Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12 в 2019-2020 годах

Когда нужно заполнять ТОРГ-12

Поставка закупленных товарно-материальных ценностей оформляется с помощью накладной ТОРГ-12. Готовит этот документ поставщик. Если у приобретенных товаров предусмотрен НДС, то заказчику дополнительно передается и счет-фактура.
Для поставщика эта накладная представляет собой документ, согласно которому производится списание и реализация товарно-материальных ценностей. Для заказчика наоборот — это подтверждение закупки ТМЦ и основание для их постановки на учет. Разработана унифицированная форма накладной торг 12, бланк скачать excel бесплатно вы сможете далее в статье, он пригодится в работе.

Форма возвратной накладной: и и образцы

Накладная ТОРГ-2:

Накладная ТОРГ-12:

Предложенный бланк позволяет зафиксировать необходимые параметры по возвращаемому товару или продукции. Также зафиксировать параметры товара. Давая возможности избежать неурядиц в судебном разбирательстве. При этом Такие пункты, как:

• «грузоотправитель»;
• «грузополучатель»;
• «поставщик»;
• «плательщик»

Позволят выявить всю последовательность доставки товаров. Давая возможности выявить виновного в некачественной поставке или случаи повреждения в момент транспортировки или погрузки продукции.

Пункт «Основание», позволит понять причину возврата товаров и продукции и обратной отгрузки, с указание дополнительно документации и номенклатуры всей партии или отдельно взятой продукции. При этом есть отдельно взятая таблиц, где будет указано: количество изделий, единицы измерения, стоимость и все расходы по транспортировке.

К данной форме прикрепляться дополнительно ксерокопии накладных и сертификаты качеств, если такие имеются на выбранную партию или отдельно взятую продукцию. Давая возможности сверить причины и варианты несоответствия, указанные в пункте «Основание».

Смотрите видео, как создать возвратную накладную:

https://youtu.be/tFeod1Q4uuY

0

Какой бланк использовать для заполнения

Формальный вид и правила заполнения регулируются Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Однако если у поставщика возникнет необходимость в корректировке действующего бланка, например, в добавлении новых реквизитов, строк и колонок, то, в соответствии с ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, он может внести дополнения в унифицированную форму или же воспользоваться самостоятельно разработанным бланком. Ниже представлена актуальная товарная накладная ТОРГ-12, бланк скачать Excel можно беслатно.

ВАЖНО!

Удалять реквизиты из унифицированной формы запрещено!

Оформление в 1С: видео инструкция

О том, как правильно заполнить бланк в программе 1С:

https://youtu.be/Mr57BTNSOiA

Товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ-12 составляется при оформлении отпуска (продажи) товаров. Этот первичный документ выписывается в двух экземплярах, первый из которых остается у продавца и служит основанием для списания реализованной продукции, а второй передается покупателю и применяется при оприходовании товаров.

Таким образом, ТН используется для оформления перехода прав собственности на товары и другие материальные ценности от одного лица к другому.

Порядок заполнения накладной

ВАЖНО!

Документ составляется поставщиком в двух экземплярах — по одному экземпляру для каждой стороны. Если отгрузка товара осуществляется при помощи услуг транспортной компании, то необходимо подготовить и третий экземпляр.

С 01.07.2017 разработан и утвержден электронный формат: накладная ТОРГ 12 онлайн (Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/). Передача производится по телекоммуникационным каналам связи, что позволяет оперативно предоставить первичную документацию по требованию как заказчика, так и налогового инспектора. Оформить документ онлайн можно при помощи специализированных бухгалтерских сервисов и ресурсов.

В товарной накладной ТОРГ 12, образец которой можно скачать в конце статьи, необходимо в обязательном порядке заполнить реквизиты, отраженные в ст. 9 402-ФЗ. Расскажем, как оформить ТОРГ 12 (Excel мы предлагали выше) в соответствии с правилами, принятыми в 2020 году.

