Обязанности администратора ресторана и принцип работы

Плюсы и минусы профессии

Преимущества данной профессии заключаются в следующем:

• высокий уровень дохода
• непрерывное самосовершенствование
• развитые коммуникации
• востребованность профессии
• полезные знакомства

К самым главным недостаткам относится регулярный контакт с конфликтными посетителями. Нередко возникают стрессовые ситуации, из-за чего возникает повышенная эмоциональная нагрузка. Другие минусы:

• необходимость проводить на ногах рабочее время
• одновременное решение многочисленных рабочих вопросов
• высокий уровень ответственности

В последние годы наблюдается некоторый перевес дипломированных специалистов в этой сфере, поэтому трудоустройство может быть затруднительным. Но для имеющих значительный опыт работы, это не является серьезной проблемой.

Структура и содержание документа

Сама по себе должностная инструкция является документом внутреннего пользования. Поэтому наниматель может по своему усмотрению составлять документ. Каких-либо строгих требований по форме и структуре законодательством не предусмотрено.

На практике работодатели чаще всего берут за основу общедоступные типовые формы. Как же выглядит такая инструкция?

Первая страница в правой верхней части содержит место для даты утверждения, а также подписи руководителя. Здесь же вписываются данные работников, принявших участие в разработке документа.

Затем инструкция содержит ряд параграфов (см. таблицу 1).

Советы для администратора на видео:

IV. Ответственность Администратора предприятия торговли

Администратор предприятия торговли несет ответственность: 4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ. 4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ. 4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ. 4.4. В случае, разглашения коммерческой тайны, невыполнения приказов и распоряжений Генерального директора. Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.201_г. С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.20__г.

Требования к администратору

Как правило, основные требования для администратора ресторана заключаются в следующем:

• наличие высшего образования
• владение рядом компьютерных программ, необходимых для работы (MS Office, например)
• определенный опыт работы

В качестве дополнительных требований часто встречаются:

• владение иностранными языками

• стрессоустойчивость
• неконфликтность
• знание вин

Чаще всего в этой должности работают женщины, поскольку они обладают природной способностью находить нестандартные решения многих вопросов. Однако мужчина тоже может успешно работать администратором ресторана, если обладает всеми вышеуказанными качествами.

Образец должностной инструкции

Чтобы иметь представление об общем виде документа, стоит рассмотреть практический пример.

Общие положения

В разделе должно быть описано, что администратор имеет непосредственное отношение к группе специалистов, а на данную должность происходит назначение лица с высшим образованием и опытом работы от 1-3 лет. Также есть перечень знаний, которыми должен владеть этот специалист:

• расположение офисов предприятия и их планировка;
• нормы и методики организации офисной работы;
• принципы организации трудовой деятельности;
• сфера специализации сотрудников;
• этические стандарты взаимоотношений в рамках группы;
• нюансы делопроизводства;
• аспекты снабженческой работы;
• нормы законодательства по отношению к деятельности предприятия;
• параметры технического оснащения офиса;
• правила применения оргтехники;
• порядки взаимоотношений с административным аппаратом;
• азы этического кодекса и социальной психологии;
• нормы трудового законодательства;
• принципы пожарной безопасности и охраны трудовой деятельности.

Также в этом разделе должно быть сказано, кем специалист назначается на должность и снимается с нее. Обычно данная задача возлагается на руководителя предприятия.

В то время как администратор отсутствует в офисе по причине заболевания, отпуска, отправления в командировку, его обязанности возлагаются на назначенное приказом лицо, на которое также перекладывается ответственность с правами и обязанностями.

Функциональные обязанности

Есть несколько функций, которые выполняет администратор любого заведения:

• обеспечение подготовки помещения к рабочему процессу посредством деактивации охранных систем, подключения офисной техники, предоставления сотрудникам расходных материалов;
• составление сметной документации по материально-техническому обеспечению офиса;
• оформление документов, необходимых для составления договоров;
• обеспечение контроля оформления помещений в плане их подготовки к работе;
• организация чистоты и порядка на персональных рабочих местах и в общих зонах;
• взаимодействие с эксплуатационными сервисами и коммунальными службами;
• обеспечение оптимального содержания и эксплуатации помещений, согласно принятым нормативам;
• создание схемы делопроизводства;
• обеспечение обслуживания клиентов и посетителей;
• подготовка материально-технической оснащенности для переговоров и деловых мероприятий;
• ведение учетной работы;
• принятие мер, нацеленных на предотвращение конфликтов между работниками и посетителями.

