Оплата работникам проезда на общественном транспорте: компенсация или безналичная оплата. Как упростить работу бухгалтерии

Какие транспортные расходы сотрудникам возмещают

В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ разъясняет, в каких случаях компенсируются расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно, и содержит исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.

Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:

• возмещение трат за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника;
• компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
• оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
• оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
• возмещение расходов на проезд к месту работы при переезде в другую местность.

Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении работников. Эти нормы не должны противоречить текущим положениям трудового законодательства и закрепляются локальными приказами по организации.

Разберем особенности предоставления каждого вида компенсационных выплат и процедуру, как оформить компенсацию проезда к месту работы и обратно правильно.

Возмещение транспортных расходов в силу закона

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/[email protected]). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/[email protected]).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч.

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.).

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Пример

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

Предлагаем ознакомиться: Обжалование решения арбитражного суда: инстанции и сроки

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

От того, какой вид транспорта Вы выберете для транспортировки своих подчиненных напрямую зависит порядок налогообложения.

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст. 325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений. Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю.

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

• пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
• пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.

Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.

Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.

Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. Согласно действующей редакции НК РФ, затраты на эксплуатацию личного транспорта работника могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.

2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Именно поэтому в большинстве организаций размеры компенсации за личный автомобиль не превышают этот установленный законом норматив.

Компенсация за личный транспорт

Работники часто используют личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.

Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.

Насколько велика компенсация расходов на проезд к месту работы и обратно — вопрос договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный имеют возможность договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.

Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. В действующей редакции НК РФ затраты на эксплуатацию личного транспорта работника учитываются в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Поэтому в большинстве организаций возмещение проезда к месту работы на личном автомобиле не превышает этот установленный законом норматив.

Примеры сумм:

• для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не должна превышать 1200 рублей в месяц;
• если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
• для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

• Компенсации за использование личного автотранспорта.
• Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
• Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Оплата билетов к месту отдыха и обратно

Работникам Крайнего Севера и приравненных к нему районов предусмотрена компенсация за проезд к месту отдыха и обратно. Эта норма закреплена в ст. 325 ТК РФ и предоставляется один раз в два года.

Компенсируется оплата проезда не только самого работника, но и членов его семьи, но только за отдых на территории России. На заграничные путевки компенсации не будет, да и возместят не фактические затраты, а только сумму, рассчитанную исходя из наименьшей стоимости проезда, притом наикратчайшим путем (есть специальная методика расчета).

Оплату дороги к месту отдыха получают не только северяне, но и военнослужащие контрактники. Коммерческим организациям, которые, по закону, не обязаны возмещать сотрудникам затраты на проезд, не запрещено это делать по собственной инициативе.

Если вахтовик едет из Украины

Все вышесказанное применимо и к организациям, привлекающим на работу вахтовым методом граждан Украины.
Главное, чтобы работник успевал прибыть в пункт сбора в день, обозначенный в графике. Ведь в нем отражается время нахождения в пути от места сбора к месту работы на вахтест. 301 ТК РФ. А график работы на вахте должен быть:

• согласован с профсоюзом (если он есть в организации) как ЛНАст. 372 ТК РФ;
• доведен до сведения работников не позднее чем за 2 месяца до введения его в действие.

Следует также отметить некоторый риск для тех организаций, которые оплачивают проезд работников-вахтовиков кружным путем (Украина — Молдавия — Россия или Украина — Белоруссия — Россия). Если стоимость кружного пути будет существенно отличаться от стоимости прямого, то налоговики могут обратить внимание на этот нюанс при выездной проверке.

Как правило, в подобных случаях инспекторам нужен хоть какой-нибудь документ, обосновывающий, почему работник ехал не прямым рейсом, а в обход (справка об отмененных рейсах, о закрытии авиа- или железнодорожного сообщения и т. д.) Если такого документа нет, то стоимость проезда могут исключить из «прибыльных» расходов (исходя из экономической нецелесообразностип. 1 ст. 252 НК РФ). В связи с этим можно посоветовать следующее:

• каждый раз берите у работников письменные заявления с объяснениями, почему они выезжали из Украины именно таким путем. Но показывать их налоговикам до поры не нужно, только если возникнут вопросы;
• фиксируйте сведения о стоимости билетов «по прямой» — на случай, если проверяющих не удастся убедить в обоснованности расходов. Тогда настаивайте на том, чтобы из расходов сняли только разницу, а не всю сумму оплаты проезда.