Шаг 1. Первым шагом заполнения необходимо присвоить накладной порядковый номер и указать дату.

Шаг 2. Заполнить контактные данные поставщика («Продавец») и заказчика («Покупатель»). Затем вносится «Основание» — контракт (договор), в соответствии с которым производится поставка ТМЦ. В шапке также необходимо заполнить кодовую часть — указать все необходимые коды из Общероссийских классификаторов.

Шаг 3. Как только реквизиты накладной заполнены, ответственное лицо поставщика приступает к оформлению расчетной (табличной) части. В нее вносятся качественные и количественные характеристики поставляемых товарно-материальных ценностей пошагово по номерам граф:

1. Порядковый номер.
2. Наименование ТМЦ.
3. Кодировка товаров.
4. Единица измерения.
5. Код измерительной единицы по ОКЕИ.
6. Тара.
7. Количество позиций, расположенных в упаковке.
8. Общее количество упаковок.
9. Вес ТМЦ с упаковкой.
10. Вес товаров без упаковки.
11. Цена одной единицы продукции.
12. Стоимость приобретаемых ТМЦ без НДС.
13. Установленная для поставщика ставка НДС.
14. Размер налога по каждой товарной позиции.
15. Стоимость приобретаемого товара с учетом НДС.

Шаг 4. В графах «Итого» и «Всего по накладной» отмечается общая стоимость приобретаемой продукции.

Шаг 5. Очень важным моментом для поставщика является заполнение сроков отгрузки и получения ТМЦ. Они будут являться подтверждением того, что поставка прошла без нарушений условий контракта.

Шаг 6. Заполнение закончено. Для того чтобы накладная вступила в силу, ее необходимо подписать. Со стороны продавца подписи ставят руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отгрузку продукции. Со стороны заказчика подписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил» материально-ответственное лицо организации-заказчика. Подписи заверяются печатями предприятий. Однако если учреждения официально работают без печати (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82), то оттиск на документации можно и не проставлять.

ВАЖНО!

В случае возврата товара поставщику покупатель заполняет также накладную ТОРГ-12. Правила составления документа остаются неизменными.

Образцы серии ТОРГ 2020 — 2018

На практике предприятия очень часто пользуются расходными накладными серии ТОРГ:

• 12 – для передачи товаров, сырья, оборудования и других имущественных объектов контрагенту (любому юридическому лицу или реже частным лицам);
• 13 – для передачи ценностей в пределах одного предприятия (как в пределах одного склада, так и между разными обособленными подразделениями);
• 14 – для фиксирования факта отпуска малыми предприятиями, занимающимися мелкорозничной торговлей.

Они имеют сходную форму, но немного отличаются отдельными графами, поскольку применяются в разных ситуациях.

ТОРГ 12

На самом деле с 2013 года единую, ранее действующую форму отменили. Однако многие предприятия продолжают пользоваться прежним старым бланком, что совершенно не противоречит закону. Документ составляется при реализации товаров покупателю. При этом чаще всего покупателем выступает юридическое лицо, хотя допустимо использовать форму и при отпуске физическим лицам.

При заполнении граф важно понимать, что она впоследствии будет использоваться в бухгалтерском учете. Поэтому даже отсутствие одного сведения и она уже будет недействительной, что может повлечь санкции в случае обнаружения недостатка при проверке:

• название и дата составления;
• название компании;
• наименование;
• натуральное и денежное измерение единиц;
• должности отпустившего и принявшего лица;
• подписи, расшифровки подписей;
• печать компании.

