официальную отмену командировочного разрешения, для подтверждения расходов, все-таки лучше оформлять такой документ. В письме Минфина России от 1 апреля 2010 г.

№ 03 — 03 — 06/1/206 разъяснено, что для того чтобы подтвердить расходы на суточные, организации достаточно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором зафиксирован их размер, приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, отчет о командировке и самое главное – командировочное удостоверение. Чеки, квитанции, накладные, подтверждающие расходование суточных, представлять не обязательно.

Для заграничных командировок норма суточных командировочных расходов в 2020 году не может превышать 2,5 тысяч рублей в сутки. Для поездок в пределах России — 700 рублей. Данная норма действует для работников государственных предприятий.

У частных организаций есть возможность самостоятельно устанавливать размер суточных командировочных расходов. Размер суточных командировочных расходов необходимо отразить в коллективных договорах и локальных актах по трудовому праву.

К примеру, если командировка начинается в понедельник, но сотруднику, чтобы успеть отправиться на самолёте в место назначения, пришлось выехать в аэропорт в 11 часов вечера, то в результате этот день не может рассматриваться как полностью свободный.

Он считается днём отправления в командировку, несмотря на то, что такое отъезд произошёл лишь в последний его час. Аналогичным образом рассматриваются и случаи, когда возвращение сотрудника из командировки произошло ночью или рано утром в субботу.

Если его приезд пришёлся на данный выходной день, он также рассматривается как относящийся к командировке. Это относится и к ситуации, когда он прибыл домой в час ночи в субботу.

По умолчанию реализуется первый вариант с оплатой выходного дня внутри командировки в двукратном размере, так как указывается, что дополнительный выходной день за каждый такой день с оплатой всех таких дней в однократном размере предоставляется сотруднику лишь по его желанию.

Командировочное удостоверение представляет собой документ, выданный организацией сотруднику на время пребывания его в командировке. Благодаря данному документу можно обосновать место (время) нахождения работника при его отсутствии на непосредственном рабочем месте.

Политика

Из-за сбоя без света остался венесуэльский Международный аэропорт Майкетии.

Шоу-бизнес

Позже в интервью программе «Эксклюзив» Собчак подтвердила, что в ее семейной жизни наступил тяжелый период, но отметила, что Виторган останется для нее родным человеком и отцом их сына.

Происшествия

В городе Первоуральске Свердловской области горит одноэтажный магазин на площади 2 тысячи квадратных метров.

Командировочная поездка и рабочее место

Работник в служебной командировке сохраняет за собой рабочее место. Дни командировки оплачиваются по среднему (ст.167 ТК). Алгоритм расчёта среднего заработка приведён в Положении № 213 и ст.139 ТК РФ.

1. Определить день, когда работник направляется в командировку и день возвращения.
2. Посчитать, сколько рабочих дней приходится на командировку.
3. Взять в расчёт 12 месяцев до командировки. Посчитать отработанные дни и начисленную заработную плату. Не включать в средний заработок дни и суммы начисления заработной платы по среднему.
4. Рассчитать средний заработок за день.
5. Рассчитать величину среднего заработка за дни командировки.

На практике:

1. Работник был в служебной командировке с 20 по 29 марта 2017 г.
2. На время командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы сотрудника.
3. В расчёт принимается расчётный период 12 календарных месяцев до марта 2020 года. С 1 марта 2020г. по 28 февраля 2020 г. работник отработал 200 дней. Начислено 400 000 руб.
4. Средний заработок за день составляет 2000 руб. 400 000 руб. / 200 дней = 2000 руб. в день.
5. Средний заработок за 8 дней служебной командировки: 2000 руб. в день Х 8 дней = 16 000 руб.

При расчёте командировочных работнику будут начислены суточные за 10 дней. Суточные выплачиваются за выходные и/или праздничные дни во время командировки.

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Сколько хранить приказ о командировке

Командировочные документы хранятся 75 лет. Есть послабление для краткосрочных поездок, приказ о них должен храниться 2 года. Однако в законодательстве нет чётких указаний, какую командировку можно считать краткосрочной, поэтому имеет смысл хранить приказы обо всех командировках дольше одного дня в течение 75 лет.

Оформление документов на командируемого специалиста выполняется в пять действий. Вначале определяют, какие именно документы следует готовить (нужно ли командировочное удостоверение и служебное задание). Затем издают приказ. Потом выдают аванс, после этого фиксируют в журнале отправку сотрудника и отмечают в табеле командировочные дни. После возвращения утверждают авансовый отчёт и делают перерасчёт командировочных. Документы можно оформлять в произвольной форме, в том числе и по внутрифирменным стандартам, так как с 1 января 2013 года формы первичных документов для командировок не обязательны к применению.

Суточные за границей 2020 год: нюансы расчета

При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:

• дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
• дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
• суточные за границей 2020 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
• несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
• курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.

Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.

К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.