Переходим на электронный кадровый документооборот – с чего начать и выгодно ли?

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

• «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Об обязательном экземпляре документов»;
• «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.
В пилотном проекте участвовали 11 крупных , АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

• опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
• оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
• выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
• подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
• предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

• к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
• к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

• суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
• допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В кадровой службе обрабатываются документы:

• входящие (поступающие из других организаций);
• исходящие (отправляемые в другие организации);
• внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

• входящие — от получения до исполнения;
• исходящие — от создания до отправки;
• внутренние — от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
• набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень документов со сроками хранения).

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа — например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

• НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Как автоматизировать процесс регистрации документов?

Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения — 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики — например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

Читайте также:  Приказ о прохождении медосмотра на предприятии - образец

Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

3. Контроль исполнения документов.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

• утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
• ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
• закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

• регламент использования сотрудниками электронной почты;
• сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
• обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
• пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Станет ли кадровый ЭДО обязательным в 2020 году?

Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, вынудит бизнес принять участие в этом процессе, не важно – в 2020 или в 2021 году, но сделать это все равно придется.

Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира. Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на ЭДО, но и извлечь из этого выгоду – сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, . Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

• зоны ответственности и порядка работы УЦ;
• правила использования ключей;
• условия и средства формирования и проверки;
• порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

• порядок получения ключей ЭП;
• где ее применять;
• какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года».

Плюсы и минусы перехода на электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот обладает огромным количеством преимуществ перед традиционными способами ведения документации. Так, к положительным аспектам внедрения электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие его особенности:

• Ускорение взаимодействий.

  Традиционный документооборот требует значительных затрат времени на транспортировку физических носителей информации. В случае с крупными компаниями, письмо может следовать из одного города в другой в течение нескольких дней. В то же время электронный документооборот позволяет осуществить передачу информации мгновенно.
• Снижение расходов. Это достоинство электронного кадрового документооборота прямо происходит из предыдущего. В связи с отсутствием необходимости передачи физической документации, предприятие не несет расходов по этому направлению деятельности в принципе.
• Упрощение ведения учета документации. За счет наличия электронного реестра кадровой документации значительно упрощается ее учет и исключается вероятность создания документов с дублирующимися номерами. При этом ускоряется поиск необходимых документов и обеспечивается эффективное их использование.
• Улучшение организационных возможностей. Электронный кадровый документооборот может вестись в том числе в отношении распорядительной документации в организации. Подобный подход позволяет одновременно с изданием подобных документов обеспечивать пошаговый контроль их исполнения и проверку эффективности принимаемых решений, с возможностью корректировок со стороны руководства в режиме живого времени и без необходимости личного контроля исполнения на месте.

Однако, электронный кадровый документооборот имеет и ряд существенных недостатков, как связанных с нормативным урегулированием этого вопроса, так и глобальных, свойственных подобному механизму взаимодействия в принципе. К минусам электронного кадрового документооборота в организации можно отнести следующие особенности подобного способа организации взаимодействий:

• Значительные первичные затраты. Необходимость организации системы электронного кадрового документооборота требует приобретения особых программных решений, обеспечения материально-технической базы, обучения сотрудников работе с системой, а также приобретения электронных подписей за исключением ряда ситуаций.
• Дополнительные риски безопасности. Любая электронная система кадрового документооборота требует также дополнительных затрат для обеспечения необходимого уровня безопасности, ведь в ее рамках в обязательном порядке будет происходить обработка персональных данных работников. При этом нарушение порядка обработки может привести к негативным последствиям для предприятия.
• Отсутствие законодательного регулирования. На текущий момент в Российской Федерации законодательство позволяет использование электронного кадрового документооборота лишь в ограниченном виде в отношении отдельных нюансов и аспектов кадрового делопроизводства.

Таким образом, пока еще электронный кадровый документооборот в Российской Федерации не является полностью возможным в принципе. В то же время опыт ряда других мировых государств свидетельствует о том, что подобные системы могут быть реализованы и могут позволить значительно улучшить эффективность деятельности всей компании в целом и как минимум ее кадрового отдела в частности.

Участие работников и соискателей

Сотрудники и кандидаты на вакантную должность вправе присоединиться к эксперименту или отказаться от него. В последнем случае организация или ИП не может уволить работника, либо использовать отказ как причину не принять соискателя в штат.

Работник, который согласился на участие в эксперименте, может в любой момент передумать, письменно уведомив об этом работодателя не позднее чем за две недели.

Если сотруднику нужен какой-либо кадровый документ, составленный в электронном виде, его можно запросить у работодателя. Для этого следует подать заявление и сообщить способ передачи документа: в электронном виде (подписанный КЭП работодателя), в виде заверенной бумажной копии или через личный кабинет работника на портале «Работа в России». Компания или предприниматель обязаны безвозмездно предоставить запрошенные документы в течение трех рабочих дней. Аналогичным образом при увольнении передается копия приказа о расторжении трудового договора.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.

Вопрос о необходимости правового регулирования труда дистанционных работников обсуждался не год и не два — на практике такая организация работы «неофициально» существует уже довольно давно. Теперь дистанционные работники трудятся легально.

Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 3121 ТК РФ).

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3121 ТК РФ) и на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).

Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений. При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом.

Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов?

Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования (при необходимости), визы ознакомления. Оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, — реквизит «Подпись», а также реквизит «Виза ознакомления работника с документом».

Электронная подпись

Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи — электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:

Вид 1. Простая электронная подпись — посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись:

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.

Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.

Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).

Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?

Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):

• квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
• квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
• имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
• квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.

Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.

Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами

Далее мы рассмотрим ситуации, когда обмен электронными документами происходит при оформлении трудовых отношений.

