Данный документ является очень важным при составлении личного дела работника. Его дают заполнить при приеме на вакансию, чтобы знать основные умения и навыки, а также личную и биографическую информацию о сотруднике.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (499) 110-43-85 (Москва)
+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)
8 (800) 222-69-48 (Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Его отличие от личной карточки и анкеты заключается в том, что последняя заполняется до принятия на должность, а карточку заполняет сам работодатель. Также он является обязательным при приеме в некоторые организации.
Правила составления личного листка
На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.
Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.
Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:
- дате его рождения,
- адреса местожительства,
- серии и номера паспорта,
- сведений о семейном положении.
Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.
Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.
Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Как быть с дополнениями?
Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.
Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.
Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.
Пример оформления личного листа.
Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.
Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.
Дополнительные правила по заполнению
Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.
Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.
Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.
Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.
Место расположения и хранения документа
К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.
Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.
Пример заполнения личного листка по учёту кадров
Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.
Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.
Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.
Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.
Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.
Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.
В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.
Вход на сайт
RSS Печать
Рубрика: Трудовое законодательство Ответов: 14
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (2) »
| alex_ds |
| Включается в личное дело сразу или только после появления новых данных о работнике? В инструкции написано , что личное дело формируется в хронологической последовательности, где это дополнение стоит на первом месте в перечне документов. То есть мы сразу заводим дополнение к личному листку, а заполняем по мере появления изменений в труд.деятельности работника? Отредактировано модератором согласно правилам форума (подп. 4.3.3.) |
| Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… |
| ВячеслаВ [e-mail скрыт] Беларусь, Витебск Написал 9692 сообщения Написать личное сообщение Репутация: 1077 | #2[257739] 3 февраля 2011, 12:09 |
АЛЕКС писал(а):
То есть мы сразу заводим дополнение к личному листку, а заполняем по мере появления изменений в труд.деятельности работника?
Идет отправка уведомления…
| nikolena777 [e-mail скрыт] Беларусь Написал 1 сообщение Написать личное сообщение Репутация: | #3[262813] 21 февраля 2011, 13:37 |
Идет отправка уведомления…
| modryga [email protected] Беларусь, Минск Написал 68 сообщений Написать личное сообщение Репутация: | #4[346022] 16 февраля 2012, 16:10 |
Идет отправка уведомления…
| Scorpion_grass [e-mail скрыт] Минск — жизни моей прописка! Написал 19779 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 4005 | #5[346025] 16 февраля 2012, 16:12 |
Идет отправка уведомления…
| tikhan [email protected] Новогрудок Написал 6516 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 1846 | #6[346027] 16 февраля 2012, 16:13 |
modryga писал(а):
ГДЕ можно прочитать, когда и как заполняется Дополнение к личному листку.
например вот здесь (3-й пост)
Идет отправка уведомления…
| modryga [email protected] Беларусь, Минск Написал 68 сообщений Написать личное сообщение Репутация: | #7[346029] 16 февраля 2012, 16:18 |
Идет отправка уведомления…
| Scorpion_grass [e-mail скрыт] Минск — жизни моей прописка! Написал 19779 сообщений Написать личное сообщение Репутация: 4005 | #8[346031] 16 февраля 2012, 16:20 |
modryga писал(а):
В дополнении пишу его ФИЛО, и сразу должность, дату приема, номер приказа.. так???
Именно так.
Идет отправка уведомления…
| modryga [email protected] Беларусь, Минск Написал 68 сообщений Написать личное сообщение Репутация: | #9[346037] 16 февраля 2012, 16:26 |
Scorpion_grass писал(а):
modryga писал(а):
В дополнении пишу его ФИЛО, и сразу должность, дату приема, номер приказа.. так???
Именно так. Огромное спасибо!!! а то меня только что на коня подсадила замдиректриса
Идет отправка уведомления…
| agdam-18 [email protected] Беларусь, Гомель Написал 368 сообщений Написать личное сообщение Репутация: | #10[408090] 15 марта 2013, 14:39 |
Идет отправка уведомления…
« Первая ← Пред.1 След. → Последняя (2) »
Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.
Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров
Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».
Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.
Правила заполнения
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты. Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
В фирмах, где он необязателен, особо негативных последствий для сотрудника не будет. Единственным аспектом будет возможное негативное отношение начальства, а также других сотрудников. Это может в будущем сказаться на карьере работника.
Если сведения, которые указал сотрудник, устарели или стали неактуальными он обязан сообщить об этом руководству.
Например, если работник:
- женился;
- развелся;
- пребывал за границей в командировке;
- изменил фамилию;
- другие изменения.
Руководство же должно своевременно внести соответствующие изменения в данный документ. Также руководитель фирмы должен быть обязательно ознакомлен со сведениями, указанными при заполнении данного бланка.
Хранения этой формы на предприятии зависит от времени его заполнения:
- Если он оформлен до 1 января 2003, то срок хранения составляет 75 лет.
- Если он оформлен в период после 1 января 2003, то срок хранения составляет 50 лет.
- Если он оформлялся гражданином, поступающим на должность руководителя, то данный документ хранится бессрочно.
Для чего формируют данный документ
Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие. Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций.
Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.
Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.
Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.
Государственные организации обязаны заполнять такие листки, поскольку это требование закреплено законодательством – Приказом Генпрокуратуры РФ № 135.
Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры.
При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.
Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.
Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.
Женщина также должна указать, не планирует ли она в ближайшее время отправиться в отпуск по беременности и родам.
Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.
Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях.
Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.
Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.
Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.
Какие документы потребуются для оформления
| Паспорт | Если планируется смена фамилии в скором времени, можно заполнить карточку после получения нового документа, либо же, потребуется внесение изменений |
| Свидетельство о рождении | Предоставляется, если паспорт временно отсутствует |
| Документы | Подтверждающие заключение брака и рождение детей |
| Трудовая книжка | Из нее выписываются данные о прежних местах работы |
Другие документы могут быть запрошены в зависимости от обстоятельств. Так, может быть затребован сертификат, подтверждающий получение премии работником.
Правила его составления
Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т.п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.
При трудоустройстве сотрудник предоставляет несколько цветных или черно-белых фото формата 3*4 см для использования их в служебных документах. Одно из этих фото вклеивается в правый верхний угол листка, при необходимости ставится печать компании, заходящая на уголок фотографии.
Далее сотрудник вносит личные данные:
- ФИО;
- пол;
- дату рождения и населенный пункт;
- гражданство/подданство.
Этот пункт также подлежит обязательному заполнению, поскольку уровень и направление образования имеет значение для любой компании. Данные вносятся на основе диплома или аттестата, другого документа об образовании:
- название учреждения;
- годы обучения;
- факультет, освоенная специальность и т.п.;
- отметка, с какого курса ушел студент (при возникновении соответствующей ситуации).
Также необходимо заполнить поле с уровнем владения иностранным языком, наличием/отсутствием ученой степени либо звания, данные о научных изобретениях, выданных патентах, интеллектуальных правах. Все сведения подтверждаются оригиналом документа об образовании, с которого работодатель может снять копию.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
О том как сделать запись об образовании в трудовой, мы рассказывали ранее, примеры заполнения можно
посмотреть тут
.
Места работы перечисляются в обратном порядке с указанием компании, ее сферы деятельности, должности, даты начала и окончания работы, а также причине увольнения (аналогично резюме).
При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:
- хобби, увлечения;
- владение автомобилем, наличие прав и их категория;
- данные о пребывании за границей;
- участие в выборных органах;
- наличие государственных/ведомственных наград и др.
При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.
При оформлении трудового соглашения работник сам заполняет бланк в единственном экземпляре.
Сведения необходимо вносить строго в соответствие с официальными бумагами – свидетельством о рождении, паспортом, трудовой книжкой сотрудника.
Кроме того, нужно учитывать следующие требования и нюансы:
- В документе не допускается наличие помарок, исправлений. Если они были допущены, необходимо все переписать.
- К анкете прилагается фотография размера 4 на 6 сантиметров.
- Указываются стандартные персональные данные работника – национальность, место проживания, домашний и фактический адрес, дата и место рождения, ФИО, пол.
- Данные о прежних местах работы – наименование предприятия, занимаемая должность.
- Сведения о полученных премиях и наградах.
- Информация о выезде за границу.
- ФИО ближайших родственников – супруга, детей.
- Воинская обязанность.
В самом конце ставится подпись сотрудника и дата заполнения бланка. Анкета вклеивается в личное дело работника и хранится в организации.