Администратор занимается выполнением отдельных служебных поручений, выданных руководителем (непосредственным начальником).

Права и ответственность

Права администратора заведения заключаются в следующих аспектах:

• самостоятельное распоряжение материальными ценностями, выделенными со стороны руководства в целях обеспечения офисного помещения всеми необходимыми ТМЦ;
• внесение планов, идей и предложений, нацеленных на совершенствование работы офиса;
• ознакомление с документацией, регулирующей права и обязанности по занимаемой должности;
• подписание и визирование бумаг в рамках собственной компетенции;
• предъявление руководству требований касательно обеспечения соответствующих условий для осуществления трудовой деятельности.

Также должностная инструкция предусматривает несколько пунктов, по которым специалист этого профиля несет ответственность:

• ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей;
• правонарушения, совершенные в ходе осуществления деятельности;
• причинение предприятию ущерба материального характера;
• игнорирование исполнения трудовых функций.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец должностной инструкции администратора
• Должностная инструкция администратора гостиницы
• Должностная инструкция администратора ресторана
• Должностная инструкция администратора баз данных
• ДИ администратора сайта

Должностные обязанности

Должностные обязанности администратора ресторана включают в себя:

• поддержание приятной и комфортной атмосферы в зале для гостей

• встреча посетителей
• управление персоналом (составление рабочих графиков для всех, обучение и мотивация работников, контроль над ними)
• составление отчетов и прочих документов
• разрешение конфликтных ситуаций

В некоторых случаях администратор также занимается проведением банкетов, а также их организацией, и выполняет другие задачи, поручаемые директором.

Права администратора заведения

Администратор заведения имеет право:

• вносить собственные предложения относительно рабочего процесса

• требовать от директора обеспечения надлежащих условий труда
• получать информацию, требуемую для качественного исполнения своих обязанностей
• отдавать персоналу распоряжения и предпринимать все необходимые меры с целью устранения возникших конфликтных ситуаций

Ответственность

Сотрудник в обсуждаемой профессии несет ответственность за все, что выполняется им на работе, в том числе за действия персонала. В его обязанности входит и контроль над работой зала, и за всеми сотрудниками. Кроме того, он является ответственным и за материальные ценности.

Как правило, ответственность на этой должности наступает за:

• совершенные в ходе работы правонарушения

• ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей
• материальный ущерб, причиненный заведению
• различные дисциплинарные нарушения
• некорректное общение с посетителями

В случае если персонал причиняет материальный вред ресторану, ответственность за это несет администратор.

В чем заключается работа администратора

Перечень обязанностей специалиста зависит от места, в котором он работает. Чтобы иметь представление о его трудовых функциях, следует рассмотреть несколько примеров.

Магазин

Альтернативное название профессии – администратор торгового зала. На него возлагается огромное количество задач:

• разработка графика работы специалистов с принятием во внимание специфики работы магазина;
• контроль за выполнением работниками их должностных функций;
• организация общих собраний в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком;
• обучение новичков азам работы;
• поддержание чистоты и благоприятного микроклимата внутри торгового объекта;
• контроль качественных характеристик товаров, выставляемых на продажу, а также ассортиментного перечня, срока годности;
• организация регулярной инвентаризации товарных позиций;
• контроль процесса выкладки товарных позиций на полках магазина;
• консультирование покупателей по вопросам предоставляемых товаров и оказываемых сопутствующих услуг;
• ведение переговоров с вышестоящими сотрудниками в целях устранения выявленных недочетов;
• решение текущих задач;
• отслеживание изменений стоимости товарных позиций;
• организация мероприятий в целях привлечения большего количества клиентов;
• продление сроков действия документов;
• слежение за изменениями законодательной базы;
• сообщение руководящему аппарату магазина обо всех плановых и внезапных проверках;
• сдача кассовых отчетностей и организация сверки документов.

Офис

Администратор офиса – организационно-контролирующий специалист. Он совмещает функции секретаря, управленца, заведующего хозяйством. Должностная инструкция обычно содержит следующие обязанности:

• подготовка офисного помещения к рабочей смене;
• отладка и деактивация работы всех технических систем;
• анализ перечня посетителей и подготовка к встрече с ними;
• проверка состояния приемных помещений;
• составление сметной документации;
• определение потребностей предприятия в канцелярских товарах и расходных материалов, закупка и распределение;
• поддержка чистоты на отдельных рабочих местах и в общих зонах;
• формирование договоров с партнерами и клиентами;
• принятие и рассмотрение предложений;
• согласование планов с руководством;
• взаимодействие с коммунальными структурами;
• диспетчеризация транспортных средств;
• формирование делопроизводства;
• обслуживание посетителей организации;
• управленческая деятельность в отношении офисных работников.