В шапке указывается порядковый номер документа, а также:

1. В графе «Грузоотправитель» приводится название компании, осуществившей отправку груза. Обычно в роли этой компании выступает сам поставщик, поэтому содержание соответствующих сведений дублируется.
2. Сведения о структурном подразделении записываются только в тех случаях, если товары были отправлены из обособленного подразделения поставщика.
3. В графе «Грузополучатель» приводятся реквизиты компании, получившей груз.
4. В графе «Плательщик» – реквизиты компании, оплатившей покупку: контактные данные, юридический адрес, реквизиты банковского счета и название банка, ИНН, БИК.
5. Код вписывается в соответствии с классификатором ОКПО.
6. В строке «Основание» обычно приводится формулировка «Договор», а также допускается «Счет».
7. По виду операции обычно ничего не вписывают, но если в компании принята внутренняя классификация видов хозяйственных операций, приводят соответствующую формулировку.

Правила оформления списка товаров описаны в таблице.

В результате указывают суммарные количества:

• записей (строк);
• мест;
• массы груза;
• массы;
• стоимость.

Подписывают:

• главный бухгалтер;
• сотрудник, который разрешил отпуск;
• сотрудник, который непосредственно осуществил отпуск имущества.

ТОРГ 13

Расходная накладная этой формы отправляется во всех случаях, когда товар перемещается в пределах одной компании – например, переходит из зоны ответственности одного сотрудника в зону ответственности другого или просто меняет место расположения. Порядок оформления по сути одинаковый.

ТОРГ 14

Эта форма документа используется для тех случаев, когда на продукцию не оформляются товарные отчеты:

• продавцы в лотках;
• с тележек;
• с разносов;
• прочие мелкие торговые точки.

Частые ошибки при заполнении и ответственность

Самая распространенная ошибка — отсутствие печати. Да, в список обязательных реквизитов по 402-ФЗ она не входит и в большинстве случаев ставить ее не обязательно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самой формой, поэтому должна присутствовать. Если ее нет, то налоговики могут не зачесть НДС — это частая причина разногласий с налоговой. Случай, когда печать не обязательна — грузополучатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Чтобы избежать проблем, прикрепите доверенность к накладной и храните оба документа.

Вторая проблема — отсутствие чьей-либо подписи. Следите, чтобы в накладной расписались все стороны. Если случится кража, доказать что-либо и найти виновного будет сложно. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить и продавцу, и грузополучателю.

Особенности составления накладной на товар

В соответствии с общей практикой бланк товарной накладной может заполняться одним из уполномоченных лиц:

• продавцом;
• консультантом (менеджером);
• кладовщиком;
• перевозчиком;
• кассиром;
• бухгалтером;
• непосредственно директором или индивидуальным предпринимателем.

После оформления один экземпляр документа передаётся принимающей стороне (покупателю или заказчику), а другой направляется в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки.

Единой формы накладной на поставку товарно-материальных ценностей не существует. Бланк может быть разработан самой организацией; кроме того, составитель может воспользоваться любым из представленных в Интернете бланков, а для того, чтобы удостовериться в правильности своих действий, — ознакомиться с образцом заполнения. Последних в Глобальной сети также в избытке; главное — не пользоваться заведомо устаревшими документами, не отражающими современные реалии.

Накладная на товар, если не было отдельной договорённости между клиентом и поставщиком, оформляется уже в момент заключения сделки. В противном случае документ, поскольку это не регулируется законодателем, может быть составлен и подписан как заранее, так и задним числом. Правонарушением это не является, однако, во избежание недоразумений, особенно при последующем обращении с исковым заявлением в суд, всё же рекомендуется оформлять и подписывать товарную накладную вместе с основными документами, сопровождающими передачу товара из рук в руки.

Порядок заполнения бланка накладной на товар:

1. Вверху листа следует указать дату оформления документа. Составлен он может быть и заранее, однако юридическую силу обретает лишь после проставления подписей сторон сделки; эту дату, как наиболее важную, и необходимо привести.
2. Чуть ниже – порядковый номер накладной согласно внутренней нумерации продавца (поставщика), обновляемой каждый год.
3. Далее — сведения о получателе (покупателе, заказчике):
   если это юридическое лицо — полное и сокращённое официальные наименования организации, основные реквизиты и номера и адрес регистрации;
4. если это простой гражданин или индивидуальный предприниматель — фамилия, имя, отчество, опционально — ИНН и адрес проживания.
5. В следующем блоке — информация о лице, выставляющем счёт:
   официальные наименования, полное и краткое;
6. регистрационные номера (ИНН, КПП, ОГРН), статистические коды;
7. реквизиты для оплаты;
8. полный почтовый адрес, включая индекс;
9. контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, аккаунты в социальных сетях и мессенджерах и так далее.
10. В основной таблице (в графах справа налево):
    в первой («№ п/п») — порядковый номер каждой из представленных в перечне позиций;
11. во второй («Наименование») — принятое на предприятии или в торговой сети торговое название каждого из видов реализуемой продукции;
12. в третьей («Единицы измерения») — используемые при определении количества поставляемых товаров единицы: килограммы, кубометры, литры, отрезы, штуки, коробки и так далее;
13. в четвёртой («Количество») — количество передаваемых потребителю (заказчику) изделий, для каждой позиции отдельно;
14. в пятой («Цена») — рыночную цену единицы каждой продукции (предварительно необходимо будет посчитать себестоимость товара, в накладную не включаемую);
15. в шестой («Сумма») — общую стоимость изделий по каждому наименованию, получаемую перемножением указанных в предыдущих графах цены и количества.
16. Ниже (под графой «Сумма», но вне таблицы) — итоговую сумму по всем позициям с учётом налога на добавленную стоимость и отдельно — размер НДС.
17. В заключительном блоке — подписи материально ответственного лица, передающего товар, и приёмщика (покупателя).

Важно: хотя проставлять на бланке товарной накладной оттиск печати или штампа продавца необязательно, делать это рекомендуется; впоследствии это позволит с большей уверенностью использовать документ во время судебных разбирательств.

Заполнение онлайн

В интернете можно найти множество сервисов, позволяющих сделать и распечатать онлайн-бланки. Большинство веб-ресурсов предлагают данную услугу на безвозмездной основе. После регистрации пользователь сможет создавать и сохранять документы. В дальнейшем с помощью сохраненных накладных новая первичная документация заполняется автоматически. Для этого потребуется выбрать одну из ранее сохраненных форм. Функционал системы позволяет рассчитывать цену единицы продукции и итоговую стоимость, остальные строки электронного документа заполняются в автоматическом режиме.

https://youtu.be/7L9ltStjToM

Как заполнять ТТН грузоотправителем

Лицо, которое осуществляет отгрузку продукции, выступает в роли грузоотправителя, он обязан скачать бесплатно бланк ТТН по форме 1-Т и заполнить его.

Начинайте оформление с шапки:

1. Впишите серию и порядковый номер первички. Укажите дату составления ТТН.
2. Грузоотправитель — лицо, отгрузившее товар. Заполните реквизиты в строгом соответствии с учредительными документами.
3. Грузополучатель — это субъект, получающий отправленную поставку. Сведения о получателе фиксируйте в соответствии с договором поставки или учредительными документами.
4. Плательщик — это субъект, который вносит оплату за отгрузку в соответствии с условиями договора. Внесите платежные реквизиты плательщика на основании контракта или соглашения.

Переходим в товарный раздел товарно-транспортной накладной. Здесь фиксируем все имеющиеся данные о транспортируемой партии продукции, товаров, грузов. В этой части документа раскрывается информация о наименовании, количестве, цене и стоимости, упаковке и прочих характеристиках товара. По сути, это дублирование информации, которая обязательна к заполнению в стандартной товарной накладной. При оформлении ТТН оформлять простую ТН не обязательно — вся информация уже раскрыта.

ВАЖНО!

Компания вправе предусмотреть отдельные правила оформления ТТН. Например, в отношении расшифровки сведений о партии товара — раскрыть информацию в приложении, дополнив форму 1-Т специализированной формой ТОРГ-12.

Если позиции транспортируемой продукции не поместились на одной страничке товарно-транспортной накладной, то оформляются дополнительные листы 1-Т. Столько, сколько потребуется для отражения полной картины о партии товара. Учтите, что придется указать количество страниц и их последовательность под табличной частью товарного раздела.

Далее фиксируются общие значения поставки. Необходимо раскрыть сведения о стоимости товара, массе, количестве мест. Дополнительно отразите сведения о приложениях, сертификатах и спецификациях к продукции при наличии.

Затем ТТН подписывают представители грузоотправителя:

• руководитель или иной уполномоченный представитель компании, который отдал непосредственное разрешение (распоряжение) на отгрузку;
• главбух, который отразил финансовые показатели;
• работник, который осуществил отгрузку.

В правой части товарного раздела ставятся отметки получающей стороны:

Подводим итоги

Товарная накладная оформляется материально ответственным лицом непосредственно при передаче продукции покупателю. Документ должен быть заполнен как минимум в двух экземплярах — для продавца и клиента. Унифицированной формы накладной не существует: каждая организация или индивидуальный предприниматель может разработать свой шаблон или воспользоваться найденными в Интернете.

При заполнении бланка накладной на товар следует привести полные официальные наименования поставщика и получателя, в основной таблице — название и количество каждого вида продукции, а ниже — итоговую сумму с учётом НДС. Документ должен быть заверен подписями обеих сторон. Проставлять оттиски печати или штампа ИП или ООО не обязательно, но желательно: так будет проще оперировать накладной при необходимости подачи искового заявления в суд.

Нюансы заполнения некоторых товарных накладных

Грузополучателем может выступать филиал юридического лица или обособленное подразделение. В этом случае в строке «Грузополучатель» нужно указывать данные подразделения или филиала, а в «Плательщик» – наименование и реквизиты головной компании.

Записывая данные в графу «Ставка налога», нужно помнить для целей налогового учета, если предприятия находится на УСН или освобождено от налогообложения по НДС, нужно писать «Без НДС», в случае если применяет виды деятельности, для которых действует ставка 0% — 0%.

При получении товара со стороны покупателя, накладную ТОРГ 12 может подписывать лицо, не являющееся ее руководителем. В этом случае к товарной накладной необходимо обязательно прикладывать доверенность, а в правом нижнем углу заполнять ее реквизиты и личные данные лица, подписывающего ее.

Что такое накладная

Накладной называется документ, подтверждающий выдачу и прием товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним хозяйствующим субъектом другому. Без данного бланка контрагентам (ИП, юрлицам) не удастся завершить сделку. Покупатель не сумеет поставить продукцию на приход, а продавец списать ее со склада.

Формирование документации

В документе должны присутствовать следующие данные:

• наименование хозяйствующего субъекта, сформировавшего бланк строгой отчетности;
• дата;
• ФИО, должности и подписи работников, занимающихся передачей и приемкой товаров;
• перечень продукции;
• измерительные единицы;
• количественные характеристики;
• стоимость единицы ТМЦ;
• общая цена и прочая информация.

В практике делового документооборота контрагент может выставить следующие виды накладных:

• бумажные;
• электронные.

Согласно с п. 1 ст. 6 ФЗ РФ № 63 от 06.04.2011 года документы на электронном и бумажном носителе равнозначны при наличии подписей ответственных лиц. Для накладных в электронном виде используются электронные подписи.

Документация на бумажном носителе выписывается в 2 экземплярах. Один из них передается покупателю, другой хранится в бухгалтерии. Документ заверяется подписями обоих участников сделки. Если обнаружилась ошибка, то ее можно исправить. Корректировки должны быть дополнительно заверены подписями продавца и покупателя.

Накладная онлайн формируется в одном экземпляре и состоит из 2-х файлов. Продавец вносит сведения в 1 из них, покупатель заполняет 2-ой. Каждый файл заверяется электронными подписями контрагентов.

Обратите внимание! У участников сделки отсутствует возможность внесения корректировок в онлайн-бланки. Если ошибки были выявлены, то следует составить акт об обнаружении неточности и согласовать его с остальными контрагентами.

Помимо бизнесменов наличие накладных интересует некоторые государственные структуры. Фискальные органы контролируют правильность оформления документа. При обнаружении неточностей к хозяйствующему субъекту применяются штрафные санкции.

Наличие транспортных накладных проверяется сотрудниками ГИБДД в случае перевозки грузов. На протяжении всего пути следования инспекторы вправе проверить транспортное средство, перевозимые товары и правильность оформления документации на них. Параметры перевозимого груза должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся в документе. Правила перевозки грузов не меняются в зависимости от вида транспортных средств. Накладные придется оформлять для любого типа перевозки.

Подписи сторон в ТОРГ-12

В соответствующих полях должны поставить подписи ответственные лица обеих сторон собственноручно (на бумажных носителях). Факсимиле на первичных документах ставить нельзя. Налоговики исключат такие расходы из уменьшающих базу по прибыли у покупателя (письмо Минфина России от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).

Со стороны продавца ТОРГ-12 подписывают:

1. В строке «Отпуск груза разрешил» — руководитель организации (иное уполномоченное приказом директора лицо).
2. В строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер или другой работник бухгалтерии, уполномоченный на оформление накладной.
3. В строке «Отпуск груза произвел» — сотрудник, который фактически отпустил товары со склада.

Со стороны покупателя в товарной накладной расписываются:

1. В строке «Груз принял» — работник, принявший груз в месте передачи товара, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, при приемке ТМЦ на складе продавца или грузоотправителя подпись в этой строке может поставить работник покупателя или представитель транспортной компании, нанятой покупателем.

Внимание! На физлиц, получающих груз от имени покупателя, оформляют доверенность, реквизиты которой указывают в строке «По доверенности № __ от __ ____».

1. В строке «Груз получил грузополучатель» — материально ответственный сотрудник, принявший товар на складе покупателя.

Печать на ТОРГ-12 не является обязательным реквизитом и ставится при наличии.

В полях даты укажите фактические сроки отгрузки (приемки), т. к. они должны совпадать с реальными. Именно поэтому накладную целесообразнее составлять либо непосредственно в момент отгрузки, либо после ее окончания.

ТОРГ-12 распечатайте в двух экземплярах по одному для каждой стороны.

заполнения ТОРГ-12 можно по ссылке ниже.

ТОРГ-12 распечатайте в 2-х экземлярах по 1 для каждой стороны.

заполнения ТОРГ-12 можно по ссылке ниже.

Срок хранения накладной ТОРГ-12 в организации — 5 лет.

Современные сервисы позволяют осуществить заполнение ТОРГ-12 онлайн. Рассмотрим, где заполнить ТОРГ-12 в режиме реального времени.

Правила заполнения табличной части ТОРГ-12

В табличную часть ТОРГ-12 перенесите данные об отгружаемом товаре из договора или спецификации к нему:

• наименование ТМЦ;
• количество;
• единицы измерения;
• цена;
• сумма без НДС;
• размер НДС;
• сумма с учетом налога.

Важно! Название ТМЦ должно быть на русском языке (письмо Минфина России от 18.05.2017 № 03-01-15/30422). Допускается комбинированное написание только для фирменного наименования, например, пылесос Samsung VC20M25.

Поле «Код товара» можно не заполнять, т. к. это необязательным реквизит. Но чтобы заполнить данный показатель, можно перенести код из ОКПД2, утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-СТ.

В ТОРГ-12 допускается указание услуг, оказанных покупателю товара (например, услуги по погрузке-разгрузке ТМЦ). В таком случае подписанная покупателем товарная накладная подтверждает оказание услуг (определение ВАС РФ от 30.09.2010 № ВАС-12600/10 по делу № А32-44893/2009-57/533).

Подпишитесь на рассылку

Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram