Составляем регламент (на примере бизнес-процесса контроля исполнения поручений)

Мы разработали бухгалтерскую учетную политику. Правильно ли мы понимаем, что утверждать в ее составе нужно все применяемые нами формы первички: как разработанные самостоятельно, так и применяемые по унифицированным формам?

Формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно, нужно привести в качестве приложений к бухгалтерской учетной политике п. 4 ПБУ 1/2008 . Туда должны попасть:

  • разработанные вами формы документов, не содержащиеся в альбомах унифицированных форм;
  • унифицированные формы, которые ваша организация дополнила своими реквизитами.

Если же вы будете использовать формы документов, утвержденные Росстатом (Госкомстатом), не внося в них никаких изменений, то делать их приложением к учетной политике не надо. В этом случае достаточно указать, что первичные учетные документы вы составляете по унифицированным формам. Это можно сделать, добавив, например, такую фразу:

«Для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни организацией применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные:

  • Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств”;
  • Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”;
  • Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” и др. ».

Впервые учетную политику и приложения к ней утверждают приказом руководителя в течение 90 дней со дня внесения сведений о создании организации в ЕГРЮЛ. Затем не надо каждый год утверждать новую учетную политику или издавать приказ о продлении действия старой. Если нужно, учетную политику можно изменить или дополнить ст. 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9, 10 ПБУ 1/2008 .

Бухгалтерскую учетную политику и учетную политику для целей налогообложения можно составить: в виде двух отдельных документов либо в виде одного документа с двумя разделами (один — по вопросам бухгалтерского учета, а другой — по вопросам налогового).

Вариант приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики:

Общество с ограниченной ответственностью «Белый лебедь»
ПРИКАЗ № 10 об учетной политике

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

1. Утвердить Положение об учетной политике организации для целей бухгалтерского учета на 2020 г. (далее — Положение) (приложение к настоящему Приказу), в том числе альбом форм первичных учетных документов, являющийся приложением к Положению.

2. Настоящий Приказ вступает в силу с 27 июня 2020 г.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Ольгу Константиновну.

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Еще 1 января 2013 года обязательность применения унифицированных форм документов была отменена пунктом 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Этой же статьей предписано организации самостоятельно утвердить («определить») для себя формы таких документов. Как это сделать, рассмотрим в статье.

Секретаря в этой связи касаются не столько бухгалтерские документы, сколько документы кадрового делопроизводства.

До 01.01.2013 все пользовались унифицированными формами первичных учетных документов, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там были формы приказов о приеме работников, переводе, увольнении, отпуске, командировке и других важных кадровых действиях.

Подчеркнем, что закон о бухучете отменил не унифицированные формы, а обязательность их использования. Если организация разработала собственные формы учетных документов и хочет работать с ними – пожалуйста, это абсолютно законно при условии, что эти формы утверждены. Точно так же можно продолжить использовать и «старые» формы, но при том же условии – прописать это в локальном нормативном акте.

Обязанность использовать унифицированные формы осталась только в отношении:

— приходного и расходного кассового ордера;

— расчетно-платежной и платежной ведомости;

Таким образом, в любом случае в организации должен быть приказ, касающийся использования форм первичных учетных документов. Либо это будет приказ о том, что все остается как было, либо от утверждении собственных форм. Приведем примеры текстов обоих приказов.

Приказ об использовании «старых» форм

О применении форм первичных учетных документов

Во исполнение ч.4. ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

  1. Применять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
  2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Регламент как документ

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

Структура и содержание регламента

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.
  2. Термины, определения, сокращения.
  3. Описание процесса.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

Раздел Содержание раздела
Общие положения
  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента
Термины, определения, сокращения Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Описание процесса Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат
Ответственность Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников
Контроль Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

Основные реквизиты регламента

К числу основных реквизитов документа относят:

  • наименование организации;
  • дату и номер документа, место его составления;
  • гриф утверждения;
  • наименование документа;
  • текст документа;
  • приложение (если есть);
  • визы согласования.
Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

Ответ

Кадровые документы являются первичными учетными документами. В настоящее время они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данными документами, в том числе, подтверждаются расходы на оплату труда (в частности, приказом о приеме на работу, приказом о переводе, личной карточкой по форме № Т-2, где также указывается размер заработной платы; график отпусков является, в том числе, основанием для начисления и выплаты отпускных и т.д.). Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Сейчас эти требования установлены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

За что ГИТ будет штрафовать кадровиков.

01.01.2013 вступил в силу Закон № 402-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам сохранена только за учреждениями государственного сектора. Негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Их будет утверждать руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Кроме того, в первичные учетные документы можно будет вносить исправления.

Тем не менее, отдельные требования к оформлению первичных учетных документов сохранятся, в частности, требование о наличии обязательных реквизитов в первичных учетных документах. Так, например, в документе должна будет быть указана не просто подпись соответствующего уполномоченного лица, но и фамилия и инициалы этого лица либо иные реквизиты, необходимые для его идентификации (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следовательно, организация вправе утвердить как новые формы учетных документов, так и применять унифицированные формы документов, аналогичные содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), закрепив данный порядок отдельным приказом, либо оформить как приложения к учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.

Также прочитайте о восстановлении кадрового делопроизводства более подробно.

Примерный образец приказа:

«Альфа
»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации

ПРИКАЗ № 10

об утверждении альбома форм первичной документации

г.Москва03.03.2014

В связи с вступлением в действие Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:

1.Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени, расчетов с персоналом по оплате труда.

2. С 01 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной деятельности использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.

3.Начальнику отдела кадров Мировой И.Ж. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех работников, ответственных за подготовку документов под роспись.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по кадровой работе Миронд Т.З.

Подробнее о договоре на ведение кадрового делопроизводства мы написали в материале по ссылке.

-Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в количестве 30 литов, 1 экземпляр.

-Инструкция по заполнению бланков документов на 12 листах, 1 экземпляр.

ДиректорА.В. Львов

С приказом ознакомлен(а):

Руководитель отдела кадровЕ.Э. Громова

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Альбом форм — сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

Дата приказа об утверждении учетной политики

Утвердить УП — это означает установить обязательность ее применения для конкретного хозяйствующего субъекта начиная с даты утверждающего документа.

Оформляя приказ об утверждении УП, необходимо учитывать следующие правила:

  • вновь образованная компания (составляющая впервые УП) должна успеть разработать и утвердить учетную политику не позднее 90 дней со дня своей госрегистрации (абз. 2 п. 9 ПБУ 1/2008) — УП в таком случае считается применяемой со дня госрегистрации;
  • при необходимости внесения изменений в действующую УП приказ о ее утверждении может быть оформлен любой датой текущего года, но вступит в силу такая УП по особым правилам.

См. также «Менять учетную политику посреди года можно только в исключительных случаях».

Так, измененная УП вступает в силу:

  • с 1 января года, следующего за годом создания соответствующего приказа (абз. 1 п. 9 ПБУ 1/2008) — если изменения затронули применяемые компанией методы учета и произошли они по воле самой компании;
  • с момента вступления в силу измененных норм законодательства по бухучету — если причиной внесения в УП изменений явились изменения бухгалтерских НПА.

Вышесказанное относится к особенностям определения даты приказа об утверждении УП (или ее изменений) в целях бухучета.

С налоговой УП и утверждающим ее приказом дело обстоит несколько иначе: в НК РФ ничего не говорится о датах утверждения УП вновь образованными компаниями. При этом не следует ориентироваться на 90 дней — норму, установленную для УП в целях бухучета.

К примеру, НК РФ для отдельных налогоплательщиков предусматривает требование об уплате ежемесячных авансовых платежей по налогу на прибыль — таким образом, уже по истечении месяца работы у вновь образовавшейся фирмы должна быть закрепленная в УП методика расчета этих платежей.

О нюансах «прибыльных» авансовых платежей читайте в статье «Авансовые платежи по налогу на прибыль: кто платит и как рассчитать?».

Таким образом, вновь созданным компаниям важно как можно скорее сформировать и утвердить УП — уже в течение первого месяца своего существования.

В отношении даты оформления приказа об утверждении новой редакции налоговой УП (при корректировке методов учета по воле компании или в связи с изменениями налогового законодательства) подход к дате приказа аналогичен вышеописанному для бухгалтерской учетной политики.

Подготовка и проведение совещаний в Комитете

6.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений Комитета председатель Комитета, первый заместитель, заместители проводят совещания с руководителями структурных подразделений Комитета и подведомственных организаций.

6.2. Перечень вопросов, вносимых на совещание, должностные лица, ответственные за их подготовку, состав участников, время проведения совещания и структурное подразделение, ответственное за его проведение, определяются лицом, проводящим совещание.

6.3. Сотрудник структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания, производит оповещение участников совещания, направление в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных, а также ведет протокол совещания.

Протокол совещания должен быть изготовлен не позднее следующего рабочего дня после его проведения. Протокол подписывается лицом, председательствующим на совещании. Копии протокола направляются исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений. Оригинал протокола, подписанного председателем Комитета, хранится в общем отделе Комитета, оригиналы протоколов совещаний, проводимых первым заместителем председателя, заместителями председателя Комитета, подлежат хранению у ответственного сотрудника структурного подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Профсоюз работников культуры Новосибирской области

Генерального директора по персоналу С.Л.

Перова.

  • Контроль исполнения приказа возложить на зам. Генерального директора по персоналу Ефимова С.Л.
  • Предупредить указанных работников об ответственности за разглашение и (или) утрату информации, представляющей персональные данные работников Общества.

Генеральный директор _________________________ С.Н.

Антонов С приказом ознакомлены:(подписи, даты) Приказ об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Общество с ограниченной ответственностью «Полигон-2» Об установлении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным работников ООО «Полигон-2» В соответствии со ст.

Организация приема граждан и представителей организаций в Комитете

7.1. Председатель Комитета и заместители председателя Комитета ежемесячно ведут прием граждан и представителей организаций (далее — прием граждан) по утвержденному графику.

7.2. Предварительная запись на прием граждан осуществляется секретарем лица, ведущего прием, который составляет график приема граждан, заполняет карточки личного приема установленной формы, подбирает необходимые справочные материалы.

7.2.1. Для решения вопроса о записи на прием граждане обращаются к секретарю лица, ведущего прием, с заявлением в устной или письменной форме.

7.2.2. Каждое обращение регистрируется в карточке личного приема граждан с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения, решения, принятого лицом, ведущим прием (приложение 1 к настоящему Регламенту).

7.3. При необходимости принятое решение оформляется в виде поручения соответствующего должностного лица Комитета структурным подразделениям Комитета и подведомственным организациям.

Поручение председателя Комитета, заместителей председателя Комитета ставится на контроль.

7.3.1. Поручение председателя Комитета, заместителей председателя Комитета по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если меньший срок не установлен в поручении.

7.3.2. Продление сроков исполнения поручений возможно только лицом, установившим срок его исполнения.

Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан.

7.3.3. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен по существу.

О соответствующем решении гражданин уведомляется в письменной форме, о чем делается запись в карточке учета личного приема граждан.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Бизнес-гид