Ресторан и кафе

Перечень обязанностей администратора заведения общественного питания выглядит следующим образом:

• встреча посетителей заведения;
• поддержание благоприятного микроклимата в помещении и прилегающей уличной территории;
• управление персоналом;
• организация обучения начинающих специалистов;
• оформление рабочих графиков;
• координация трудового процесса;
• работа с документами;
• выход из конфликтных ситуаций;
• проведение банкетов;
• ведение кассовой работы.

Также в его обязанности входит исполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помощник

Задачи помощника администратора традиционно заключаются в следующих аспектах:

• выполнение поручений администратора;
• уведомление начальника о недочетах рабочего процесса;
• предоставление устных и письменных отчетов о проделанной работе;
• обсуждение текущих задач и их распределение между подчиненными сотрудниками;
• исполнение отдельных поручений.

Reception

В каждом значимом солидном заведении есть зона приема посетителей — reception. На ней находится специалист, который:

• встречает гостей;
• предоставляет ответы на все вопросы;
• направляет в нужные помещения, расположенные внутри заведения;
• записывает на прием к специалистам;
• контролирует деятельность подчиненных работников;
• обеспечивает чистоту и порядок рабочих зон;
• взаимодействует с коммунальными службами и всеми работниками заведения.

Спектр задач, решаемых этим специалистом, зависит от конкретного места, в котором он трудоустроен.

Зал столовой

Требования, предъявляемые к этому специалисту, многочисленны:

• исполнение указаний, поступивших от руководства;
• обеспечение следования санитарно-гигиеническим нормам;
• отладка трудового процесса официантов;
• принятие талонов на еду и внесение их в специальный реестр;
• ведение учетной политики в отношении прибытия и выбытия отдыхающих;
• контроль за соблюдением норм и принципов сервировки;
• поддержание оптимальных морально-этических нормативов;
• уведомление вышестоящего руководства о непредвиденных ситуациях.

Одежда администратора зала столовой должна быть максимально аккуратной и чистой. Также он должен следить за тем, чтобы все столовые приборы соответствовали санитарно-гигиеническим нормам.

Отель

Администратор гостиницы или отеля имеет следующие обязанности:

• бронирование номеров;
• прием посетителей, их размещение и выписка;
• проверка состояния номеров после выписки гостей;
• организация взаимных расчетов с гостями;
• подготовка отчетных документов;
• предоставление сведений о сервисе, обеспечиваемом в гостинице;
• контроль соблюдения норм и принципов проживания;
• урегулирование конфликтов при их возникновении.

О профессии ресепшионист-администратор отеля — ниже на видео.

Салон красоты

Задачи администратора, работающего в салоне красоты, заключаются в следующих аспектах:

• создание комфортных условий для клиентов с учетом принципов этики и эстетики;
• осуществление записи клиентов к мастерам по телефону и в личном порядке;
• координация работы подчиненных специалистов;
• организация расчетов с посетителями посредством кассовых аппаратов;
• уведомление клиентов о новых появившихся услугах;
• составление рекламных объявлений;
• рассмотрение претензий от посетителей;
• соблюдение норм трудовой дисциплины.

Особенности работы в ресторане

Работа администратора сопровождается непрерывным общением с людьми – как с персоналом, так и с посетителями. По данной причине работник должен обладать высокой коммуникабельностью, внимательностью к окружающим и тактичностью.

В случае возникновения конфликтной ситуации требуется в кратчайшие сроки обдумать ситуацию и принять необходимое решение. Это значит, что администратору требуется оставаться спокойным и рассудительным, несмотря ни на что.

Работая с клиентами, нужно выяснять все пожелания и просьбы клиентов, предоставляя им желаемое, учитывая при этом возможности самого ресторана. Определенные правила поведения и корпоративная этика также играют важную роль.

Человек, желающий работать на упомянутой должности, должен обладать сдержанностью и при этом решительностью. Дополнительные необходимые качества – это аккуратность, трудолюбие и грамотно поставленная речь. Все это повышает шансы на получение указанной должности и дает возможность карьерного роста.

Администратор должен быть в курсе всего происходящего в ресторане, в том числе учитывать всю специфику заведения. Следует трезво оценивать все минусы и плюсы, чтобы иметь возможность использовать преимущества и сделать незаметными недостатки.

Полезным будет и знание психологии – это позволит разбираться в потребностях клиента намного лучше, а также поможет избежать многих конфликтных ситуаций.

В коллективе потребуется завоевать и поддерживать авторитет, поскольку администратор является образцом для персонала. Для этого придется непрерывно идти к поставленной цели и применять силу воли.

Поскольку работа на этой должности связана с регулярно возникающими трудностями, решения принимать требуется быстро. Но если научиться справляться со всеми сложностями без промедления, хорошая работа будет замечена быстро.

Видео о том, как правильно управлять рестораном:

Трудовые обязанности

В каждом кафе или ресторане имеются свои специфические условия работы, поэтому и обязанности администратора могут отличаться. В качестве трудовых обязанностей можно выделить общие, выполнение которых поможет правильно организовать работу заведения общественного питания. В них входят нижеперечисленные обязанности:

1. Умение организовать работу заведения, чтобы добиться поставленных плановых целей.
2. Обеспечение комфортных условий для посетителей.
3. Консультация клиентов по предлагаемым в меню блюдам.
4. Организация грамотного и эффективного обслуживания клиентов.
5. Результативное управление и контроль деятельности подчинённых.
6. Составление графика работы подчинённого персонала и контроль его соблюдения.
7. Поддержание доброжелательной атмосферы на рабочем месте.
8. Соблюдение закона о защите прав потребителей.
9. Контроль за сроком годности продуктов, правил и требований работы с продуктами питания.
10. Контроль соблюдения техники безопасности и санитарных норм на рабочих местах.
11. Оформление всех документов и отчётов для руководства.
12. Сглаживание конфликтных ситуаций в коллективе и с клиентами.
13. Проведение собеседований и подбор кандидатов на подчинённые должности.
14. Проведение инвентаризации на складе заведения.
15. Работа с контрольно-кассовым оборудованием.
16. Организация и проведение торжественных мероприятий.

Распорядок работы

Как правило, это работа носит посменный характер. Продолжительность смены зависит от пожеланий нанимателя. Обычно руководитель приходит за некоторое время до открытия заведения, чтобы успеть провести подготовительную работу, а затем общаться с посетителями.

Заработная плата на этой должности зависит от нескольких обстоятельств. Основными из них являются:

• опыт работы специалиста
• региона, в котором расположен ресторан
• вида заведения и его ценовой политики

Например, администраторы дорогих столичных ресторанов могут иметь более высокую оплату труда, по сравнению с коллегами из бюджетных сетевых заведений. Аналогично обстоит дело, в зависимости от размера заведения и количества столов.

Подбор администратора в кафе, ресторан

Самое главное — детально изучите резюме и лично проведите собеседования с кандидатами. Подготовьте вопросы для каждого, основываясь на полученной информации. Позвоните на бывшие места их работы, постарайтесь найти отзывы об этих ресторанах, качестве их обслуживания, объемах работы и популярности.

Если вы уже знаете эти заведения, то проанализируйте качество их работы с новым администратором. Будет полезно пообщаться с персоналом, с которым кандидат ранее работал, узнать инсайдерскую информацию, составить полную картину перед личным общением, если до этого дойдет.

При отборе кандидатов обратите внимание на то, как сочетаются их навыки работы с личными качествами. Человек может быть отличным руководителем и скрупулезным финансистом, но при этом не сможет поддержать разговор и лишний раз улыбнуться входящим гостям. Не бывает идеальных кандидатов, но если их навыки хотя бы на начальном уровне, то их можно развить. А вот полное отсутствие восполнить будет трудно или даже невозможно.

Что еще нужно знать при поиске менеджера в кафе, ресторан:

• Зарплата. Администратор — высокооплачиваемая должность. Некоторые владельцы ресторанов стараются помимо обычной почасовой оплаты или ставки начислять бонусы, стимулируя эффективность работы. Это хорошая идея, так как этот бонус зависит от работы всей команды. Главное — не позволять администратору пользоваться своим положением и обязательно определять бонус пропорционально вкладу.
• Опыт работы. И не только на должности менеджера, но и на других позициях в ресторане. Вы должны быть уверены, что кандидат понимает принципы работы всех — от посудомойщика до бармена. Возможно, он работал кассиром или поваром. Огромным плюсом будет опыт управления несетевым заведением, где ему приходилось налаживать отношения с поставщиками, внедрять свою рекламную кампанию и правила для персонала.
• Способность обучать и подбирать персонал. Умение создать сплоченную и эффективную команду — одна из главных задач успешного менеджера. За хорошим руководителем часто уходят и ключевые работники. Или он сам забирает их в свою команду, когда обоснуется на новом рабочем месте.