Ситуация 1. Документы, необходимые для приема на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ), т. е. могут быть высланы по электронной почте.

Введение в практику организации обмена электронными документами, безусловно, требует внесения соответствующих дополнений в правила внутреннего трудового распорядка, а порядок осуществления электронного документооборота и требования к его организации должны быть, на наш взгляд, изложены в Инструкции по кадровому делопроизводству.

При высылке будущим дистанционным сотрудником работодателю сканированных личных документов неизбежно встает вопрос о подтверждении их подлинности. Некоторые кадровики не без основания полагают, что во избежание подделок, например, документов об образовании и квалификации сканировать нужно не только оригиналы этих документов, но и их нотариально заверенные копии.

Организация внутреннего электронного документооборота кадровых служб

Итак, для организации внутреннего электронного документооборота кадровых служб необходимы АРМ и «АСУ-кадры». Автоматизированное рабочее место в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ. АРМ — это специализированная система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированный на конкретного специалиста (от руководителя отдела кадров до табельщика и дежурного бюро пропусков). АРМ является основным средством автоматизации профессиональной деятельности, системой, структура которой (то есть совокупность всех подсистем и элементов) определяется функциональным ее назначением. Она включает совокупность подсистем: технической, информационной, программной и организационной. К технической подсистеме относятся аппаратные средства, необходимые для выполнения определенной трудовой функции. В состав оборудованного АРМ входят, как правило, ПК, принтер, сканер, средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети учреждения, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, обеспечивающих комфортность работы на машине. К аппаратным средствам необходимы прикладные программы, такие как текстовые редакторы, электронные таблицы, средства деловой графики, то есть офисные приложения. К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относятся и системы управления базами данных. Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией. Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организовать их функционирование, развитие, подготовку кадров, а также администрирование. К последнему относятся планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. «АСУ-кадры» является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. Скорость передачи данных по сети естественным образом влияет на общую скорость работы всего АРМ. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть. В настоящее время существуют различные способы связи разрозненных компьютеров в единое целое, то есть в сеть. Спектр аппаратных средств и программ для управления ими широк. Как выбрать тип сети и ее программного обеспечения? Неправильный выбор может в дальнейшем привести к невозможности функционирования программ в случае увеличения числа АРМ или возрастания требований к скорости и объемам передаваемой информации. Ясно, что необходимо в достаточной степени понимать принципы организации ЛВС, чтобы грамотно выбрать аппаратные и программные средства для ее построения. Уточним, что же собой должны представлять типовые АРМ руководителя кадровой службы и исполнителя кадровой работы. При этом на выбор конкретных технических средств (которые различаются функциональными, объемными и стоимостными показателями) влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, марка (фирма-производитель), стоимость эксплуатации. Так, АРМ начальника отдела кадров и менеджера по управлению персоналом состоит из: — ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь; — телефона и многофункционального устройства, которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел); — факса-модема, который используется для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера; — шредера — уничтожителя бумаги. Такое АРМ обеспечит обмен сведениями между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, своевременно пополнять этот банк и оперативно предоставлять необходимую информацию допущенным к ней пользователям.

Организационные условия введения и ведения электронного документооборота по кадрам

Для организации обмена информацией в локальной электронной сети как программисты, так и специалисты по цифровым технологиям рекомендуют базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows или Linux с адаптированной к ним СУБД и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры». Отметим, что, несмотря на достаточно большой набор нестандартных дополнительных функций, программа «АСУ-кадры» использует только стандартные операторы и конструкции. Это обеспечивает возможность легкого переноса программы на другой SQL-сервер. Такими наиболее распространенными комплексами являются, например, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat Linux для разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ «Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы позволяют также подготовить данные для отчетов организации перед территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем HR ИИС SAP R/3, используемым для расчета зарплаты. Более того, с подобными модулями возможна подготовка персональных данных работников, начислений и удержаний по зарплате с последующей загрузкой сведений как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в хранилище информации о зарплате и персонале. Работа отдела кадров любого бюджетного учреждения связана с накоплением большого количества личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, уходе сотрудника в отпуск, переходе на другую должность, зачислении в резерв и т.п. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных, учитывая, что нередко штат отдела кадров довольно велик. Исходя из требований гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Доступ, как правило, должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по бюджетному учреждению лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников. Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных должны иметь доступ все работники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого на каждом или отдельно выделенном рабочем месте нужно оборудовать АРМ кадровика, учитывая рекомендации специалистов . Законодательство этот вид правоотношений работника и работодателя в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или индивидуальных соглашениях.

Недостатки кадрового ЭДО и пути их преодоления

Система электронного документооборота кадровых документов на современном этапе не лишена серьезных недостатков и повышенных рисков:

• сложности с обеспечением безопасности передачи и хранения данных в электронном виде;
• нормативные пробелы в части использования электронных подписей;
• риски ненадлежащей идентификации лиц, подписывающих документы, и т. д.

На начальном этапе возможны сложности в рассмотрении трудовых споров при использовании кадрового ЭДО в трудовых взаимоотношениях из-за отсутствия у судов соответствующей практики. Недостаточно и число экспертов, которые могут участвовать в таких судебных процессах.

Чтобы безболезненно вывести из делового оборота бумажные оригиналы и «живые» подписи, требуется решить комплекс задач, для чего Минтруд проводит пилотные эксперименты, разрабатывает и совершенствует нормативную базу.

Подробнее о недостатках различных документов и процедур — в наших материалах:

• «Преимущества и недостатки кредитных карт»;
• «Налоговый контроль в форме мониторинга — недостатки»;
• «Плюсы и минусы банкротства физических лиц».