Если вы применяете вахтовый метод, помните, что порядок его применения в организации должен быть урегулирован локальным нормативным актом. И обязательно прописывайте все виды компенсаций вахтовику в коллективном или трудовом договоре.

Прежде чем разбираться с возмещением затрат на проезд, следует выяснить, по какому принципу производится оплата билетов. Для этого нужно рассмотреть отдельные “географические” понятия. Когда речь идет о компенсации за проезд, упоминаются такие термины как место проживания, место сбора и место работы вахтой.

Закон предписывает работодателям организованно доставлять сотрудников от места расположения фирмы или от места сбора до места проведения работ и обратно экономически целесообразными видами транспорта. Ничего конкретного о местах сбора законодатель не говорит, а потому точка сбора определяется нанимателем самостоятельно.

К примеру, для поездки на предприятие в Якутии для работы вахтовым методом точкой сбора может быть утвержден офис фирмы, расположенный в Москве.

Оплата дороги в командировку

При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.

Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.

Компенсация проезда к месту работы с первой вахты

Вахтовый метод организации труда применяется в случаях значительного удаления места работы от места жительства работников и (или) места нахождения организациист. 297 ТК РФ. Работники, занятые на такой работе, не могут ежедневно возвращаться домой. В период вахты (как правило, это месяц) они живут вблизи объекта, на котором работают, в специально созданном вахтовом поселке, предоставляемом общежитии и т. п., а работодатели оплачивают им проезд к месту работы.

Оплата работодателем дороги от места жительства когда-то была предусмотрена нормативноп. 2.5 Основных положений. Сейчас это положение не действуетРешение ВС от 17.12.99 № ГКПИ 99-924. Однако, по мнению ВАС, это не означает, что работодатель не вправе компенсировать расходы на проезд от места жительства добровольноПостановление Президиума ВАС от 08.04.2014 № 16954/13;

Рассмотрим теперь, как учитывается оплата дороги при налогообложении.

Компенсация проезда у месту работы вахтовым методом может выплачиваться по-разному, в зависимости от места сбора и расположения предприятия. Так, может оплачиваться проезд:

1. От места сбора сотрудников до места выполнения работ и обратно – такая оплата проезда является обязательной, установленной на законодательном уровне.
2. От места проживания работника до места сбора и назад. Такой порядок выплаты компенсации может быть утвержден нанимателем по желанию – условия закрепляются в трудовом договоре и сообщаются в вакансии. Обычно соискатели в первую очередь интересуются именно таким вариантом оплаты проезда.
3. От места проживания сотрудника до места вахты. Как правило, такой порядок компенсации проезда предлагается жителям регионов, желающим устроиться на работу вахтой в столице в качестве уборщиц, охранников и рабочих.

Бывает так, что набором сотрудников занимается агентство или, например, студенческий профсоюз. Тогда компенсацией проезда занимается именно отправитель. Если же работники устраиваются на работу вахтой самостоятельно, как правило, они покупают билеты на собственные средства, а затем получают компенсацию.

Когда работник пребывает на предприятие, он предъявляет купленные билеты в бухгалтерию предприятия или ее финансовый отдел, и сотрудник компании назначает ему компенсационную сумму в размере полной стоимости проезда. Причем, если оплачивается дорога от места сбора до места трудоустройства, прибывший на вахту служащий имеет право требовать оплату по дневной тарифной ставке за каждый день, проведенный в пути. При этом, если он вынужден был где-то задержаться не по своей вине, это время тоже будет оплачено.

В зависимости от порядка осуществления выплат на предприятии, деньги за проезд могут быть выданы на руки по зарплатной ведомости или перечислены на банковскую карту сотрудника.

Поскольку заранее неизвестно, не переоценивает ли свои силы потенциальный работник, и готов ли он действительно к выполнению тяжелой работы вахтовым методом, работодатели отказываются от компенсации проезда до первой вахты. Вакансии обычно предлагают “оплату проезда после первой вахты”, и это основано на законе.

Оплата проезда в общественном транспорте

Некоторые работодатели возмещают своим работникам не только командировочные и отпускные траты на билеты, но и ежедневные поездки на общественном транспорте к месту работы, когда место работы находится за чертой города или удалено от жилого сектора. Одни организуют развозку, а другие оплачивают проезд.

В индивидуальном порядке устанавливается оплата проезда к месту работы в общественном транспорте. Закон ничего не говорит нам на эту тему, нормы и суммы — прерогатива конкретного работодателя.

Выплаты компенсации за проезд (кроме командировок) следует относить к выплатам в части вознаграждения за труд. А это значит, что работодателю придется начислить и уплатить страховые взносы. Такое мнение выразили чиновники в Письмах Минфина от 13.03.2018 № 03-15-06/15287 (п. 1) и ФНС от 30.10.2017 № ГД-4-11/[email protected]

Как упростить оплату проезда сотрудникам

Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.

Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.

Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.

Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?

Нет, достаточно знать номер карты.

Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:

• через мобильное приложение «Тройка бизнес»,
• в терминалах Московского Кредитного Банка.

Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..

В общем, ездить никуда не надо, все оформите через сайт.

Размеры выплат

Конкретных размеров компенсационных выплат закон не установил. Суммы определяются в индивидуальном порядке.

Размеры выплат закрепляются приказами, распоряжениями или постановлениями в организации. Без этого они невозможны.

Нормы компенсаций за проезд прописываются:

• в трудовом договоре с работником;
• в соглашении на эксплуатацию транспортного средства;
• в коллективном договоре;
• в отдельных положениях и нормативах, например, в положении о командировании работника.

Тезисно

1. Оплата проезда на общественном транспорте сотрудников осуществляется за счет фирмы: покупкой проездных, выдачей денег под отчет либо выплатой фиксированной суммы.
2. Все расходы должны быть экономически обоснованы, зафиксированы в трудовом договоре, ЛНА, подтверждены документами. В проводках бухгалтерского учета используются стандартные счета 70, 71, 73 в корреспонденции со счетами затрат соответствующих подразделений.
3. Проездные, приобретенные организацией, приходуют через счет 50/3. Суммы не облагаются НДФЛ, взносами, НДС (кроме такси). Они включаются в расходы на прибыль при ОСНО, а организации на УСН могут включать проездные затраты в расчет, только если докажут, что они являются частью оплаты труда.
4. Использование счета 70 и иные акценты в учете, говорящие о том, что выплата является частью заработной платы, а не компенсации, может привести к доначислению НДФЛ и взносов.

Как написать заявление на возмещение проездных расходов

Для получения компенсации работник пишет заявление, в котором обосновывает необходимость выплаты. К заявлению прикладываются подтверждающие документы (чеки с заправок, билеты, выписки и прочее). При командировках деньги выдаются авансом, и подтверждающие документы следует приложить уже к авансовому отчету.

Обычно заявление на компенсацию проезда составляют в письменной форме. Унифицированного бланка нет. В шапке документа пропишите Ф.И.О. и должность руководителя, укажите наименование организации. Затем собственные Ф.И.О., должность в компании.

В тексте заявления подробно опишите обстоятельства, которые являются основанием для выплаты: с датами, ссылками на нормативные или законодательные акты. Подпишите заявление, укажите дату составления и передайте в бухгалтерию на рассмотрение.

Ответы на распространенные вопросы о том, кому полагается компенсация проезда к месту работы

Вопрос №1: Должен ли я возвращать компенсацию, перечисленную мне за самостоятельную оплату проезда до места работы вахтовым методом, если я не смог остаться на весь период работ?

Ответ: Нет, возвращать компенсацию не нужно, но многие работодатели заранее оговаривают в трудовом договоре условия ее выплаты, поэтому вряд ли удастся избежать финансовых потерь за отказ от следования соглашению.

Вопрос №2: Обязан ли работодатель оплатить мне дорогу от места жительства до места сбора, если я готов устроиться на работу вахтовым методом?

Ответ: Нет, такой порядок оплаты остается на усмотрение нанимателя, закон обязывает его оплатить только проезд до места работы.

Выдача проездных

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам?

Проездные билеты нужно оприходовать в кассу. Ответственным за их сохранность является кассир. По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов нужно отразить в специальной ведомости, которую организация разрабатывает самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом необходимо иметь в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами, должен быть утвержден приказом руководителя (иным локальным актом организации, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в трудовом (коллективном) договоре. Такой порядок следует из части 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: должна ли организация закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником?

Ответ: нет, не должна.

Организация вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдается сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по организации могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Расходы на проезд сотрудников в трудовом договоре

Одним из правовых вариантов компенсации расходов на проезд сотрудников – это указание данной компенсации в трудовом договоре. В таком случае это будет считаться одной из статей расходов на оплату труда. Правомерность отражения компенсаций в трудовом договоре можно выразить в нескольких аспектах:

• В случае заключения трудового договора, независимо от того, что прописано в нем, любой гражданин имеет право рассчитывать на все те компенсации и преференции, предусмотренные трудовым законодательством. Помимо трудового законодательства работник также защищен специфическими законами, которые могут распространяться также на трудовые отношения.
• В случае изменений условий договора гражданин имеет право отказаться от подписания нового дополнительного соглашения, если это ущемляет его права. Гражданин имеет право высказать все свои претензии в части несогласия с новыми положениями и в случае если работодатель не готов к диалогу, может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию, а в крайнем случае и в суд.
• До заключения трудового договора работник имеет право обсудить все его пожелания и ожидания. Сотрудник заранее озвучивает, чтобы он хотел получить за выполнение трудовых обязанностей в данной организации. Работодатель в свою очередь может принять данные условия и внести их в договор. Или предложить компромиссный вариант и свои условия отношений.
• В общем понимании расходы на проезд до места работы полностью ложатся на работника. При трудоустройстве он должен оценить самостоятельно свои экономические выгоды от такой сделки. Но в случае труднодоступности месторасположения, работодатель может взять эти расходы на себя. При этом данная мера может быть как индивидуальная либо общая для всех работников.

Налогообложение расходов на дорогу

При определении величины налога на прибыль следует учитывать тот факт, что в расходы можно принять только суммы затрат на проезд, являющиеся частью заработка и произведенных, исходя из производственной необходимости. При этом нет прямого указания, что эти два условия должны выполняться единовременно.

Предлагаем ознакомиться Подготовка гражданского дела о возмещении ущерба причиненного

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Таким образом, при производственной необходимости, затраты на проезд работников можно принять в составе расходов для налога на прибыль в случаях:

1. Процесс работы непрерывен, остановить его не представляется возможным. Такое положение закреплено в постановлении ФАС МО от 17.06.2009 года
2. Если работа на предприятии предусмотрена в несколько смен, например, в три смены. Положение закрепляет письмо Минфина №03-03-06/1/449 от 31.08.2012 года
3. Если до места работы очень трудно добраться

Учет расходов на проезд, отраженных в трудовом договоре, при расчете налога на прибыль, осуществляется на основании пункта 25 статьи 255 и пункта 26 статьи 270 НК РФ, а также писем Минфина №03-03-06/14664 от 18.03.2015 года и №03-03-06/1/449 от 31.08.2012 года и № 03-03-07/26913 от 16.04.2019 года.

Кроме того, следует помнить, что такие расходы должны быть обязательно обоснованными. Для того чтобы доказать, например, что место работы является труднодоступным можно приложить схемы движения транспорта, с указанием остановок или получить в письменной форме от Администрации информацию о том, как налажено транспортное обслуживание данного направления.

Расходы на проезд, связанные с другими ситуациями, не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Налог на прибыль

В НК прямо сказано, что затраты на доставку вахтовиков от места жительства (сбора) до места работы и обратно учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом неважно, покупает ли организация билеты сама или компенсирует затраты работникам.

А как быть, если коллективного договора в организации нет? Ведь его наличие не обязательно. Тогда порядок оплаты расходов на доставку нужно отразить в трудовом договоре с вахтовикомПисьмо Минфина от 12.07.2005 № 03-05-02-04/135.

Таким образом, затраты на проезд организация может учесть в «прибыльных» расходах при любом варианте.

НДФЛ и взносы

Оплату расходов по проезду к месту работы можно рассматривать как компенсацию затрат, связанную с исполнением трудовых обязанностейст. 164 ТК РФ. Она обязательна для работодателя:

• в части «пункт сбора — вахта» — в силу нормативного актап. 2.5 Основных положений; ст. 423 ТК РФ;
• в части «дом — пункт сбора» либо «дом — вахта» — в силу локального нормативного акта, коллективного или трудового договора.

Поэтому НДФЛ и страховых взносов (в том числе «несчастных») тут быть не должноп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ);подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ).

Однако Минфин высказывал иное мнение. Он считал возможным не облагать только оплату проезда от места сбора, да и то при условии, что работники не имеют возможности добраться то точки назначения самостоятельно (в силу труднодоступности объекта). А оплата дороги от места жительства до места сбора (либо прямо от места жительства до работы) — это доход работника в натуральной формеПисьма Минфина от 26.02.2013 № 03-04-06/5379, от 24.04.2008 № 03-04-06-02/41.

Мы обратились с вопросами к чиновникам, и вот что нам разъяснили.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Департамент развития социального страхования Минтруда России

“Страховыми взносами в фонды (в том числе «на травматизм») не облагается только оплата проезда вахтовика от пункта сбора до места выполнения работы. Поскольку такие расходы признаются компенсационными выплатами, установленными ст. 302 ТК РФподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. А если организация оплачивает вахтовикам проезд от места жительства до работы и обратно, то на стоимость проезда нужно начислить страховые взносып. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, так как такой компенсации в ТК не предусмотрено и эта оплата будет рассматриваться как выплата в пользу работника в рамках трудовых отношений”.

Напомним, что непосредственно оплата проезда от места сбора предусмотрена советскими правиламип. 2.5 Основных положений. А ст. 302 ТК РФ регулирует порядок выплаты надбавки и иные гарантии за работу вахтовым методом.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич

Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

“Закон не обязывает работодателя обеспечивать и оплачивать проезд вахтовиков от места жительства до места сбора или от места жительства до места выполнения работы. Следовательно, такая оплата либо возмещение работникам стоимости проезда признается доходом работника, полученным в натуральной формеподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. Компенсационной выплатой, не облагаемой НДФЛ, является только оплата проезда от места сбора до места выполнения работып. 3 ст. 217 НК РФ”.

Тем не менее в защиту работодателей недавно выступил ВАСПостановление Президиума ВАС от 08.04.2014 № 16954/13: дополнительные гарантии и компенсации, установленные в организации, становятся обязательными для работодателя. Поэтому предусмотренные, к примеру, коллективным договором выплаты по возмещению оплаты проезда вахтовиков от дома до пункта сбора и обратно являются компенсационными, не входят в систему оплаты труда и не должны облагаться страховыми взносами.

Указанный спор касался недоимки по страховым взносам в отношении оплаты проезда вахтовиков к месту работы в районах Крайнего Севера. Однако сформулированная позиция, по сути, универсальна, вы можете ссылаться на нее в случае претензий ФСС по взносам «на травматизм», а также претензий налоговиков по НДФЛ.

Предлагаем ознакомиться Как переоформить ОСАГО на нового владельца в 2020 году

Просчет единого налога

Многие компании стремятся удержать свои высококвалифицированный кадры и предлагают для подчиненных различные допблага. Среди этого может быть соцпакет, пенсионное обеспечение и проезд автотрансопртом. Компания может купить подчиненным проездные, возместить понесенные им расходы на перевозку или организовать спецмаршрут. Упрощенцы нередко задаются вопросом порядка налогообложения оплаты проезда дабы просчитать размер единого налога, НДФЛ, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Об этом и поговорим дальше.

Минус в нормах законов и кодекса для упрощенцев в том, что уменьшая базу список затрат, что можно при этом рассмотреть, довольно мал и должны быть сопоставимы с критериями по НК РФ. При рассмотрении учета трат используйте критерии по налогу на прибыль, чтобы точно быть уверенным в том можно их учитывать или же нет. Вы вправе посчитать траты на проезд относимыми к оплате труда. Кодекс оговаривает такую возможность и считает, что можно причислить такие траты к тем, что причисляются к оплате труда согласно колдоговору. Но прямо это там не сказано, поэтому придется искать пункт, куда можно подтянуть наши затраты.

Затраты на проезд спецтранспортом учитываемы при исчислении налога в таких моментах:

1. Данное требуется для производственных целей фирмы. Подчиненные не могут добраться на работу из-за отсутствия гортранспорта или нерегулярности рейсов. То есть, если человек задержится на работе, то он уже не сможет добраться домой.
2. Данные траты указаны в трудовом контракте, то есть априори считаются как траты на оплату труда. Это требование определено кодексом и любые допблага, не указанные в колдоговоре подлежат налогообложению.
3. Даже когда траты не связаны с потребностями производства, но они прописаны в договоре и на него есть соответствующая ссылка, то можно считать такие траты обоснованными.