Порядок оформления

Приняв решение получить должность администратора, соискателю следует указать в резюме:

• опыт работы в данной либо смежной сфере

• умение общаться с людьми

• умение обращаться с компьютером и некоторыми специализированными приложениями
• владение иностранными языками
• навыки управления персоналом
• понимание особенностей работы ресторана
• навыки продвижения и рекламы в сети

Оформление сотрудника проходит в стандартном режиме, указывая в трудовом договоре особенности профессии.

Выбор идеального администратора в кафе, ресторан

Найти хорошего менеджера иногда даже сложнее, чем искусного повара. А ведь управление рестораном так же важно, как и уровень кухни. Начнем с качеств, которыми, по нашему мнению, должен обладать менеджер ресторана:

1. Дальновидность. Хороший управляющий всегда думает на несколько шагов вперед. Принимая на работу студента, он должен учитывать, что закроет вакансию лишь частично и в будущем все равно придется компенсировать часы другими сотрудниками. Решая спорную ситуацию с посетителями, нужно не спешить с выводами и наказанием персонала. Безусловно, клиент всегда прав, но если сейчас он уйдет уверенным в своей правоте, то в следующий раз с чистой совестью повторит скандал в вашем заведении.
2. Харизма. Без этого никуда. Клиенты и персонал должны слушать менеджера не только потому, что он главный, но и потому, что он — интересный человек с богатым жизненным опытом, которому есть, что рассказать и показать. У него живая и грамотная речь, интересная подача мыслей. Нужно уметь привлекать к себе людей: как гостей, так и подчиненных.
3. Энергичность. У менеджера ненормированный рабочий график, постоянная загрузка и переработки, за что он и получает свои сверхурочные. Он приходит первым и уходит последним, 40 часов в неделю — точно не про него.
4. Финансовая грамотность. Менеджер — не бухгалтер, но знать ему нужно не меньше. Через него проходят все денежные потоки в заведении, он отвечает за сдачу кассовых смен, списание продуктов и прием товаров. Его подпись должна быть везде.
5. Внимательность. Он должен замечать: почему официант не убрал со столика грязную посуду, когда проходил мимо с пустым подносом, почему посетителю некуда повесить куртку, из какой бутылки наливает бармен алкоголь в коктейли и т. д. К тому же видеть это нужно практически одновременно. Внимание к мелочам и быстрая реакция — незаменимые навыки хорошего управляющего ресторана. Не обязательно сразу же наказывать или отчитывать персонал, главное — заметить и потом, при удобной возможности, решить проблему.
6. Сочувствие. Менеджер должен быть строгим, но не бесчувственным роботом. К нему должны приходить сотрудники со своими проблемами по работе и даже с личными переживаниями, которые все равно влияют на их профессиональную деятельность. Не обязательно быть психологом, но желательно уметь слушать, многим уже этого будет достаточно. Конечно, рабочие конфликты нужно решать сразу, стараясь в первую очередь найти компромисс.
7. Лидерство. Хороший менеджер — тот, кто сам готов встать за барную стойку, если бармен не справляется с наплывом посетителей, помочь официантам с приемом заказов в час пик. Остаться после работы и пересчитать выручку, чтобы понять, откуда появилась недостача. Он должен быть готовым взять на себя часть обязанностей других, чтобы не сбавлять темп работы всего заведения.
8. Тактичность. Необходимо уметь общаться с людьми из разных слоев населения, держать дистанцию в разговоре так, чтобы гости понимали, что с ними говорит не обычный официант. Но в то же время вникать в их проблемы и своим примером показывать, как для него важно их мнение.

Качества и навыки для администраторов

Для трудоустройства в качестве администратора требуется иметь высшее образование. Профессия при этом должна быть связана с управлением. Это может быть отделение ресторанного бизнеса или подобное. В некоторых случаях возможно трудоустройство соискателя и без соответствующего диплома, но все равно высшее образование необходимо. Без него получить должность сложно.

Речь должна быть хорошо поставленной и грамотной. Важны также пунктуальность и умение быстро принимать решения.

Администратор несет ответственность за все, что происходит в помещении заведения. Поэтому соискателю, прежде всего, необходимо взвесить все «за» и «против».

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже